6 wskazówek, jak dotrzymywać terminów w miejscu pracy

Wszyscy słyszeliśmy powiedzenie: „Nieważne, jak długo, ale jak dobrze”. Chociaż brzmi to całkiem uroczo, nie jest do końca prawdziwe w kontekście pracy. Każdy cel, projekt i zadanie mierzy się czasem. W rzeczywistości T wcelach SMART jest określony w czasie.Tak więc nie ma znaczenia, jak dobrze wykonasz zadanie; jeśli przegapisz termin, nie osiągnąłeś swoich celów.

Oto, co się dzieje, gdy nie dotrzymujesz terminów. Stajesz się sfrustrowany – masz wszystkie odpowiedzi, ale dostarczasz je za późno, więc nie dostajesz odpowiedniego kredytu. Tracisz klientów. Kosztujesz swoją firmę pieniądze. Rozwijasz złą reputację. I w końcu tracisz pracę – nikt nie chce ponosić odpowiedzialności.

To nie brzmi zbyt fair, prawda? Ale to jest to, czym jest. Nie jesteś tak mądry, jak myślisz, jeśli nie trzymasz się czasu. Cała twoja ciężka praca idzie na marne i nikt nie widzi twojego blasku.

Możesz to jednak zmienić już teraz. Ptak jest w twojej dłoni – to, czy przeżyje, czy umrze, zależy od ciebie. Możesz bardziej świadomie podchodzić do terminów, a nawet je wyprzedzać. Wskazówki zawarte w tym artykule wprowadzą Cię na właściwą ścieżkę.

3 Główne powody, dla których pracownicy nie dotrzymują terminów

Pewien człowiek widział kiedyś chwasty w swoim ogrodzie. Ze złością wyjął nożyce ogrodowe i zaczął nimi rąbać. Uśmiechnął się zadowolony ze swojej ciężkiej pracy i wrócił do domu. Następnego dnia chwasty wróciły. Ścinał je, dopóki nie zdał sobie sprawy, że musi wykorzenić chwast, aby uzyskać trwały efekt.

Podobnie, jeśli nie dotrzesz do źródła tego, co powoduje, że nie dotrzymujesz terminów, będziesz tylko przycinać chwast. Oto trzy najczęstsze powody, dla których ludzie nie dotrzymują terminów w miejscu pracy. Zobacz, czy jest tam twój.

• Słaba komunikacja

Bez jasnej komunikacji na temat rezultatów zadania dotrzymanie terminu może stanowić problem. Na przykład, jeśli przełożony daje swoim podwładnym zadanie i mówi: „Przygotujcie je do przyszłego tygodnia”, jest to niejasne. „Następny tydzień” może oznaczać w dowolnym momencie od poniedziałku do piątku, a w piątek może być za późno.

W tym miejscu pojawia sięoprogramowanie do zarządzania projektami . Pomagają one budować spójny zespół, umożliwiając zespołom komunikowaniewymagań projektu, rezultatów, ról i obowiązków.Eliminuje to wszelkie niejasności dotyczące oczekiwań związanych z zadaniem.

• Nierealne terminy

Tak. Nie wszystkie terminy są realistyczne, a oczekiwanie na ich dotrzymanie to miraż. To nie twoja wina, ale z pewnością wpłynie to na twoją produktywność. Chociaż napięte ramy czasowe mogą naciągać Cię na szybsze wykonywanie zadań, wywierają na Ciebie niepotrzebną presję i prowadzą do kosztownych błędów. Szczera dyskusja z szefem na temat nierealistycznych terminów to krok naprzód.

• Brak umiejętności zarządzania czasem

Teraz jesteśmy w sednie sprawy. To jest zwykle główny problem ludzi z dotrzymywaniem terminów – nie wiedzą, jak zarządzać czasem. Badania pokazują, że 82% ludzi nie ma systemu zarządzania czasem .W jakiś sposób oczekują, że magicznie dotrzymają terminów.

Nic dziwnego, że wielu pracowników nie dotrzymuje terminów. Nic się nie dzieje, dopóki nie sprawisz, że to się stanie. Umiejętności zarządzania czasem nie wylądują na twoich kolanach. Musisz podejść do tego proaktywnie. Musisz uczyć się i rozwijać te umiejętności.

6 wskazówek, jak wyprzedzić terminy

Z powodów wymienionych powyżej wynika, że ​​niektóre czynniki wpływające na niedotrzymanie terminów są poza Twoją kontrolą. Jeśli Twoja firma nie ma dobrej kultury komunikacji lub jeśli Twoi szefowie ustalają nierealistyczne ramy czasowe, niewiele lub nic nie możesz z tym zrobić.

Istnieją jednak czynniki, na które masz wpływ, nad którymi możesz popracować. Poniższe wskazówki pomogą Ci efektywniej zarządzać czasem.

• Mieć system zarządzania czasem

Jak wspomniano wcześniej, musisz być świadomy, jeśli chodzi o wyprzedzanie terminów. Ta intencjonalność obejmuje opracowanie systemu zarządzania czasem, który pomoże ci kontrolować swój czas. Twojeprocedury zarządzania czasem zostaną zautomatyzowane, tak że wszystko się ułoży i osiągniesz swoje cele.

• Korzystaj z oprogramowania do zarządzania dokumentami, takiego jak SmallPDF

Źródło

Ręcznezarządzanie dokumentami to strata czasu i energii, co pozwala przegapić terminy.Jednak oprogramowanie do zarządzania dokumentami, takie jak SmallPDF, rozwiązuje ten problem. Dzięki niemu możesz konwertować pliki PDF na edytowalne dokumenty Word, łączyć, edytować, kompresować i podpisywać dokumenty PDF.

SmallPDF zawiera niezbędne narzędzia do uruchamiania, zarządzania i wykonywania zadań z dokumentami cyfrowymi. Oprogramowanie umożliwia wyróżnianie i dodawanie tekstu, adnotacji odręcznych, kształtów i obrazów. Oszczędza to mnóstwo czasu i pozwala skupić się na ważniejszych zadaniach.

• Skorzystaj z oprogramowania do śledzenia czasu

Kiedy żonglujesz wieloma zadaniami, możesz łatwo stracić poczucie czasu. Oprogramowanie do śledzenia czasu zapobiega temu.Pomaga wykonać zadanie w ustalonych ramach czasowych bez uszczerbku dla standardu pracy. Możesz użyć tego indywidualnie lub jako zespół. Prowadzi to do poprawy produktywności pracowników.

• Poćwicz macierz Eisenhowera

Gdy masz wiele projektów i zadań, możesz czuć się przytłoczony i stracić koncentrację. Po prostu mieszasz wszystko razem i zaczynasz działać. W końcu możesz odkryć, że pominąłeś najważniejsze zadania i nie dotrzymałeś terminów. Matryca Eisenhowera pomaga ci wyjść z tej nędzy. Pozwala skutecznie ustalać priorytety zadań.

Oto jak to działa. Dzielisz swoje zadania na podstawie ich ważności i skupiasz się na nich, ignorujesz je i odpowiednio eliminujesz. Zadania podzielone są na następujące segmenty:

• Pilne i ważne
• Ważne i nie pilne
• Pilne i mało ważne
• Nie ważne i nie pilne

Dzięki tej segmentacji możesz wykonywać najważniejsze zadania i dotrzymywać terminów.

• Zastosuj technikę Pomodoro

Ciężka praca oznacza długie godziny pracy i wypalenie. Inteligentna praca oznacza pracę przez krótki czas i robienie przerywanych przerw. W końcu osiągasz swoje cele i dotrzymujesz terminów bez wypalenia. To właśnie proponuje technika Pomodoro.

Po ustaleniu priorytetów zadań rozpocznij pierwsze i pracuj nad nim przez 25 minut bez przerwy. Gdy czas upłynie, zrób 5-minutową przerwę, aby się rozciągnąć i zrelaksować. Zrób to około cztery razy przed dłuższą 30-minutową przerwą. Omówione wcześniej oprogramowanie do śledzenia czasu staje się tutaj pomocne. Przekonasz się, że osiągniesz więcej i będziesz bardziej wypoczęty.

• Wykorzystaj metodę góry lodowej

Koncepcja góry lodowej obejmuje zbieranie ważnych zasobów i notatek do wykorzystania w przyszłości. Gdy to zrobisz, maszrepozytorium zasobów gotowych do użycia, gdy ich potrzebujesz.Ta metoda pozwoli Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu na badaniach.

Oto, jak możesz wykorzystać tę metodę.

• Sortuj artykuły związane z pracą, e-maile, filmy, notatki itp.
• Odpowiednio je oznacz i ułóż
• Przechowuj je
• Skonsultuj się z nimi, gdy masz jakieś zadanie

5 korzyści z wyprzedzania terminów

Oprócz tego, że nie zrujnujesz swojej reputacji i nie stracisz pracy, oto inne korzyści płynące z dotrzymywania terminów i wyprzedzania ich.

• Poprawiona ostrość

Wskazówki dotyczące zarządzania czasem, które praktykowałeś, poprawią Twoją zdolność koncentracji.Będziesz mógł skupić się na zadaniu i pomyślnie je zakończyć, zanim podejmiesz się kolejnego. Zwiększy to Twoją produktywność i jakość pracy.

• Mistrzostwo ustalania priorytetów

Ustalanie priorytetów jest istotnym aspektem zarządzania czasem. Kiedy uczynisz z tego nawyk, robisz właściwe rzeczy we właściwym czasie i uzyskujesz właściwe wyniki. Wyeliminujesz niepotrzebne i przyziemne zadania z harmonogramu i wydajniej wykorzystasz swój czas.

• Zwiększona produktywność

Gdy zastosujesz powyższe wskazówki w swojej pracy, zauważysz wzrost produktywności. Osiągniesz więcej w krótszym czasie, a jakość Twojej pracy ulegnie poprawie.

• Zwiększona niezawodność

Dotrzymywanie terminów zwiększa zaufanie przełożonych do Ciebie. Mogą polegać na tobie, że dostarczysz swoją pracę w odpowiednim czasie bez uszczerbku dla jakości. Zwiększa to twoją odpowiedzialność i ostatecznie wynagrodzenie.

• Redukcja stresu

Presja związana z niedotrzymanymi terminami prowadzi do stresu. Kiedy masz dużo oczekujących zadań na swoim talerzu, poziom stresu gwałtownie wzrasta, wpływając na Twoje zdrowie i produktywność. Dotrzymywanie terminów usuwa ten stres. Jesteś odświeżony i nie jesteś pod presją, aby dostarczać, ponieważ masz system zarządzania czasem pracy.

Bądź na bieżąco dzięki sprawdzonym wskazówkom dotyczącym zarządzania czasem

Ludzie, którzy dotrzymują terminów, to atuty. Nie tylko wykonują pracę, ale pokazują swoim pracodawcom, że traktują swoją pracę poważnie i zrobią wszystko, aby osiągnąć cele organizacji. Osoby te celowo dotrzymują terminów i są zaangażowane w system zarządzania czasem pracy.

Chociaż niektóre czynniki powodujące niedotrzymanie terminów są poza ich kontrolą, przejmują kontrolę nad tymi, które mogą kontrolować. Ostatecznie zwiększają ich produktywność, zwiększają niezawodność, budują pozytywną reputację i stają się skarbami firmy.

This content has been Digiproved © 2023 Tribulant Software