비즈니스 이메일 관리를 위한 모범 사례

이메일은 비즈니스 커뮤니케이션 의 핵심으로 부상했으며 정보를 저장하고 교환하기 위한 중요한 도구를 형성합니다. 우리 대부분은 이메일이 없으면 매일, 심지어 매시간 작업을 수행하는 것이 불가능하다는 데 동의할 것입니다.

오히려 1분에 거의 150,000개의 이메일 이 발송되고 일반 회사원은 매일 121개의 이메일을 받습니다. 우리는 이메일을 필요로 하고 이에 의존하지만 대부분의 사람들은 이메일을 두려워하기도 합니다.

잘못된 이메일 관행 으로 인해 사람들이 중요한 회의나 배달을 건너뛰고, 의도와 마감 시간에 관한 의사 소통 부족으로 인해 작업이 늦어지고, 질문에 답변이 없고, 생산성이 손실되는 것은 전적으로 일반적입니다.

다음은 관리자가 비즈니스의 이메일 관리에 대한 모범 사례를 도입하여 모든 것의 정점에 머물 수 있는 방법입니다.

모범 사례

1. 메시징 앱 활용

Slack, Chat Work 또는 Mattermost 와 같은 팀 채팅 앱은 신속하게 교환할 수 있는 짧고 구체적인 질문과 응답에 필수적입니다. 이러한 유형의 앱은 빠른 응답과 이메일에 포함된 정보가 파괴되거나 얽히는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다.

2. 회사 포럼 및 토론 게시판 사용

회사 전체의 발표, 세부 정보 및 토론의 경우 모두 참조하는 이메일 대신 포럼이나 토론 게시판을 사용하십시오. 내부 포럼이나 위키만 사용하면 참조 시스템을 설계하고 활용하는 개별 사용자에 의존하지 않고 회사 전체의 정보를 편리하게 액세스하고 검색할 수 있으며 공개할 수 있습니다.

3. 대면 회의 활용

이메일과 서면 의사 소통은 때때로 어조와 감정을 혼동한다는 것을 기억하십시오. 이메일 스레드가 지속적인 설명과 후속 쿼리로 인해 문제가 발생한 경우 전화, Skype로 전환하거나 직접 회의에 전화를 걸면 구식으로 보일 수 있습니다.

때때로 구두 의사 소통은 명확성과 합의를 신속하게 구축하고 다음 단계 및 조치 항목을 구축하는 가장 좋은 방법입니다.

4. 직장에서 이메일 관리 모범 사례 채택

다양한 커뮤니케이션 도구를 사용하면 적절한 채널에서 올바른 메시지를 유지하고 이메일 트래픽과 받은 편지함을 깔끔하게 정리할 수 있습니다. 그럼에도 불구하고 이메일 자체에는 커뮤니케이션을 더 간단하고 효율적이며 효과적으로 만드는 데 도움이 되는 우수한 사례가 있습니다.

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5. 받은 편지함 구성 모범 사례

받은 편지함 관리는 받은 편지함 구성과 다릅니다. 이메일을 정리하지 못하면 효율적으로 이메일을 관리할 수 없습니다. 다음 팁은 영역 간에 이메일을 구별하는 것부터 폴더 내에서 메시지를 정리하거나 삭제하는 것까지 모든 영역을 안내합니다.

• 범주형 폴더 내에서 이메일을 구성합니다.
• 레이블이 포함된 받은 편지함을 구성합니다.
• 이메일 프로그램에서 그룹 및 필터를 활용합니다.
• 내부 및 외부 통신에 서로 다른 사서함을 사용합니다.
• 이메일 화이트리스트 및 블랙리스트를 디자인합니다.
• 이메일 폴더의 전체 수를 줄이십시오.
• 삼진으로 정렬합니다.
• 혼란이 쌓이지 않도록 이메일에 대한 즉각적인 조치를 취하십시오.

이메일 서비스 의 이러한 기능은 단순한 스팸 및 정직한 비즈니스 의도를 가진 이메일의 기본 목록을 필터링하도록 설계되었습니다. 이메일을 잘 관리한 후에야 받은 편지함을 성공적으로 처리할 수 있습니다.

6. 이메일 관리

7. 최고의 이메일 관리를 위한 도구

받은 편지함 작업량을 관리해야 하는 경우 데스크톱이나 스마트폰에 앱이나 확장 프로그램을 포함하여 이메일을 보다 효과적으로 처리할 수 있습니다. 기술적 문제를 해결하기 위해 기술적 솔루션을 사용합니다.
이메일을 보다 효과적으로 처리하는 데 도움이 되는 많은 도구가 있습니다. 다음은 그 중 일부입니다.

• Edison Mail을 활용하여 한 곳에서 여러 계정에 액세스하십시오.
• Google Inbox를 활용하여 여러 계정을 한 곳에서 통합하세요.
• Boomerang으로 이메일 응답을 계획하세요.
• SaneBox로 폴더를 디자인하고 정리하세요.
• FollowUpThen을 활용하여 이메일 응답을 계획하고 모니터링하십시오.
• MailDrop을 사용하여 정크 메일 및 스팸 메일을 방지합니다.
• Unroll을 사용하여 정보 뉴스레터를 혼합하십시오.
• Sorted를 사용하여 Gmail 계정을 계획하세요.
• 항상 찾기를 사용하여 이메일을 강조 표시하십시오.
• IFTTT의 자동화를 사용하여 업무 시간에 생산성을 높이십시오.
• 캘린더, 업무 및 메시징 앱을 Mailbird와 혼합하세요.
• 이메일 게임을 사용하여 이메일을 제거하는 데 재미를 더하십시오.

가득 찬 사서함을 관리하는 문제에서 온전한 상태를 유지 하는 것은 어려운 작업입니다. 물에 떠 있는 데 도움이 되는 도구를 사용하는 것은 게임 체인저가 될 수 있습니다. 중요한 정보는 실수로 삭제해도 지워지지 않는다는 마음의 평화는 정리된 편지함과 혼란을 구분할 수 있습니다.

8. 전문적인 이메일 주소 선택하기

가장 먼저 해야 할 일은 회사의 전문 이메일 주소를 생성하는 것입니다. 물론 모든 직원에게 자신의 계정으로 업무용 이메일을 관리하도록 요청할 수 있습니다. 그러나 그것이 진정으로 전문적인가? 당신은 처음부터 당신의 사업의 신뢰성을 각인하기를 원합니다. 비즈니스를 시작할 때 중요한 업무용 이메일이 결합되어 분실될 위험을 감수하지 마십시오.

그보다는 회사의 가장 기본적인 요구 사항을 충족하는 비즈니스 이메일 서비스를 선택해야 합니다. 이것은 온라인 보안, 연락처 관리, 추가 스토리지, 캘린더 관리 및 기타 유용한 기능으로 구성됩니다. 예를 들어, Yahoo Small Business는 귀하가 업무용 이메일 주소에 가입하면 무료 도메인 이름을 제공합니다.

9. 응답 대 활용 전체 회신' 기능

이메일에서 가장 흔한 오류 중 하나는 "답장" 또는 "전체 답장"을 부적절하게 클릭하는 것입니다.

휴가 정책 변경을 고려하는 회사 전체 이메일 에 추가되었다고 가정해 보겠습니다. 4월에 4일의 주말을 보내도 괜찮은지 상사에게 묻고 싶지만 개인적으로 답장을 보내지 않고 실수로 "전체 답장"을 눌렀습니다. 이제 사무실에 있는 모든 사람들이 당신과 당신의 매니저 사이의 사적인 대화에 빠져들게 되었습니다. 그것은 어색하고 나쁜 이메일 에티켓이라고 말할 수 없습니다.

원칙적으로, 당신의 반응이 체인의 모든 사람에게 가치가 있을 때 "전체 답장"을 클릭해야 합니다. 귀하의 반응이 일부 사람들과 관련이 있거나 "좋아요, 잘 들립니다"와 같은 쉬운 내용인 경우 "응답"을 고수하십시오.

10. 서명 포함

이메일에 서명을 추가하는 것은 필수적입니다. 이는 회사 외부의 고객 및 파트너에게 주요 연락처 정보를 제공합니다. 이렇게 하면 문제가 발생하는 경우 네트워크에서 편리하게 연결할 수 있습니다. 이메일 서명에는 이름, 직장 전화번호, 직위 및 회사 주소가 포함되어야 합니다. 어떤 사람들은 서명에 자신의 사진이나 회사 로고를 추가하기를 원합니다. 이것은 훌륭하지만 서명에 텍스트가 4줄을 넘지 않도록 하십시오. 부풀려진 서명은 사람들이 이메일의 진정한 내용을 읽지 못하게 할 수 있습니다.

귀하의 위치와 브랜드에 따라 서명에 소셜 미디어(예: Twitter 또는 LinkedIn) 링크를 추가하는 것이 유용할 수 있습니다.

11. 간단한 마무리 만들기

이메일에 서명하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 가장 널리 사용되는 사인오프에는 안부, 진심으로, 최고의 소원이 포함됩니다. 이메일의 분위기에 따라 클로징을 실험하는 것을 즐기는 사람은 거의 없고 모든 커뮤니케이션과 관련하여 단일 클로징을 고수하는 사람도 있습니다.

Money에 따르면 간단한 "감사합니다"로 충분합니다. “고맙다”는 말은 뻣뻣하거나 답답해 보이지 않습니다. 거의 모든 유형의 교환과 관련이 있습니다. 회사에서 부서, 명령 또는 역할 체인의 수준에 관계없이 누구에게나 메모를 작성하는 데 사용할 수 있습니다.”

아직 개선되지 않은 "감사합니다"의 응답률은 62%이고 감사하지 않은 마감은 46%입니다.

비즈니스 이메일 관리에 대한 결론

이러한 제안과 모범 사례를 활용하여 비즈니스 이메일 관리 방법을 관리하면 적절한 채널을 통해 커뮤니케이션을 라우팅하고 보다 빠르고 효과적으로 커뮤니케이션하고 이메일 트래픽을 줄일 수 있습니다. 수신자가 선호하는 방식으로 반응할 가능성을 높인 단순한 목적으로 더 빠르게 읽을 수 있는 이메일을 보내고 받습니다. 이메일, 일정 및 활동을 보다 효과적으로 제어하여 정확한 시간에 올바른 작업을 수행하고 생산성을 높이며 바쁜 받은 편지함의 틈에서 빠져나가는 것이 없도록 합니다.