프로젝트 관리의 5단계 설명

프로젝트 관리자는 종종 프로젝트 지연, 커뮤니케이션 누락, 프로젝트 범위에 대한 잘못된 분석 등과 같은 문제에 직면합니다. 완전한 성공률을 얻을 수는 없지만 실패할 때마다 위험을 배우고 완화합니다.

또한 프로젝트의 진행 상황과 프로젝트의 각 단계가 어떻게 진행되는지 잘 알고 있다면 성공률을 높일 수 있습니다.

프로젝트 관리에는 5단계가 있으며 프로젝트 관리자로서 귀하의 임무는 처음부터 최종 실행까지 모든 단계를 마스터하는 것입니다.

이 기사에서는 이러한 프로젝트 관리 단계를 분석할 것입니다.

프로젝트 관리의 5단계는 무엇입니까

모든 프로젝트에는 수명 주기가 있습니다. 일반적으로 프로젝트 관리의 단계로 이름을 지정할 수 있는 4~5단계로 구성됩니다. 프로젝트 관리 단계는 프로젝트의 크기나 유형에 관계없이 유사한 패턴을 따릅니다. 여기 있습니다 –

1. 프로젝트 시작
2. 프로젝트 기획
3. 프로젝트 실행
4. 프로젝트 모니터링 및 제어
5. 프로젝트 마감

1. 프로젝트 착수 또는 구상

프로젝트의 첫 번째 일은 개념화 및 시작입니다. 프로젝트 관리자는 특정 프로젝트를 시작하는 방법과 다음 단계로 진행하는 방법에 대한 기본 그림을 만들어야 합니다.

시작 단계에서는 아이디어를 수집하여 사업 계획으로 전환하고, 목표를 설정하고, 범위 및 프로젝트 헌장을 정의하고, 프로젝트의 성공 또는 실패에 책임이 있는 사람, 즉 이해 관계자를 정의해야 합니다.

프로젝트 시작 단계는 다음 작업을 수행해야 합니다.

프로젝트 목표 정의

자신과 이해 관계자에게 물어봐야 할 첫 번째 질문은 '이 프로젝트를 통해 무엇을 달성하고 싶습니까?'입니다.

예를 들어 WordPress 플러그인 개발자 회사에서 일하고 있습니다. 프로젝트 관리자로서 새 가격 책정 페이지에 대한 프로젝트를 시작하려고 합니다. 이 경우 현재 가격 페이지가 작동하지 않는 이유와 새로 디자인된 가격 페이지에서 기대하는 수익 유형을 찾아야 합니다.

범위 설정

작업을 시작하기 훨씬 전에 프로젝트 경계를 확인하는 것이 범위를 설정하는 것입니다. 이 단계에서는 프로젝트 목표, 산출물, 기한 등의 이니셜을 작성하여 원하는 범위와 가능한 범위를 이해합니다.

또한 이 단계에는 자금 조달 및 예산 측면과 프로젝트의 전체 시간이 포함됩니다.

이해 관계자 마무리 및 역할 정의

이해 관계자는 밀접하게 연결되어 프로젝트의 진행 및 결과에 대해 책임을 지는 사람들입니다. 일반적인 프로젝트 이해 관계자 중 일부는 스폰서, 프로젝트 관리자, 프로젝트 팀 구성원, 클라이언트, 최종 사용자, 내부 이해 관계자 등입니다.

프로젝트 관리자로서 각 이해 관계자의 역할과 책임을 정의할 것입니다.

가능한 장애물

프로젝트 시작 단계에서 앞으로 직면할 수 있는 모든 장애물/위험을 가정하고 나열하고 백업 및 계획 B를 만드는 것이 가능합니다.

위험 관리는 위험 가정, 브레인스토밍, 위험을 처리하기 위한 리소스 수집, 평가, 우선 순위 지정 등을 포함하는 큰 작업입니다.

또한 읽기: 프로젝트 관리에서 위험을 관리하는 방법: 프로젝트 성공을 위한 효과적인 팁

2. 프로젝트 기획

프로젝트 계획은 프로젝트 시작 단계 직후의 단계입니다. 여기에는 '프로젝트를 제어하고 모니터링하는 방법'에서 프로젝트 완료에 이르기까지 프로젝트 목표에 대한 보다 광범위한 정의가 포함됩니다.

프로젝트 관리자 사이에서 가장 널리 사용되는 두 가지 프로젝트 계획 접근 방식이 있습니다.

ㅏ. 스마트한 방법. 이는 계획이 구체적이고 측정 가능하며 달성 가능하고 현실적이며 시의적절해야 함을 의미합니다.

비. CLEAR 방법. 이는 협력적이고 제한적이며 감정적이며 감지할 수 있고 개선할 수 있는 작업 프로세스를 제안합니다.

작업하는 동안 더 나은 결과를 위해 두 가지 접근 방식을 결합해야 합니다.

계획 단계에서 프로젝트의 전체 로드맵을 작성하고 정의할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.

• 프로젝트 관리 계획 작성
• 작업 분할 구조(WBS) 개발
• 리소스 및 프로젝트 기간 추정
• 위험 관리 전략 수립

이 단계의 주요 성과는 시작 단계의 모든 단계를 파악하고 자세히 설명하는 것입니다. 따라서 귀하의 임무는 프로젝트 실행, 모니터링 및 적절한 제어를 위한 심층 계획을 개발하는 것입니다.

이 단계에서는 모든 팀원을 모아 특정 작업을 할당해야 합니다. 예를 들어 각 작업에 대해 한 명 이상의 팀 구성원이 작업을 완료할 기한을 설정할 수 있습니다.

또한 팀원과 이해관계자 간의 적절한 커뮤니케이션 채널을 구축할 수 있습니다. Slack과 같은 메시징 도구는 이러한 경우 현명한 선택이 될 것입니다.

3. 프로젝트 실행

이제 계획이 준비되었습니다. 일하러 갈 시간입니다. 따라서 이 단계에는 프로젝트를 시작하고 작업을 조금씩 실행하여 최종 완료될 때까지 프로젝트 산출물을 생성하는 것이 포함됩니다. 즉, 이 단계는 계획을 실행으로 옮기는 것입니다.

따라서 프로젝트 관리자는 팀 구성원이 완벽하게 작업하고 정확하게 의사 소통하며 프로젝트 목표를 달성하기 위해 노력하는 데 도움이 되는 강력한 워크플로를 구축해야 합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 팀 워크플로를 자세히 살펴보세요.
• 예산을 적절하게 관리하기
• 이해관계자와의 커뮤니케이션

팀 구성원이 작업하는 동안 프로젝트 이해 관계자가 진행 상황과 진행 상황을 알 수 있도록 후속 조치를 취하는 것은 프로젝트 관리자의 주요 작업 중 하나입니다.

예를 들어 Project Manager Pro와 같은 프로젝트 공동 작업 도구를 사용하면 매우 유용할 것입니다. 이 WordPress 도구를 사용하면 기본 제공 메시지, 댓글 및 채팅을 통해 이해 관계자 및 팀원과 더 잘 소통할 수 있습니다.

또한 팀의 진행 상황과 격변을 모니터링하고 가능한 한 빨리 가능한 솔루션을 만들 수 있습니다.

4. 프로젝트 모니터링 및 제어

최고를 기대하고, 최악을 대비하고, 놀랄 준비를 하십시오.

데니스 웨이틀리

3단계에서는 프로젝트가 이미 실행 중이어야 합니다. 따라서 4단계 작업은 간단합니다. 작업과 팀원이 어떻게 하고 있는지 확인해야 합니다.

작업 흐름을 모니터링하고 주요 강점을 찾고 이를 향상시키는 것이 전부입니다. 문제가 보이면 올바른 조치로 해결하십시오.

따라서 주요 업무는 프로젝트에 대한 진행 중인 문제를 정리하고 올바른 결정을 내리고 해결하는 것입니다. 프로젝트 성능 모니터링이라고 부를 수도 있습니다.

프로젝트 성능 모니터링을 위해 주의해야 할 다음 사항을 살펴보십시오.

핵심성과지표(KPI)

KPI를 올바르게 설정하고 작업 및 하위 작업이 적시에 완료되고 KPI를 충족하는지 모니터링하십시오.

데이터 수집

데이터 수집은 프로젝트 관리에서 없어서는 안될 필수 요소입니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 관련 데이터를 수집하고 프로젝트 일정, 작업 완료 상태, 재무 보고서, QA, 이해 관계자 피드백 등을 포함하는 데이터베이스를 만들어야 합니다. 강력한 데이터베이스를 만드는 가장 좋은 방법은 프로젝트 관리 도구를 사용하는 것입니다. .

데이터 분석

수집된 데이터는 적절한 데이터 분석에 큰 도움이 됩니다. 계획 단계에서 생성한 예산 로드맵과 비교하여 프로젝트의 진행 상황을 지출, 전체 예산 및 결과와 비교할 수 있습니다.

실적 보고

프로젝트의 다양한 단계에서 데이터 분석을 기반으로 성과 보고서를 작성하고 이해 관계자와 공유하여 투명성을 높일 수 있습니다. 또한 보고서는 모든 노력이 어디로 향하고 있는지 이해하는 데 도움이 됩니다. 기본 성과 보고서는 진행 상황 요약, 주요 지표, 문제 또는 과제에 대한 세부 정보 등으로 구성됩니다.

지속적인 개선

잘하고 있는지 확인하려면 모니터링이 중요합니다. 또한 이를 통해 프로젝트 진행 상황에 대한 지속적인 그림을 생성할 수 있습니다.

잘 만들어진 성과 보고서와 데이터 분석이 있으면 프로젝트의 현재 상태를 이해하고 성공 가능성을 높일 수 있는 필요한 조치를 취하는 것이 더 쉬울 것입니다.

5. 프로젝트 종료

이것은 프로젝트 관리 주기의 마지막 단계입니다. 이 단계에서는 최종적으로 프로젝트를 완료하고 공식적으로 종료합니다.

프로젝트 관리자는 프로젝트 종료 단계에서 다음을 수행하게 됩니다.

• 프로젝트 결과물을 프로젝트 스폰서에게 인계
• 프로젝트 스폰서로부터 승인 받기
• 공식적으로 프로젝트를 종료하고 팀을 해산하십시오.
• 성공과 실패를 평가하기 위해 프로젝트 후 회의를 주선하십시오.

사후 프로젝트 또는 사후 회의는 모든 팀원에게 자신의 성과, 잠재력이 부족한 부분, 강점이 있는 부분을 알려주는 장소입니다. 앞으로 더 잘할 수 있도록 안내해 줄 것입니다.

회의 중에는 프로젝트 스폰서 및 이해 관계자에게 최종 보고서가 제공되어 프로젝트에 대한 유익한 토론이 이루어질 수 있습니다.

프로젝트 종료 단계의 마지막 작업은 프로젝트 보고서의 최종 검토를 거쳐 사용 가능한 데이터를 분석하고 원할 때마다 액세스할 수 있는 안전한 장소에 저장하는 것입니다. 그것은 다음 프로젝트를 위한 지식 기반으로 작동할 것입니다.

프로젝트 관리의 5단계에 대한 FAQ

프로젝트 관리 수명 주기에 대한 최종 생각

프로젝트 관리 수명 주기는 5단계로 구성되며 일부 전문가는 이 5단계를 6, 7 또는 8단계로 만들고 싶어합니다. 그러나 이러한 모든 단계는 앞서 언급한 프로젝트 관리의 5단계에 포함됩니다.

똑똑한 프로젝트 관리자로서 프로젝트 관리 소프트웨어와 AI의 도움을 받아 현재 범위와 가능성을 높일 수 있습니다. 예산과 호환성에 도움이 되는 도구 유형을 이해하기만 하면 됩니다.