가상 데이터 룸의 보안 역할

민감한 데이터는 해커의 잠재적 먹이이자 조직의 위험 요소입니다. 데이터 유출은 은폐하는 데 비용이 많이 들고 막대한 손실을 초래합니다. 데이터 침해 및 사이버 공격에 대한 아이디어는 데이터 보안 강화에 도움이 되는 가상 데이터실(VDR)의 혁신을 도입했습니다.

VDR은 문서 관리, 배포 및 저장과 같은 다양한 비즈니스 거래를 돕기 위해 구축된 다목적 가상 리포지토리입니다. 온라인 데이터 룸 소프트웨어는 안전한 것으로 간주되지만 기업은 데이터 유출 및 사이버 공격이 없는지 확인하고 보장해야 합니다.

따라서 가상 데이터룸 제공업체에 정착하기 전에 다양한 요소에서 데이터룸 보안을 입증해야 합니다. 더 자세히 살펴보겠습니다.

가상 데이터룸을 안전하게 만드는 요소

대부분의 기업은 인증 유형별로 VDR 보안을 중요하게 생각합니다. 많은 사람들이 'ISO' 인증을 가장 중요하게 생각하므로 ISO 표준을 갖춘 가상 데이터룸 제공업체에 투자합니다. 그러나 고려해야 할 몇 가지 다른 보안 기준이 있습니다.

물리적 보안 세부 정보

• 물리적 데이터 보호. 온라인 데이터룸 소프트웨어에는 클라우드 스토리지가 포함되어 있어 물리적 보호가 필요하지 않습니다. 그러나 가상 데이터실은 보안 강화를 위해 물리적 지침과도 일치해야 합니다. 조직은 모든 ​​장비가 안전하고 작동하도록 데이터 센터를 보호해야 합니다.
• 좋은 인프라. 조직은 더 나은 데이터 처리를 위해 고품질 작업 시스템과 하드웨어를 통합해야 합니다.
• 데이터 백업. 가상 데이터 룸 사용자는 고품질 데이터 백업 시스템에 투자해야 합니다. 백업 시스템은 데이터 손실 시 참조할 수 있도록 시스템에 있는 문서의 추가 사본을 생성할 수 있어야 합니다.
• 데이터 암호화. 사용자는 데이터 보안을 보장하기 위해 파일 전송 및 저장 중에 고급 암호화에 의존해야 합니다.
• 여러 서버 위치. 조직은 데이터를 처리하고 저장하기 위해 하나의 서버에 의존해서는 안 됩니다. 데이터 복구 및 재해 관리에 도움이 되는 여러 서버가 있어야 합니다.

액세스 보안 조치

가상 데이터 서비스의 주요 기능은 민감한 데이터를 전송하고 데이터 누출 또는 위반을 방지하기 위해 최고 수준의 보안을 제공하는 것입니다.

이는 데이터 룸 소프트웨어가 해킹 및 침해를 방지하기 위해 제한된 액세스 권한을 가져야 함을 의미합니다. 제한된 액세스에는 취약한 데이터를 안전하게 유지하는 내부 사이버 보안 위협도 포함됩니다.

• 지정된 권한 설정. 데이터 룸 관리자는 각 사용자가 특정 문서에만 액세스하고 볼 수 있도록 특정 권한 또는 로그인 설정을 지정할 수 있습니다. 이 프로세스에서는 사용자가 필요로 하는 몇 가지 영역에만 액세스할 수 있습니다. 이는 데이터 중단 및 누출을 줄이는 데 도움이 됩니다.
• 사용자 정의 문서 액세스. 시스템 보안을 유지하기 위해 데이터 룸 관리자는 승인된 사용자와 그들이 작동할 수 있는 기능을 제공할 수 있습니다. 누군가가 허용된 사이트를 벗어나려고 하면 시스템이 관리자에게 경고합니다.
• 싱글 사인온 프로세스. 데이터 룸 관리자 또는 관리자는 여러 로그인 자격 증명을 방지하기 위해 모든 권한 있는 사용자에게 단일 로그인 세부 정보를 제공해야 합니다. 현재 사이트에서 작업 중인 사람과 활동에 대한 세부 정보가 표시됩니다.
• 시간 제한 액세스 및 IP 주소 제한. VDR 사용자는 아무 IP 주소로도 로그인해서는 안 됩니다. 회사는 안전 조치를 위해 특정 시스템에 대한 액세스를 제한할 수 있습니다. 또한 보안을 강화하기 위해 시간 액세스 제한을 설정하는 것이 좋습니다.

데이터 룸의 문서 보안

• 문서 접근 권한. 모든 사용자는 권한 있는 사람만 중요한 문서에 액세스할 수 있도록 특정 문서에서 역할을 정의해야 합니다.
• 문서 추적. 좋은 가상 데이터 룸 시스템은 사용자의 IP 주소, 액세스 시간 및 데이터 공유 세부 정보에 대한 모든 데이터 검사를 암호화해야 합니다. 시스템은 무단 작업을 금지하고 알림을 통해 관리자에게 경고해야 합니다.
• 원격 지우기 기능. 관리는 도난의 경우 원격 삭제와 같은 백업 계획이 필요합니다. 이것은 회사를 보호하기 위해 머신의 시스템을 비워둔 모든 프로그램을 자동으로 삭제하거나 충돌시킵니다.
• 원격 파쇄. 사용자가 특정 문서를 다운로드한다고 가정하면 관리자 또는 조직은 여전히 ​​해당 문서를 제어해야 합니다. 이는 사용자가 감독하에 문서를 사용할 수 있기 때문에 잘못된 문서 사용 또는 데이터 유출을 방지합니다.

보안 가상 데이터룸 공급업체를 선택하는 방법

가상 데이터 룸 제공업체에 정착하기 전에 다양한 요소와 기능을 충족하는지 확인하십시오.

• 데이터 보안 및 정부 요구 사항. VDR은 사용자의 요구에 따라 다른 기능을 보유합니다. 소프트웨어는 데이터 보안 조치 및 정부 규정을 준수해야 합니다. 예를 들어, 선호하는 VDR은 해당 분야 또는 조직을 기반으로 하는 HIPAA 요구 사항 및 FDA 규칙과 일치해야 합니다.
• 글로벌 보안 표준 및 인증. VDR은 귀사에 따라 다양한 인증을 수행해야 합니다. 좋은 인증을 받은 VDR 제공업체를 선택하십시오. 참고 인증에는 만료 날짜가 있습니다. 불편을 피하기 위해 날짜를 확인하십시오.
• 검토 및 데이터 유출 기록. 대부분의 정부가 특정 조직이나 분야에서 데이터 침해를 발표하기 때문에 데이터 침해를 검색하는 것은 어렵지 않습니다. 이를 통해 사용자는 가상 공급자 기록을 검토할 수 있습니다. 또한 특정 VDR 공급업체에 투자하는 다른 사용자를 파악하는 데 도움이 됩니다.

가상 데이터 룸 사용

VDR은 과장된 데이터 보안을 지원하고 보안 채널을 통해 중요한 정보를 전송하기 위해 다양한 경우에 사용됩니다.

• 기업공개(IPO). 기업의 데이터가 노출될 수 있으므로 초기 공모를 위한 VDR은 매우 중요합니다. 이해 관계자는 데이터 유출을 방지하기 위해 모든 데이터가 안전하고 올바른 시스템으로 숨겨져 있는지 확인해야 합니다.
• M&A(합병 및 인수 거래). 구매자와 판매자는 실사 과정에서 대부분 VDR을 사용합니다. 두 당사자는 재정, 자산 및 기타 중요한 세부 정보를 공개해야 합니다. 그러나 데이터는 보안을 위해 닫힌 원 안에 남아 있어야 합니다.
• 감사 및 조사 프로세스. 현대 기업은 전자 데이터 룸을 활용하여 감사 및 조사를 수행하고 있습니다. 정보가 보안 플랫폼에서 승인된 사용자에게 배포되므로 프로세스가 더 빠르고 안전합니다. 데이터 룸 서비스는 프로세스를 시작하는 데 물리적 문서가 필요하지 않기 때문에 감사를 용이하게 합니다.

결론

가상 데이터 룸은 사용자가 안전한 시스템을 통해 운영할 수 있으므로 비즈니스 성장에 중요합니다. 이 소프트웨어는 데이터 유출을 방지하여 기업이 사이버 공격에 대한 두려움 없이 쉽게 작업하고 거래할 수 있도록 합니다.