프로젝트 관리의 위험 완화란 무엇입니까? 문제를 식별하고 해결하는 방법

위험은 모든 프로젝트에서 필수적인 부분입니다. 성공적인 프로젝트 관리자 또는 조직은 관련된 잠재적 위험을 최소화하기 위해 불확실성과 예상치 못한 과제를 헤쳐나가야 합니다. 관련된 위험을 사전에 완화하지 않으면 성공적인 프로젝트를 보장할 수 없습니다.

위험 완화에는 잠재적인 위험을 식별하고 필요한 전략을 구현하여 프로젝트에서 탈선할 가능성이 없도록 하는 것이 포함됩니다. 이를 통해 예산과 자원을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 기한 내에 완료하는 데 도움이 되어 이해관계자 간의 신뢰를 보장할 수 있습니다.

이 기사에서는 영향을 미칠 수 있는 요소를 포함하여 위험 완화의 기본 사항을 안내하고 프로젝트 수명 주기 동안 이를 식별합니다. 또한 올바른 전략 세트를 통해 문제를 해결하기 위한 지침도 얻을 수 있습니다. 시작하세요!

프로젝트 관리의 위험 완화란 무엇입니까?

프로젝트 관리의 위험 완화에는 프로젝트 목표, 일정, 비용 및 품질에 적대적인 영향을 미칠 수 있는 위험을 식별, 분석 및 완화하는 프로세스가 포함됩니다. 여기에는 세 가지 단계가 포함됩니다.

• 첫째, 프로젝트 수명주기에 존재할 수 있는 위험을 식별해야 합니다.

• 둘째, 프로젝트에서 이러한 위험이 미치는 영향을 평가합니다.

• 마지막으로 이러한 위험을 현명하게 확인하고 줄일 수 있는 전략을 개발해야 합니다.

따라서 잠재적인 위험에 대비함으로써 조직의 저항력을 강화하고 성공적인 결과를 향해 나아갈 수 있습니다.

프로젝트 관리의 위험을 식별하고 완화하는 방법

이제 이 섹션에서는 프로젝트 관리에서 위험을 식별하고 완화하는 방법을 단계별로 논의하겠습니다. 우리는 그것을 두 부분으로 나누어서 제시할 것입니다. 그것을 탐구해보자.

프로젝트 관리에서 위험을 관리하는 방법에 대한 이 게시물을 탐색할 수도 있습니다.

01단계: 프로젝트 관리의 위험을 식별하는 방법

식별하기 쉬운 위험이 많지만, 철저한 조사가 필요한 위험도 있습니다. 이것이 바로 모든 잠재적 위험을 효과적으로 식별하기 위해 다양한 접근 방식을 적용하는 것이 필수적인 이유입니다. 아래에는 프로젝트 관리에서 위험을 식별할 때 고려해야 할 모든 단계가 나열되어 있습니다.

a) 브레인스토밍 세션 실시

브레인스토밍은 프로젝트 위험을 식별하는 주요 방법 중 하나입니다. 팀원과 이해관계자가 한 자리에 모여 프로젝트에서 발생할 수 있는 문제를 자유롭게 논의하는 것입니다. 효과적인 브레인스토밍 세션의 비결은 모든 사람이 참여할 수 있는 개방형 평면도를 갖는 것입니다.

그러나 세션에 들어가기 전에 세션에 대한 비전을 직접 설정하여 모든 사람이 무엇을 거쳐야 할지 알 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 이러한 명확성은 대화를 원활하게 유지하고 참여를 장려합니다. 세션 중에는 모든 사람이 판단을 받을 걱정 없이 자신의 미친 아이디어라도 공유할 수 있도록 괴롭힘을 위한 공간이 있는지 확인해야 합니다.

회의가 끝나면 그룹은 생성된 모든 아이디어를 검토하고 프로젝트에 얼마나 적용 가능한지에 따라 우선순위를 결정해야 합니다. 이러한 접근 방식은 새로운 아이디어를 선별할 수 있을 뿐만 아니라 팀 연결을 구축할 수도 있습니다.

b) 위험 등록부 활용

위험 등록부는 프로젝트 수명주기 전반에 걸쳐 위험을 정의, 추적 및 제어하는 ​​데 사용할 수 있는 프로젝트 관리 도구입니다. 이는 모든 잠재적 위험을 식별하고 확률, 영향 및 완화 계획과 같은 관련 정보와 함께 기록하는 중앙 집중식 문서로 작동합니다.

많은 위험 등록 도구가 있습니다. 가장 인기 있는 것은 WP Project Manager, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio 및 ZenGRC by Reciprocity입니다. 과거의 모든 데이터를 포함하여 브레인스토밍 세션 중에 생성한 모든 아이디어를 선택한 위험 등록 도구에 기록하세요. 분류합니다(예: 기술, 재무, 운영 등).

한번 녹음하면 끝나지 않습니다. 중요하거나 중요한 변경 사항이 발생할 때마다 기록을 자주 업데이트해야 합니다.

다음은 프로젝트 관리 소프트웨어를 구입할 때 고려할 수 있는 효과적인 체크리스트에 대한 가이드입니다.

c) 프로젝트 문서 검토

프로젝트 문서를 검토하면 프로젝트 관리자와 팀 구성원이 프로젝트 컨텍스트, 목표 및 잠재적인 취약점을 더 잘 이해할 수 있습니다. 이번 리뷰를 통해 과거에도 비슷한 종류의 문제가 있었는지, 어떻게 해결했는지 알아볼 수 있습니다.

문서를 검토하는 동안 프로젝트 일정, 리소스 및 이해관계자 기대치를 고려해야 합니다. 이는 일정 지연, 예산 초과 또는 정의된 기대치와의 조정 격차와 관련될 수 있는 잠재적 위험을 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다.

팀이 문서를 통해 프로젝트에 대한 명확한 그림을 얻은 후에는 라이프사이클 전반에 걸쳐 모든 문제를 해결할 수 있는 효율적인 위험 관리 계획을 개발할 수 있습니다.

d) SWOT 분석 수행

SWOT은 프로젝트 내의 잠재적 위험과 기회를 분석하는 데 널리 사용되는 프레임워크입니다. SWOT은 강점, 약점, 기회, 위협을 의미합니다. 이 분석은 프로젝트의 성공에 영향을 미치는 내부 및 외부 요인에 대한 명확한 아이디어를 제공하는 데 도움이 됩니다.

강점 – 귀하가 보유한 고유한 자원, 숙련된 인력 및 혁신적인 기술을 인식하십시오. 이는 위험을 효과적으로 완화하는 데 중요합니다.

약점 – 중요한 자원, 경험 및 전문 지식 측면에서 부족한 부분을 평가하여 프로젝트를 방해할 수 있습니다.

기회 – 잠재적인 위험을 이익으로 전환할 수 있는 시장 동향 및 기술 발전과 같은 외부 요인을 연구합니다.

위협 – 프로젝트를 위태롭게 할 수 있는 경쟁 압력, 규제 변화 또는 경기 침체와 같은 외부 요인을 고려해야 합니다.

프로젝트 관리 효율성을 향상시키는 방법을 알아보세요.

e) 과거 데이터 분석

과거의 정보, 기록, 자료 등을 수집하는 것을 말합니다. 이 데이터를 사용하면 유사한 프로젝트가 이전에 직면했던 위험 패턴을 식별할 수 있습니다. 과거 유사한 유형의 프로젝트가 성공하거나 실패하는 데 기여한 요인도 알아볼 수 있습니다.

이 분석의 주요 이점은 프로젝트 견적 및 관리 기술을 향상시키는 능력을 키울 수 있다는 것입니다. 예를 들어, 과거에 특정 자원 부족으로 유사한 유형의 프로젝트가 실패했다면 프로젝트 시작부터 준비하여 프로젝트가 실패하지 않도록 할 수 있습니다.

f) 전문가 인터뷰 실시

여기에는 프로젝트와 관련된 전문 지식과 경험을 가진 개인으로부터 관점과 통찰력을 수집하는 것이 포함됩니다. 이를 통해 위험 식별을 한 단계 더 발전시킬 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트의 특정 영역, 조직의 과제 및 업계 동향과 관련된 외부 위험이 있는지 감지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

인터뷰 대상자와의 열린 대화를 촉진하는 사려 깊은 질문을 하고 있는지 확인하십시오. 여기에는 유사한 프로젝트에 대한 과거 경험, 직면한 위험, 문제를 극복하기 위해 사용한 전략이 포함될 수 있습니다.

02단계: 프로젝트 관리의 위험을 완화하는 방법

위의 논의를 바탕으로 이제 프로젝트 관리에서 위험을 완화하는 데 필요한 모든 단계를 설명하겠습니다. 아래에서 살펴보세요.

a) 위험 완화 계획 개발

위험이 식별되면 이제 각 위험에 대한 완화 계획을 수립할 차례입니다. 이는 위험이 발생할 경우 위험을 완화하거나 그 결과를 줄이기 위해 수행할 수 있는 작업을 지정하는 것을 의미합니다. 이 경우 세 가지 유형의 전략을 생각해 볼 수 있습니다.

• 위험 회피(프로젝트 계획 변경을 통해)
• 위험 이전(위험을 제3자에게 이전)
• 위험 수용(팀이 위험을 수용할 준비를 갖추도록 함)

위에서 언급한 위험 등록 도구(WP Project Manager, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio 및 ZenGRC by Reciprocity)를 사용하여 위험 완화 계획 및 전략을 개발할 수 있습니다. 올해 따라갈 수 있는 흥미로운 프로젝트 관리 아이디어.

잠재적인 위험을 모두 파악한 후 우선순위에 따라 분류하고 순서를 지정할 수 있습니다. 각 범주 옆에 각 위험에 대응하기 위해 구현할 수 있는 잠재적인 대안을 문서화하세요. 이 기본 작업은 위험 관리를 한 단계 더 발전시킬 수 있습니다.

b) 프로젝트 업무 다양화(자원 부족 시)

시간이 부족할 때는 전체 프로젝트가 기한 내에 완료될 수 있도록 여러 팀에 프로젝트 작업을 분산시키십시오. 게다가, 다각화는 전체 프로세스가 많은 사람들의 눈앞에 있기 때문에 단일 오류 지점이 전체 프로젝트를 탈선시킬 가능성을 최소화할 수 있습니다.

결과적으로 누군가 오류를 포착하지 못하더라도 다른 누군가는 오류를 포착할 것이라는 희망이 있습니다. 또한 다양한 구성원 간의 프로젝트 업무를 다양화하면 혁신과 명확성이 향상될 수 있습니다. 다양한 부서의 사람들이 자신의 고유한 관점과 솔루션을 테이블에 선보일 수 있기 때문입니다.

c) 위험 관리에 이해관계자 참여

이해관계자가 누구인지, 그들이 무엇을 책임지고 있는지, 무엇에 관심을 갖고 있는지, 프로젝트와 위험에서 그들이 원하는 것이 무엇인지 파악하는 것부터 시작해야 합니다. 이해관계자가 잘 식별되면 그들과 명확한 의사소통 경로를 마련하는 것이 쉬울 것입니다. 프로젝트 관리자로서 귀하는 가장 지적 이해관계자를 워크숍 및 브레인스토밍 세션에 초대할 수 있습니다.

우리는 잠재적인 위험을 식별하기 위해 브레인스토밍 세션에 이해관계자를 참여시키는 것의 중요성에 대해 이미 논의했습니다. 위험 완화 단계를 포함하여 프로세스 전반에 걸쳐 이를 일관성 있게 유지하는 것이 중요합니다.

프로젝트 관리 문제를 해결하는 방법에 대한 빠른 가이드입니다.

d) 비상 계획 수립

비상 계획은 워크플로우를 중단시킬 수 있는 상황에 대해 조직을 예측하고 준비합니다. 이는 자연재해, IT 중단 또는 기타 예상치 못한 사건과 같은 특정 상황에서 팀이 수행해야 할 작업을 지정하는 '플랜 B'입니다. 비상 계획의 주요 목표는 중단을 줄이고 상황이 어려워지는 경우에도 조직이 계속 운영될 수 있도록 하는 것입니다.

비상 계획에는 위험 평가, 시나리오 계획, 다양한 시나리오에 대응하는 방법 등 여러 단계가 포함됩니다. 잠재적인 중단에 대해 필요한 계획을 미리 고안하면 쉽게 원래 궤도로 돌아갈 수 있습니다.

e) 정기적으로 위험을 평가하고 모니터링합니다.

정기적으로 위험을 평가하고 모니터링하는 것은 새로운 위협을 지속적으로 인식하고 시간이 지남에 따라 위험 완화 노력이 효과적이도록 보장하기 때문에 매우 중요합니다. 이러한 적극적 태도는 그에 따라 완화 계획을 조정함으로써 모든 종류의 불확실성에 직면할 수 있는 정신적 강인함을 유지해줍니다.

그러면 어떻게 해야 합니까? 다음과 같은 방법으로 이 작업을 수행할 수 있습니다.

• 첫째 , 진행 상황을 추적하기 위한 체계적인 접근 방식이 확립되어야 합니다. 이는 정기 회의, 진행 보고서, 성과 지표 평가를 통해 이루어질 수 있습니다.

• 둘째 , 위에서 언급한 위험 등록 도구를 사용하여 새로운 위험이 식별될 때마다 심각도 및 완화 방법을 포함하여 문서화해야 합니다.

• 마지막으로 프로젝트에 이해관계자를 포함시켜 그들이 가질 수 있는 문제에 대한 통찰력과 피드백을 수집하세요. 왜냐하면 그들의 가장 기발한 아이디어조차도 종종 심각한 문제를 해결할 수 있기 때문입니다.

f) 예방 조치 시행

위험을 식별하고 필요한 전략을 최종 후보로 선정한 후에는 예방 조치를 구현할 차례입니다. 이는 프로토콜, 더 나은 팀 교육, 새로운 기술 채택에 대한 투자의 형태일 수 있습니다.

예를 들어, 특정 자원의 부족으로 인해 프로젝트 완료가 지연될 가능성이 있는 경우 미리 준비하는 것이 좋습니다.

또한 사전 정의된 마일스톤이 제 시간에 달성되고 있는지 확인할 수 있도록 프로젝트 팀 구성원의 성과를 확인해야 합니다. 경쟁에서 앞서가기 위한 최고의 프로젝트 관리 전략을 탐색할 수 있습니다.

g) 팀과 명확하게 의사소통

협력하고 모든 사람이 프로젝트 범위와 기대치를 이해할 수 있도록 하려면 팀에 투명해야 합니다. 명확한 의사소통은 모호함과 잘못된 의사소통을 제거하는 데 도움이 되며 팀 구성원이 임무를 수행할 수 있도록 명확성을 제공합니다.

명확한 의사소통을 위해서는 메시지를 간단하고 명확하게 전달해야 합니다. 이 경우 해야 할 일은 팀 구성원이 자신의 역할이 무엇인지, 무엇을 해야 하는지 이해할 수 있도록 목표와 임무를 설정하는 것입니다. 이러한 커뮤니케이션은 대면 회의, 이메일, 전화 통화 및 온라인 채팅(Slack과 같은 애플리케이션을 통해)의 형태로 이루어집니다.

h) 향후 프로젝트를 위해 배운 교훈을 문서화하세요.

다음 프로젝트를 위해 배운 내용을 문서화하는 것은 개발의 특징입니다. 성공과 실패를 모두 문서화함으로써 무엇이 잘 작동했고 무엇이 실패했는지에 대한 확실한 기록을 세울 수 있습니다. 이 지식은 유사한 유형의 프로젝트에서 반드시 사용될 것입니다.

모든 학습 내용을 효과적으로 문서화하기 위해 프로세스에 참여한 팀 구성원 및 이해관계자와의 짧은 인터뷰를 진행할 수 있습니다. 따라서 이러한 병변을 체계적으로 조사하고 기록함으로써 향후 프로젝트를 쉽게 탐색할 수 있는 학습 및 유연성 문화를 구축할 수 있습니다.

위험 완화를 위해 WP 프로젝트 관리자 사용

WP 프로젝트 관리자는 WordPress용으로 설계된 강력하고 다목적이며 기능이 풍부한 프로젝트 관리입니다. 즉, WordPress 대시보드에서 다양한 유형의 프로젝트를 효율적으로 생성, 관리 및 추적할 수 있습니다. 포괄적인 위험 등록부 또는 프로젝트 관리 솔루션을 찾고 있다면 이 도구 사용을 고려할 수 있습니다.

다음은 이 플러그인으로 수행할 수 있는 작업 목록입니다.

• 무제한의 동료를 추가하면서 작업과 프로젝트를 무제한으로 생성하세요
• 내장된 시간 추적기로 프로젝트 시간을 추적하고 계산할 수 있습니다.
• 간트 차트를 사용하여 작업 종속성을 시각화합니다.
• 드래그 앤 드롭 Kanban 보드로 워크플로 표시
• 파일과 문서를 한곳에서 관리하세요
• 패턴과 매개변수를 설정하여 반복 작업을 자동화하세요.
• 프로젝트 진행 상황을 추적하는 보고서 생성
• WooCommerce, BuddyPress 및 기타 여러 애플리케이션과 통합

결론

실제로, 성공적인 프로젝트 관리 없이는 올바른 방향을 유지하고 지속 가능한 결과를 보장하는 것이 불가능합니다. 잠재적인 위험을 사전에 식별, 평가 및 해결함으로써 위험이 위협이 될 가능성을 크게 줄일 수 있습니다.

그러나 위험을 예리하게 탐색하고 완화하여 프로젝트를 관리하는 것이 얼마나 어려운지 지금쯤 이해하셨기를 바랍니다. 이것이 오늘날 프로젝트 관리가 수많은 조직에서 탁월한 직무 역할을 하는 이유입니다.

우리는 프로젝트에 숨겨진 잠재적 위험을 식별하고 이를 성공적으로 완화하는 방법을 식별하기 위해 따라야 하는 모든 단계를 다루기 위해 최선을 다했습니다. 오늘의 주제와 관련하여 의견이나 제안 사항이 있으면 아래 의견란을 통해 알려 주시기 바랍니다.