Kluczowe elementy funkcji systemu informacji księgowej (z przykładami)

Zarządzanie finansami to jedno z najtrudniejszych zadań związanych z prowadzeniem biznesu. Każda firma, niezależnie od jej wielkości, potrzebuje dokładnego przepływu informacji finansowych i księgowych w wielu kanałach. Dlatego potrzebny jest systematyczny i zautomatyzowany proces gromadzenia, przechowywania i przetwarzania tych danych w celu tworzenia raportów dla interesariuszy. To wtedy funkcje systemu informacji księgowej odgrywają obecnie kluczową rolę w każdej firmie.

Dzieje się tak po prostu dlatego, że pomaga firmom, zapewniając optymalną dokładność ich sprawozdawczości finansowej i prowadzenia dokumentacji transakcyjnej. Informacje te są łatwo dostępne dla odpowiednich władz, kiedy tylko ich potrzebują. Tym samym księgowy system informatyczny usprawnia proces decyzyjny firmy.

W tym artykule przyjrzymy się dokładniej funkcjom systemu informacji księgowej. Wcześniej przejrzyjmy szybko definicję systemu informatycznego rachunkowości i jakie są jego kluczowe elementy.

Co to jest system informacji księgowej?

System informacji księgowej, znany również jako AIS, odnosi się do narzędzia używanego przez firmy do śledzenia swoich finansów, transakcji, raportów i innych danych księgowych. Umożliwia decydentom zrozumienie ogólnej kondycji firmy i odpowiednie działanie.

Dobrze zorganizowany system AIS zbiera, przechowuje i przetwarza dane w celu generowania zrozumiałych raportów finansowych. Księgowi, menedżerowie, urzędnicy finansowi, analitycy biznesowi, agencje podatkowe i inne odpowiednie strony mogą śledzić wszystkie działania związane z księgowością z AIS. Kompetentne oprogramowanie AIS zapewnia dokładne i aktualne dane oraz ogranicza obieg danych wrażliwych poprzez stosowanie optymalnych praktyk bezpieczeństwa.

Kluczowe elementy systemu informacji księgowej

System informacji księgowej składa się głównie z siedmiu kluczowych elementów. Te składniki omówiono poniżej w kolejnych sekcjach.

1. Ludzie AIS

Osoby korzystające z AIS podlegają temu punktowi. Od dyrektorów zarządzających, takich jak dyrektorzy finansowi, po księgowych i menedżerów, każdy, kto używa tego systemu, jest uważany za ludzi z AIS. Na przykład wyższe kierownictwo może wyznaczać pracownikom cele sprzedażowe. Odpowiednie działy otrzymują o tym powiadomienia, a sprzedawcy mogą wprowadzać swoje zamówienia sprzedaży do AIS. Informacje te przekazywane są do działu księgowości, który tworzy faktury.

Następnie pracownicy magazynu przetwarzają te zamówienia i organizują wysyłkę. Zespół obsługi klienta śledzi przesyłkę i jest na bieżąco informowany o statusie zamówienia. Podczas całego procesu AIS zarządza wszystkimi procedurami i tworzy raporty sprzedaży obejmujące zapasy, dostawy i koszty produkcji.

Konsultanci, analitycy biznesowi i działy audytu mogą uzyskać dostęp do tych danych w celu analizy całkowitych kosztów, przychodów i zysków. W ten sposób AIS obejmuje swoim działaniem szerokie grono osób.

2. Procedury i instrukcje

System AIS musi przestrzegać zbioru zasad podczas zbierania i przetwarzania danych. W przeciwnym razie pojawią się rozbieżności i niespójności. Precyzyjne metody są niezbędne do zapewnienia prawidłowego przepływu informacji. Integralną częścią tych procedur i instrukcji są zarówno metody ręczne, jak i automatyczne.

Musisz stworzyć odpowiednie dokumenty wyjaśniające procesy, które realizuje Twój system informacji księgowej. Przeszkol swoich pracowników, aby postępowali zgodnie z procedurami. Przeprowadź powtarzające się treningi, aby przyzwyczaić je do dokładnego wykonywania instrukcji. Tylko wtedy system informacji księgowej będzie konsekwentnie generował dokładne wyniki.

3. Dane źródłowe

Zwykle systemy informatyczne rachunkowości używają strukturalnego języka zapytań SQL do zarządzania bazą danych. Wszelkie informacje, które wpływają na sprawy finansowe firmy, powinny być zawarte w bazie danych AIS. Baza danych AIS zazwyczaj składa się z następujących typów danych.

• Zlecenia sprzedaży
• Dane inwentaryzacyjne
• Księga główna
• Zlecenia kupna
• Faktury transakcyjne
• Analizy i raporty
• Informacje podatkowe
• Dane płacowe
• Pomiar czasu i nie tylko.

Utrzymuj swoją bazę danych AIS w jak największym stopniu bez bałaganu. Unikaj przechowywania danych, które nie są związane z księgowością firmy. Zbyt duża ilość informacji może przytłoczyć Cię podczas uzyskiwania dostępu do wymaganych danych.

4. Sprzęt i urządzenia

Będziesz potrzebować wielu urządzeń wejściowych i wyjściowych, aby płynnie uruchomić system informacji o koncie. Wszystkie te urządzenia i infrastruktura IT muszą być kompatybilne z oprogramowaniem AIS, którego będziesz używać. W przeciwnym razie nie uzyskasz bezproblemowego korzystania z AIS w swojej firmie.

Infrastruktura powinna obejmować kopie zapasowe na wypadek niedoborów i przerw w zasilaniu, awarii sprzętu, łączności z Internetem i wszelkich innych urządzeń, które mają wpływ na AIS. Oto lista niektórych urządzeń wejściowych i wyjściowych, które ułatwiają procesy AIS.

1. Komputery
2. Klawiatury
3. Modemy/routery
4. Skanery kodów kreskowych
5. Monitory
6. Drukarki
7. Projektory
8. Urządzenia mobilne
9. Zasilanie awaryjne

5. Procesory informacji (oprogramowanie)

Gdy masz już do dyspozycji cały sprzęt i urządzenia, nadszedł czas na integrację oprogramowania z Twoim systemem. To oprogramowanie przetwarza wszystkie istotne dane i księguje je w księgach rachunkowych, raportach i dziennikach oraz udostępnia je do użytku. Decydenci mogą analizować wyniki i podejmować decyzje na podstawie tych informacji.

6. Przechowywanie informacji

Procesor informacji lub oprogramowanie nie ma fizycznej pamięci, w której może przechowywać dane. Zwykle zależy to od serwera lub urządzeń pamięci masowej, takich jak dyski twarde. Upewnij się, że masz bezpieczne urządzenia pamięci masowej, które są łatwo dostępne tylko dla osób posiadających odpowiednie uprawnienia.

7. Bezpieczeństwo

Prawie wszystkie dane generowane przez AIS są informacjami poufnymi. Musisz mieć wewnętrzną kontrolę nad obiegiem tych wrażliwych danych. Pomiary bezpieczeństwa mogą obejmować zarówno proste hasła numeryczne, jak i złożoną identyfikację biometryczną, taką jak odciski palców, głosy, rozpoznawanie twarzy i skany siatkówki.

Najwyższej klasy system informacji księgowej może zapobiegać naruszeniom danych i chronić Twoje dane przed nieautoryzowanymi komputerami. Twój AIS powinien umożliwiać dostęp do bazy danych osobom posiadającym odpowiednie uprawnienia. Ponieważ zazwyczaj zawiera poufne informacje zarówno firmy, jak i jej klientów. Niektóre wrażliwe dane są następujące.

• Informacje o wynagrodzeniach
• Dane osobowe
• Numery ubezpieczenia społecznego
• Dane finansowe firmy
• Informacje dla klientów
• Numery kart kredytowych
• Informacje finansowe innych interesariuszy

Musisz mieć plan awaryjny, aby chronić dane przed klęskami żywiołowymi, nieoczekiwanymi skokami napięcia, wirusami komputerowymi i innymi zagrożeniami, które mogą spowodować utratę danych.

Funkcje systemu informacji księgowej

Kompetentny AIS zapewnia, że ​​wszystkie informacje finansowe Twojej firmy są rejestrowane w systemie z najwyższą dokładnością i poufnością. Umożliwia również odpowiednim pracownikom dostęp i pobieranie tych poufnych danych w razie potrzeby. Wszystkie funkcje systemu informatycznego rachunkowości zostały przedstawione w poniższej sekcji.

1. Zbieraj i przetwarzaj informacje

W tej fazie system informacji księgowej gromadzi dane ze sprzedaży gotówkowej i zakupów gotówkowych. Należności, zobowiązania, listy płac, faktury i inne. Skomputeryzowany system przetwarza wszystkie dane dotyczące debetów i kredytów i przekształca je w znaczące informacje.

2. Generuj raporty dla kierownictwa

Osoby z kierownictwa, takie jak kierownicy sprzedaży, kierownicy produkcji, analitycy finansowi i inni szefowie działów, mogą podejmować decyzje na podstawie raportów generowanych przez AIS. Potrafią analizować wyniki finansowe firmy i aktualną sytuację. W ten sposób mogą wyznaczać osiągalne cele biznesowe dostosowane do dostępnych zasobów.

3. Połącz wiele działów

AIS może stworzyć wspólny pulpit nawigacyjny dla wielu powiązanych ze sobą działów. Na przykład dział sprzedaży może przesłać swój budżet sprzedaży dla zespołu magazynowego. Następnie mogą podjąć kroki w celu magazynowania produktów lub zakupu materiałów. Następnie odpowiedni dział utworzy faktury. Informacje te będą dostępne dla każdego działu, który ich potrzebuje.

4. Miej kontrolę nad obiegiem danych

System informacji księgowej zajmuje się poufnymi informacjami o klientach, dostawcach, dostawcach i samej firmie. Za jego pomocą możesz regulować poziom obiegu danych. AIS pomaga właścicielom firm określić, kto ma dostęp do danych finansowych firmy. Otrzymasz pełną wewnętrzną kontrolę nad danymi dostępnymi w AIS.

5. Wykryj nieuczciwe działania

Ponieważ AIS śledzi wszystkie transakcje finansowe firmy, możesz łatwo wykryć każdy nieautoryzowany i nienaturalny przepływ pieniędzy. Dzięki temu firmy mogą badać wszelkie rozbieżności, zanim będzie za późno. Możesz zaoszczędzić miliony dolarów, inwestując w wysokiej jakości system informacji księgowej.

Zalety Systemu Informacji Rachunkowej

W tej sekcji podsumowaliśmy zalety korzystania z systemu informacji księgowych, aby Ci pomóc.

1. Zautomatyzowany i usprawniony proces pracy
2. Wydajne gromadzenie i przechowywanie informacji finansowych
3. Zrozumiałe dane do wykorzystania przy podejmowaniu decyzji
4. Kontrola wewnętrzna nad wszystkimi informacjami księgowymi
5. Lepsza komunikacja między połączonymi zespołami
6. Lepsze doświadczenie klienta
7. Zapobieganie utracie wrażliwych informacji

3 Praktyczne przykłady systemów informacji księgowej

Teraz, gdy znasz już elementy i funkcje systemu informacji księgowych, zdobądźmy głębsze zrozumienie, odnosząc Twoją naukę do rzeczywistych sytuacji. Zebraliśmy tutaj trzy praktyczne przykłady, które pomogą Ci uzyskać wgląd w użyteczność AIS.

• Dla dystrybutorów: Dystrybutorzy zwykle w dużym stopniu polegają na warunkach kredytowych w kontaktach ze swoimi klientami. Dlatego potrzebują dokładnych informacji o należnościach. Kilku pracowników z różnych działów ma dostęp do raportów dotyczących płatności, dzięki czemu mogą śledzić należne i zaległe płatności.

• Dla firm budowlanych: Firma budowlana prowadzi wiele projektów jednocześnie. System informacji księgowej pomaga śledzić koszty i postępy w realizacji projektów. Generuje raporty o kosztach materiałowych poniesionych na każdy budynek, pozostałych roboczogodzinach dla robotników i wskaźniku ukończenia. Ponadto śledzi również linie kredytowe oraz terminy wymagalności pożyczek.

• Dla organizacji non-profit: Organizacje non-profit radzą sobie ze swoimi finansami w inny sposób. Śledzą darczyńców, którzy przekazują im pieniądze. Organizacje te muszą przesyłać swoim darczyńcom roczne zestawienia funduszu wraz z zeznaniami podatkowymi. Dane te są również przedstawiane zarządowi, stałym darczyńcom i rządowi.

Wybierz niezawodne oprogramowanie ERP, aby jak najlepiej wykorzystać funkcje systemu informacji księgowych

Firmy używają teraz wszechstronnego oprogramowania do obsługi wszystkich swoich operacji. Takie narzędzie nazywa się ERP – rozwiązania do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Oprogramowanie ERP automatyzuje i usprawnia wszystkie działy firmy. Wszystkie aspekty firmy są zarządzane za pomocą oprogramowania ERP.

Od zarządzania zasobami ludzkimi po generowanie danych sprzedażowych lub od relacji z klientami po zarządzanie księgowością, narzędzie ERP ma wszystko, aby jednocześnie sprawnie prowadzić firmę. System informacji księgowej to tylko niewielka część pełnoprawnego systemu ERP. Tak więc, jeśli otrzymasz niezawodne rozwiązanie ERP dla swojej firmy, które ma zaawansowany moduł księgowy, który jest dostosowany do potrzeb Twojej firmy, aby spełnić wszystkie jej główne cele.

W związku z tym WP ERP może być idealnym wyborem dla użytkowników WordPress. Jest to świetna wtyczka, która umożliwia zintegrowanie kompletnego systemu informacji księgowej z oprogramowaniem ERP. Jest wyposażony w zintegrowane, ale oddzielne moduły zarządzania HR, CR i księgowością, aby zaspokoić potrzeby rozwijającej się firmy.

Co więcej, jest wyposażony w ponad 20 niezbędnych rozszerzeń, które sprawiają, że proces zarządzania firmą przebiega płynniej, niż możesz sobie wyobrazić. I to wszystko, co więcej, umożliwia również integrację z potężnym narzędziem do zarządzania projektami, które pomaga śledzić cały postęp projektu, dzięki czemu możesz wykonać swoje zadanie w zorganizowany i uporządkowany sposób.

Ten post został napisany przez Md. Tanvir Faisal, który jest autorem treści z ponad 4-letnim doświadczeniem w pisaniu treści, copywritingu, korektach i edycji. Koncentruje się na pisaniu treści informacyjnych, które przyciągają uwagę mediów społecznościowych i poprawiają widoczność w wyszukiwarkach. Do tej pory z powodzeniem opracował przydatne treści dla wielu stron internetowych we wszystkich formatach.