최고의 이벤트를 구성하는 데 도움이 되는 이벤트 계획 팁

이벤트 플래너는 계획 프로세스의 모든 단계를 조정할 수 있도록 잘 조직되어야 합니다. 효과적인 전략이 없으면 바쁜 일정이 쉽게 혼란스러워질 수 있으며 곧 이벤트를 시작하기 위한 계획을 통제할 수 없게 됩니다. 한 번에 여러 공급업체를 관리하고 이해 관계자와 연락하고 정시에 지불해야 하므로 행동 계획을 다듬고 정리하는 것이 중요합니다.

이를 수행하는 가장 좋은 방법은 실용적인 팁과 기술을 채택하여 조직 기술을 향상하고 이벤트를 성공적으로 만드는 것입니다.

각 이벤트는 고유한 방식으로 다르지만 이 게시물은 목적과 상관없이 다음 이벤트를 조직할 때 사용할 수 있는 몇 가지 일반적인 내부 정보를 공유하기 위해 작성되었습니다.

다음은 기억에 남는 다음 이벤트를 준비할 때 적용할 수 있는 몇 가지 필수 이벤트 계획 팁입니다.

가능한 한 빨리 시작하십시오

이벤트 계획 프로세스의 첫 번째 단계는 사교 모임, 기업 휴양지 또는 기금 모금 행사인지 여부에 관계없이 명확한 목표를 결정하는 것입니다. 이벤트의 명확하고 명확한 의도를 설정하면 위치, 장소 유형, 후원자 유치와 같은 이벤트의 주요 측면에 더 쉽게 집중할 수 있습니다.

이벤트 계획을 시작할 때 미루지 마십시오. 규모가 큰 행사는 정리하는 데 최소 4~6개월이 걸리는 반면 소규모 행사는 길어야 한 달이 걸린다. 명심해야 할 중요한 팁은 이벤트가 중요한 날까지 꾸준히 운영되도록 벤더 계약이 이벤트 몇 주 전에 완료되도록 하는 것입니다.

명확하고 정량화 가능한 목표 설정

현실적인 목표와 목표를 설정하려면 몇 가지 질문으로 시작하세요.

• 이 이벤트가 계획된 이유 는 무엇입니까?
• 이벤트 주최측은 이 특정 이벤트를 통해 무엇을 달성하기를 기대합니까?

계획을 시작 하기 전에 회사의 주요 목표를 확실히 이해하여 이벤트 계획 체크리스트에 있는 각 작업의 성공률을 높이십시오. 다음 큰 프로젝트를 위해 일정 금액을 기부하고 싶습니까? 50명 또는 500명의 손님을 모실 의향이 있습니까? 아마도 당신은 특정한 원인에 주의를 기울이려고 할 것입니다.

진행 상황을 측정할 수 있는 기준으로 목표를 설정하십시오. 이것은 팀이 목표를 시각화할 뿐만 아니라 실현하는 데 도움이 됩니다. 유능한 이벤트 기획자는 목표에 도달하고, 놓쳤거나, 심지어 초과했을 때의 결과도 고려합니다. 그들은 일을 마무리하는 것이 가장 좋은 때와 다음 이벤트에서 더 매력적인 것을 시도할 적절한 시기를 더 고려할 것입니다. 당신이 원하는 곳을 정확히 알면 거기에 효과적으로 도착하는 방법을 알게 됩니다.

투명하게 계획

주요 이해 관계자와 마케팅 팀이 이벤트 계획에 대한 힌트를 얻을 수 있도록 하십시오. 귀하가 설정한 일정과 행사의 목표 및 목표와 같이 전달할 내용을 그들에게 알리십시오. 이해 관계자를 프로세스에 참여시키면 모든 이벤트 참석자의 경험을 브랜드화하고 병합할 수 있습니다.

주목할만한 이벤트의 경우 컨셉에서 미디어 PR에 이르기까지 이벤트 타임라인의 모든 세부 사항이 원활하게 실행되도록 참석자에게 가능한 한 자주 최신 정보를 제공합니다.

상호 존중의 직업적 관계 육성

귀하의 전문성은 성공적인 이벤트 조직과 관련되어 있다는 점을 명심하는 것이 중요합니다 . 기억해야 할 주요 이벤트 계획 팁 중 하나는 고객 참여에 집중하는 것입니다. 귀하와 귀하의 회사가 하는 일을 존중하고 그들과 지속적인 파트너십을 구축하는 고객을 식별하기 위해 노력하십시오.

상호 존중을 소중히 여기고 유지함으로써 좋은 비즈니스 관계를 위한 토대를 마련하기로 결심하십시오. 귀하의 강점을 활용하면 손님에게 최적의 경험을 제공할 수 있습니다.

데이터와 가장 친한 친구 되기

이벤트 계획 기술의 결과를 측정하고 학습하는 방법을 개발하고 데이터를 수집하여 계획 과정에서 결정의 효과를 결정합니다.

프로세스가 합법적인 영향을 미치고 있는지 어떻게 확인할 수 있습니까? 예를 들어 객관적인 조사를 수행하고 NPS를 측정할 수 있습니다.

양질의 데이터를 소유하면 향후 이벤트 계획을 개선하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 고객이 성공하지 못할 수도 있는 아이디어를 제안할 때 귀하의 사례를 지원합니다.

타겟 고객 식별

계획의 중요한 부분은 대상 고객을 정의하는 것입니다.

• 현지인?
• 비즈니스 파트너 또는 경영진?
• 관리?
• 현재 또는 잠재 고객?
• 이 그룹의 조합?

성공적인 이벤트의 핵심은 의도한 청중에게 다가가는 것입니다. 누가 누구 인지 알게 되면 그들의 필요와 관심사에 맞게 이벤트를 조정하는 방법 을 연구할 수 있습니다.

청중, 인구 통계, 태도, 관심 또는 싫어함 등에 대한 충분한 데이터를 수집하십시오. 특정 청중을 파악하고 정의하는 데 도움이 되도록 그들의 특성에 의존하십시오.

놀라운 직원 고용

이벤트 계획 팁은 성공적인 이벤트를 만드는 데 좋은 직원을 고용하는 것의 가치를 강조합니다. 그들은 정중하고 전문적인 태도를 보일 것이며 손님의 질문에 답하기 위해 행사에 대한 깊은 지식을 가질 것입니다.

이벤트 직원이 업무에 어떤 경험을 제공하는지 확인하는 것이 중요하므로 지원서를 작성하고 확인할 수 있는 참조 자료를 제공하도록 하십시오. 그리고 이벤트가 시작되기 전에 누군가가 이벤트 세부 사항을 살펴보고 느슨한 끝을 묶도록 하여 이벤트 중에 원치 않는 놀라움이 발생하지 않도록 하십시오.

이벤트 공간을 신중하게 선택하십시오

날짜를 정했다면 이제 완벽한 장소를 예약해야 합니다. 장소와 날짜와 같은 중요한 세부 사항은 가능한 한 빨리 마무리되어야 합니다. 이는 이벤트 관리가 마케팅 캠페인을 조기에 시작할 수 있도록 하기 위한 것입니다.

장소를 고려할 때 다음 사항을 고려하십시오.

• 모든 사람이 엘리베이터와 출입구에 쉽게 접근할 수 있습니까? 전 성별 화장실 시설을 이용할 수 있습니까? 통역사 또는 라이브 캡션 화면이 필요한 경우 충분한 공간이 있습니까?
• 50명의 손님을 위한 공간 요구 사항은 500명과 비교할 때 다릅니다.
• 넓은 주차장이 있고 일반도로에서 쉽게 진입할 수 있습니까?
• 특정 보험에 가입해야 합니까? 책임에 관한 규정은 무엇입니까?
• 이벤트에 스피커, 마이크 및 카메라가 필요한 경우 플러그, 연장 코드 등을 포함한 AV 장비를 위한 공간이 있는지 확인하십시오.

종합적인 이벤트 계획

철저한 이벤트 계획은 목표에서 물류에 이르기까지 모든 주요 측면을 다루는 할 일 목록을 요약해야 합니다. 이 계획은 조직을 유지하고 시간을 절약하며 이벤트 계획이 순조롭게 진행되도록 하는 데 도움이 됩니다. 또한 참석자, 팀 구성원 및 이벤트를 설정하는 조직과 관련된 다른 사람들에게도 훌륭한 리소스가 될 수 있습니다.

광범위한 계획에 포함되어야 하는 필수 사항은 다음과 같습니다.

• 장소
• 물류 센터
• 케이터링 관리
• 연사/인재
• 발표자/MC
• 일정/타임라인
• 오락
• 프로모션 패키지
• 등록 관리
• 후원 계획 및 관리
• 자원봉사

이벤트 브랜드

포착하고 사로잡는 현재 테마는 이벤트가 경쟁에서 눈에 띄게 하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이벤트의 다양한 기능, 특히 이름에서 이 주제를 전달해야 합니다. 독특한 기능을 선보이고 온라인 미디어에서 홍보하여 ​​사람들이 귀하의 이벤트에 참석하도록 유도하십시오.

다양한 이벤트 이름을 고려할 때 다음과 같이 자문해 보십시오. 이 이벤트가 업계에서 주최하는 다른 이벤트와 어떻게 다릅니까? 이번 행사를 통해 어떤 메시지나 이상을 표현하고 싶으신가요? 행사의 주요 특징은 무엇입니까?

태그라인 생성: 이름을 설정한 후 태그라인을 작성합니다. 이 모든 것이 이벤트 브랜드에 영향을 미치고 나면 요점을 유지하고 눈에 띄게 만드는 것을 잊지 마십시오.

로고 작성: 대규모 이벤트 또는 일련의 이벤트를 조직하는 경우 로고를 작성해야 합니다.

시각적 아이덴티티 설정: 이벤트의 모든 기능을 결합하는 시각적 아이덴티티를 구성합니다.

다중 채널 마케팅 계획 수립

이벤트를 계획할 때 소셜 미디어, 공식 웹사이트, 이메일 뉴스레터를 활용하여 이벤트를 홍보하고 티켓을 판매하십시오. 다음 마케팅 콘텐츠에는 이벤트에 대한 세부 정보, 참석자가 등록할 수 있는 방법 및 기대할 수 있는 사항이 포함되어야 합니다.

• 지난 이벤트의 회원 및 게스트에게 발송된 이메일
• 다양한 브랜드의 소셜 미디어 플랫폼에 게시
• 회사의 공식 웹사이트에서 제공되는 정보
• 정기 뉴스레터의 정보
• 연사 및 유명 게스트가 소셜 미디어 플랫폼을 통해 이벤트 세부 정보를 홍보하도록 합니다.
• 다양한 후원 획득 및 보장(이벤트를 보증하려는 잠재적 후원자 목록 작성)

예산을 만들고 그것을 지키십시오

사용할 수 있는 예산이 함께 구성할 수 있는 이벤트 유형에 영향을 미치므로 처음부터 예산을 결정하는 것이 중요합니다. Worley의 이벤트 계획 팁은 지출할 금액을 계산한 다음 초기 추정치의 10%를 더 지출하도록 예산을 책정하라고 조언합니다.

조직적 문제는 언제든지 나타날 수 있습니다 . 추가 또는 예상치 못한 비용을 충당할 계획입니다.

예산을 설정한 후에는 어디에 사용할 리소스를 식별해야 합니다. 예를 들어, 전문적이고 경험이 풍부한 AV 제작진에게 투자하는 대신 장식 요소에 예산을 낭비하면 이벤트가 엉망이 될 수 있습니다.

타임라인 및 체크리스트 만들기

고정된 기한은 이벤트 계획을 지연 없이 계속 실행할 수 있도록 합니다. 특정 결정에 도달해야 하고 작업이 완료되어야 하는 시기를 결정할 수 있으므로 일반적인 할 일 목록보다 더 효과적입니다.

간결한 체크리스트는 수행해야 할 작업을 인식하고 도달할 마감일을 결정하며 필요한 추가 지원을 결정하는 데 도움이 됩니다. 또한 준비 과정에서 재정 및 시간 추정치를 생성할 수 있습니다. 체크리스트를 작성하면 각 작업의 진행 상황을 평가하는 데 도움이 될 수도 있습니다.

다음과 같이 자문하여 이벤트 날짜가 가까워지면 타임라인과 체크리스트를 최신 상태로 유지하십시오.

• 판매자는 언제 도착합니까?
• 연락처는 누구입니까?
• 식사는 언제 제공됩니까?
• DJ는 언제 라이브 밴드를 인수합니까?

후원자를 효과적으로 홍보하세요

대면 이벤트를 준비하든 가상 이벤트를 준비하든 도움 없이 전체 자금을 조달할 필요가 없습니다. 잠재적인 후원자와 연락하여 참석자와 브랜드 노출 대가로 이벤트 자금을 조달할 수 있는 기회를 찾으십시오.

후원자를 어떻게 보여줄 것인지 계획을 세우십시오. 계획에 다음을 포함합니다.

• 참석자를 위한 이벤트 앱. 이 리소스를 통해 게스트는 다양한 스폰서를 인식하고 푸시 알림을 보내고 사용자 친화적인 일정에 연결할 수 있습니다.
• 후원시장. 온라인 이벤트를 통해서도 후원자의 요구 사항을 충족할 수 있습니다.
• 마케팅 자료. 이벤트의 마케팅 도구에 기여함으로써 얻을 수 있는 이점에 대한 요약을 통해 스폰서 경험의 질을 높이십시오. 이벤트 기간 동안 외침을 사용하여 청중과 함께 후원자에 대한 브랜드 인지도를 높입니다.

대부분의 이벤트 계획 팁은 스폰서가 계약서에 서명하는 순간부터 스폰서를 깊이 소중히 여기도록 상기시켜줍니다. 그들은 당신의 행사에서 보고 들으려고 돈을 지불했다는 것을 명심하십시오.

모든 것을 사진에 담다

TechCrunch에는 이벤트의 이미지가 포함된 Flickr 계정이 있습니다.

이벤트의 성공을 강조하는 흥미롭고 흥미로운 사진을 캡처하십시오. 그런 다음 다양한 소셜 미디어 마케팅 플랫폼에서 공유하여 버즈를 생성할 수 있습니다.

전문 사진 작가는 특정 이벤트를 홍보하는 사진 유형을 잘 알고 있으며 특정 세부 정보를 요청할 것입니다. 이벤트 브랜딩, 활기찬 공간, 즐거운 시간을 보내는 손님 등 이벤트의 다양성을 포착하는 다양한 사진을 원한다고 알려주십시오.

디자인 단계에서 이벤트의 모든 시각적 측면을 고려해야 합니다. 역동적인 배경을 만드는 것은 무엇입니까? 사진을 잘 찍고 브랜드나 스폰서를 홍보할 수 있는 주요 기능은 무엇입니까?

오늘의 물류 계획

모든 필수 이벤트 전문가(AV 기술자, 데코레이터, 사진사, 보안 요원 등)를 정확히 파악, 검토 및 고용하여 이벤트의 성공을 보장하십시오. 영향력 있는 전문가 및 업계 인플루언서가 포함될 수 있는 라이브 연사 및 발표자는 이벤트에서 선보이고 싶은 아이디어를 공유할 자격이 있으므로 예약해야 합니다.

손님의 이벤트 일정에서 균형을 맞추는 것이 중요합니다. 당신은 그들이 가능한 한 많이 프로그램에 참여하기를 원합니다. 이벤트 내에서 다양성을 만들어 관심을 포착하고 유지하십시오.

그러나 프로그램에 참석자가 자신이 받아들이는 모든 정보를 섞고 처리할 수 있도록 충분한 시간과 공간을 만들고자 합니다. 일정은 예기치 않은 상황에 대한 여유를 제공해야 합니다.

문제가 발생할 경우를 대비하여 백업 계획을 세우십시오.

예상치 못한 실수나 문제가 발생할 경우 백업 계획을 세워야 합니다. 포괄적인 백업 계획은 귀하의 행사가 순조롭게 진행되고 모든 관련자들의 성공을 보장할 것입니다. 따라서 직원, 공급 업체 및 장소 담당자와 계획을 공유하십시오. 그들이 계획에 참여하고 문제가 발생할 경우 따라야 할 프로토콜을 알고 있는지 확인하십시오.

이러한 문제 중 일부는 백업 장비(마이크, 스피커 등), 발생할 수 있는 가능한 시나리오 목록, 발표자 불참 또는 이벤트가 온라인으로 이동하는 것을 포함할 수 있습니다.

협상 과정을 두려워하지 말라

다음은 벤더와 거래할 때 염두에 두어야 할 좋은 이벤트 계획 팁입니다. 모든 것은 협상 가능합니다. 가격을 협상할 때 주저하지 마십시오. 숨겨진 비용은 이벤트 계획 단계에서 언제든지 나타날 수 있으므로 공급업체와 거래하기 전에 예산을 계산하십시오. 첫 번째 제안보다 5-10% 낮은 가격으로 협상하기로 결정합니다. r .

다른 산업의 물류 배우기

다른 산업이 어떻게 작동하는지에 대한 복잡한 세부 사항에 익숙해질 필요는 없지만 일반적인 물류에 대한 아이디어가 있으면 이벤트 기획자로서 확실히 도움이 될 것입니다. 관련된 다른 조직 및 공급업체와 커뮤니케이션할 때는 최대한 구체적으로 말하십시오.

예를 들어, 의자, 테이블 및 텐트를 수용하는 데 필요한 평방 피트의 양을 결정할 수 있고 발전기 전력량, 에어컨 BTU 및 기타 세부 사항에 대한 단서를 얻을 수 있으면 이벤트를 원활하게 구성하는 데 도움이 됩니다.

직원 및 참석자 피드백 수집

이벤트가 끝나면 결과에 대한 피드백을 받습니다. 직원과 참석자 모두로부터 중요한 피드백을 받으면 관련된 모든 사람에게 성공하거나 실패하게 만든 요인을 측정하는 데 도움이 됩니다.

이전 이벤트를 성공적으로 만든 중요한 요소를 이해함으로써 다음 이벤트를 계획할 때 이러한 작업을 반복하는 것을 목표로 할 수 있습니다. 또한 다가오는 이벤트에 대한 기준을 높이기 위해 개선의 여지가 있는 부분을 알게 될 것입니다. 이벤트 기획 과정이나 이벤트 자체에서 발생하는 장애물이나 문제가 있었다면 이를 메모하고 해결하세요.

그렇게 하면 이벤트를 만들고 중단시키는 요소와 다른 이벤트를 계획할 때 계속 수행할 수 있는 작업 또는 변경 작업에 대한 더 나은 이해를 얻을 수 있습니다.

이벤트 계획 팁을 통한 성공

이벤트를 계획하는 것은 어렵고 힘든 작업일 수 있습니다. 그러나 이 기사에서 논의된 10가지 이벤트 계획 팁은 강력하고 효과적인 이벤트 계획 전략을 세우는 데 도움이 될 것입니다.

대상 청중, 그들이 누구이며 무엇을 원하는지에 대한 친밀하고 상세한 이해는 이벤트의 성공을 보장하는 데 매우 중요합니다. 참석자에게 귀중한 경험을 제공할 수 있는 방법에 대해 더 많이 알수록 이상적인 (그리고 성공적인) 이벤트를 구성할 수 있는 더 많은 기회를 만들 수 있습니다. 그리고 그것은 잘 조직된 모든 이벤트 플래너의 목표입니다.

이벤트 계획 팁에 대한 이 기사를 재미있게 읽었다면 다음도 읽어야 합니다.

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