문서 관리 또는 파일 관리에 WordPress를 사용하는 방법

WordPress를 사용하여 파일 및 문서를 관리하시겠습니까?

나머지 팀과 공유해야 하는 스프레드시트, 이미지 및 기타 문서가 있을 수 있습니다. 이러한 파일을 WordPress에 업로드하면 다른 사람과 쉽게 공동 작업을 수행하거나 이러한 문서를 WordPress 대시보드에서 쉽게 접근할 수 있는 곳에 보관할 수 있습니다.

이 기사에서는 WordPress를 문서 관리 또는 파일 관리 시스템으로 사용하는 방법을 보여줍니다.

WordPress를 사용하여 문서 및 파일을 관리하는 이유는 무엇입니까?

다양한 도구를 많이 사용하다 보면 문서를 놓치기 쉽습니다. 예를 들어 Google 드라이브와 같은 플랫폼을 사용하여 초안을 공유하고, Asana와 같은 도구를 사용하여 편집 내용을 추적하고, Slack을 사용하여 편집자 및 게스트 블로거와 소통할 수 있습니다.

문제는 너무 많은 다양한 도구를 사용할 때 프로젝트를 놓치기 쉽다는 것입니다. WordPress를 사용하여 문서를 관리하면 모든 것을 한 곳에 보관할 수 있습니다. 이렇게 하면 시간과 노력을 절약하고 중요한 파일을 절대 잃지 않도록 할 수 있습니다.

즉, WordPress를 사용하여 문서와 파일을 쉽게 관리하는 방법을 살펴보겠습니다.

WordPress 문서 관리 시스템 설정

WordPress에서 문서 관리 시스템을 설정하는 가장 쉬운 방법은 WP Document Revisions를 사용하는 것입니다. 이 플러그인을 사용하면 다른 사람과 파일 작업을 하고 문서를 온라인에 저장하고 각 문서의 전체 수정 내역을 볼 수 있습니다.

가장 먼저 해야 할 일은 플러그인을 설치하고 활성화하는 것입니다. 자세한 내용은 WordPress 플러그인 설치 방법에 대한 단계별 가이드를 참조하십시오.

활성화하면 왼쪽 메뉴에 새로운 '문서' 옵션이 표시됩니다. WordPress에 문서를 업로드하려면 문서 » 모든 문서 로 이동하십시오. 그런 다음 '문서 추가' 버튼을 클릭합니다.

다음으로 문서에 제목을 지정해야 합니다. 이것은 특히 게스트 블로거와 같은 다른 사람들과 WordPress 대시보드를 공유하는 경우 문서를 식별하는 데 도움이 되는 것입니다.

완료되면 '새 버전 업로드' 버튼을 클릭합니다.

이렇게 하면 표준 WordPress 미디어 라이브러리와 유사하게 작동하는 '문서 업로드' 팝업이 열립니다.

문서를 팝업으로 끌어다 놓거나 '파일 선택'을 클릭한 다음 컴퓨터에서 파일을 선택할 수 있습니다.

WP Document Revisions는 이제 파일을 WordPress에 업로드합니다.

완료되면 문서의 워크플로 상태를 설정할 수 있습니다. 다른 사람과 대시보드를 공유하면 모든 사람이 문서가 초기 초안, 검토 중, 진행 중 또는 기타 상태에 있음을 알 수 있습니다. 이렇게 하면 오해를 피하고 다중 작성자 WordPress 블로그에서 편집 작업 흐름을 개선할 수 있습니다.

'워크플로 상태' 아래의 드롭다운을 연 다음 목록에서 옵션을 선택하기만 하면 됩니다.

다음으로 다른 사용자가 파일의 내용을 이해하는 데 도움이 되는 설명을 추가할 수 있습니다.

이렇게 하려면 텍스트 편집기에 입력하기만 하면 됩니다. 이 섹션에는 모든 표준 텍스트 서식 옵션이 포함되어 있으므로 링크를 추가하고 글머리 기호 및 번호 매기기 목록을 만들 수 있을 뿐만 아니라 굵게 및 기울임꼴 서식 등을 추가할 수 있습니다.

색인이나 부록과 같이 사용자가 파일을 이해하는 데 도움이 되거나 추가 정보를 제공할 수 있는 문서 이미지를 추가할 수도 있습니다.

이 프로세스는 WordPress 게시물 및 페이지에 추천 이미지를 추가하는 것과 유사합니다. '문서 이미지 설정'을 선택한 다음 미디어 라이브러리에서 이미지를 선택하거나 컴퓨터에서 새 파일을 업로드하기만 하면 됩니다.

파일을 업로드하면 WP Document Revisions에서 귀하를 문서 소유자로 표시합니다.

이 파일을 다른 사람에게 할당하려면 '소유자' 드롭다운을 열고 목록에서 새 사용자를 선택하면 됩니다. 이것은 특히 WordPress 블로그에 많은 사용자와 작성자를 추가한 경우 문서를 체계적으로 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

기본적으로 WP Document Revisions는 파일을 비공개로 게시하므로 로그인한 사용자만 볼 수 있습니다.

또 다른 옵션은 WordPress 웹사이트에 문서를 게시하여 사람들이 대시보드에 로그인하지 않고도 액세스할 수 있도록 하는 것입니다.

문서를 게시하더라도 '가시성' 옆의 '편집' 링크를 클릭하여 비밀번호를 추가하는 것이 좋습니다.

그런 다음 '비밀번호 보호'를 선택하고 '비밀번호' 필드에 안전한 비밀번호를 입력합니다.

완료되면 '확인'을 클릭하여 변경 사항을 저장합니다.

비밀번호를 사용하고 싶지 않으세요? 그런 다음 위에서 설명한 것과 동일한 프로세스를 따를 수 있지만 이번에는 '공개'를 선택합니다.

파일을 게시하는 방법에 관계없이 WP 문서 개정판은 제목 바로 아래에 URL을 표시합니다. 사람들은 이 URL을 방문하여 파일을 볼 수 있습니다.

대신 맞춤 퍼머링크를 만들려면 '편집' 버튼을 클릭하세요.

그런 다음 새 URL을 입력하고 '확인'을 클릭하십시오.

입력한 정보가 마음에 들면 '업데이트' 버튼을 클릭하여 설정을 저장하십시오.

WordPress에서 문서 개정 및 워크플로 상태 관리

WP Document Revisions에는 강력한 버전 제어 기능도 있습니다. 이것은 문서의 전체 기록을 보여줌으로써 다른 사람들과 협업하는 데 도움이 될 수 있습니다. 파일의 이전 버전을 열고 언제든지 이전 버전을 복원할 수도 있습니다.

문서를 업로드하거나 업데이트할 때마다 개정 요약에 메모를 입력할 수 있습니다.

이 메모는 업데이트한 사람의 이름 옆에 있는 화면 하단의 개정 로그에 나타납니다.

업데이트에 새 파일 업로드가 포함된 경우 '되돌리기' 링크도 표시됩니다.

이 버전의 문서를 복원하려면 링크를 클릭하기만 하면 됩니다. 이전 버전의 파일로 되돌리더라도 기록은 그대로 유지되므로 정보가 손실되지 않습니다.

고유한 워크플로 상태 사용자 지정 및 만들기

워크플로 상태를 사용하면 문서가 초기 초안인지, 진행 중인지 또는 다른 상태인지 쉽게 확인할 수 있습니다. 블로그 게시물을 초안 또는 게시로 저장하는 방법과 유사하게 상태는 편집 작업 흐름을 개선할 수 있습니다.

WP 문서 개정에는 최종, 진행 중, 초기 초안 및 검토 중이라는 네 가지 기본 워크플로 상태가 있습니다. 이러한 기본 상태를 변경하거나 더 많은 상태를 추가해야 할 수 있습니다. 예를 들어 클라이언트 포털을 만드는 경우 '클라이언트 검토 중' 상태를 만들 수 있습니다.

워크플로 상태를 변경하려면 문서 » 워크플로 상태 로 이동합니다. 기존 상태를 사용자 정의하려면 해당 상태 위로 마우스를 가져간 다음 '편집' 버튼을 클릭하십시오.

이렇게 하면 워크플로우 상태의 이름, 슬러그 및 설명을 변경할 수 있는 편집기가 열립니다. 이것은 WordPress에서 카테고리 및 태그를 편집하는 방법과 유사합니다.

변경을 마치면 '업데이트' 버튼을 클릭합니다.

새 워크플로 상태를 추가할 수도 있습니다.

문서 » 워크플로 상태 에서 새 이름, 슬러그 및 설명을 입력합니다. 그런 다음 '새 워크플로 상태 추가' 버튼을 클릭합니다.

WordPress에서 사용자 역할 및 문서 액세스 관리

WP Document Revisions는 사용자 역할에 따라 사람들에게 다양한 문서 편집 기능을 할당합니다. 예를 들어 작성자는 다른 사람이 게시한 문서를 편집하거나 비공개로 게시된 문서를 읽을 수 없습니다.

기본 권한은 대부분의 웹사이트에 적합해야 합니다. 그러나 이러한 설정을 검토하고 변경하려는 경우 가장 쉬운 방법은 구성원을 사용하는 것입니다. 이 플러그인을 사용하면 모든 사용자 역할에 대한 권한을 사용자 정의하고 완전히 새로운 역할을 만들 수도 있습니다.

가장 먼저 해야 할 일은 Members를 설치하고 활성화하는 것입니다. 자세한 내용은 WordPress 플러그인 설치 방법에 대한 단계별 가이드를 참조하십시오.

활성화되면 회원 » 역할 페이지로 이동하여 WordPress 웹사이트에서 다양한 사용자 역할을 모두 확인합니다.

여기에서 수정하려는 사용자 역할 위로 마우스를 가져갑니다.

그런 다음 '편집'이 표시되면 클릭하면 사용자 역할 편집기가 열립니다.

왼쪽 열에는 재사용 가능한 블록 및 WooCommerce 제품과 같은 다양한 유형의 콘텐츠가 모두 표시됩니다.

왼쪽 메뉴에서 '문서'를 클릭합니다.

이제 다른 사용자의 파일을 삭제하거나 자신의 문서를 편집하는 기능과 같이 이 사용자 역할이 가진 모든 권한이 표시됩니다.

각 권한에 대해 '허용' 또는 '거부' 확인란을 클릭하기만 하면 됩니다.

변경 사항이 만족스러우면 '업데이트'를 클릭하십시오.

Members 플러그인에 대한 자세한 내용은 WordPress에서 사용자 역할에 기능을 추가하거나 제거하는 방법에 대한 가이드를 참조하세요.

이 플러그인을 설치한 후 각 문서에 액세스할 수 있는 사람을 제어할 수도 있습니다. Documents » All Documents 로 이동하기만 하면 됩니다.

여기에서 아무 파일 위로 마우스를 가져간 다음 '편집' 링크가 나타나면 클릭합니다.

이제 새로운 '콘텐츠 권한' 상자로 스크롤합니다. 여기에서 WordPress 블로그 또는 웹사이트의 모든 사용자 역할 목록을 찾을 수 있습니다.

이 문서에 액세스해야 하는 각 역할 옆의 확인란을 선택하기만 하면 됩니다.

이 섹션에는 유료 멤버십 탭도 표시됩니다. 이를 통해 유료 회원의 액세스를 제한할 수 있습니다.

자세한 내용은 WordPress 회원 사이트 생성에 대한 최종 가이드를 참조하십시오.

변경 사항이 마음에 들면 '업데이트'를 클릭하여 설정을 저장하십시오.

이 기사가 문서 관리 또는 파일 관리를 위해 WordPress를 사용하는 방법을 배우는 데 도움이 되었기를 바랍니다. 또한 무료 비즈니스 이메일 주소를 만드는 방법에 대한 가이드와 소기업을 위한 최고의 라이브 채팅 소프트웨어에 대한 전문가의 선택을 보고 싶을 수도 있습니다.

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