효율성을 극대화하기 위해 비즈니스 프로세스를 자동화하는 방법

현대 시장은 매우 혼잡하며 경쟁 우위를 유지한다는 것은 비즈니스 운영을 합리화하는 것을 의미하는 경우가 많습니다. 수동적이고 반복적인 작업으로 인해 생산성이 저하되고 비용이 증가하는 경우가 많습니다. 이것이 바로 엔터프라이즈 자동화 솔루션이 많은 기업에 신의 선물인 이유입니다.

하지만 시장에 솔루션이 너무 많아서 어디서부터 시작하고, 디지털 혁신 투자를 최대한 활용하려면 어떻게 해야 할까요? 이 문서에서는 비즈니스 프로세스 자동화의 기본 사항을 설명하고 이 강력한 도구를 활용하는 방법에 대한 통찰력을 제공합니다.

자동화 기회 식별

비즈니스 자동화 기술을 시작하기 전에 한발 물러나 현재 프로세스를 평가하는 것이 중요합니다. 거의 모든 수동 프로세스를 자동화할 수 있지만 모든 작업이 자동화될 수 있는 것은 아닙니다. 맞지 않는 곳에 강제로 적용하려고 하면 해결 방법보다 더 많은 문제가 발생할 수 있습니다.

• 비즈니스 프로세스 분석: 비즈니스 프로세스 분석을 수행하고 일상적인 운영을 연구합니다. 반복적이고 시간이 많이 걸리는 작업은 무엇입니까? 병목 현상이나 빈번한 오류가 발생하는 곳은 어디입니까? 예를 들어 데이터 입력, 송장 처리, 재고 관리, 고객 지원 문의는 자동화가 상당한 영향을 미칠 수 있는 공통 영역입니다.
• 팀원 참여: 직원은 최전선에 있으며 어떤 수동 작업이 시간과 에너지를 소모하는지에 대한 귀중한 통찰력을 갖고 있습니다. 이는 최고의 기회를 식별하고 새 시스템을 사용할 사람들로부터 동의를 얻는 데 도움이 될 수 있습니다.

목표는 단지 ​​인적 오류를 줄이고 시간을 절약하는 것이 아니라는 점을 명심하세요. 또한 팀의 시간과 에너지를 인간의 손길이 필요한 보다 가치 있고 창의적인 작업에 집중할 수 있습니다.

올바른 도구 및 기술 선택

작업 자동화 요구 사항을 정확히 파악한 후에는 이를 실현하는 데 사용할 수 있는 도구와 기술을 살펴볼 차례입니다. 좋은 소식은 거기에 많은 옵션이 있다는 것입니다. 문제는 특정 요구 사항과 예산에 딱 맞는 제품을 찾는 것입니다.

• 비즈니스 프로세스 관리 소프트웨어(BPM)는 조직이 전체 기업에 걸쳐 비즈니스 프로세스를 모델링, 구현, 실행, 모니터링하고 지속적으로 개선할 수 있도록 지원하는 포괄적인 프로세스 자동화 플랫폼으로, 운영에서 더 나은 조정, 효율성 및 적응성을 촉진합니다.
• 디지털 프로세스 자동화(DPA) 소프트웨어라고 불리는 BPM의 진화는 인공 지능(AI), 머신 러닝(ML), 고급 분석을 통합하여 의사 결정과 고객 경험을 향상시키는 경우가 많습니다.
• 워크플로 자동화는 비즈니스 운영을 간소화하고 최적화하기 위해 특정 작업 순서를 지정하는 데 중점을 둡니다.
• BPA 소프트웨어는 엔드투엔드 비즈니스 프로세스를 다룹니다. 비즈니스 프로세스 자동화의 예로는 소셜 미디어 및 이메일 마케팅, 리드 생성, 새로운 팀원 온보딩, 고객 서비스 등과 같은 반복적인 수동 작업이 포함됩니다.
• 로봇 프로세스 자동화 또는 RPA 소프트웨어는 소프트웨어 로봇을 사용하여 반복적인 규칙 기반 작업에 대해 인간의 행동을 모방합니다.

최근 Statista 설문 조사에 따르면 대부분의 산업 기업이 AI 및 ML, 예측 분석, RPA, 테스트 자동화, 자연어 처리(NLP)의 자동화 기능을 활용하여 비즈니스 프로세스를 향상시키는 것으로 나타났습니다.

상업용 솔루션과 맞춤형 솔루션

기성 소프트웨어 솔루션은 많은 중소기업에게 훌륭한 출발점이 될 수 있습니다. 이는 일반적인 비즈니스 프로세스를 위해 사전 구축된 자동화와 함께 제공되는 경우가 많으며 구현이 상대적으로 쉽습니다. 중단을 최소화하고 효율성을 극대화하기 위해 기존 시스템과 잘 통합되는 자동화 기능을 갖춘 옵션을 찾으십시오.

더 복잡하거나 고유한 요구 사항이 있는 경우 맞춤형 솔루션을 고려하십시오. 초기 비용이 더 많이 들 수 있지만 비즈니스 프로세스에 맞게 자동화를 정확하게 조정할 수 있는 유연성을 제공합니다.

다양한 도구와 기술을 평가할 때 확장성, 사용 편의성, 향후 비용 절감, 지속적인 지원과 같은 요소를 고려해야 합니다. 팀이 사용하기 어렵거나 비즈니스와 함께 성장할 수 없는 시스템에 투자하는 것은 절대 원하지 않습니다.

전략적으로 자동화 구현

목표를 식별하고 자동화 도구를 선택했다면 이제 새로운 프로세스를 출시할 때입니다. 원활한 전환과 최대 채택을 보장하기 위해 전략적 접근 방식을 취하세요.

• 작게 시작하여 규모를 확장하세요. 파일럿 프로젝트로 사용할 단일 프로세스나 부서를 선택하세요(예: 마케팅 프로세스 자동화). 이를 통해 회사 전체에 자동화를 적용하기 전에 문제점을 해결하고 자동화의 이점을 입증할 수 있습니다. 또한 팀이 부담감을 느끼지 않고 새로운 작업 방식에 적응할 수 있는 시간을 제공합니다.

• 훈련은 매우 중요합니다. 직원들이 새로운 시스템을 사용하는 방법을 알 수 있도록 하는 것 외에도 시스템이 구현되는 이유를 설명하십시오. 사람들이 자동화를 통해 업무가 어떻게 더 쉽고 보람 있게 변하는지 알게 되면 변화를 받아들일 가능성이 더 커집니다.

• 성공을 위한 명확한 지표를 설정하는 것을 잊지 마세요. 자동화 노력의 영향을 어떻게 측정할 예정입니까? 여기에는 절약된 시간 추적, 오류율 감소 또는 고객 만족도 향상이 포함될 수 있습니다. 구체적인 데이터가 있으면 접근 방식을 개선하고 자동화에 대한 추가 투자를 정당화하는 데 도움이 됩니다.

더 중요한 것은 도로의 충돌에 대비하는 것입니다. 약간의 문제 없이는 큰 변화가 일어나지 않습니다. 유연성을 유지하고 피드백과 데이터 기반 통찰력을 기반으로 접근 방식을 조정할 준비를 하십시오.

지속적인 개선 및 최적화

최적화 작업은 실제로 완료되지 않으며 항상 개선의 여지가 있습니다. 자동화된 시스템을 최대한 활용하는 방법은 다음과 같습니다.

• 프로세스를 정기적으로 검토하세요. 예상되는 이점을 제공하고 있습니까? 귀하의 비즈니스 목표 달성에 도움이 됩니까? 새로운 병목 현상이 나타났습니까? 기술은 끊임없이 발전하고 있으므로 1년 전의 최첨단 기술이 이제는 업데이트되어야 할 수도 있습니다. 귀하의 노력을 한 단계 더 발전시키는 데 도움이 되는 새로운 자동화 도구 및 기술에 대한 최신 정보를 얻으십시오.

• 팀의 지속적인 피드백을 장려하세요. 여러분의 승무원은 개선의 기회를 가장 먼저 발견하는 경우가 많습니다. 관찰 내용과 제안 사항을 쉽게 공유할 수 있는 채널을 만드세요.

• 실험하는 것을 두려워하지 마세요. 새로운 자동화 아이디어를 테스트하거나 기존 프로세스를 개선하기 위한 리소스를 따로 확보하세요. 때로는 작은 조정만으로도 효율성이 크게 향상될 수 있습니다.

궁극적으로 자동화의 목표는 단지 ​​작업을 더 빠르게 수행하는 것이 아니라 작업을 더 잘 수행하는 것입니다. 자동화된 시스템에서 생성된 데이터를 사용하여 비즈니스에 대한 새로운 통찰력을 얻을 수 있는 방법을 찾으십시오. 이 정보는 의사결정을 촉진하고 앞서가는 데 도움이 될 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 자동화에 투자

제대로 수행되면 비즈니스 프로세스를 자동화하면 기존 도구가 따라올 수 없는 상당한 이점을 얻을 수 있습니다. 그러나 이를 구현하려면 신중한 계획, 전략적 구현 및 지속적인 미세 조정이 필요합니다. 이러한 통찰력에 주의를 기울이고 더 높은 수준의 비즈니스 생산성과 효율성을 실현하십시오.