Jak sztuczna inteligencja w zarządzaniu projektami zmieni scenariusz pracy dla kierowników projektów

Technologia w zarządzaniu projektami była przedmiotem gorących rozmów przez ostatnie kilka dekad. Z czasem idea wykorzystania technologii w zarządzaniu codziennymi zadaniami projektowymi jest rozważana, wdrażana i często rewolucjonizuje proces pracy kierowników projektów. Dlatego nigdy nie przestaje ewoluować.

A dzisiaj żyjemy w epoce sztucznej inteligencji. Te science fiction od HG Wellsa do Arthura C. Clarkesa, które czytamy od pokoleń, stają się rzeczywistością, choć w pozytywny sposób. I prawie w każdej sferze naszej cyfrowej istoty sztuczna inteligencja jest gotowa do odegrania skutecznej roli i porusza się tak szybko.

Więc tak, sztuczna inteligencja już teraz ma na celu wywarcie wpływu również na zarządzanie projektami. Pytanie brzmi, jak skutecznie menedżerowie projektów mogą to wykorzystać. W tym artykule pokażemy Ci główne zastosowania AI w zarządzaniu projektami. Po przeczytaniu będziesz mógł zdecydować, jak wdrożyć sztuczną inteligencję, aby zarządzać projektami i jak najlepiej je wykorzystać.

Sztuczna inteligencja w zarządzaniu projektami – przegląd

Sztuczna inteligencja kwitnie. Globalny rynek sztucznej inteligencji jest obecnie w zdumiewającej liczbie. Obecnie oczekuje się, że rynek sztucznej inteligencji o wartości 100 miliardów dolarów przekroczy dwudziestokrotnie do końca 2030 r., innymi słowy prawie szalone 2 biliony dolarów. (statysta)

Jest więc prawie oczywiste, że większość firm na całym świecie planuje przyjąć potęgę sztucznej inteligencji w tej dekadzie i tak dalej. Już rozumiemy, dlaczego musi to być rzeczywistość. Jeśli wdrożysz sztuczną inteligencję, zaoszczędzisz dużo czasu i wysiłku fizycznego. Poprawi to również podejmowanie decyzji i ogólny przepływ pracy.

Przy podobnej skuteczności zarządzanie projektami również dobrze dogaduje się ze sztuczną inteligencją.

Ponieważ automatyzacja staje się integralną częścią zarządzania projektami, a ponad 77% wysokowydajnych zespołów projektowych korzysta już z oprogramowania do zarządzania projektami na całym świecie. Sztuczna inteligencja tylko zwiększa jego moc do następnego poziomu.

Dlatego poważny scenariusz, nad którym musimy się bardziej zastanowić, jest taki, że rola kierownika projektu wkrótce się zmieni w środowisku biznesowym opartym na sztucznej inteligencji. Jak prawdopodobne?

Rola kierownika projektu w branży opartej na sztucznej inteligencji

Wyobraź sobie taką sytuację: wdrożyłeś w swojej firmie oprogramowanie do zarządzania projektami wykorzystujące sztuczną inteligencję. Synchronizuj wszystkie swoje procesy pracy i ludzi za pomocą narzędzia. Co się wtedy dzieje?

Możesz monitorować wydajność każdego członka zespołu, ich aktualizacje i postęp projektu. Oprogramowanie przeanalizuje zebrane informacje i poinformuje Cię, jak się sprawy mają. Ponadto poinformuje Cię, gdzie należy poprawić. Wszystko to ma więc na pewno bardziej zaawansowany charakter. Sztuczna inteligencja może również pomóc Ci podejmować rozsądne decyzje w różnych sytuacjach, monitorować działania członków zespołu, powiadamiać ich, zanim popełnią jakikolwiek możliwy błąd i wiele więcej.

Jeśli więc wszystkie te rzeczy można osiągnąć za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami obsługującego sztuczną inteligencję, jaka powinna być rola kierownika projektu w Twojej firmie?

Cóż, odpowiedź jest prosta. Sztuczna inteligencja sprawi, że praca kierownika projektu będzie bardziej skoncentrowana i szybsza, a także pomoże mu rozszerzyć proces pracy i działania na szerszy obszar biznesu.

Według prognozy Harvard Business Review „menedżerowie projektów będą spędzać większość czasu na coachingu i wspieraniu zespołu, utrzymywaniu regularnych rozmów z kluczowymi interesariuszami i kultywowaniu kultury osiągania wysokich wyników”.

W rezultacie kierownicy projektów zamierzają włożyć więcej wysiłku, aby pomóc członkom zespołu w osiągnięciu celu. A oprogramowanie oparte na sztucznej inteligencji zajmie się wszystkimi drobnymi i dużymi sprawami technicznymi w tym samym czasie, co superasystent.

Jakie zmiany AI zamierza wprowadzić w zarządzaniu projektami

Zmiana jest naturą. Najważniejsze jest to, jak radzisz sobie ze zmianami.

Najlepsi kierownicy projektów na całym świecie są również bardzo zainteresowani i strategiczni, gdy myślą o wdrożeniu AI. Od lat przygotowują się na ten moment. Wykorzystanie najnowszych technologii w celu zwiększenia ich potencjału i możliwości.

Tutaj dowiedzieliśmy się o niektórych z najczęściej omawianych zmieniających się aspektów zarządzania projektami w dobie sztucznej inteligencji. Spójrz -

1. Lepsze podejmowanie decyzji dzięki ustalaniu priorytetów i dużym zbiorom danych

Jednym z głównych problemów związanych z automatyzacją, z jakimi do tej pory borykali się kierownicy projektów, jest brak odpowiedniego odczytywania zbiorów danych i analizowania ich odpowiednimi miernikami. Nawet w obecnej sytuacji dostępne narzędzia AI nie są w stanie tego w pełni ogarnąć.

Podczas gdy selekcja i priorytetyzacja danych jest kluczem do analizy możliwości pojedynczego lub wielu projektów. Ponieważ sztuczna inteligencja ewoluuje tak bardzo i jest na dobrej drodze, aby od teraz stać się silniejsza każdego dnia, nadrobi tę słabość.

Tak więc kierownicy projektów zamierzają wdrożyć sztuczną inteligencję, aby uzyskać następujące wyniki –

Zidentyfikuj charakter zestawów danych: jeśli występują jakiekolwiek nieprawidłowości w danych projektu (budżet, harmonogramy, aktywni członkowie zespołu, finansowanie projektu itp.), sztuczna inteligencja może to łatwo wykryć. I zaproponuj niezbędne środki w celu rozwiązania nieprawidłowości.

Sortowanie projektu gotowego do uruchomienia: oprogramowanie do zarządzania projektami oparte na sztucznej inteligencji może szybciej odczytywać i analizować informacje oraz mierzyć je we właściwy sposób. Może więc pomóc w identyfikacji projektów, które są gotowe do uruchomienia. Oznacza to, że możesz wybrać odpowiednie projekty z możliwego zestawu w oparciu o ich szanse na większy sukces.

Lepsze zarządzanie ryzykiem: gdy wiesz, które projekty mają większe szanse powodzenia, możesz ograniczyć ryzyko.

Bardziej rygorystyczne podejmowanie decyzji w oparciu o dane: możesz pozbyć się typowych ludzkich uprzedzeń podczas podejmowania decyzji za pomocą sztucznej inteligencji. Ponieważ będziesz mieć logikę opartą na danych w czasie rzeczywistym.

2. Super wsparcie w zarządzaniu codziennymi zadaniami projektowymi

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w zarządzaniu projektami odciąży kierowników projektów od codziennych zadań lub drobnych przeszkód administracyjnych. Cóż, w najwyższym możliwym stopniu. Automatyzacja była już dostępna, aby napędzać te zadania za pomocą łatwego procesu. Ale dzięki wdrożeniu sztucznej inteligencji możesz usprawnić i ułatwić zarządzanie.

Sztuczna inteligencja sporządzi listę wszystkich powtarzalnych, przyziemnych lub mało wartościowych zadań i obróci je w kole automatyzacji, aby wykonać je z dokładnością. Od monitorowania wszelkiego rodzaju codziennych czynności, obecności i postępów zespołu po rozwiązywanie zgłoszeń do pomocy technicznej — sztuczna inteligencja będzie wszędzie.

Na przykład idea asystenta cyfrowego zyskuje na popularności po tym, jak narzędzia sztucznej inteligencji, takie jak ChatGPT, zrewolucjonizowały ideę przetwarzania dużych zbiorów danych i generowania szybkich ocen w jak najkrótszym czasie. Menedżerowie projektów mogą uzyskać dużą pomoc od narzędzi takich jak ChatGPT/GPT-4 i wdrożyć potężnych wirtualnych asystentów.

Firma Oracle niedawno ogłosiła wprowadzenie asystenta cyfrowego, który może dostarczać najnowsze dane i statystyki oraz pomagać użytkownikom aktualizować czas i postęp zadań za pomocą poleceń głosowych, tekstowych lub czatu.

Ogólnie rzecz biorąc, celem supercyfrowego asystenta jest analiza wcześniejszej historii pracy i danych roboczych w celu uporządkowania błędów i mocnych stron oraz dalszej poprawy, eliminując ryzyko w celu osiągnięcia lepszych wyników.

Kolejną fantastyczną rzeczą są chatboty napędzane sztuczną inteligencją . Stale ulepszane chatboty z pewnością pomagają kierownikom projektów zmniejszyć ich wysiłek związany z zarządzaniem zapytaniami klientów, wsparciem i wieloma innymi.

3. Lepsze definiowanie, planowanie i raportowanie projektów dzięki sztucznej inteligencji

Zarządzanie ryzykiem projektowym obejmuje następujący proces –

• Identyfikacja
• analizować
• odpowiadać

W cyklu projektu musisz znaleźć sytuacje (zidentyfikować), zrozumieć ich naturę (problem, brak postępu) i odpowiedzieć na nie (rozwiązanie) za pomocą odpowiednich środków i czasu. W ten sposób możesz ograniczyć ryzyko i zarządzać projektem tak, aby mógł odnieść sukces.

Bez wątpienia zarządzanie ryzykiem jest jednym z najbardziej rozwiniętych obszarów automatyzacji projektów. Menedżerowie projektów i liderzy biznesowi zawsze mieli przywilej korzystania z najnowszych narzędzi do zarządzania ryzykiem i pokonywania przeszkód.

Podobnie, wraz z udoskonaleniem sztucznej inteligencji w zarządzaniu projektami, pomoże ona menedżerom definiować projekty, planować z dokładniejszymi danymi i tworzyć raporty w krótszym czasie. Dzięki analizie dużych zbiorów danych, zaawansowanemu uczeniu maszynowemu i potężnemu wsparciu cyfrowemu uzyskasz:

• Sztuczna inteligencja może zbierać i przetwarzać historie użytkowników oraz znajdować problem, punkty bólu, spójność i złożoność. AI również je analizuje i ułatwia podejmowanie decyzji podczas definiowania projektu, planowania i raportowania.
• Narzędzia sztucznej inteligencji ułatwiają ocenę dużych zestawów danych, planowanie procesów, opracowywanie planów i informowanie o zasobach wymaganych do realizacji projektu
• Gdy baza danych do zarządzania projektami oparta na sztucznej inteligencji stanie się mocna, może generować zautomatyzowane raporty z danymi w czasie rzeczywistym i śledzić wszystko przy mniejszym wysiłku fizycznym lub umysłowym.

Największą zaletą raportów generowanych przez sztuczną inteligencję jest to, że są one bardzo szczegółowe, pokazują jasny status projektu i pomagają jednocześnie poznać mocne i słabe strony Twojego projektu i zespołu.

4. Skoncentrowanie się bardziej na zaawansowanych testach i oprogramowaniu

Przed uruchomieniem testowanie projektu jest niezbędne z wielu powodów. Menedżerowie projektów muszą zrozumieć, czy projekt będący w przygotowaniu jest wystarczająco gotowy, aby uzyskać zielony sygnał, czy nie.

Chociaż obecnie rzadko zdarza się, aby firma prowadziła projekt testowy i odkrywała potencjał. Tylko garstka megaprojektów korzysta z tej możliwości. Wymaga to również dużego budżetu i zakresu, co dla większości firm może być niewygodne.

Jednak wraz z rozwojem technologii sztucznej inteligencji narzędzia do testowania projektów staną się bardziej dostępne dla firm. W końcu będzie to trend wśród kierowników projektów, którzy będą testować projekt przed jego rozpoczęciem za pomocą oprogramowania i narzędzi opartych na sztucznej inteligencji.

Testowanie pozwoli kierownikom projektów zrozumieć możliwe koszty, słabe strony, mocne strony i możliwości. Cały proces będzie miał wpływ na aspekty decyzyjne, budżetowe i zarządcze.

Sztuczna inteligencja w zarządzaniu projektami Idź ramię w ramię dla lepszej przyszłości

AI jest tu po pomoc, przynajmniej teraźniejszość wskazuje zielony sygnał. Sztuczna inteligencja ma na celu ułatwienie i zwiększenie efektywności zarządzania projektami. Ale kluczową rzeczą byłby proces adopcji. Jeśli nie jesteś na to gotowy, musisz znosić niedociągnięcia.

Więc co powinno być teraz twoim priorytetem w świecie, który wkrótce zostanie zrewolucjonizowany przez sztuczną inteligencję? Odpowiedź jest prosta – przygotowanie i odpowiedni trening.

Po pierwsze, musisz pomóc swojemu zespołowi nauczyć się sztucznej inteligencji, jak działa big data oraz jak lepiej pracować z uczeniem maszynowym i analizą.

Druga sprawa to transformacja danych. Jeśli masz firmę, która posiada archiwum danych analogowych lub cyfrową, ale starą bazę danych, to najwyższy czas, aby je zaktualizować, zmniejszyć obciążenie zbędnymi danymi i stworzyć zupełnie nowe centrum informacyjne. Pomoże to Tobie i Twojemu zespołowi solidnie przygotować się na nowy świt zarządzania projektami w dobie sztucznej inteligencji.

Bycie gotowym i otwartym na zmiany to najmądrzejszy krok, jaki możesz sobie teraz wyobrazić.