2023년 최고의 문서 관리 시스템 및 소프트웨어 15개

문서 관리 시스템의 전 세계 시장은 2028년까지 110억 6천만 달러에 이를 것으로 예상됩니다.

그리고 당연히 그렇습니다. 파일과 문서는 모든 회사의 기본적인 부분입니다. 비즈니스 규모에 관계없이 많은 문서를 작업하고 관리하고 있을 가능성이 높습니다.

또한 직원과 고객이 편리하게 검색할 수 있도록 안전하고 체계적으로 저장해야 합니다.

문서 관리 소프트웨어가 도움이 될 수 있는 곳입니다. 모든 브라우저, 장치 또는 위치에서 문서를 저장하고 공유할 수 있으므로 관련된 모든 당사자 간의 원활한 협업이 보장됩니다.

말할 필요도 없이 적절한 문서 관리 소프트웨어를 선택하는 것은 조직을 원활하게 운영하는 데 필수적입니다.

필요한 문서를 적시에 검색하는 것부터 회사의 모든 승인된 사람에게 권한을 부여하는 것까지 평판이 좋은 문서 관리 프로그램은 모든 목표를 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

따라서 이 목록에서 최고의 문서 관리 시스템을 평가 및 검토하여 필요에 가장 적합한 솔루션을 선택할 수 있습니다. 그러나 먼저 문서 관리 플랫폼의 의미를 살펴보겠습니다.

문서 관리 시스템이란 무엇입니까?

문서 관리 시스템은 디지털 문서를 업로드, 구성, 저장, 처리 및 모니터링하도록 설계된 플랫폼을 말합니다.

또한 수많은 문서 관리 플랫폼에는 스캔 기술을 활용하여 물리적 문서를 디지털 사본으로 쉽게 변환할 수 있는 기능이 있습니다.

문서가 디지털화되면 문서를 탐색하는 것이 더 간단해집니다. 따라서 직원들은 문서 검색에 소요되는 시간을 줄이고 필요한 정보 사용에 집중할 수 있습니다.

문서 관리 소프트웨어를 사용해야 하는 이유는 무엇입니까?

많은 양의 정보를 물리적 형태로 처리하는 것은 어려울 수 있으며 생산성 손실로 이어질 수 있습니다. 문서 관리 소프트웨어는 모든 비즈니스에서 문서를 저장하고 효율성을 향상시키기 위한 전자 아카이브를 생성하는 데 필수적입니다.

기업들이 디지털 공간으로 전환하는 추세로 인해 문서 관리 플랫폼에 대한 관심이 높아지고 있습니다.

많은 양의 정보를 관리하는 것은 특히 문서가 하드카피 형식인 경우 어려울 수 있습니다. 많은 기업들이 문서 관리의 장애물을 해결함으로써 효율성 저하를 경험하고 있습니다.

따라서 문서 관리 소프트웨어는 모든 회사의 필수 구성 요소입니다. 문서 관리 솔루션은 물리적 문서 캐비닛과 서랍 대신 권한이 있는 사람이 열고 수정할 수 있는 전자 저장소를 구축합니다.

결과적으로 시간을 효율적으로 관리하고 보안을 강화하며 규정을 준수하고 팀워크를 강화할 수 있습니다.

문서 관리 시스템에서 어떤 기능을 찾아야 합니까?

문서 관리 솔루션에는 문서 저장 이상의 여러 기능이 있을 수 있습니다. 선택하는 솔루션 유형은 요구 사항과 조직에서 처리하는 종이 파일에 따라 다릅니다. 문서 관리 솔루션을 선택할 때 살펴볼 수 있는 일부 기능은 다음과 같습니다.

사용의 용이성

사용 편의성은 문서 관리 솔루션의 필수 요소입니다. 놀라운 기능으로 가득 차 있을 수 있지만 소프트웨어에 직관적인 사용자 인터페이스가 없으면 도움이 되지 않습니다.

많은 플랫폼에서 결정을 내리기 전에 무료 평가판을 제공합니다. 가능하다면 직원들이 테스트 단계에서 애플리케이션을 실험하게 하십시오.

고품질 미리보기

문서 관리 플랫폼을 사용하는 동안 파일을 보고 싶을 때 반복적으로 파일을 다운로드하도록 강요해서는 안 됩니다. 플랫폼은 주문형 문서에 대한 명확한 보기를 제공해야 합니다.

문서 협업

최신 문서 관리 소프트웨어를 사용하면 권한이 있는 전문가가 문서를 공유하고 팀으로 수정할 수 있습니다.

특정 플랫폼에서는 여러 사람이 동시에 문서를 수정할 수 있는 반면, 다른 플랫폼에는 특정 시간에 한 사람만 문서를 편집할 수 있는 내장 메커니즘이 있습니다. 그리고 두 가지 대안을 모두 제공하는 것이 있습니다.

자신에게 가장 적합한 옵션을 결정하려면 팀 기능과 팀워크가 필요한 파일 종류를 식별하십시오.

대량 사진 스캔 및 문서 업로드

사진을 스캔하고 OCR 기술을 사용하여 텍스트로 변환하는 기능은 조직에 유용합니다. 많은 양의 종이 기반 문서를 디지털 형식으로 변환할 수 있기 때문입니다.

따라서 최고의 문서 관리 시스템은 광학 문자 인식(OCR) 기술을 사용하여 메타데이터를 자동으로 추가합니다. 이는 향후 문서를 찾는 프로세스를 더욱 단순화합니다.

버전 관리

버전 관리라고도 하는 버전 제어는 문서 관리 플랫폼의 필수 속성입니다.

우발적인 사용자 실수로 인해 필수 데이터가 수정되거나 삭제될 수 있습니다.

따라서 버전 제어를 통해 문서가 다른 경우에 겪는 변경 사항을 볼 수 있습니다. 필요한 경우 이전 버전으로 돌아갈 수 있습니다. 이 기능은 여러 전문가가 문서 작업을 할 때 매우 중요합니다.

저장

응용 프로그램을 사용하면 문서를 쉽게 찾고 가져올 수 있도록 파일을 중앙 데이터베이스에 저장할 수 있어야 합니다.

수많은 통합

솔루션은 무엇보다도 Salesforce, MS Outlook, Gmail 및 Google 드라이브와 같은 외부 프로그램과 쉽게 연결할 수 있어야 합니다.

사용자 역할 및 권한

문서 관리 소프트웨어의 중요한 측면은 관리자에게 각 팀 구성원에 대해 고유한 권한을 설정할 수 있는 방법을 제공하는 것입니다.

특정 개인에게 문서를 액세스하거나 수정하도록 권한을 부여할 수 있습니다. 그리고 다른 팀 구성원은 네트워크 내의 파일 보기가 제한될 수 있습니다. 효과적인 보호 메커니즘을 만들고 팀을 보다 효율적으로 만듭니다.

모바일 친화성

여러 문서 관리 플랫폼에는 스마트폰 앱이 함께 제공됩니다. 핸드헬드 장치에서 플랫폼을 사용하지 못할 수도 있지만 팀에서 사용할 가능성이 있습니다.

모든 문서 관리 솔루션은 이러한 기준을 충족하지 않습니다. 따라서 솔루션을 선택할 때 플랫폼에서 비즈니스 목적에 가장 적합한 기능을 결정하십시오.

최고의 문서 관리 소프트웨어는 무엇입니까?

최고의 문서 관리 시스템에는 DocuWare, Dropbox, IsoTracker, DocuPhase, Zoho Docs, Smartsheet, M-Files, Evernote Business, HighTail, Onehub, FileHold, Document Locator, eFileCabinet, InfoRouter와 같은 솔루션이 포함됩니다.

조직에 가장 적합한 문서 관리 플랫폼을 선택할 수 있도록 시장에서 사용할 수 있는 수많은 플랫폼을 평가했습니다.

그리고 사용 편의성, 보안, 버전 관리, 문서 협업 등의 요소를 조사했습니다. 다음은 고려해야 할 최고의 문서 관리 시스템 목록입니다.

M-Files: 사용 편의성에 가장 적합

M-Files는 사용자 친화적이고 사용하기 쉬운 플랫폼을 갖춘 완벽한 문서 관리 플랫폼입니다. 문서의 원활한 분류, 물리적 문서의 스캔, 프로세스 자동화를 용이하게 하는 여러 기능을 갖추고 있습니다.

주요 혜택

• M-Files는 기계 학습을 통한 문서 검색으로 유명한 기술 회사인 Parashift와의 연결성을 제공합니다. 이 통합을 활용하여 워크플로를 간소화하고 자동화할 수 있습니다.
• 물리적으로 정보를 보고 파일을 분류하는 대신 반구조화, 구조화 및 비구조화 파일의 방대한 배열을 자동으로 처리할 수 있습니다.
• 기존의 폴더 기반 접근 방식에 의존하는 대신 M-Files는 메타데이터를 사용하여 태그, 키워드, 그룹 등으로 자료를 분류합니다. 이것은 모든 종류의 문서를 찾고 처리하는 과정을 단순화합니다.
• M-Files로 오프라인 스마트폰 액세스가 가능하여 인터넷 연결 없이도 스마트폰에서 파일을 쉽게 볼 수 있습니다.
• M-Files는 Google Workspace, Salesforce, Microsoft Office 등과 같은 광범위한 도구와의 원활한 통합을 제공합니다.

제한 사항

• 자동 태그 분류 기능에 익숙해지는 데 시간이 걸릴 수 있습니다.
• 플랫폼의 UI는 약간 구식입니다.

가격

M-Files를 사용하려면 설문지를 작성하여 30일 평가판을 받을 수 있습니다. 또는 그들에게 연락하여 시연을 요청할 수 있습니다.

Zoho Docs: 문서를 쉽게 저장하고 관리하는 데 가장 적합

Zoho Docs는 이 컬렉션에 포함된 최고의 문서 관리 시스템 중 하나입니다.

Zoho Docs를 사용하면 효율적인 협업 기능을 제공하는 것과 함께 모든 파일을 클라우드에 저장하고 처리할 수 있습니다. 문서를 공유할 수 있으며 이동 중에 문서를 편리하게 제작하고 수정할 수 있습니다.

Zoho Docs를 사용하면 MS 오피스 문서를 PDF로 변환하고 즉시 팀원들과 공유할 수 있습니다.

주요 혜택

• 비디오 녹화, 디렉토리 및 전체 리포지토리와 같은 대용량 파일을 쉽게 저장할 수 있습니다.
• Zoho Docs를 사용하면 작업, 역할 및 파일 형식을 기반으로 파일을 깔끔하게 구성하기 위해 상위 폴더와 하위 폴더를 원활하게 만들 수 있습니다.
• 온라인 상태인지 여부에 관계없이 데스크톱 컴퓨터에서 작업을 수행할 수 있습니다. 인터넷에 다시 연결하면 파일이 자동으로 동기화됩니다.
• 정보 손실을 방지하기 위해 파일의 자동 백업을 생성합니다.
• 그룹을 만들어 여러 사람과 동시에 문서를 공유할 수 있습니다. 또한 다른 동료가 수정한 내용을 관리할 수 있는 감사 추적 기능을 제공합니다.
• 프로그램 내부에 인스턴트 메시징 시스템을 제공하여 여러 직원과 협력합니다.
• PFS(Perfect Forward Secrecy)를 사용하여 생성된 RSA 기반 2048비트 키로 파일을 인코딩하여 엄격한 보안을 보장합니다.

제한 사항

• UI는 구식이고 초보적인 것 같습니다.
• 소프트웨어의 로딩 속도는 특히 많은 문서가 관련된 경우 개선될 수 있습니다.

가격

Zoho Docs는 최대 5명의 개인을 수용할 수 있는 무료 버전을 제공합니다. 프리미엄 패키지는 월 $4 이상부터 시작합니다. 구매하기 전에 15일 무료 평가판을 이용할 수 있습니다.

Docuware: 타사 통합에 가장 적합

회사에서 다양한 도구를 사용하는 경우 DocuWare는 요구 사항에 맞는 이상적인 문서 관리 소프트웨어가 될 수 있습니다. 다른 소프트웨어와 연동하여 통일성을 제공할 뿐만 아니라 최신 정보를 즉시 제공합니다.

주요 혜택

• DocuWare는 500개 이상의 다양한 소프트웨어와 API 연결을 제공합니다. 분야에 관계없이 업무 생산성을 유지하면서 파일을 쉽게 관리할 수 있습니다.
• 기본 포인트 앤 클릭 연결에서 복잡한 API 연결 옵션에 이르기까지 통합을 달성하기 위한 다양한 접근 방식을 허용합니다.
• Outlook, SAP 등과 같은 주요 프로그램용으로 설계된 특수 커넥터를 제공합니다.
• 데이터 보안을 보장하고 GDPR 및 HIPAA와 같은 규정을 준수합니다.
• 분산 및 원격 그룹이 언제 어디서나 파일에 액세스하도록 허용할 수 있습니다.
• DocuWare의 인공 지능을 활용하여 자동화되고 빠른 인덱싱을 위해 모든 파일을 읽을 수 있는 버전으로 변환할 수 있습니다.
• 버전 관리를 통해 직원들은 이전 버전을 유지하면서 함께 파일을 수정할 수 있습니다.

제한 사항

• 시작 패키지는 최대 20GB의 아카이빙 용량을 제공하며 이는 대기업에 적합하지 않을 수 있습니다.
• DocuWare의 비용은 상당히 높을 수 있습니다.
• Docuware 사이트에 튜토리얼 콘텐츠가 부족합니다.

가격

DocuWare Cloud는 구독 모델을 통해 다양한 규모의 조직에 맞게 조정 가능한 라이선스를 제공합니다. 회사에 필요한 개별 라이센스 및 저장 공간의 수를 결정해야 합니다.

Digital Drawer: 파일 및 폴더 가져오기에 가장 적합

파일을 스캔, 저장 및 보호할 수 있는 플랫폼을 찾고 있다면 Digital Drawer가 최고의 문서 관리 시스템일 수 있습니다.

이 플랫폼은 파일을 저장하고 스캔하는 자동화된 프로세스를 통해 시간을 절약할 수 있도록 도와줍니다. 또한 추가 보안 수준을 위해 현장에 파일 저장소를 제공합니다.

주요 혜택

• 이 소프트웨어를 사용하면 Windows와 유사한 파일-폴더 계층 구조를 사용하여 모든 파일을 단일 위치에 쉽게 정렬할 수 있습니다.
• 이 솔루션을 사용하면 파일을 매끄럽게 결합하거나 이전 파일에 페이지를 추가할 수 있습니다. 고유한 인덱스로 레이블을 다시 지정할 수도 있습니다.
• 스캔, 복사-붙여넣기, 끌어서 놓기 및 가져오기 기능과 같은 기능을 활용하여 문서를 추가할 수 있습니다.
• AES-128비트 암호화로 모든 파일에 강력한 보안을 제공합니다.
• Digital Drawer를 사용하면 문서의 변경 사항을 즉시 평가하여 다양한 직원과 원활하게 협력할 수 있습니다.
• 강력한 검색 기능을 사용하여 스토리지의 모든 디렉토리에 저장된 문서를 쉽게 찾을 수 있습니다.
• 이 프로그램은 모든 장치에서 문서에 대한 수정 사항을 동기화합니다.

제한 사항

• 이 문서 관리 소프트웨어는 기능 범위가 제한되어 있어 대기업에 적합하지 않을 수 있습니다.
• 일회성 구매 비용은 소규모 비즈니스에 특히 부담이 될 수 있습니다.

가격

Digital Drawer는 모든 기능을 갖춘 10일 동안의 무료 평가판을 제공합니다. 구매 시 단일 회원용 라이센스 하나에 대해 $1200의 단일 결제 또는 $500의 연간 멤버십 패키지 중에서 선택할 수 있습니다.

Dropbox: 포괄적인 문서 관리에 가장 적합

Dropbox는 멀티미디어 파일과 일반 파일을 모두 관리할 수 있는 완벽한 기능을 갖춘 유명한 문서 관리 시스템(DMS)입니다.

Dropbox는 다양한 도구와의 연결, 파일 버전 제어, OCR 지원 및 미세 조정된 역할 관리와 같은 직관성과 광범위한 기능으로 유명합니다.

또한 파일 수정이 가능하며 변경 사항은 모든 직원이 즉시 사용할 수 있습니다.

주요 혜택

• 계정 이전 기능을 사용하면 조직 개편이나 교체 시 다른 직원 간에 회사 문서를 안전하게 공유할 수 있습니다.
• Dropbox를 사용하면 전문가 수준의 페이지를 통해 모든 작업을 발표하고 뷰어가 문서와 상호 작용하는 것을 모니터링할 수 있습니다.
• Dropbox는 300,000개가 넘는 앱과의 원활한 통합을 지원합니다.
• 중요한 정보를 보호하기 위해 손상된 프로필과 도난당한 장치에서 문서를 즉시 삭제할 수 있는 '원격 지우기' 기능이 함께 제공됩니다.
• 관리 패널을 통해 직원의 작업을 추적할 수 있습니다.
• 파일의 이전 버전을 복구하여 휴지통에 있는 문서를 복원할 수 있습니다.
• 이 플랫폼은 다양한 시스템 및 장치에서 동기화를 제공합니다.

제한 사항

• Dropbox의 스마트폰 앱은 데스크톱 버전만큼 사용하기 쉽지 않습니다.
• 문서 업로드가 예상보다 빠르지 않음

가격

Dropbox는 각각 고유한 하위 패키지 세트가 포함된 여러 프리미엄 패키지를 제공합니다. Dropbox의 개인 요금제는 매달 $9.99입니다. 전문 패키지 비용은 매달 $16.58입니다.

eFileCabinet: 문서 내 검색에 가장 적합

eFileCabinet은 종이 문서를 디지털 파일로 변환할 수 있는 고급 문서 관리 소프트웨어입니다. 이를 통해 데스크탑이나 온라인에 저장하여 언제 어디서든 보거나 사용할 수 있습니다.

이 프로그램을 사용하면 암호로 잠긴 URL을 사용하여 여러 파일 유형의 문서를 공유할 수도 있습니다. 파일을 분류하고 찾는 것도 간단합니다.

주요 혜택

• 문서 내의 내용을 검색할 수 있는 고급 검색 옵션을 사용하여 모든 디렉토리에서 문서를 찾는 데 도움이 됩니다.
• 응용 프로그램은 파일에 포함된 세부 정보를 기반으로 파일을 분류, 자동 식별, 레이블 지정 및 저장합니다.
• 플랫폼 전체에서 사용하려는 기성품 폴더 구조를 활용할 수 있습니다. 사용자 지정 레이블이 있는 파일을 만들 수도 있습니다.
• 파일 요청 기능을 사용하면 가상 고객과 직원이 먼저 등록하지 않고도 플랫폼에서 자신의 위치에서 문서를 공유할 수 있습니다.
• 디지털 서명을 요청할 수 있습니다. 또한 보안 및 표준 및 규정 준수를 위해 디지털 서명이 있는 파일의 이벤트 및 변경 기록을 유지합니다.
• Android 및 iOS 폰용 스마트폰 앱과 데스크톱 컴퓨터용 프로그램이 있습니다.
• 2FA(2-Factor Authentication)를 지원하고 사용자의 역할에 따라 액세스를 제공하여 보안을 강화합니다. 문서를 저장하고 다른 사람에게 액세스를 제공하면서 완벽한 암호화를 제공합니다.
• MS Office 및 Salesforce와 같은 외부 프로그램과 플랫폼을 연결할 수 있습니다.

제한 사항

사용자 인터페이스가 더 직관적일 수 있습니다.
초보자가 배우기에는 어려울 수 있습니다.

가격

조직에 대한 견적을 받으려면 eFileCabinet에 문의해야 합니다. 평가 기간 동안 테스트 계정을 통해 구매해야 합니다.

FileHold: 디지털 문서 스캔에 가장 적합

FileHold는 대기업을 위한 문서 관리 소프트웨어입니다. 경제적이고 설치가 간단합니다. 단일 시스템을 사용하여 파일을 디지털화, 저장 및 카탈로그화할 수 있습니다.

손쉬운 저장을 위한 파일 열람 및 스캔과 같은 기능은 모든 파일이 존재하는지 확인하는 데 도움이 됩니다. 또한 필요할 때 파일을 편리하게 찾을 수 있습니다. 완벽한 보안을 위해 로컬 호스트에서 애플리케이션을 설정할 수 있습니다.

주요 혜택

• 받는 사람이 파일을 받았다는 확인과 함께 제공되는 안전한 문서 공유 프로세스가 있습니다.
• 파일을 바로 디지털 형식으로 변환하여 전 세계의 다양한 수신자에게 전송함으로써 종이 없이 되십시오.
• 전체 파일 세트를 번거로움 없이 관리할 수 있는 효과적인 모바일 앱이 있습니다.
• Google과 유사한 포괄적인 검색 옵션이 있습니다. 이를 통해 파일의 메타데이터를 사용하여 보다 적절한 검색 결과를 얻을 수 있습니다.
• MS Office와 쉽게 연결할 수 있습니다. 이는 Word, Outlook, Excel, PowerPoint 및 Visio와 같은 응용 프로그램에 대한 게이트웨이를 제공합니다.
• 다른 직원이 이미 문서를 편집하고 있는 경우 다른 사람이 문서를 편집할 수 없습니다. 문서 내용이 손상될 위험을 방지합니다.
• 인터넷에 연결되어 있지 않아도 파일을 편집할 수 있습니다. 모든 수정 사항은 인터넷에 다시 연결되면 업데이트됩니다.

제한 사항

• 초보자의 경우 이 문서 관리 시스템의 모든 기능을 파악하기가 약간 어려울 수 있습니다.
• FileHold의 온프레미스 프로그램은 Mac과 호환되지 않습니다.

가격

FireHold의 가격 설정을 이해하기 위해 무료 평가판 계정에 등록하거나 웹 세미나를 볼 수 있습니다. 응용 프로그램의 가격은 합리적이며 사용자당 요금제를 기반으로 얻을 수 있습니다. 청구는 프로그램을 사용하는 직원 수와 선택한 추가 기능에 따라 다릅니다.

HighTail: 모바일 문서 미리보기에 가장 적합

HighTail은 디지털 파일을 보다 쉽고 자연스럽게 관리할 수 있는 문서 관리 소프트웨어입니다. 게다가 크리에이터는 동영상, 사진, 슬라이드쇼, 그림 등 외에도 대용량 문서에 대한 액세스를 제공할 수 있습니다.

주요 혜택

• 이러한 파일을 저장할 필요 없이 대용량 문서를 볼 수 있습니다.
• 상자, 선, 화살표, 자유형 도형 또는 미디어가 풍부한 문서에 대한 기타 유형의 주석과 같은 일러스트레이션을 사용하여 문서를 검토할 수 있습니다.
• 두 버전의 문서를 컴퓨터에 나란히 놓고 비교하여 수정 사항을 확인하고 평가 주석을 원활하게 제공할 수 있습니다.
• 파일에 대한 액세스 권한을 부여하면 직원은 파일을 보거나 사용하기 위해 로그인할 필요가 없습니다.
• 이 애플리케이션에는 256비트 AES 암호화와 고품질 안전 조치가 있어 네트워크 전반에 걸쳐 철저한 안전을 보장합니다.
• Send Tracker 기능을 통해 파일이 의도한 수신자에게 도달하고 다운로드할 때 알림을 제공합니다.

단점

• 파일에 대해 공유한 링크는 짧은 시간 내에 소멸됩니다.
• 검색 옵션은 느리고 이를 최적화하려면 추가 필터가 필요합니다.

가격

프리미엄 구독은 월 $12부터 시작하여 매달 $36까지 늘릴 수 있습니다.

Document Locator: 효율적인 워크플로 구축에 가장 적합

Document Locator는 Windows 및 클라우드와 연결하여 문서를 손쉽게 관리하고 공유할 수 있는 문서 관리 시스템입니다.

제공하는 몇 가지 기능은 버전 제어, 종이 문서를 디지털 파일로 스캔, 파일 제어 및 이메일 관리입니다.

주요 혜택

• 이 문서 관리 소프트웨어를 사용하면 종이 파일을 완전히 색인화할 수 있는 디지털 파일로 변환할 수 있습니다.
• 이를 통해 문서를 캡처하고 필수 파일 세부 정보가 포함된 메타데이터를 얻을 수 있습니다.
• 타임아웃, 사용자 역할 기반 워크플로, 품질 관리 지점, 편집 가능한 경고 템플릿과 같은 다양한 자동화 기능이 있습니다.
• 책임 및 규정 준수에 대한 디지털 파일 확인을 쉽게 기록할 수 있습니다. 1인 승인의 모든 단계와 더 복잡한 다인 승인까지 처리할 수 있습니다.
• 표지, 영역 또는 바코드를 통해 스캔한 문서의 메타데이터를 기록할 수 있습니다. 또는 Document Pro의 미리보기 기능을 사용하여 컴퓨터에서 다른 매개변수를 하나씩 선택할 수 있습니다.
• 브라우저, 스마트폰 및 데스크톱에서 실행할 수 있습니다.

제한 사항

• UI가 약간 정리되지 않았습니다.
• 교육 세션을 너무 자주 주최하지 않습니다.
• 경우에 따라 특히 여러 사람이 플랫폼을 사용하는 경우 워크플로를 이동하는 동안 플랫폼이 약간 느려질 수 있습니다.

가격

Document Locator 담당자에게 연락하여 라이선스 선택, 멤버십 플랜, 클라우드 또는 현장 서버 애플리케이션, 가상 데모에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.

IsoTracker: 고객 지원에 가장 적합

우리가 평가한 모든 문서 관리 소프트웨어 중에서 IsoTracker는 최고의 사용자 지원을 제공합니다. 도움이 필요한 사람은 인스턴트 메시징을 사용하여 헬프 데스크 직원에게 연락할 수 있습니다. 또한 지원 담당자에게 즉시 전화를 걸거나 문의 양식을 제출할 수 있는 옵션도 있습니다.

주요 혜택

• 이 플랫폼은 효과적인 버전 관리 및 문서 변경 제어를 제공합니다.
• 원할 때 원하는 위치에서 액세스할 수 있는 중앙 집중식 파일 데이터베이스를 제공합니다.
• 파일 저장 및 분류, 작업에 대한 경고 전송, 파일 승인 활동을 자동화할 수 있습니다.
• 애플리케이션을 안전하게 유지하기 위해 매일 파일을 백업하고 암호화 및 세분화된 액세스 제어 기능을 갖추고 파일 관련 활동을 기록합니다.

제한 사항

• 메뉴 설정 및 레이아웃이 더 나을 수 있습니다.
• UI가 약간 구식이어서 사용하기가 조금 어렵습니다.

가격

플랫폼이 비용을 명확하게 명시하지는 않지만 사용자는 온라인 계산 양식을 사용하여 IsoTracker가 요구 사항과 예산을 충족하는지 평가할 수 있습니다. 이 플랫폼은 60일 동안 무료 평가판을 제공합니다.

Evernote 비즈니스: 메모 및 스크린샷 관리에 가장 적합

의심할 여지 없이 Evernote 비즈니스는 문서 정리용으로 널리 알려진 소프트웨어 중 하나입니다. 문서와 메모를 손쉽게 생성하고 공유할 수 있어 보다 지능적이고 효율적인 업무 환경을 만들 수 있습니다.

주요 혜택

• 웹 클리퍼를 사용하면 나중에 사용할 사이트의 스냅샷을 빠르게 저장할 수 있습니다. 모든 관련 데이터를 디지털 방식으로 저장할 수 있으므로 필요할 때마다 쉽게 액세스할 수 있습니다.
• Evernote의 미리 디자인된 템플릿을 활용하면 특정 요구 사항을 충족할 때 시간과 에너지를 절약할 수 있습니다.
• 다양한 외부 소프트웨어와의 포괄적인 통합을 제공합니다. 여기에는 Gmail, Google 드라이브, Salesforce, Slack 및 Outlook이 포함됩니다.
• 손으로 쓴 노트, 화이트보드 이미지, 스캔한 사진을 검색할 수 있습니다. 손으로 쓴 11개 언어와 28개 입력 언어를 인식하는 데 능숙합니다.
• 파일의 하드 카피를 스캔하여 디지털 파일로 안전하게 저장할 수 있습니다.

제한 사항

• 노트 관리는 많은 양의 데이터를 다루는 숙련된 사용자에게 보다 체계적일 수 있습니다.
• 문서 업로드 및 다운로드는 특히 파일 크기가 너무 큰 경우 다소 느릴 수 있습니다.

가격

사용 가능한 다양한 계층의 구독 패키지가 있으며 각 계층은 사용자의 요구에 따라 다양한 기능과 혜택을 제공합니다. 시작 패키지는 사용자당 월 $7.99입니다.

Smartsheet: 프로젝트 관리에 가장 적합

Smartsheet는 원활한 작업 구성, 문서 관리 및 팀워크를 위한 최고의 문서 솔루션 중 하나로 조직에서 자주 선호합니다.

이 도구의 두드러진 특징은 타사 도구와 포괄적으로 연결하는 기능입니다. 여기에는 Salesforce, Zapier, Dropbox, Google Apps 등이 포함됩니다.

주요 혜택

• 제공된 미리 디자인된 템플릿을 활용하여 작업 루틴과 운영 절차를 단순화합니다.
• 이 문서 관리 소프트웨어를 사용하면 한 장의 시트에서 생산 진행 상황을 추적하여 콘텐츠에 대해 팀으로 원활하게 작업할 수 있습니다.
• 또한 작업을 위임하고, 자동 경고를 구성하고, 다른 사람이 콘텐츠를 평가할 수 있도록 하고, 첨부된 메모 형식으로 자세한 설명을 게시할 수 있습니다.
• AWS 및 Equinix에서 호스팅되는 여러 사이트의 데이터를 백업하여 파일의 보안을 우선시합니다.
• 승인 요청 및 업데이트 알림을 통해 반복 작업을 자동화하여 시간을 절약할 수 있습니다.
• 다양한 단계와 조건부 경로를 간단히 병합하여 작업 루틴을 간소화할 수도 있습니다.
• Excel 시트, CSV 문서 및 Google 시트에서 정보를 쉽게 가져올 수 있습니다.
• Android 및 iOS용 모바일 앱을 통해 휴대폰에서 문서를 볼 수 있습니다.

제한 사항

• 모든 기능을 이해하는 것은 처음에는 압도적일 수 있습니다.
• Smartsheet에는 조회 기능과 같은 일부 필수 Excel 기능이 없습니다.

가격

Smartsheet의 유료 요금제는 Pro 요금제로 시작하며 요금은 월 $7입니다. 또한 최소 3명의 사용자가 필요하고 사용자당 월 $25의 비용이 드는 비즈니스 변형도 있습니다.

InfoRouter: 실시간 문서 추적에 가장 적합

고려해야 할 또 다른 문서 관리 소프트웨어는 효율적인 파일 처리를 가능하게 하는 InfoRouter입니다.

다른 문서 관리 시스템과 달리 InfoRouter는 클라이언트측 요소 없이 서버측에서 구현되어야 합니다. 다행스럽게도 이 도구는 엄청난 확장 가능성을 가지고 있으며 거의 ​​100개의 호스트를 활용하여 부하를 완화할 수 있습니다.

주요 혜택

• 이 도구를 사용하면 중요한 문서를 사전 설정된 작업 루틴을 통해 전송하고 실시간 진행 상황을 모니터링하여 안전하게 관리할 수 있습니다.
• 일상적인 사건에 대한 통합 분석을 제공합니다.
• 여러 언어를 지원하므로 원하는 언어로 이메일을 받을 수 있습니다.
• 미리 설정된 폴더의 모니터링된 디렉토리 내에서 문서를 자동으로 가져옵니다.
• 이 도구를 사용하여 사진을 PDF 문서로 쉽게 변환할 수도 있습니다.
• 만들 수 있는 폴더 수에는 제한이 없습니다.
• HTTPS와 SSL을 용이하게 하여 안전한 연결을 보장합니다.
• 기본 설정에 따라 이메일의 내용과 템플릿을 편집할 수도 있습니다.

제한 사항

• 크기가 큰 문서를 업로드할 때 속도가 느려질 수 있습니다.
• 현재 UI는 홈 화면에 너무 많은 기능이 있어 사용자에게 혼란을 줄 수 있습니다.

가격

이 도구의 가격 정보는 공개적으로 사용할 수 없으며 공급업체에 직접 요청해야 합니다.

Onehub: 문서 보안 유지에 가장 적합

Onehub는 컬렉션을 위한 또 하나의 효과적인 문서 관리 시스템입니다. 끌어서 놓기 기능으로 문서 업로드가 간단해집니다. 또한 고객이 하위 폴더에 문서를 구성하고 보안을 유지하며 버전을 관리할 수 있습니다.

주요 혜택

• 끌어서 놓기 속성을 사용하여 문서를 빠르게 가져올 수 있습니다. 또한 폴더 파일 구조, 많은 수의 파일을 업로드하기 위한 보호된 FTP 게이트웨이 및 자동화된 문서 버전 제어를 사용할 수 있습니다.
• 이 플랫폼은 사용자 역할 기반 인증, 이중 인증 및 세션 로그아웃과 같은 다양한 안전 프로토콜을 구현합니다.
• Onehub를 사용하면 스마트폰이나 인터넷 브라우저에서 문서와 파일을 저장하지 않고도 쉽게 미리 볼 수 있습니다.
• 이 문서 관리 시스템을 사용하면 메시징, 검토 및 승인, 폴더 댓글을 통해 동료에게 연락할 수 있습니다.
• 이 플랫폼은 OneDrive 및 Google Drive와 쉽게 연결됩니다.
• 모든 업로드 및 사용자 정의 활동을 추적할 수 있습니다. 의심스러운 활동이 감지되면 감사 추적을 활용하여 권한을 즉시 취소할 수 있습니다.

제한 사항

• 그룹 구성원을 더 작은 그룹으로 나누는 것은 불가능합니다.
• 배우기 어렵고 충분한 교육 자료가 부족합니다.

가격

Onehub의 프리미엄 패키지는 월 $12.50부터 시작하여 월 최대 $500까지 확장됩니다. 또한 모든 패키지에는 14일 무료 평가판이 함께 제공됩니다.

DocuPhase: 생산성 향상에 가장 적합

DocuPhase에는 그룹이 보다 체계적이고 효과적으로 작업할 수 있도록 하는 몇 가지 기능이 있습니다.

주요 혜택

• 이 애플리케이션은 AI 기반 자동 인덱싱 기술을 사용하여 사용자가 사전에 레이블을 설정하고 수신 시 문서를 분리 및 분류할 수 있습니다.
• 고급 검색 옵션을 사용하면 파일 세부 정보를 빠르게 찾을 수 있습니다.
• 자동 문서 라우팅을 통해 관련 전문가와 문서 세부 정보를 공유할 수 있습니다.
• DocuPhase는 유연한 애플리케이션입니다. 많은 파일을 처리하는 그룹에 유용한 기능이 있습니다.
• 문서를 체계적으로 정리하고 모니터링하는 작업을 자동화할 수 있습니다.

제한 사항

• 보안 패치를 업그레이드하거나 적용하는 것은 헬프 데스크의 도움 없이는 어려운 일입니다.
• 초보자는 다양한 기능을 배우는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.

가격

귀하의 부서는 애플리케이션을 구입하기 전에 맞춤형 데모를 평가할 수 있습니다. 가격 구조는 모든 그룹의 요구 사항이 고유하므로 팀이 선택하는 기능에 따라 다릅니다.

문서 관리 시스템에 대한 최종 생각

디지털화가 일반화되면서 종이 파일이 사라지고 있습니다. 그리고 가상 스토리지는 확실히 가장 선호되는 대안입니다.

이들은 최고의 문서 관리 소프트웨어 중 일부입니다. 그러나 이러한 응용 프로그램에는 고유한 기능과 특징이 있습니다.

특정 회사는 고급 기능을 원할 수 있습니다. 여기에는 특정 API에 연결하거나 추가 보안을 위해 다른 시스템을 통해 문서를 라우팅하거나 ISO 표준을 준수하는 것이 포함될 수 있습니다.

그러나 추가 부가 기능이 필요하지 않은 경우 문서 관리 시스템을 설정하는 것이 원활하고 간단합니다. 문서 관리 소프트웨어를 바로 사용할 수 있습니다. 다양한 애플리케이션과 해당 기능을 평가하고 필요에 가장 적합한 것을 선택하기만 하면 됩니다.