사무실 공간을 위한 최고의 가이드

우리 중 많은 사람들이 수년 동안 재택 근무를 하거나 하이브리드 사무실 배치(오고, 가고, 머물고, 떠나고, 앉고, 일어서기… 그리고 지금도 많은 회사가 정상 또는 새로운 정상으로 돌아가고 있음을 알게 된 교훈이 있습니다. 대체 작업 공간은 고용주와 직원에게 혜택이 있다는 것입니다. 물론 단점도 있습니다. 호텔 사무실 공간에 중점을 두고 모든 것을 살펴보겠습니다.

하이브리드 직장이란 무엇입니까?

GoodStudio/Shutterstock.com을 통한 이미지

하이브리드 사무실은 사무실 직원과 원격 직원이 혼합된 사무실입니다. 재택 근무자와 원격 근무자도 바뀔 수 있습니다. 즉, 재택 근무자가 언젠가는 집이나 외근을 선택할 수 있으며 그 반대의 경우도 마찬가지입니다. 또한 사무실 직원이 근무 하는 장소 라도 책상 가용성과 직원이 필요로 하는 사항(예: 회의를 개최하는 개인 사무실이나 팀 프로젝트를 진행하기 위한 회의실)에 따라 매일 변경될 수 있습니다. 이러한 변화하는 요구 사항에 대한 프로세스를 분류하고 생성하기 위해 핫 데스킹 및 데스크 호텔링이라는 두 가지 스타일의 하이브리드 작업 공간이 등장했습니다. 둘 다 매일 앉는 할당된 책상에 대한 대안입니다.

하이브리드 직장 전문가

• 부동산을 보다 효율적으로 사용하면 하이브리드 작업 공간을 비용 효율적으로 사용할 수 있습니다.
• 책상은 개인화되어 있지 않기 때문에 어수선하지 않고 최소한으로 유지되어 멋진 프레젠테이션을 만듭니다.
• 재택 근무 직원은 며칠 후에 와서 전용 작업 공간을 사용할 수 있습니다.

하이브리드 직장 단점

• 직원들은 자신의 공간을 개인화하거나 책상을 항상 원하는 대로 정확하게 배치할 수 없습니다.
• 같은 책상을 공유하는 많은 사람들이 세균 교환으로 이어질 수 있습니다.
• 작업자가 업무 목적으로 대화해야 하는 동료 옆에 항상 앉을 수 있는 것은 아닙니다.

핫 데스킹

출처: Shutterstock을 통한 ClassicVector

핫 데스킹 작업장에서 직원은 직장에 도착하여 책상이 있는 곳이면 어디든 앉습니다. 여러 워크스테이션을 사용할 수 있는 경우 직원은 예약되지 않은 한 사용할 워크스테이션을 선택할 수 있습니다. 일반적으로 직원은 사무실에 도착하면 소프트웨어를 사용하여 비어 있는 책상을 확인하고 책상을 요구합니다. 그런 다음 작업이 완료되면 다른 작업자가 작업 공간을 다시 사용할 수 있는지 확인할 수 있습니다.

핫 데스킹은 두 가지 유형의 사무실에서 잘 작동합니다. 제한된 수의 직원이 있는 소규모 사무실의 경우 모든 사람이 들어갈 때 책상을 선택하게 하는 것이 그다지 문제가 되지 않을 것입니다. 또한 대부분의 직원이 사무실에 없는 날이 많고 현장에 없는 드문 날에만 들어오는 경우에도 합리적인 시스템입니다. 그 경우, 그들은 아마도 어느 한 책상에 익숙해지지 않았을 것이고 하루의 관리자를 처리하는 데 최소한의 작업만 필요합니다.

핫데스킹의 장단점

장점

• 직원들은 결국 일반적으로 연락할 수 없는 사람들 근처에 앉게 됩니다. 이것은 전문적인 관계를 강화하고 협력을 장려할 수 있습니다.
• 경영진은 많은 직원이 예기치 않게 들어올 경우(모든 사람을 위한 충분한 책상이 있다고 가정할 때) 누가 어디에 앉을지 걱정할 필요가 없습니다.
• 근로자는 사전 계획 없이 매일 앉을 자리를 선택할 수 있는 자율성을 높이 평가합니다.

단점

• 일부 근로자는 매일 자신이 어디에 앉을지 또는 책상을 사용할 수 있는지 여부를 알 수 없을 때 불안을 느낄 수 있습니다.
• 사용 가능한 책상이 없고 직원이 기다릴지 집에 갈지 결정해야 하는 경우 생산성에 영향을 줍니다.
• 직원들은 자신이 회사에 중요하다면 적어도 매일 일할 수 있는 공간이 있을 것이라고 생각할 수 있습니다.

데스크 호텔링

출처: Shutterstock을 통한 Iryna Alex

데스크 호텔링은 하이브리드 오피스에 보다 체계적인 접근 방식을 취합니다. 직원들은 미리 책상이나 워크스테이션을 예약합니다. 시스템은 온라인으로 호텔 객실을 예약하는 것과 유사합니다. 그러나 훨씬 더 발전했습니다. 책상이 어디에 있는지, 주변에 누가 예약했는지, 어떤 편의 시설이 포함되어 있는지 등을 볼 수 있습니다.

출처: 특사

예약 시스템을 통해 직원은 사무실에 있을 예정인 날짜와 시간에 사용할 수 있는 책상을 확인할 수 있습니다. 선택이 마음에 들지 않으면 그 날에 재택근무를 하고 원하는 책상이 비어 ​​있는 다른 날에 들어갈 수 있습니다. 핫데스킹과 마찬가지로 직원이 직장에 도착하면 작업 공간에 체크인하고 퇴근할 때 체크아웃합니다.

데스크 호텔링은 공간 활용에 어려움을 겪는 사무실에 이상적입니다. 모든 직원을 위한 책상이 충분하지 않은 경우 일상적인 워크플로를 중단하지 않고 공간을 관리할 수 있는 방법이 필요합니다. 또한 경영진이 직원의 위치와 연락 방법을 항상 알기 때문에 원격 직원이 수시로 바뀌는 사무실에도 유용합니다.

데스크 호텔링의 장단점

장점

• 직원은 작업 주를 미리 설계할 수 있으므로 생산성이 향상되고 소진이 줄어듭니다.
• 하루 종일, 반나절 또는 시간당 블록을 예약하십시오.
• 이 시스템은 10개의 책상이 있는 작은 사무실이든 사무실 건물의 여러 층 또는 여러 건물이든 상관없이 모든 규모에서 작동합니다.

단점

• 데스크 호텔을 설정하는 것은 해결할 공간이나 좌석 문제가 없는 소규모 사무실에 너무 많은 문제가 될 수 있습니다.
• 모든 사람이 예약 소프트웨어를 사용하도록 훈련할 것이며 일부 직원에게는 학습 곡선이 가혹할 수 있습니다.
• 소프트웨어에 결함이 있고 일정 기간 다운되면 사무실 배치가 혼란스러워집니다.

핫 데스킹, 데스크 호텔링 및 전통적인 직장의 관계

가장 순수한 의미에서 핫 데스킹이나 데스크 호텔링은 근로자가 영구적으로 의자, 책상 또는 작업 공간을 자신의 것으로 주장하는 것을 허용하지 않습니다. 그러나 두 가지 유형의 작업장은 사람들이 열려 있는 책상을 찾는 상황에서도 감각적인 방식으로 사무실을 계속 운영하기 위해 예약 소프트웨어에 의존합니다. 그 소프트웨어에는 고용주나 직원이 특정 작업 공간을 특정 작업자에게 할당하거나 동일한 작업 공간을 반복적으로 또는 장기간 예약할 수 있는 기능이 있습니다. 이러한 경우 핫데스킹 및 데스크 호텔링의 일부 요소는 다른 요소보다 더 전통적으로 느껴집니다.

또한 이러한 하이브리드 설정은 회의실 예약과 동일하지 않습니다. 가장 전통적인 사무실에도 일반적으로 회의실 예약 시스템이 있습니다. 하이브리드 사무실에서 예약 소프트웨어를 사용하기로 선택한 경우 기능에 회의실 예약(및 사무실의 다른 영역에 대한 예약)이 포함될 수 있습니다.

호텔링 사무실 공간을 만드는 방법

핫 데스킹은 데스크 호텔링보다 훨씬 제한적이며 일부 호텔링 사무실 공간 설정은 합리적인 경우 약간의 핫 데스킹을 통합할 수 있습니다. 우리의 목적을 위해, 우리는 대부분의 고용주가 선택하게 될 옵션인 데스크 호텔 설정을 준비하는 방법에 초점을 맞출 것입니다. 이를 염두에 두고 다음은 비즈니스를 위한 호텔 사무실 공간을 만들기 위한 9가지 팁입니다.

1. 이것이 귀하의 사무실에 적합한 결정인지 확인하십시오

유행한다는 이유만으로 하이브리드 오피스의 유행에 뛰어들지 마십시오. 다음을 고려하세요:

• 대부분의 직원이 매일 사무실에 있습니까? 그리고 그들은 그것에 만족합니까? 아주 적은 수의 직원이 원격으로 작업할 예정이라면 호텔 사무실 공간을 마련하는 것보다 더 많은 문제가 발생할 것입니다.
• 얼마나 많은 직원이 민감한 정보를 처리합니까? 그들은 항상 더 개인적인 책상 설정이 필요합니까? 그렇다면 영구 좌석을 할당하거나 항상 예약할 수 있도록 보장할 수 있습니까?
• 조용한 지역을 지정할 수 있는 충분한 공간이 있습니까? 누가 누구 옆에 앉았는지 혼동하면 소음이 문제가 될 수 있습니다. 특히 일부 직원이 전화 통화에 많은 시간을 할애해야 하는 경우에는 더욱 그렇습니다.
• 사무용 장비와 장비를 제공할 수 있습니까? 워크스테이션을 할당하지 않고 직원들이 매일 사무실로 가져오지 않고도 필요한 것을 가질 수 있도록 하는 솔루션이 필요합니다.

가치가 있으려면 사무실이 데스크 호텔링과 잘 맞아야 합니다.

2. 직원에게 비전을 설명할 때 회의론을 예상하십시오.

데스크 호텔링에 참여한 적이 없거나 들어본 적이 없는 직원은 귀하의 계획에 회의적일 것입니다. 특히 몇 년 동안 그곳에서 일한 사람들은 사랑하는 책상을 포기하는 것에 대해 긴장할 수 있습니다. 일부 사람들은 청결, 사생활 보호 또는 업무의 사회적 측면이 어떻게 영향을 받을지 걱정할 수 있습니다. 의심이 오고 있다는 것을 알기만 하면 준비된 답과 솔루션을 얻을 수 있습니다.

현명한 접근 방식은 단순히 상황이 바뀌고 있으며 직원이 이를 받아들여야 한다고 말하는 대신 직원에게 비전을 설명하는 것입니다. 회사 목표를 달성하고 직원의 경험을 개선하기 위한 방법으로 변경 사항을 구성하면 직원이 참여할 가능성이 높아집니다. 직원을 소중히 여기고 참여하게 하면 충성도가 높아집니다.

3. 작업 공간 평가

이 중 많은 부분이 부동산으로 귀결됩니다. 다음을 고려하세요:

• 모든 근로자가 같은 날에 온 경우 모든 사람을 위한 충분한 공간이 있습니까/원합니까?
• 필요한 부동산의 양을 제한하기 위해 일부 직원이 재택근무를 하도록 장려하고 있습니까?
• 책상 사이에 사회적 거리두기를 원하십니까?
• 일부 책상은 협업을 위해 더 가까이 있어야 합니까?

일반적으로 자신에게 충분한 공간이 무엇이고 그 공간으로 무엇을 하고 싶은지 자문해 보십시오.

4. 다양한 유형의 작업을 위한 영역 만들기

다양한 유형의 작업을 위한 구역을 만드는 것은 호텔 사무실 공간을 모든 사람에게 유익하게 만드는 열쇠입니다. 협업할 때 많은 대화를 해야 하는 팀이나 하루의 대부분을 전화로 보내는 영업 사원과 같이 일부 영역은 더 큰 작업을 위해 지정할 수 있습니다. 그런 다음 집중하기 위해 침묵이 필요한 직원을 위한 여백이 있을 수 있습니다. 특정 공간에 액세스할 수 있는 사람을 제한할 수도 있습니다. 예를 들어 인턴은 전략을 비공개로 유지하기 위해 높은 수준의 크리에이티브 또는 마케팅 팀 근처에 앉는 것이 허용되지 않을 수 있습니다.

5. 매력적인 책상을 만들기 위해 노력하라

이제 직원들이 좋아하는 물건을 주변에 두지 않을 것이므로 이 모든 여유 책상 공간을 어떻게든 매력적으로 만들어야 합니다. 미니 젠 정원과 같은 예술 작품, 식물 및 인터랙티브 요소를 추가하면 압도적이거나 너무 산만하지 않으면서 환영합니다. 또한 개인 물품이나 미완성 작업을 남기지 않고 하루를 떠날 때 완전히 정리해야 한다는 것을 모든 사람이 알도록 하십시오.

가장 중요한 것은 책상을 깨끗하게 유지하는 것입니다. 청소 직원을 고용하여 사용자 간의 책상을 소독할 수 없는 경우 직원에게 청소 용품을 제공하고 교대 근무가 끝나면 따라야 할 체크리스트를 만드십시오.

6. 프로세스를 표준화하는 소프트웨어 선택

출처: 오피스스페이스

사무실 공간을 호텔로 지정하는 프로세스를 간소화하기 위해 작업장 관리 소프트웨어를 사용하여 정리할 수 있습니다. 최고의 호텔 사무실 공간 소프트웨어를 구입할 때 간단하게 기본 사항을 다루고 있는지 확인하십시오.

• 작업자는 특정 요일과 시간대의 가용성을 확인한 다음 데스크를 예약합니다.
• 예약 세부 정보는 예약을 확인하는 이메일을 통해 작업자에게 전송됩니다.
• 시스템은 새로운 정보를 반영하도록 즉시 업데이트되어 다른 사람들이 실수로 중복 예약하는 일이 없도록 합니다.
• 직원이 방문하기 전에 이메일을 통해 알림이 전송됩니다.
• 직원이 예정된 시간에 사무실에 도착하면 체크인을 하고 예약된 데스크를 찾습니다.
• 근무 시간이 끝나면 직원이 체크아웃합니다.

이러한 기본 사항 외에도 사용하는 소프트웨어는 다른 요구 사항을 처리할 수 있습니다. 이것은 우리를 다음 요점으로 이끕니다...

7. 필요한 특정 기능에 대해 생각하기

모든 사무실에는 고유한 요구 사항이 있습니다. 귀하의 것을 고려한 다음 일치하는 소프트웨어를 찾으십시오. 예를 들어:

• 스탠딩 책상, 라운지 공간 또는 팀을 위한 대형 테이블과 같은 추가 워크스테이션 예약.
• 주차장, 서비스 엘리베이터 및 장비와 같은 비 워크스테이션에 대한 예약.
• Google 또는 Outlook과 같은 서비스와의 캘린더 통합.
• 놓친 예약에 대한 유예 기간 및 자동 취소.
• 공간이 사용 중인지 여부에 따라 온도를 조정하는 HVAC 시스템 통합.
• 특정 작업 영역에 액세스할 수 있는 사용자를 관리하는 규칙입니다.
• 소프트웨어를 사용 중/사용 가능한 상태로 실시간으로 업데이트하는 책상 위의 센서.
• 방문자는 사무실에 있는 모든 사람을 감시하기 위해 체크인합니다.

선택한 소프트웨어에 기본적으로 필요한 기능이 없더라도 사용자 정의할 수 있는지 문의하십시오.

8. 담당자 1명 지정

책임자 한 명을 지정하는 것이 좋습니다. 이 새로운 직책을 채우기 위해 누군가를 고용하고 싶을 수도 있습니다. 직원들은 질문을 해야 하며 사무실에서 오고 가는 일을 주시하고 싶어할 것입니다. 이 위치에 있는 사람은 데스크 호텔을 선택한 이유를 이해해야 하며 소프트웨어에 대한 전문가 수준의 지식도 있어야 합니다. 또한 사무실 레이아웃을 기억하여 사람들을 책상으로 안내하거나 필요할 때 직원을 찾을 수 있도록 해야 합니다.

9. 과정에서 배우기

호텔 사무실 공간이 순조롭게 진행되기까지는 약간의 시행착오가 필요할 것입니다. 데스크 호텔링은 직원들에게 큰 영향을 미치므로 직원들의 의견을 수용하는 것이 중요합니다. 변경 사항이 긍정적으로나 부정적으로 어떻게 영향을 미치는지 들어보면 시스템을 조정해야 할 부분을 파악할 수 있습니다.

또한 소프트웨어가 수집하는 데이터를 자세히 살펴보십시오. 데스크 호텔링이 얼마나 잘 작동하고 어떻게 사용되고 있는지 확인하기 위해 사용 추세를 볼 수 있습니다. 또한 미래의 요구 사항을 예측하고 사무실이 평소보다 더 비어 있거나 바쁜 시간에 대비할 수 있습니다.

마무리

데스크 호텔링은 사무실을 운영하는 흥미로운 방법입니다. 기업 문화, 직원의 요구 사항 및 작업 공간에 따라 회사에 가장 적합한 선택이 될 수 있습니다. 또는 치료하는 것보다 더 많은 두통을 유발할 수 있습니다. 데스크 호텔링이 자신에게 적합하다고 생각되면 천천히 롤아웃하고 실험을 위해 사무실의 일부를 분리하고 직원들에게 피드백을 요청하는 것을 고려하십시오.

데스크 호텔링 방법에 대해 자세히 알아보려면 데스크 호텔링이 사무실을 개선할 수 있는 방법에 대한 게시물을 확인하세요.

소프트웨어에 대한 도움이 필요하시면 최고의 호텔 예약 및 예약 시스템을 확인하십시오.

회사에서 데스크 호텔링을 경험한 적이 있습니까? 의견에 당신의 생각을 알려주세요!

Ramcreative/Shutterstock.com을 통한 추천 이미지