필요한지 몰랐던 가상 이벤트 체크리스트

가상 이벤트는 많은 산업 분야에서 획기적인 것이지만 사실은 스트레스를 줄 수 있습니다. 마케팅, 브랜딩 및 티켓 판매와 같은 많은 감동적인 요소가 있어 사람들을 가상 이벤트에서 완전히 벗어나게 만드는 경우가 많습니다. 가상 이벤트를 계획하는 스트레스에 대한 해결책이 있습니까? 예: 가상 이벤트 체크리스트를 작성합니다.

가상 이벤트 체크리스트를 갖는 것은 가상 이벤트를 개발, 설계 및 주최할 때마다 집중하고 균형을 유지하는 가장 좋은 방법입니다.

그러나 체크리스트에 포함되어야 할 내용을 모른 채 어떻게 체크리스트를 따를 수 있습니까? 여기에서는 성공적인 가상 이벤트 를 계속 계획할 수 있도록 가상 이벤트 체크리스트를 생성할 때 필요한 단계를 살펴보겠습니다.

가상 이벤트 체크리스트: 이벤트 전

이벤트 목적 파악

이벤트의 목적은 이벤트가 누구를 위한 것이며 해당 청중과 함께 달성하고자 하는 바에 따라 다릅니다.

이것은 반드시 고유할 필요는 없습니다. 종종 회사는 리드를 확보하고, 청중의 참여를 유지하고, 팀원 성과에 대해 작업하고, 제품을 출시하거나, 회사 브랜드를 홍보하기 위해 노력합니다.

가상 이벤트를 만들 때 먼저 노력할 목적을 염두에 두십시오. 그러면 그 목적을 달성할 가능성이 훨씬 더 높아집니다.

가상 이벤트 개념 개발

모든 이벤트는 초기 컨셉으로 시작되며 가상 이벤트를 계획할 때도 다르지 않습니다.

시작 개념이 있으면 특히 이벤트 플래너가 처음인 경우 더 나은 결정을 내리는 데 도움이 됩니다. 아이디어로 시작한 다음, 그 시작점에서 더 많은 아이디어를 찾는 데 주위를 둘러보세요. 여기에서 창의력이 빛을 발하고 이벤트가 돋보일 수 있습니다.

타겟 고객 이해 및 정의

효과적인 가상 이벤트를 만들려면 청중과 그들이 원하는 것을 이해해야 합니다.

이를 위해 이상적인 청중의 참석자 페르소나(또는 프로필)를 개발해야 합니다. 이러한 페르소나를 생성할 때 연령, 위치, 산업 및 관리 역할과 같은 사용 가능한 모든 정보를 포함해야 합니다.

성공 기준 정의

가상 이벤트에서 어떤 일이 일어나기를 원하십니까? 많은 사람들이 참석하기를 원하십니까? 사람들이 스폰서 부스를 방문하기를 원하십니까? 성공적인 가상 이벤트를 어떻게 정의하든 그 목표를 향해 일할 수 있으려면 성공을 염두에 두어야 합니다.

팀 및 계약자 역할 식별

효과적인 이벤트를 실행하려면 각 작업에 적합한 인재를 찾아야 합니다. 이것이 프로젝트 관리자가 "자원 식별"이라고 부르는 것입니다.

이벤트 계획을 시작할 때마다 이벤트의 개별 측면을 감독할 팀 구성원(또는 잠재적 계약자) 목록이 있어야 합니다. 작업을 제대로 수행할 수 있는 드림 팀을 찾으십시오.

가상 이벤트 예산 생성

물론 예산이 필요한 것처럼 보이지만 그리 간단하지 않습니다. 가상 이벤트는 정상적인 이벤트 예산을 완전히 뒤집을 수 있는 많은 옵션을 제공합니다. 장소에 돈을 쓸 필요가 있습니까? 온라인 이벤트가 아닙니다. 장식에 돈을 쓸 필요가 있습니까?

컴퓨터 응용 프로그램의 가격만. 여행비로 돈을 쓸 필요가 있습니까? 캐나다에서 방콕까지 온라인으로 몇 초만에 여행할 수 있습니다. 보시다시피 가상 이벤트 예산을 만드는 것은 대면 이벤트와 매우 다릅니다.

이벤트 형식 정의

이벤트 생성을 시작할 때 가장 적합한 이벤트 형식(예: 무역 박람회, 세미나, 웨비나, 클래스)을 결정해야 합니다. 해당 정보를 사용하면 가격 범위를 결정하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 사용할 계약자를 결정하는 데 도움이 됩니다.

이벤트 스타일을 고려할 때 참석자 참여를 유지할 수 있는 방법이 있는지 확인하십시오. 귀하의 이벤트는 세부 세션을 제공합니까? 대기실? 채팅 기능? 무엇을 하든지 이벤트 참석자가 이벤트 기간 동안 계속 참여할 수 있도록 하십시오.

AV/제작 및 기술 요구 사항 결정

이벤트 전에 모든 기술적 고려 사항을 취할 준비를 하십시오.

이는 녹화 세션부터 이벤트 재생이 배포되는 방식, 이벤트 참석자가 세션에 입장할 수 있는 방법까지 다양합니다.

이러한 모든 결정은 가상 이벤트 당일 스트레스를 줄이기 위해 사전에 충분히 고려되어야 합니다.

날짜를 선택하고 기간을 결정하십시오

청중과 이벤트의 목표에 따라 이벤트 날짜와 시간은 비즈니스마다 변경될 수 있습니다. 예를 들어, 비영리 기금 모금 행사는 일반적으로 근무 시간 동안 개최되지 않으며 가상 이벤트도 같은 방식으로 비즈니스를 구성할 것입니다.

반면 기업 행사는 주중에 열리는 경우가 많다. 종종 수요일에, 때로는 화요일에 개최됩니다.

가상 이벤트 플랫폼 선택

새로운 가상 이벤트 플랫폼을 선택할 때마다 회사에서 사용하는 다른 프로그램과 얼마나 잘 통합되는지 생각하십시오. 또한 가상 플랫폼이 이벤트 참석자 의 관심을 끌 수 있을지 생각해 보십시오.

녹화 세션 고려

회사에 전 세계 고객이 있는 경우 다른 시간대를 수용하는 것이 좋습니다. 녹화된 세션을 대중에게 공개하면 나중에 청중 전체가 참석할 수 있어 항상 좋습니다.

이것은 이 가상 이벤트 계획 체크리스트의 가장 중요한 요소 중 하나입니다. 많은 행사 참석자들이 행사 후 녹화를 요청하는 경우가 많아 브랜드 인지도를 더욱 높일 수 있습니다.

사회적 교류 활동 계획

이벤트에서 소셜 상호 작용 및 게임화에 대한 구체적인 계획을 세우는 것은 가상 환경을 원할 때 훨씬 더 중요합니다.

종종 대면 이벤트의 경우 참가자를 쉽게 연결할 수 있지만 가상 이벤트는 그렇지 않습니다. 가상 이벤트를 사용하면 가상 참석자가 서로 상호 작용할 수 있도록 아이디어를 만들어야 합니다.

스피커 찾기

모든 이벤트의 가장 중요한 부분 중 하나인 연사는 청중과 상호 작용할 수 있는 주요 방법입니다.

즉, 귀하의 가치와 후원자 및 참석자의 가치를 모두 공유할 수 있는 연사를 찾아야 합니다. 관련 주제에 대한 독특한 통찰력과 아이디어를 가진 전문 연사를 찾으십시오.

후원자에게 연락하기

이 시점에서 잠재적 스폰서 검색을 시작하고 스폰서십 패키지 생성을 시작해야 합니다. 그들의 제안과 요청에 대해 열린 마음을 유지하십시오.

스폰서는 이벤트에서 수익을 창출하는 좋은 방법이 될 수 있으므로 현재 브랜드와 일치하는 회사를 찾으십시오.

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가상 이벤트 홍보

당신의 이벤트를 세상에 알리기 시작하세요. 팀의 소셜 미디어 플랫폼과 웹사이트에 발표하는 것과 같은 많은 마케팅 전략이 있습니다.

연사 및 후원자와 이야기하고 소셜 미디어 플랫폼에서 발표하도록 할 수도 있습니다. 이벤트에 일종의 응집력을 부여하는 데 도움이 될 수 있는 해시태그 형식으로 이 작업을 수행하는 것이 좋습니다.

이벤트를 위한 간단한 웹사이트를 만들 수도 있습니다. 여기에서 잠재적인 참석자에게 가격 및 티켓을 찾을 수 있는 위치에 대한 정보를 제공할 수 있습니다.

이벤트 스크립트 만들기

모든 것을 기록하십시오. 이벤트에서 어떤 일이 일어날지, 각 부분이 언제 일어날지, 누가 책임질 것인지 쓰십시오. 이 작업은 Google 스프레드시트나 Microsoft Excel 또는 팀과 협력하는 데 사용할 수 있는 모든 도구에서 쉽게 수행할 수 있습니다.

참가자 가이드 만들기

참가자들은 익숙하지 않은 이벤트 플랫폼을 최대한 활용하기 위해 약간의 도움이 필요할 것입니다. 종종 이벤트 플랫폼에는 이미 온라인 가이드가 있지만 그렇지 않은 경우 직접 만드십시오.

이벤트에 따라 다양한 스타일의 가이드를 만들 수 있습니다. 게임이나 테마가 있는 경우 가이드가 해당 테마를 따를 수 있습니다. 다른 사람들과 온라인으로 상호 작용하는 방법을 포함하거나 미래에 올 여러 세션을 나열할 수도 있습니다.

팀을 위한 커뮤니케이션 채널 설정

이상적인 상황에서는 특히 이벤트 기간 동안 중요한 세부 정보나 메시지를 놓치지 않도록 하나의 채널로 제한해야 합니다. 몇 가지 좋은 옵션은 Slack, Whatsapp, Microsoft 팀, Discord 또는 이벤트 플랫폼의 개인 공간입니다. 무엇이든 당신을 위해 일합니다.

네트워킹 기회 계획

네트워킹은 이벤트의 핵심이며 가상 이벤트의 경우 더욱 그렇습니다. 가상 이벤트의 상당 부분은 네트워킹 기회를 만드는 것이어야 합니다. 이들은 소그룹 세션, 대화방 및 아이스 브레이킹 활동의 형태로 올 수 있습니다. 네트워킹을 개선하는 모든 것이 가상 이벤트를 개선합니다.

가상 이벤트 체크리스트: 이벤트 중

이벤트 후 알림

이벤트가 가까워질수록 이벤트 알림을 더 자주 게시하면 출석률을 높이는 데 크게 도움이 됩니다. 주일에 이르면 일일 알림이 적절할 수 있습니다.

대화 진행

선택한 이벤트 플랫폼에 따라 재미있고 개방적인 환경을 조성하는 데 도움이 되는 많은 도구가 있습니다.

Q&A 도구를 사용하거나 채팅에서 질문에 답변하여 청중의 참여를 유도할 수 있습니다. 옵션이 있는 경우 일대일 약속을 선택할 수도 있습니다.

대화형 경험 을 위해 참석자를 쌍 또는 소그룹으로 구성

참석자를 소규모 그룹으로 구성하면 청중 참여를 장려하는 데 도움이 될 수 있습니다. 참석자가 5분에서 7분마다 응답하거나 조치를 취할 수 있다면 그것이 바로 최적의 지점입니다.

하버드 비즈니스 리뷰(Harvard Business Review) 연구에 따르면 5분 규칙이 관찰자 대신 참석자의 참여를 유지하는 데 가장 효과적입니다.

모든 중단 에 대비 하고 대응

기술적인 문제가 있거나 사람을 방해하는 경우 여러 백업 계획을 준비하십시오. 여기에는 콘텐츠 조정에서 기술 지원 직원을 온라인 상태로 두고 도움을 줄 준비가 되는 것까지 다양합니다.

중단을 방지할 수 없으면 중단할 준비가 되어 있습니다.

참석자 데이터 캡처

청중 데이터를 사용하면 미래의 가상 이벤트를 개선하고 고객을 더 잘 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다.

일반적으로 유용한 정보는 몇 가지 예와 같이 클릭한 링크, 출석 횟수, 출석 시간 및 재생 비디오에서 나옵니다.

이벤트 발생 시 스트리밍

많은 이벤트 플랫폼에는 미리 만들어진 스트리밍 옵션이 있습니다. 추가 소셜 미디어 플랫폼에서 가상 이벤트를 브로드캐스트하여 향후 이벤트에 더 유용한 정보를 수집할 수 있습니다.

이벤트 중간에 발표자와 정보를 공유할 수도 있어 유용할 수 있습니다.

가상 이벤트 체크리스트: 이벤트 후

참석자 설문조사 보내기

참석자가 무엇을 좋아하고 무엇을 좋아하지 않았는지 확인하기 위해 피드백 설문 조사를 보냅니다. 그런 다음 해당 정보를 사용하여 다음 가상 이벤트에서 청중과 더 잘 상호 작용할 수 있습니다.

또한 설문조사는 짧고 간결해야 합니다. 설문조사가 너무 길면 사람들이 설문조사가 끝날 때까지 머물지 않는 경우가 많습니다.

청중 과 의 소통 _

관객 여러분의 참석에 감사드립니다. 이메일을 보내거나 소셜 미디어 플랫폼을 사용하여 이를 수행할 수 있습니다.

이벤트 직후에 메시지가 아직 마음에 생생할 때 메시지를 보내십시오. 피드백 설문조사 및 이벤트 녹화에 액세스할 수 있는 위치에 대한 정보를 포함할 수도 있습니다.

데이터 분석 _

이벤트 중 및 이벤트 후에 수집한 데이터를 검토합니다. 이 데이터는 어떤 영역에서 성공했으며 어떤 영역을 개선할 수 있는지 더 잘 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그런 다음 해당 정보를 사용하여 보다 성공적인 이벤트를 만들기 위한 작업을 시작할 수 있습니다.

예산 균형

모든 사람에게 비용을 지불했으므로 계획한 예산을 이벤트 결과와 비교하십시오.

이 시점에서 ROI(투자 수익률)를 계산하고 직접 수익, 기여 수익, 연결된 판매 파이프라인, 모든 브랜딩 이점, 지식 교환 및 이벤트와 관련된 기타 모든 중요한 정보를 고려할 수 있습니다.

이벤트에 대한 정보 공유

이 가상 이벤트 체크리스트의 마지막 단계: 이벤트의 모든 사진, 비디오 및 기사를 사용합니다.

이를 소셜 미디어에 게시하여 청중을 참여시키고 향후 참석자에게 더 많은 정보 를 제공할 수 있습니다. 미래의 가상 회의 또는 이벤트를 위해 이러한 과거 이벤트를 사용할 수도 있습니다.

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