생산적인 작업자가 되기 위한 10가지 최고의 기술 도구

우리는 모든 것이 빠르게 움직이는 시대에 살고 있습니다. 업무와 약속이 너무 많아서 모든 회의와 마감일을 추적하는 것이 종종 극도로 어려워집니다. 그 결과, 대부분의 근로자는 시간이 결코 충분하지 않다고 생각하면서 금세 압도당합니다.

하지만 빠르게 변화하는 이 세상에는 변명의 여지가 없습니다. AI 기술이 시장에 진출한 이후 많은 조직에서는 최소한의 직원으로 더 많은 작업을 수행하는 방법에 집중하기 시작했습니다. 따라서 여러 번 반복적으로 마감일을 놓치면 경력이 심각하게 끝날 수 있습니다.

평범하고 생산성이 낮은 직원이 많이 해고되는 것을 볼 수 있습니다. 그러나 이제는 시간이 지나도 생산성을 유지하고 최선의 노력을 기울이는 데 크게 도움이 되는 많은 기술 도구가 있습니다. 이 글에서는 생산적인 직원이 되기 위한 최고의 기술 도구 중 일부를 소개합니다.

시작해 봅시다!

생산성을 높이는 기술 도구의 필수 기능

도구를 선택할 때 사용 가능한지 확인하기 위해 신중하게 고려해야 할 몇 가지 주요 기능이 있습니다. 그렇지 않으면 시간과 돈만 낭비하게 될 뿐입니다. 아래에는 최종 후보 도구에서 확인해야 할 필수 기능이 나열되어 있습니다.

개요 대시보드

개요 대시보드에서는 모든 관련 정보를 볼 수 있습니다. 모든 작업, 마감일, 팀 진행 상황, 핵심성과지표(KPI)에 대한 스냅샷을 한 곳에 표시합니다. 여러 프로젝트에 참여하고 있는 경우 개요 대시보드를 통해 모든 상태를 한눈에 확인할 수 있습니다.

시간 추적기

시간 추적기를 사용하면 참여하고 있는 다양한 프로젝트, 작업 또는 과제에 얼마나 많은 시간을 소비하고 있는지 확인할 수 있습니다. 이를 통해 집중력을 유지하고 시간 낭비를 멈추고 할당된 프로젝트를 정해진 시간에 완료할 수 있습니다.

더 읽어 보세요: 15가지 이상의 효과적인 시간 관리 전략 및 기법

간트 차트

간트 차트(Gantt Chart)는 프로젝트의 라이프사이클을 보여주는 다이어그램입니다. 각 작업의 마감일을 포함하여 작업과 종속 작업을 분류합니다. 대규모 프로젝트에 매우 유용합니다. 전체 프로젝트 흐름을 쉽게 확인하고, 병목 현상을 파악하고, 사전에 해결할 수 있기 때문입니다.

칸반 보드

Kanban Board는 Gantt Chart와 관련이 있습니다. 작업을 열(할 일, 진행 중, 완료)로 분류하는 시각적 대시보드가 ​​있습니다. 결과적으로 어떤 하위 작업이 이미 완료되었는지, 어떤 하위 작업이 진행 중인지, 어떤 하위 작업이 곧 완료되어야 하는지 즉시 확인할 수 있습니다.

작업 달력

이 기능은 마감일, 우선순위 및 가용성에 따라 작업을 계획하고 예약하는 데 도움이 될 수 있습니다. 일단 계획하고 정리하면 막판 스트레스로 인한 공황을 예방할 수 있습니다.

팀원 관리

당신이 팀 리더이거나 관리자라면, KPI 중 하나는 부하 직원을 얼마나 잘 관리할 수 있는지입니다. 따라서 기술 도구에는 새 구성원을 추가하여 구성원의 상태와 작업 진행 상황을 추적할 수 있는 기능이 있어야 합니다.

파일 및 문서 공유 및 저장

팀을 관리할 때 귀중한 리소스를 팀 구성원과 공유하고 싶을 때가 많습니다. 이를 수행하려면 반드시 안전한 채널을 찾아야 합니다. 따라서 파일 및 문서를 업로드, 공유, 저장할 수 있는 생산성 도구를 찾으십시오.

통찰력이 포함된 고급 보고서

통찰력이 포함된 고급 보고서는 일반적으로 쉽게 이해할 수 있는 그래프, 원형 차트, 막대 차트 등을 사용하여 통계적으로 표시되므로 데이터 기반 결정을 신속하게 내릴 수 있습니다.

마일스톤 추적

실제로 코끼리 한 마리를 한 번에 다 먹을 수는 없지만 한 입씩 베어 물 수 있습니다. 마찬가지로 대규모 프로젝트도 부담스러워 보이는 경우가 많습니다. 이것이 마일스톤이라는 개념이 탄생한 이유입니다. 이를 통해 대규모 프로젝트를 시간에 따라 할당된 더 작고 관리하기 쉬운 작업으로 나눌 수 있습니다.

유용한 도구와의 통합

작업을 단순화하고 자동화하려면 생산성 도구가 널리 사용되는 도구와 통합되어야 합니다. 이러한 도구 중 일부는 Slack, 이메일, CRM 라이브러리, 커뮤니케이션 시스템, 소셜 미디어 등이 될 수 있습니다.

생산적인 작업자가 되기 위한 최고의 기술 도구

위에서 언급한 모든 기능을 단일 도구로 구현하는 것은 정말 어렵습니다. 게다가 이러한 모든 기능을 갖춘 도구도 비용이 많이 들 것으로 예상됩니다. 하지만 이 섹션의 다음 부분에서는 생산적인 작업자가 되기 위한 최고의 기술 도구를 소개하고, 자신에게 적합한 도구를 선택할 수 있도록 주요 기능을 나열하겠습니다.

1. WP 프로젝트 매니저

WP Project Manager는 WordPress를 기반으로 하는 유명한 프로젝트 관리자 도구입니다. 이 도구에서는 위의 기능 대부분과 많은 추가 기능을 얻을 수 있습니다. 플러그인을 사용하려면 WordPress에 설치해야 합니다. 이를 통해 작업을 생성하고, 팀 구성원에게 할당하고, 마감일을 설정하고, 진행 상황을 추적할 수 있습니다.

사용자 친화적인 인터페이스를 통해 이러한 작업을 체계적으로 관리하고, 파일을 공유하고, 시간 추적을 활성화할 수 있습니다. 작업을 더 작은 부분으로 나누고 팀 구성원에게 배포하여 마감일을 설정할 수도 있습니다. WP Project Manager는 개인과 팀 모두에게 이상적인 도구입니다.

WP 프로젝트 관리자의 주요 기능:

• 무제한 작업, 프로젝트, 팀 생성 및 추가
• 로그인, 중지, 일시 중지 및 사용자 정의 항목을 통해 시간 추적
• 간트 차트 및 칸반 보드
• 대화형 작업 달력
• 팀원의 역할 관리
• 반복 작업에 대한 패턴 및 매개변수 설정
• 프로젝트 파일을 한 곳에서 볼 수 있습니다.
• 모든 사용자를 위한 개인 대시보드
• 우선순위 관리
• 프로젝트 토론 중
• 통찰력을 갖춘 고급 보고
• 마일스톤 추적
• 프런트엔드 호환
• WooCommerce, BuddyPress, Slack, Github 등과 통합

플러그인에는 더 많은 특징과 기능이 있습니다. 무료 버전과 프리미엄 버전이 있습니다. 아래에 첨부된 버튼을 클릭하여 확인하세요.

2. 슬랙

Slack은 팀을 위한 인기 있는 메시징 및 협업 애플리케이션입니다. 실시간 협업을 가능하게 하는 중앙 집중식 메시징 및 파일 공유 도구입니다. 사용자 친화적인 인터페이스와 체계적인 구조로 인해 초보자도 이 도구를 사용하여 효율적으로 의사소통하고 협업할 수 있습니다.

Slack의 가장 큰 기능 중 하나는 채널, 다이렉트 메시지, 다른 도구와의 통합을 통해 워크플로를 훨씬 단순하게 만든다는 것입니다. 채널을 사용하면 대화를 프로젝트, 부서 또는 주제로 나누어 누구도 길을 잃지 않고 필요한 모든 정보를 얻을 수 있습니다.

또한 Slack은 Google Drive, Trello 및 Zoom과 통합되어 있습니다. 결과적으로, 다른 플랫폼 간에 전환하지 않고도 파일을 공유하고, 회의에 참여하고, 작업을 관리할 수 있습니다.

Slack의 주요 기능:

• 프로젝트 기반의 체계적인 커뮤니케이션을 위한 채널 생성
• 비공개 전환으로 메시지 보내기
• 파일 및 문서 공유
• 수많은 유용한 도구와의 통합
• 영상 통화 및 음성 통화 걸기
• 사용자 정의 가능한 알림 기본 설정 지정
• 이모티콘 반응 상태 업데이트 표시
• 모바일 및 데스크톱 앱 지원
• 메시지 기록을 쉽게 검색할 수 있습니다.
• 체계적인 커뮤니케이션을 위한 메시지 스레드 생성

3. 클릭업

ClickUp은 워크플로를 구성하고 프로젝트를 추적하는 데 도움이 되는 잘 알려지고 기능이 풍부한 프로젝트 관리 도구입니다. 사용자 정의 가능한 작업 목록, 프로젝트 보드, 타임라인 등과 같은 작업 관리에 유용한 많은 기능이 함께 제공됩니다.

이를 통해 한 곳에서 진행 상황을 쉽게 모니터링하고, 중요한 작업의 우선 순위를 지정하고, 다양한 작업에 할당할 수 있습니다. 결과적으로 여러 도구에 의존할 필요가 없습니다. 또한 Slack, Google Drive, Zoom 등과 같은 다른 인기 앱과도 통합되어 있습니다.

ClickUp은 유연성으로 인해 소규모 팀에 이상적입니다. 시간 추적, 목표 설정 및 진행 상황 보고서를 사용하면 팀이 일정을 준수하는 것이 더욱 쉬워집니다.

ClickUp의 주요 기능:

• 사용자 정의 가능한 작업 목록 및 프로젝트 보드
• 목록, 보드, Gantt 또는 달력에 작업 표시
• 작업 종속성과 마일스톤을 기준으로 우선순위 설정
• 파일 및 문서 공유
• 실시간 협업 및 댓글 작성 가능
• 반복적인 작업에 대한 자동화 활성화
• 보고 및 분석 도구와 함께 제공
• 모바일 및 데스크톱 앱이 모두 있음
• 알림 및 미리 알림을 쉽게 설정할 수 있습니다.
• 사용자 정의 가능한 워크플로 및 상태 디자인
• 많은 인기 있고 유용한 도구와의 통합

4. 마이크로소프트 팀즈

Microsoft Teams는 팀을 위한 원스톱 커뮤니케이션 및 공동 작업 도구입니다. 이를 통해 팀 구성원 간에 채팅하고, 화상 회의에 참여하고, 파일을 공유할 수 있습니다. 결과적으로 여러 도구/플랫폼을 사용하지 않고도 한 곳에서 통화, 회의 및 작업을 예약할 수 있습니다.

따라서 달력 및 할 일 목록을 사용하여 정보 수집 및 더 나은 계획에 시간을 절약할 수 있습니다. 여러 도구, 프로젝트 제어 및 실시간 채팅과의 통합 외에도 더 짧은 시간에 더 많은 것을 달성할 수 있습니다.

Microsoft 팀의 주요 기능:

• 채팅 및 다이렉트 메시지
• 팀 관리 및 채널 구성이 쉽습니다.
• 실시간으로 파일 및 문서 공유
• 회의 중 화면 공유 허용
• 사용자 정의 가능한 알림 구성
• 다양한 타사 도구와의 통합
• 화상 통화를 위한 가상 배경 추가
• 모바일 및 데스크톱 지원
• 보안 및 규정 준수
• 할 일 목록으로 작업 정리

5. 토글 트랙

Toggl Track은 시간 추적 전용 애플리케이션입니다. 이를 통해 귀하와 귀하의 팀 구성원이 근무일 내내 소비하는 시간을 추적할 수 있습니다. 실행 중인 프로젝트의 현재 상태를 실시간으로 확인할 수 있는 사용하기 쉬운 인터페이스가 함께 제공됩니다.

프로젝트 및 작업별로 작업표를 분류할 수 있습니다. 따라서 고객의 프로젝트, 내부 프로젝트, 개인 프로젝트 등 어떤 작업을 하든 이 앱은 매 순간을 활용하도록 보장합니다. 포괄적인 보고서 및 분석을 통해 프로젝트 또는 프로젝트의 일부가 불필요하게 추가 시간을 소모하는지 즉시 확인할 수 있습니다.

따라서 비효율성을 발견하여 자신을 발전시키거나 팀원의 생산성을 높일 수 있습니다. 게다가, 어느 직원이 상대적으로 더 생산적인지 확인할 수도 있습니다.

Toggl Track의 주요 기능:

• 시작/중지 타이머로 시간 추적을 쉽게 사용할 수 있습니다.
• 실시간 추적 및 모니터링 포함
• 시간 추적을 위한 맞춤형 태그
• 일일 및 주간 시간 요약 제공
• 개요 및 분석을 위한 대시보드
• 여러 작업 공간을 쉽게 관리할 수 있습니다.
• 다양한 형식(CSV, PDF)으로 보고서 내보내기 가능
• 청구 가능 시간 추적
• 데스크톱 및 모바일 장치 지원

6. 구글캘린더

Google 캘린더는 활동 일정을 적절하게 관리하는 데 널리 사용되는 무료이지만 널리 사용되는 캘린더입니다. 이를 통해 일일, 주간, 월간 일정을 시각적으로 보여주고 팀원들과 공유할 수 있습니다. 이를 통해 팀은 중요한 이벤트가 시작되기 전에 준비할 수 있습니다.

Google 캘린더의 가장 좋은 점은 다가오는 날짜에 대한 미리 알림과 알림을 보낼 수 있다는 것입니다. 이는 근로자가 마감일이나 약속을 놓치는 것을 방지합니다. Google 캘린더에는 수많은 도구 및 애플리케이션이 통합되어 있습니다.

완전히 무료로 사용할 수 있으므로 일상적인 업무 생활에서 더욱 집중하고 정리하려면 Google 캘린더를 사용해야 합니다.

Google 캘린더의 주요 기능:

• 일별, 주별, 월별 보기로 이벤트 표시
• 색상 코딩으로 이벤트 구분
• 맞춤형 알림 및 미리 알림 설정
• 팀원과 캘린더 공유
• 글로벌 팀을 위한 시간대 정의
• 수많은 도구 및 애플리케이션과의 통합
• 데스크톱 및 모바일 지원
• 이벤트 내역을 검색할 수 있습니다.

7. 구글 워크스페이스

Google Workspace(이전의 G Suite)는 작업 단순화 및 공동작업을 위한 클라우드 생산성 솔루션 제품군입니다. 여기에는 Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Meet 등 널리 사용되는 다양한 애플리케이션이 포함되어 있습니다. 당신이 이미 그 중 많은 것을 알고 있기를 바랍니다.

Google Workspace의 가장 큰 기능 중 하나는 팀 구성원이 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션을 실시간으로 공유하고 열 수 있는 프로세스를 단순화한다는 것입니다. Google Meet 및 Google Chat과의 통합을 통해 팀 구성원은 긴급 상황이 발생할 때마다 화상 회의를 시작할 수 있습니다.

클라우드 기반이므로 작업자는 어디서나 모든 장치에서 참여할 수 있습니다. 따라서 투어 중이더라도 최소한 스마트폰과 인터넷 연결만 되어 있으면 팀 문서를 확인할 수 있습니다.

Google Workspace의 주요 기능:

• 전문적인 이메일 커뮤니케이션을 위한 Gmail 지원
• Google 드라이브에서 파일을 쉽게 공유하고 저장할 수 있습니다.
• Google Docs를 사용하면 빠른 문서화가 가능합니다.
• 재무 계산 유지를 위한 Google 스프레드시트
• 이벤트 예약을 위해 Google 캘린더를 통합합니다.
• 비즈니스 이메일을 위한 맞춤 도메인 지원
• 수많은 타사 도구 통합
• 모바일 및 데스크탑 지원
• 모든 도구에 대한 고급 검색 옵션

8. 줌

Zoom은 원격 작업 및 가상 협업을 위한 강력한 대안이 된 잘 알려진 화상 회의 도구입니다. 이를 통해 직원들은 고품질의 영상 및 음성 통화를 통해 상호 작용할 수 있으며 언제든지 회의, 웹 세미나 및 교육에도 사용할 수 있습니다.

Zoom은 사용이 간편하고 여러 장치에서 액세스할 수 있습니다. 실시간 라이브 회의 중에 화면을 공유하고, PPT 파일 및 문서를 발표하고, 여러 사람과 함께 회의를 시작할 수 있습니다. 따라서 물리적 거리는 더 이상 문제가 되지 않습니다.

이제 모바일과 데스크톱 모두에서 Zoom 앱을 찾을 수 있습니다. 따라서 투어 중이더라도 인터넷만 연결되어 있으면 긴급한 회의에 즉시 참여할 수 있습니다.

줌의 주요 기능:

• 고품질 오디오 및 비디오 회의 실행
• 회의 중 가상 배경 설정
• 클라우드 스토리지에 회의 기록하기
• 대규모 청중을 위한 웹 세미나 개최
• 회의 예약을 위한 달력 통합
• 다양한 타사 도구와의 통합
• 대기실 기능
• 회의 중 파일 공유 허용
• 회의 중에 참가자가 손을 들도록 허용
• 다중 장치 지원 포함

9. 문법적으로

글쓰기는 오늘날 거의 모든 직업에서 필수적인 부분입니다. 문법적인 측면과 문장 만들기에 대한 강력한 명령이 없으면 아무리 주의를 기울여도 문법 오류를 피할 수 없습니다. 이 경우 Grammarly가 실행 가능한 구세주가 될 수 있습니다.

Grammarly는 최고의 글쓰기 도우미입니다. 이는 의사소통을 간소화하고 오류 없는 글쓰기를 만드는 데 크게 도움이 될 수 있습니다. 문법, 철자, 구두점을 즉시 확인하여 오류 없는 글쓰기를 관리하는 데 도움을 줍니다. 따라서 실수를 저지르는 것을 방지할 수 있습니다.

편집을 자동화하고 작성된 오류를 수정하여 효율성을 향상시킬 수 있습니다. 브라우저, 이메일 클라이언트, 워드 프로세서 등 다양한 플랫폼에 쉽게 통합할 수 있습니다.

Grammarly의 주요 기능:

• 어조를 감지하고 상황에 따라 글을 씁니다.
• 표절 여부를 확인하여 진위 여부를 확인하세요
• 보다 명확하고 간결한 내용을 제안합니다.
• 다양한 플랫폼과 호환
• 입력하는 동안 실시간 피드백 제공
• 판매 및 판촉 사본을 수정할 수 있습니다.
• 구두점 오류를 수정합니다.
• 동의어 제안

10. 채팅GPT

현재 우리는 끊임없이 증가하는 인공지능(AI)의 영향을 많이 받는 세상에 살고 있습니다. 따라서 일상 생활에 AI를 도입하지 않는 한 우리 중 누구라도 앞으로 나아가고 다른 사람들과 경쟁하는 것은 완전히 불가능합니다. 그러나 모든 일반 사람들에게 AI를 제공하고 모든 사람에게 놀라울 정도로 적응할 수 있게 만든 도구는 ChatGPT입니다.

ChatGPT는 이메일, 보고서, 아이디어는 물론 복잡한 문제 해결까지 작성할 수 있어 귀중한 시간을 절약해 줍니다. 이는 연구 목적, 긴 텍스트 단축, 어려운 주제 해체 및 반복 작업 자동화에 특히 유용합니다. 가장 큰 판매 포인트는 유연성입니다.

이를 사용하여 아이디어를 생성하고, 초안을 작성하고, 문서를 교정할 수도 있습니다. 아직 AI에 익숙하지 않다면 ChatGPT로 여정을 시작해 보세요.

ChatGPT의 주요 기능:

• 자연어 처리를 통해 귀하의 질문에 대한 답변을 제공합니다.
• 글쓰기, 이미지 생성, 맞춤형 지원, 번역 등을 지원할 수 있습니다.
• 쉽게 코드를 작성하고 코드 조각에서 오류를 감지할 수 있습니다.
• 브레인스토밍 및 아이디어 창출에 도움
• 긴 글과 기사를 요약하세요.
• 어려운 주제를 단순화합니다.

마무리: 어느 것을 선택해야 할까요?

앞서 언급했듯이 단일 도구에서 사용 가능한 모든 필수 기능을 찾는 것은 매우 어렵습니다. 이것이 주변의 대부분의 사람, 팀 및 사무실이 여러 도구에 의존하는 것으로 보이는 이유입니다. 게다가 도구를 찾고 있는 작업과 목적(페르소나, 팀, 사무실 등)도 고려할 수 있습니다.

최고의 생산성 도구를 선택할 때 사고 과정의 속도를 높일 수 있는 제안 사항은 다음과 같습니다.

• 적합한 개인 및 팀 프로젝트에서 사용할 수 있는 모든 무료 도구를 살펴보세요.
• 웹 기반 프로젝트 애플리케이션을 실행하고 싶다면 WP Project Manager를 사용하세요.
• 대부분의 프로젝트가 WordPress에 있는 경우 WP 프로젝트 관리자를 고려하세요.
• 실시간 커뮤니케이션을 위해 Slack을 사용하고 Google Meeting을 통합하세요.
• 이벤트 일정을 위한 도구에 Google 캘린더를 통합하세요
• 많은 사람들이 참여할 수 있도록 웹 세미나를 주최하려면 Zoom을 사용하세요.

이러한 권장 사항이 도구 목록을 작성하고 프로젝트에 적합한 도구를 결정하는 데 도움이 되기를 바랍니다. 질문이나 의견이 있으면 아래 댓글 상자에 언급해 주세요.