자동화된 작업 관리자로 프로젝트 관리 효율성을 높이는 11가지 최고의 방법(전문가 팁 및 도구)

프로젝트 관리자로서 귀하의 기술과 효율성은 그 이상으로 향상될 수 있습니다. 제한이 없습니다. 따라서 프로젝트 관리 효율성을 지속적으로 향상시킬 수 있는 일련의 프로세스를 채택하는 것이 현명한 단계입니다. 그것들을 따르고, 정기적으로 연습하고, 발전한다면 분명 시간이 지나면서 많이 향상될 수 있을 것입니다.

현대 비즈니스에서 프로젝트 관리자는 자동화를 통해 더 똑똑해지고 역량을 키울 수 있습니다. 따라서 그것은 또한 우리가 말하는 프로세스의 필수적인 부분입니다. 비용, 시간 및 노력을 절약하면 혁신을 위한 더 많은 여지가 생기며 자동화는 이를 매우 쉽게 제공합니다.

다음 블로그에서는 모든 것을 논의하고 스마트 작업 관리 및 전략적 프로세스를 통해 프로젝트 관리자로서 효율성을 높이는 방법을 보여줍니다. 계속 읽으세요.

프로젝트 관리에서 더 효율적이어야 하는 이유

프로젝트 관리의 효율성은 점진적으로 달성할 수 있는 품질입니다. 가용 자원과 시간을 정확하게 추정하여 사용하고 문제를 해결하며 프로젝트를 성공으로 이끄는 역동적인 프로젝트 관리자가 될 수 있습니다. 효율성은 이해관계자들 사이에서 적응성, 개방성 및 인기도를 제공합니다.

효율성과 유효성의 개념은 서로 다른 프로세스를 평가할 때 일반적으로 사용됩니다. 프로젝트 기반 조직은 종종 시간, 비용 및 품질 간의 균형에 어려움을 겪고 있으며 이를 가능한 한 효율적이고 효과적으로 수행하는 데 관심이 있습니다.

Erik Sundqvist, 사이언스 다이렉트

계획, 예산 책정 및 실행에 이르기까지 프로젝트 관리자는 길고 지루한 프로세스를 거쳐야 합니다. 그리고 위험은 거의 확실합니다. 사람을 관리하고, 업무를 분배하고, 목표를 달성하려면 엄청난 정신적, 육체적 노력이 필요합니다. 그래서, 당신의 구원의 은혜는 무엇입니까?

실제로 그것은 당신의 효율성입니다. 사용 가능한 모든 리소스를 올바른 잠재력으로 활용할 수 있다면 성공할 수 있습니다. 따라서 어떻게 해야 할까요? 이것은 당신의 직업이 몇 가지 단계를 거쳐야 하는 곳입니다.

프로젝트 관리 효율성을 개선하기 위한 11가지 입증된 단계

효율성 측정 목록은 끝이 없습니다. 매주 새로운 방식으로 혁신할 수 있습니다. 그러나 중요한 문제는 어느 것이 최고이고 전문가가 실제로 효과가 있다고 느끼는가입니다.

그럼에도 불구하고 프로젝트 관리 기술을 향상시키기 위해 입증된 몇 가지 모범 사례를 아래에 정리했습니다. 한번 봐봐 -

1. 계획에 집중
2. 기술 자료 만들기
3. 동시 커뮤니케이션 프로세스 구축
4. 프로젝트 시간 관리 및 예산 책정
5. 위험 관리 전략
6. 모든 프로젝트 데이터에 액세스 가능
7. 프로세스 추적
8. 공연 팀원에게 보상
9. 올바른 도구 정렬
10. 피드백 및 제안을 위해 열려 있습니다.
11. 안주하지 않고 지속적으로 개선

자세히 살펴보고 이러한 방법이 프로젝트 관리자가 프로젝트 관리 효율성을 높이는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보겠습니다.

1. 계획에 집중

계획은 모든 프로젝트 관리 활동의 기둥입니다. 깔끔한 계획과 예비 계획이 있다면 안전하게 게임을 즐길 수 있습니다. 또한, 이는 귀하가 진지한 사업을 하고 있는지 확인하는 첫 번째 단계입니다.

간단히 말해서 실행 가능한 계획을 세우려면 다음 작업을 수행해야 합니다.

• 프로젝트 범위 정의
• 작업 분할을 위한 구조 만들기
• 프로젝트 활동 정의 및 순서 지정
• 예산, 기간 및 기타 리소스를 현명하게 추정합니다.
• 비상 계획을 준비하십시오

위의 모든 작업은 프로젝트를 간소화할 뿐입니다. 골격이 튼튼해야 몸이 날씬해져야 합니다.

2. 지식 기반 만들기

기술 자료를 만드는 것은 프로젝트에 필수적입니다. 정보가 필요할 때마다 기술 자료가 도움이 될 수 있습니다. 따라서 일반적인 시나리오는 다음과 같습니다. 누군가가 지난 분기의 판매 수를 알아야 한다고 가정합니다. 당신은 그에게 알려줍니다. 그런 다음 다른 사람이 와서 동일한 정보를 요청합니다. 다시 대답해 주시지 않겠습니까?

교차 공유 및 조직 전체에서 데이터의 동시 흐름을 실행하려면 지식 기반이 필요합니다. 이것은 프로젝트 내부의 사람뿐만 아니라 외부인과 고객에게도 도움이 될 것입니다.

3. 동시 커뮤니케이션 프로세스 구축

이해 관계자 간의 안정적인 의사 소통이 없으면 프로젝트가 위험합니다. 프로젝트에 연결된 모든 사람은 동일한 페이지에 있고 동일한 목표를 위해 작업해야 합니다. 그러나 많은 프로젝트가 부족하여 실패합니다. 분명히 "통신 단절"은 프로젝트 실패의 57%를 초래합니다.

글쎄요, 고착되는 의사 소통 프로세스를 설정하는 방법은 무엇입니까? 첫 번째는 모든 정보를 유지하고 정기적으로 업데이트해야 하는 형식이나 보드를 선택하는 것입니다.

다음 단계는 커뮤니케이션 목표를 설정하는 것입니다. 이는 프로젝트 이해관계자와의 커뮤니케이션 프로세스를 통해 달성하고자 하는 것에 대한 또 다른 계획을 세우는 것을 의미합니다. 커뮤니케이션 형식과 목표를 설정한 후에는 이해 관계자를 식별하고 따르고 싶은 방법을 선택해야 합니다.

4. 프로젝트 시간 관리 및 예산 책정

투자한 시간과 비용 외에도 프로젝트 지연으로 인해 가장 소중한 비용인 고객이 손실될 수 있습니다. 따라서 적절한 예산과 시간 관리는 반드시 해결해야 할 큰 문제입니다. 따라서 프로젝트 관리를 시작할 때 다음 체크리스트를 표시해야 합니다.

• 당신이 투자하고 있는 자원에 대한 좋은 평가,
• 당신이 공범자로 선택한 사람들
• 해당 프로젝트를 작은 부분으로 나누고 적절한 장소에 적절한 사람을 배치합니다.
• 각 작업을 완료하는 데 걸리는 예상 시간 설정

예산 책정은 무거운 짐입니다. 따라서 효율적으로 만드는 것은 비즈니스에 따라 가장 적합한 방법을 선택하는 것입니다.

5. 리스크 관리 전략

프로젝트 관리자로서 위험은 명백합니다. 결국 프로젝트를 성공시키기 위해서는 훌륭한 리스크 관리자가 되어야 합니다. 위험 관리 전략은 임박한 상황에 대처할 수 있는 현명한 무기입니다. 현대의 마케터들은 문제에 직면했을 때 항상 긍정적이고 부정적인 위험 관리 전략을 고려합니다.

위험 관리 문제를 해결하기 위해 세 가지 유형의 전략 전문가가 발견되었습니다. 긍정적, 부정적, 우발적 위험 대응입니다.

예를 들어 긍정적인 방향으로 나아가면 위험 관리에는 4단계가 있습니다. 착취, 공유, 향상 및 수락. 착취는 가능성을 시작하기 위한 의도적인 위험을 의미합니다. 때로는 똑똑한 프로젝트 관리자가 파트너를 찾고 위험을 공유하여 가능성을 구체화합니다.

임시 응답은 특별한 경우에 제공됩니다. 때로는 추정이 정확한 결과를 얻지 못하고 실패 직전까지 갈 수 있습니다. 그런 다음 우발적 위험 관리 대응으로 어려움에서 벗어날 수 있습니다.

6. 모든 프로젝트 데이터에 액세스 가능하게 만들기

우리는 이미 지식 기반의 중요성에 대해 언급했습니다. 그러나 성공적으로 실행되는 프로젝트는 프로젝트 이해 관계자 사이에서 가장 높은 수준의 접근성을 요구합니다.

실행 중인 프로젝트는 많은 데이터 세트와 문서를 생성합니다. 누군가가 무언가를 필요로 할 때마다 사전에 번거롭지 않고 쉽게 가져갈 수 있는 방법이 있어야 합니다. 또한 의사 소통 프로세스 큰 그림의 필수적인 부분입니다. 그 외에도 수행 중인 작업을 문서화해야 합니다. 액세스 가능한 데이터베이스에서 모든 프로젝트 데이터를 저장하고 추적할 수 있어야 합니다.

7. 프로세스 추적

추적을 통해 프로젝트의 전체 그림을 파악할 수 있습니다. 가장 중요한 것 중 일부는 –

• 과제를 얼마나 했는지,
• 개선점은 무엇인가,
• 몇 리그를 가야 하는가
• 프로세스를 더 개선할 수 있는 측정 방법

현명한 프로젝트 관리자로서 귀하의 임무는 프로젝트 관리 작업을 효율적으로 추적하는 가장 좋은 방법을 찾는 것입니다. 이 경우 프로젝트 관리 소프트웨어 또는 자동 작업 관리자가 큰 이점을 제공합니다.

8. 공연 팀원에게 보상하기

모든 팀원이 같은 것은 아닙니다. 그들은 서로 다른 역할, 영역, 책임감 및 능력을 가지고 있습니다. 이러한 사전 결정된 자질과는 별도로 사람들은 프로젝트를 진행하는 동안 다르게 반응합니다. 그들이 모두 같은 방식으로 계속해서 수행할 것이라고 기대할 수는 없습니다. 따라서 성공률을 높이려면 그것들을 조립해야 합니다. 그럴 때 더 긴밀하고 효과적으로 일할 수 있는 내면의 힘을 키우는 가장 좋은 방법은 무엇일까요?

직원 인식은 직원의 37%에게 매우 중요합니다. 참여도 상위 20%에 속하는 팀은 이직률이 59% 낮습니다. 미국 근로자의 약 34%가 몰입감을 느낍니다.

입증된 팁 중 하나는 더 나은 성과를 내는 사람들에게 보상을 한다는 것입니다. 다른 사람들이 같은 템포로 연주하도록 영감을 주거나 억지로가 아니라 자연스럽게 그렇게 하도록 돕는 것은 오래된 전통입니다.

9. 올바른 도구 정렬

음, 이것은 까다로운 부분입니다. 자동화는 대부분의 현대 프로젝트 관리자가 믿고 싶어하는 것입니다. 하지만 실제로 그렇게 하는 사람은 얼마나 될까요? Mckinsey는 기업의 31%가 적어도 하나의 완전히 자동화된 기능을 가지고 있다고 보고했습니다.

따라서 Farc Research에 따르면 "전문가는 수동으로 문서를 찾는 데 평균 18분이 걸리며(시간의 20~40%), 정보를 검색하는 데 시간의 50%를 소비합니다."

즉, 자동화를 채택하면 노력과 시간을 절약할 수 있고 프로젝트 관리 효율성을 높이기 위해 다른 문제에 집중할 수 있는 시간이 더 많아집니다.

결과적으로 비즈니스 프로세스를 성장시키기 위해서는 자동화 도구의 필요성이 불가피합니다. 그러나 어떤 것을 선택해야 하며 올바른 도구가 어떻게 게임을 향상시킬 수 있습니까? 이것을 보여드리겠습니다.

10. 피드백과 제안을 위해 열려 있습니다.

훌륭한 프로젝트 관리자는 항상 학생들의 의견에 열려 있습니다. 적어도 같은 생각을 가진 사람들의 말을 듣고 생각과 제안을 공유하는 것에는 나쁠 것이 없겠죠?

새로운 아이디어에 개방적이지 않고 직원들에게 "내가 당신보다 더 많이 알기 때문에 내가 당신의 매니저인 이유입니다."라고 말하는 프로젝트 관리자의 일반적인 이야기는 얼마나 나쁜 것입니까?

그의 이름이 Mr. Brooks라고 가정해 봅시다. 그는 팀 구성원이 프로젝트에 가치를 더하거나 임박한 문제를 생각하지 않았습니다. 따라서 어떤 문제가 발생할 때마다 문제를 해결할 수 있는 손이 별로 없습니다. 그리고 그의 계획이 실패하는 동안 그 남자는 어떤 새로운 제안도 받아들이지 않고 팀원들을 비난하는 고집이 강했습니다.

프로젝트는 아무데도 가지 않았습니다. 그리고 일이 무너지기 시작했습니다. 좋은 도메인 지식을 가진 유능한 사람임에도 불구하고 Brook 씨는 목표를 달성하지 못했습니다.

여기서 한 가지 교훈은 분명합니다. 프로젝트 관리자로서 각 팀 구성원을 소중히 여겨야 합니다. 새로운 아이디어와 토론에 마음을 열어두세요. 모든 사람이 작업하는 동안 프로젝트에 넣을 무언가가 있기 때문입니다.

당신은 또한 읽을 수 있습니다: 프로젝트 관리의 폭포수 방법론에 대한 포괄적인 가이드!

11. 안주하지 말고 지속적으로 개선하라

프로젝트 관리자로서의 삶은 매일 혁신을 촉진하는 여정입니다. 따라서 일련의 모범 사례와 규칙을 따름으로써 성공했다면 다음 번이나 다음 프로젝트도 이를 따를 것이라고 생각하지 마십시오. 끊임없이 변화하는 세상이므로 여러분도 그래야 합니다. 귀하의 게임은 적응력이 있으며 역동적이면 리더십 위치로 이동할 수 있습니다.

자동화된 작업 관리자를 활용하여 프로젝트 관리 기술 향상

자동화는 직원에게 혁신과 속도를 제공합니다. 따라서 블로그 전체에서 논의한 모든 효율성 조치는 자동화된 작업 관리자가 있는 경우 쉽게 달성할 수 있습니다.

계획에서 프로세스 추적, 작업 분배, 시간 예산 책정 또는 후속 조치에 이르기까지 이러한 도구에서 모든 것을 얻을 수 있습니다. 예를 들어 WP Project Manager와 같은 자동화된 작업 관리자가 있는 경우 모든 프로젝트 작업을 간소화하고 프로젝트 관리 효율성을 높일 수 있습니다.

신뢰할 수 있는 핵심 기능 중 일부는 다음과 같습니다.

• 리소스 및 계획 지원
• 여러 프로젝트의 스마트한 추적
• 마감일 및 알림/알림 시스템을 설정하여 이를 충족할 수 있습니다.
• 효율적인 시간 추적 옵션
• 칸반, 작업 목록, 간트 차트, 액세스 가능한 파일 저장 옵션을 통한 팀 협업
• 보고 및 분석

WP Project Manager는 팀과 프로젝트를 최대한 자동화할 수 있는 본격적인 오픈 소스 관리 도구입니다.

프로젝트 관리 효율성에 대한 최종 결정

프로젝트 관리는 전략적 작업입니다. 그것은 서두를 필요가 없으며 목표에 도달하기 위해 단계적 조치를 요구합니다. 똑똑한 사람이 되려면 남자 관리자로서의 효율성과 기술에 대한 적응성이 핵심 무기여야 합니다.

게다가 우리가 언급한 위의 단계를 통해 항상 변경 사항을 추가하고 최신 효율성 조치를 혁신할 수 있습니다. 그렇다면 현재 프로젝트 관리에서 혁신이 필요한 부분은 무엇입니까? 의견 섹션에서 알려주십시오.