사용해 볼 수 있는 7가지 최고의 문서 관리 소프트웨어 도구

문서는 모든 비즈니스의 수명과 일상 업무에서 중요한 역할을 합니다. 적절하게 보관하고 보호하는 것이 매우 중요합니다. 여기에서 최고의 문서 관리 소프트웨어가 작동하여 비즈니스의 문서 워크플로를 파악하고 프로세스에서 손실되는 것이 없는지 확인할 수 있습니다.

문서 관리 소프트웨어(DMS)란 무엇입니까?

문서 관리 소프트웨어는 물리적 파일을 저장하는 번거로움을 없애고 대신 모든 파일을 클라우드로 이동합니다. 문서가 전혀 존재하지 않는다는 것을 나중에 깨닫기 위해 문서를 찾는 데 몇 시간을 보내는 것은 답답할 수 있습니다. 문서 관리 소프트웨어를 사용하면 디지털 문서와 종이 기록을 쉽고 편리하게 정리할 수 있습니다.

그런 소프트웨어가 없다면 중요한 문서를 검색하는 데 몇 시간 또는 며칠이 걸릴 수 있으며 이는 전체 팀에 큰 장애물이 될 수 있습니다.

최고의 소프트웨어는 작업을 빠르고 원활하게 만듭니다. 시장에는 몇 가지 옵션이 있으며, 최고의 문서 관리 소프트웨어를 찾고 있다면 이 가이드가 필요에 따라 최상의 결정을 내리는 데 도움이 될 것입니다.

자신에게 가장 적합한 문서 관리 소프트웨어를 선택하는 방법

귀하의 비즈니스에 적합한 문서 관리 소프트웨어를 선택하는 것은 까다롭습니다. 옵션을 선정할 때 항상 다음 기능을 주시하십시오.

2022년 최고의 문서 관리 소프트웨어

이제 최고의 문서 관리 소프트웨어에서 기대할 수 있는 기능이 무엇인지 정확히 알았으므로 최고의 옵션을 살펴보겠습니다.

1. 마이크로소프트 셰어포인트

Microsoft SharePoint는 아마도 가장 잘 알려진 그러한 솔루션 중 하나이며 오늘날 사용 가능한 가장 포괄적인 엔터프라이즈 문서 관리 시스템 중 하나일 것입니다. 모든 비즈니스의 요구 사항에 맞는 도구를 제공합니다. 문서 관리 기능 외에도 SharePoint를 사용하여 비즈니스 고유의 "지능형" 인트라넷 역할을 할 수 있습니다. 모든 기기에서 사용할 수 있는 앱과 원활한 공동 작업을 제공하는 좋은 공유 기능이 있습니다. OneDrive를 사용하여 클라우드와 로컬 하드 드라이브 간에 파일을 동기화할 수도 있습니다.

️ 특징:

• 활동 추적
• 캘린더 관리
• 사용자 정의 가능한 템플릿
• 문서 관리
• 데이터 동기화
• 파일 공유
• 문서 템플릿

가격:

• 요금제 1: 사용자당 월 $5(1TB 저장용량 포함)
• 플랜 2: $10/사용자/월
• Office 365 E3: $20/사용자/월

2. 비트릭스24

Bitrix24는 전 세계 수백만 명이 사용하는 문서 관리 소프트웨어입니다. 온프레미스 및 클라우드에서 사용할 수 있습니다. 이 소프트웨어는 파일 동기화, 모바일 액세스, 파일 공유, 개인 및 회사 드라이브, 다중 사용자 편집, 오프라인 편집 등을 허용합니다. 30일 무료 평가판으로 사용할 수 있습니다.

️ 주요 기능:

• 액세스 제어
• 활동 대시보드 및 추적
• 경고/알림
• 문서 생성 및 저장
• 문서 관리

가격 :

• 클라우드 기본: $39/월
• 표준: $79/월
• 전문가: $159/월
• 30일 무료 평가판 사용 가능

3. 루벡스

Rubex by eFile Cabinet은 클라우드 스토리지와 효율적인 파일 공유 솔루션을 제공하는 문서 관리 소프트웨어입니다. 이를 통해 비즈니스는 종이를 사용하지 않고 파일을 효율적으로 처리할 수 있습니다. Rubex는 중소기업에 이상적이며 조직 내에서 문서를 공유하고 문서 보존을 설정할 수 있습니다. 좋은 검색 기능, 템플릿 생성, 자동화된 워크플로 및 파일 공유가 있습니다.

️ 주요 기능:

• eFile 캐비닛 DM 시스템
• 안전한 파일 공유
• 이중 인증(2FA)
• 맞춤형 보안 설정
• 규정 준수 도구
• 마이크로소프트 오피스 통합
• 모바일 액세스
• 감사 추적
• 워크플로 자동화

가격:

• 초급: 25GB 스토리지의 경우 사용자/월 $15
• 장점: 1TB 스토리지 사용 시 사용자/월 $30(사용자 3명으로 제한됨)
• 비즈니스: 사용자당 월 $55 및 5TB 스토리지

4. M-파일

M-Files는 다양한 산업 분야의 중소기업에 이상적입니다. 클라우드 기반 온프레미스 소프트웨어에는 전자 서명 기능, 권한 관리, 자동화된 워크플로 및 오프라인 액세스와 같은 주요 기능이 포함되어 있습니다. 또한 문서를 쉽게 검색할 수 있는 검색 엔진이 있습니다. 도구를 사용하여 문서 텍스트를 검색할 수도 있습니다.

️ 주요 기능:

• 액세스 제어/권한
• 규정 준수 추적
• 감사 추적
• 협업 도구
• 사용자 정의 가능한 템플릿
• 콘텐츠 관리
• 문서 분류
• 디지털 자산 관리
• 문서 생성

가격:

• 가격은 M-Files에 문의해야 하며 무료 평가판도 제공합니다.

5. 사인나우

SignNow는 장치에서 문서에 서명, 전송 및 관리할 수 있는 전자 서명 솔루션을 제공합니다. 높은 보안을 제공하며 사용이 간편합니다. 여러 문서를 단일 패키지로 그룹화하고 한 번에 여러 사람에게 하나의 문서를 보낼 수 있습니다. SignNow는 또한 감사 추적을 포함하며 클라우드 기반입니다.

️ 주요 기능:

• 감사 추적
• 모바일 서명 캡처
• 사용자 정의 가능한 템플릿
• 미리 알림
• 문서 분석
• 다자간 서명
• 작업 진행 상황 추적

가격:

• 비즈니스: $8/사용자/월(매년 지불)
• 비즈니스 프리미엄: $15/사용자/월(연간 지불)
• 전문가: $30/사용자/월(매년 지불)

6. 마스터컨트롤

MasterControl은 솔루션의 일부로 문서 제어 소프트웨어도 제공하는 품질 관리 시스템입니다. 이것은 종이 기반 프로세스에 종지부를 찍을 가능성이 높습니다. MasterControl은 높은 유연성을 제공하며 귀하의 비즈니스에 적합한 문서 관리 시스템을 구현할 수 있습니다. 여기에는 일련의 모듈이 포함됩니다.

️ 주요 기능:

• 자동화된 라우팅
• 전자 서명
• 준법경영
• 액세스 제어
• 버전 관리
• 문서 보존
• 문서 변환
• 전자 서명
• 파일 형식 변환
• 전체 텍스트 검색
• 문서 보관
• 버전 관리
• 액세스 제어/권한
• 문서 체크인/체크아웃
• 감사 추적

가격:

• 가격은 MasterControl에 문의하십시오.

7. DocuWare

DocuWare는 문서 작업을 라우팅하고 올바른 워크플로를 안내하는 데 도움이 되는 매우 강력한 소프트웨어입니다. 보류 중인 작업을 추적하고 즉시 레코드를 가져올 수 있습니다. 모든 규모의 비즈니스에 적합하며 18개 언어로 제공됩니다. DocuWare는 사내 구축 및 클라우드를 지원합니다. 여기에는 액세스 제어, 텍스트 검색, 문서 관리, 전자 서명, 전자 양식, 파일 복구 등과 같은 기능이 포함됩니다.

️ 주요 기능:

• 액세스 제어/권한
• 보관 및 보존
• 협업 도구
• 사용자 정의 가능한 템플릿
• 문서 분류 및 관리
• 전자 서명
• 전자 양식
• 전체 텍스트 검색
• 파일 복구

가격:

가격은 DocuWare에 문의하십시오. 무료 평가판이 있습니다

최고의 문서 관리 소프트웨어에 대한 결론

이 목록에 있는 솔루션 중 일부는 M-File과 같이 엔터프라이즈에 중점을 둔 반면, 다른 솔루션은 매우 접근하기 쉽고 빠르고 저렴하게 시작할 수 있습니다(SignNow와 같은). 그런 다음 한동안 시장에서 최고의 표준이 되어온 Microsoft SharePoint가 있습니다.

이 최고의 문서 관리 소프트웨어 도구에 대한 귀하의 생각과 귀하가 선택한 도구를 알려주십시오.