내부 회사 Wiki에 필요한 8가지 기능

내부 회사 위키는 단순한 편의가 아닙니다. 쉽게 "제도화된 지식"이 될 수 있는 정보를 한정하고 수량화합니다. 회사 내부 위키는 사소한 메모도 없다는 철학을 수용해야 합니다.

내부 위키는 매우 중요하며 간결하고 쉽게 액세스할 수 있으며 자주 업데이트되어야 합니다. Wiki는 회사에서 커뮤니케이션과 생산성을 높이는 데 사용할 수 있는 최고의 원격 도구 중 하나입니다.

다음 8가지 기능은 내부 회사 위키를 "잊어버린 프로젝트"에서 "일상 리소스"로 변환할 수 있으며 직원 교육 시간을 단축할 뿐만 아니라 직원이 작업 중에 갇히는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다.

1. 위키를 만들려면 위키 소프트웨어가 필요합니다

자유 시간이 많은 대규모 개발 팀의 비즈니스라면(축하합니다), 자신의 Wiki를 코딩하는 것이 좋습니다. 그러나 일반적으로 직원의 시간은 Wiki 코드 기반보다 Wiki 콘텐츠를 편집하고 유지 관리하는 데 사용하는 것이 좋습니다. 다시 말해, 당신의 팀은 오븐을 만들지 않고 피자를 만드는 데 집중할 수 있습니다.

호스팅된 타사 Wiki 솔루션을 사용하면 팀에서 문제 해결, 패치, 업데이트 및 기능 변경에 시간을 할애할 필요가 없습니다. 다음은 지식 기반에 유용할 수 있는 몇 가지 권장 Wiki 소프트웨어 제품군입니다.

• Tettra: Tettra는 훌륭한 지식 공유 및 협업 플랫폼입니다. 또한 수십 개의 다른 서비스와 통합되므로 모든 내부 문서를 처음부터 시작할 필요가 없습니다. Google 문서를 포함하고 Dropbox 또는 Zapier에서 공유하고 GitHub, Slack, Prezi 및 Microsoft Teams를 통합할 수도 있습니다. 엔지니어링 팀은 Tettra를 사용하여 코드 기반 및 제품 사양을 추적하고 마케팅 팀은 Tettra를 사용하여 프로젝트 관리 및 제품 출시를 추적합니다.
• Bit.Ai: Bit.Ai는 회사 내부 위키를 위한 또 다른 좋은 선택입니다. 코드 블록, 수학 방정식 및 스마트 테이블과 같은 사용자 정의 위젯으로 Wiki 파일을 사용자 정의할 수 있습니다. 또한 가장 인기 있는 전문 커뮤니케이션 및 협업 앱과도 통합됩니다.
• ConcourseConnect: ConcourseConnect는 커뮤니티 구축에 관한 것이지만 기업을 위한 Wiki 및 협업 도구로 훌륭하게 기능합니다. 현재 설정에 따라 비즈니스에 적합하거나 과도할 수 있는 일종의 올인원 솔루션입니다. 그러나 ConcourseConnect를 사용하면 블로그, 직원 프로필, Wiki, 웹사이트, 협업 및 활동 추적을 모두 한 곳에서 설정하고 통합할 수 있습니다.

Wiki 소프트웨어를 찾는 것은 시작에 불과합니다. 그런 다음 내부 회사 위키에서 파일이 어떻게 저장되고 공유되는지 자문해야 합니다.

2. 포괄적인 파일 저장 및 공유 액세스가 필요한 경우

Wiki 파일은 어디에 저장되며 직원은 이러한 파일을 어떻게 추가하고 편집합니까? 어떤 종류의 권한을 설정했습니까? 누가 어떤 Wiki 항목을 편집할 수 있습니까? 코드 리뷰나 모범 사례에 대한 FAQ나 위키 페이지를 비프로그래머가 편집하기를 정말로 원하십니까?

필요한 파일 저장 및 액세스 기능은 다음과 같습니다.

• 여러 소스의 파일 첨부 기능: 오늘날 사람들은 Google 문서 및 클라우드 서비스를 사용합니다. 직원은 Evernote나 iCloud, 휴대폰, 태블릿, 노트북에서 바로 Wiki로 파일을 업로드, 첨부 또는 통합할 수 있어야 합니다.
• 크 거나 무한한 업로드 제한: 내부 회사 Wiki는 적절하게 사용되면 시간이 지남에 따라 매우 커지고 포괄적인 경향이 있습니다. 데이터 한도에 도달하면 위키가 손상될 것입니다. 장기 Wiki 전략을 실행하기 전에 직원들이 드라마 없이 정기적으로 멀티미디어 파일을 안전하게 업로드할 수 있는지 확인하십시오.
• 사용자 정의 가능한 액세스 권한: 이상적인 Wiki 또는 협업 소프트웨어에는 모든 사람이 동일한 액세스 권한을 갖지 않도록 일종의 계층화된 권한 시스템이 있어야 합니다. 최소한 보기 권한, 댓글 권한, 편집 권한 및 새 Wiki 파일을 생성할 권한이 별도의 계층에 있어야 합니다.

파일을 안전하게 저장하고 공유하면 직원이 해당 파일을 공유하고 함께 작업할 수 있는 도구가 있어야 합니다.

3. 내부 회사 Wiki에는 강력한 협업 도구가 필요합니다.

혼란스럽거나 약한 협업 기능을 가진 내부 회사 위키는 물에 잠겨 있습니다. 위키의 요점은 대규모 그룹과 지식을 공유하는 것입니다. 원격 팀은 특히 효과적으로 협업해야 합니다.

Wiki 항목을 만들든 다른 앱에서 통합 파일과 콘텐츠를 만들든 선택한 Wiki 소프트웨어는 다음을 수행할 수 있도록 허용해야 합니다.

• 문서 공유: 분명히 편집자는 위키에서 자신의 문서를 올바른 권한을 가진 사람들과 공유할 수 있어야 합니다.
• 주석 : 문서를 볼 수 있는 권한이 있는 모든 사람은 주석을 추가할 수 있어야 합니다.
• 변경 제안: 기존 텍스트를 변경할 때 텍스트가 제안으로 표시되도록 하는 옵션이 있어야 합니다. 이것은 직원들이 동료의 사고 과정을 보고 최종 텍스트에 대해 합의할 수 있기 때문에 더 나은 공동 편집을 가능하게 합니다.
• 변경 사항 추적: 선택한 Wiki 소프트웨어는 특정 문서뿐만 아니라 Wiki 전체의 변경 사항도 추적할 수 있어야 합니다. 변경 사항이 있을 때, 새 파일과 페이지가 추가될 때, 콘텐츠가 제거될 때를 기록해야 합니다. 귀하의 Wiki 유지 관리를 담당하는 사람들은 이 기능이 매우 유용하다는 것을 알게 될 것입니다.
• 커뮤니케이션 앱과의 통합: Slack 또는 이메일과 통합할 수 있는 Wiki 소프트웨어가 이상적입니다. Wiki의 변경 사항으로 인해 기존 팀 채팅에 알림을 보낼 수 있는 경우 책임감과 투명성이 있는 환경을 만듭니다. 또한 항상 실수를 더 빨리 수정합니다.

다음 단계는 위키에 무엇이 들어가는지 파악하는 것입니다(그리고 더 중요하게는 무엇이 포함되지 않는지).

4. 위키에 들어갈 내용과 그렇지 않은 내용에 대한 지침을 만들어야 합니다.

여기에서는 교육 및 학습 리소스에 대한 액세스가 핵심입니다. Wiki에 포함될 가치가 있는 항목에 대한 명확한 지침을 만들어야 합니다.

내부 회사 Wiki는 불필요하고 모순되고 중복되거나 오래되거나 잘못된 정보로 인해 지저분하고 혼란스러운 덤프가 되기 때문에 종종 실패합니다. 대신 위키에 들어가야 하는 것과 하지 말아야 할 것을 결정하고 그 정보를 모든 직원에게 배포하십시오. 위키 가이드라인을 위키 자체의 홈 페이지로 만드는 것은 좋은 생각일 수 있습니다.

실제 규칙은 물론 귀하와 위키를 어떻게 사용하고 싶은지에 달려 있습니다.

귀하의 위키는 신입 사원 온보딩에 관한 모든 것입니까? 이 경우 Wiki 파일 및 항목은 HR 문서, 교육 자료 및 모범 사례 문서로 제한되어야 합니다.

당신의 위키는 프로젝트 관리를 위한 것입니까? 이 경우 직원은 주제에서 벗어난 위키 항목이 삭제된다는 사실을 알아야 합니다. 직장에서 가까운 점심 장소에 있는 위키 항목은 적절하지 않을 것입니다.

귀하의 위키는 표준과 모범 사례를 통합하기 위한 것입니까? 위키를 유기적으로 성장시키는 것보다 미리 템플릿을 사용하여 스키마를 만드는 것이 현명할 수 있습니다. 예를 들어 회사의 모든 사람이 똑같은 방식으로 자동차를 제작하기를 원하면 "타이어", "프레임", "모터", "변속기" 및 "섀시" 섹션을 만들고 메인 엔지니어가 작성합니다.

회사에서 여러 부서의 도움을 받아 여러 제품과 서비스를 만드는 경우 혼란을 방지하기 위해 별도의 작업 공간을 고려할 수 있습니다.

5. Wiki에는 팀을 위한 별도의 작업 공간이 필요합니다.

모든 정보가 모든 팀 구성원, 특히 다양하거나 고도로 세분화된 회사에서 유용한 것은 아니므로 Wiki에 별도의 작업 공간이 필요합니다.

영업 사원이 CRM 정보에 도달하기 위해 프로그래밍 위키 기사의 끝없는 무리를 헤쳐나가야 하는 경우 위키는 덜 유용해집니다(결과적으로 덜 사용됨). 컴파일을 위한 적절한 절차를 찾기 위해 고객 관리 문서를 스크롤해야 하는 개발자도 마찬가지입니다.

별도의 작업 공간은 이러한 낭비를 줄여줍니다. 특정 지점, 부서 또는 전문 분야의 직원이 Wiki에 로그온하면 해당 Wiki의 요구 사항과 가장 관련이 있는 섹션에 해당 직원을 배치해야 합니다. 이러한 디지털 작업 공간은 알림 피로도를 방지합니다. 직원은 자신과 관련된 알림만 받습니다.

6. 내부 위키에는 작동하는 검색 기능이 필요합니다

내부 위키는 가장 세심하게 구성된 조직을 가질 수 있지만, 누구나 진정으로 원하는 것은 문제를 "구글링"하는 것입니다. 43%의 사람들은 다른 솔루션을 시도하기 전에 바로 검색창으로 이동합니다. 회사 내부 위키에는 작동하는 검색창이 필요합니다.

지식 근로자는 업무 수행에 필요한 정보를 검색하는 데 19%의 시간을 보냅니다. 그들은 또한 휴대전화와 브라우저를 통해 검색하는 데 익숙합니다. 작동하는 검색 표시줄은 직원에게 더 빨리 정보를 제공합니다.

그들은 위키의 파일 스키마를 배울 필요가 없으며 추가 교육이 필요하지 않습니다. 병가를 내는 방법을 찾고 있는 사람은 기사가 "인사" 섹션에 있는지 "오리엔테이션" 섹션에 있는지 추측하려고 하는 대신 검색 창에 해당 정보를 입력하기만 하면 됩니다.

Wiki의 검색 엔진은 성공하거나 실패합니다. 검색 기능이 좋은지 바로 알 수 있는 쉬운 방법은 없습니다. 구매하거나 커밋하기 전에 모든 Wiki 플랫폼에 전체 테스트 실행을 제공하는 것이 좋습니다. Wiki가 공개적으로 사용 가능한 경우(예: Wikidot), 공개 Wiki를 선택하고 관련 산업에 대한 공통 용어를 검색합니다. 검색 결과가 귀하의 검색어와 관련이 있습니까?

Wiki가 공동 작업 소프트웨어인 경우 데모에 액세스하는 방법에 대해 담당자에게 문의하십시오. 그 검색창을 땅에 떨어뜨리세요. 실험해 보세요. 검색창에서 오타를 처리할 수 있습니까? 입력한 내용에 가까운 것을 찾으려고 합니까, 아니면 0개의 결과를 반환합니까?

위키 문서에 키워드 기능이 있습니까? 관련 주제로 각 파일에 태그를 지정할 수 있습니까? 이러한 기능은 모두 Wiki 검색 엔진을 향상시키므로 계속 주시하십시오.

7. Wiki는 정기적인 정리가 필요하고 이를 수행할 사람이 지정되어야 합니다.

Wiki는 깨진 링크, 오래된 정보 및 중복 페이지의 얽힌 둥지가 될 수 있습니다. 효과적이고 오래 지속되는 내부 회사 위키는 위키를 정리하고 최상의 상태로 유지하는 데 전념하는 시간과 인력의 산물입니다.

이 프로세스를 종종 "위키 가드닝(wiki-gardening)"이라고 하며, 오래된 페이지를 정리하고, 끊어진 링크를 잘라내고, 훈련 데이터를 깔끔하고 기능적인 데이터베이스로 육성하기 위해 위키 가드너를 지정해야 합니다.

다음은 Wiki 정원 가꾸기에 대한 몇 가지 팁입니다.

1. 최소한 한 사람을 정규 위키 정원사로 지정하십시오. 더 큰 회사의 경우 두세 사람이 작업을 수행해야 합니다.
2. 정기적으로 Wiki 리뷰를 설정합니다. 일주일에 한 번 또는 한 달에 두 번 Wiki 정원사는 Wiki에 대한 모든 편집 내용을 검토해야 합니다.
3. Wiki 정원사가 친숙해야 하는 Wiki 지침과 편집 내용을 비교하고 표준에 맞게 편집 내용을 변경합니다.
4. Wiki-gardeners는 직원들에게 알려야 합니다. 직원이 깨진 링크, 오래된 페이지 또는 기타 명백한 오류를 발견하는 경우 직원은 해당 오류를 Wiki-gardeners 중 한 명에게 보내 수리해야 함을 알아야 합니다.
5. 오래되었거나 관련이 없는 페이지를 검색합니다. 제품이나 관행이 변경되거나 삭제되면 Wiki-gardeners에게 즉시 알리십시오. 그들은 해당 제품이나 관행에 대한 빠른 검색을 실행한 다음 필요한 변경을 수행할 수 있습니다.
6. Wiki 정원사에게 추가 시간을 주십시오. 회사 내부 위키의 규모에 따라 위키 정원사가 되는 것은 그 자체로 직업이 될 수 있습니다. 정원사가 이 추가 활동을 수행할 시간, 보상 및 정신적 에너지가 있는지 확인하십시오.

집이 깨끗해지면 문이 잠겨 있는지 확인하고 싶을 것입니다. 보안이나 백업이 없는 회사 내부 위키는 재앙이 기다리고 있을 수 있습니다.

8. 위키에는 보안과 백업이 있어야 합니다.

내부 회사 위키는 민감하고 독점적인 정보로 빠르게 채워질 것입니다. 그렇지 않으면 쓸모가 없을 것입니다. 그러나 좋은 내부 회사 위키는 악의적인 침입으로부터 안전해야 함을 의미합니다.

좋은 위키는 (a) 가치 있고 (b) 거대하기 때문에 위키에는 안전한 백업도 있어야 합니다. 한 번의 충돌로 만들고 유지 관리하는 데 필요한 모든 노력을 되돌릴 수 없습니다.

다행히 기업 위키를 보호하고 백업할 수 있는 솔루션이 많이 있습니다. 대부분의 위키 플랫폼에는 몇 가지 변형이 있지만 다음은 찾아야 할 보안 기능입니다.

• 사용자 로그인 및 직원 정보는 안전해야 합니다.
  • IP 필터는 모든 로그인이 로컬/승인된 위치에서 왔는지 확인할 수 있습니다.
  • 암호는 해시되고 소금에 절여야 합니다.
  • 로그인은 다단계 인증으로 보호되어야 합니다.
• 플랫폼 서버에서 송수신되는 데이터는 암호화되어야 합니다.
• 소프트웨어는 정기적으로 업데이트되어야 합니다. 위키 서비스나 앱은 얼마나 자주 패치되나요?

내부 회사 위키도 정기적으로 백업해야 합니다. 이 작업을 직접 수행하거나 수행할 수 있는 플랫폼을 찾아야 합니다. 다음에 대한 잠재적인 위키 솔루션을 확인하십시오. 실제로 담당자에게 직접 다음 질문을 하는 것이 좋습니다.

1. 백업이 자동화됩니까? 사용자 정의할 수 있습니까?
2. 위키는 얼마나 자주 백업됩니까?
3. 백업은 어디에 있습니까? 그 위치는 암호화되어 있고 안전한가요?
4. 전송하는 동안 데이터가 암호화됩니까?
5. 누가 백업에 액세스할 수 있습니까?
6. 백업 데이터가 여러 실제 위치에 저장되어 있습니까?
7. 백업을 덮어쓰거나 여러 버전이 저장되어 있습니까?
   1. 이것은 손상된 버전이나 위키에 대한 악의적인 변경이 영구적으로 기록되는 것을 방지하기 위해 필요합니다.

Wiki가 안전하고 필요한 모든 기능이 있다는 확신이 들었다면 마침내 내부 지식 기반 구축을 시작하고 커밋해야 할 때입니다.

내부 회사 Wiki는 모든 사람을 동일한 페이지로 유지합니다.

내부 회사 Wiki의 이점은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 기업에만 국한되지 않습니다. 교육 시설에서도 온라인 Wiki 및 협업의 이점을 누릴 수 있습니다. 중요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있고 쉽게 사용자 지정할 수 있고 쉽게 추가할 수 있으면 모든 직원이 혜택을 볼 수 있습니다.

내부 Wiki는 회사에서 데이터 사일로가 형성되는 것을 방지하여 변화하는 시장에서 회사를 더욱 민첩하게 만듭니다. 지식은 결국 힘입니다. 오래된 속담처럼 항상 조직적이고 유용한 최신 지식을 직원과 회사에 제공하지 않겠습니까?