Przykłady tekstu potwierdzenia spotkania i wskazówki dotyczące jego pisania

Prawie każda osoba, z którą się kontaktujemy, posiada telefon, w tym Twoi klienci. W przypadku niektórych firm przypomnienie o spotkaniu jest niezbędne, aby zmniejszyć wskaźnik absencji. Telefony mogą być doskonałym sposobem dostarczania takich przypomnień.

Potwierdzanie wizyt jest ważne, jeśli masz salon kosmetyczny, ośrodek zdrowia lub firmę, która świadczy usługi wymagające umówienia wizyty. Pomoże to zoptymalizować zasoby i zaoszczędzić czas . Ale jak zaimplementować potwierdzenie wizyty?

W dzisiejszych czasach nikt nie ma czasu na telefony potwierdzające wizytę, więc SMS-y przypominające o spotkaniach mogą być dobrym wyborem.

Na początku niektórzy mogą pomyśleć, że SMS-y są pozbawione osobowości. Jeśli zastanawiasz się nad tym, pamiętaj, że wiadomości tekstowe można dostosować do tonu Twojej marki , firmy lub usługi .

Na szczęście istnieje wiele szablonów przypomnień o spotkaniach, których możesz użyć do sprawnego włączenia wiadomości tekstowych do swojej firmy. Zapoznaj się z poniższymi wskazówkami, aby stworzyć doskonałe opcje tekstu potwierdzenia spotkania.

Teksty potwierdzające wizytę: co to jest?

Kilka spotkań niepojawienia się może negatywnie wpłynąć na Twoją firmę. Każdy z nich kosztuje czas, zasoby i pieniądze. Częstym powodem, dla którego ludzie opuszczają spotkania, jest po prostu zapominanie i można to łatwo rozwiązać za pomocą tekstów przypominających.

Wskaźnik nie pojawienia się można zminimalizować, jeśli nie całkowicie wyeliminować, za pomocą wiadomości SMS. Są one wysyłane na kilka dni lub nawet godzin przed wizytą , aby osoba mogła potwierdzić, odwołać lub przełożyć. Wszystko, co muszą zrobić, to kliknąć link, a to zaoszczędzi ci wielu kłopotów.

Takie podejście stosują firmy usługowe z różnych dziedzin, takie jak usługi weterynaryjne i medyczne, dentyści i salony kosmetyczne, żeby wymienić tylko kilka.

Przypomnienia SMS o spotkaniach mogą być proste lub złożone, co widać na poniższych przykładach:

Proste przypomnienie SMS:

"Cześć. To jest szybkie przypomnienie Twojej dzisiejszej wizyty u fryzjera o godzinie ”.

Złożone przypomnienie SMS:

„Witaj Sophio! Przypominamy o Twojej dzisiejszej sesji kinezjologicznej z dr Hopesonem o godzinie 14.00. Jeśli chcesz przełożyć wizytę, kliknij tutaj.”

Teraz ważne jest, abyś ustalił cel swoich przypomnień SMS . Nie próbujesz sprzedawać i nie próbujesz zaangażować klienta w swoją markę; potrzebujesz ich tylko do potwierdzenia lub zmiany harmonogramu, aby móc zaplanować z wyprzedzeniem.

Jeśli wiesz, że dana osoba się nie pojawi, możesz wykorzystać ten czas na inne zadania i zoptymalizować swój biznesowy przepływ pracy.

Źródło obrazu

Jak tworzyć skuteczne teksty potwierdzające wizytę: wskazówki i porady

Teksty przypominające muszą zawierać określone informacje, takie jak data spotkania. Ważne , aby klient otrzymywał niezbędne informacje o umówionych wizytach oraz wezwanie do działania zachęcające do potwierdzenia .

Oto kilka wskazówek tekstowych przypominających o spotkaniach, które mogą być przydatne podczas tworzenia własnych.

Spersonalizuj przypomnienie o wizycie: Dodaj imię i nazwisko klienta

Wysyłanie SMS-ów jest bardziej osobiste niż rozmowa telefoniczna lub e-mail, ponieważ w ten sposób ludzie komunikują się z przyjaciółmi i rodziną. Dlatego zalecamy rozpoczęcie od „Cześć, John”, jeśli Twoja firma ma charakter nieformalny. Jeśli chcesz zastosować bardziej formalne podejście, zawsze możesz wybrać „Cześć, John Smith”.

Ton nie powinien być taki sam w salonie kosmetycznym, gabinecie lekarskim czy firmie finansowej. Jednak w każdym przypadku należy zwracać się do klienta po imieniu . Zapewnia to spersonalizowany kontakt, który pomoże Ci utrzymać najwyższą frekwencję.

Potem czas na resztę informacji. Co dodasz i jak to zrobić, opisaliśmy w kolejnych rozdziałach.

Przedstaw się właściwie

Nawet jeśli dana osoba zarezerwowała Twoją usługę, nie oznacza to, że wie, kim jesteś z samego tekstu. Mogą nie mieć Twojego numeru zarejestrowanego wśród swoich kontaktów. Mogą również umawiać się na spotkania z innymi dostawcami.

Dlatego dodanie nazwy firmy do przypomnienia o wizycie nie jest stratą czasu. Dzięki temu klient może Cię łatwo rozpoznać i jest mniej prawdopodobne, że odrzuci Twoją wiadomość.

Odbierz zgłoszenie

Przed wysłaniem wiadomości z przypomnieniem o spotkaniu upewnij się, że dana osoba wyraziła zgodę. Możesz zbierać zgody na otrzymywanie wiadomości tekstowych na różne sposoby; klienci mogą osobiście wypełnić formularz cyfrowy lub drukowany. Zwykle w momencie rejestracji znajduje się pole wyboru .

Upewnij się również, że przestrzegasz obowiązujących przepisów dotyczących poufności i nie wysyłaj informacji do lub od stron trzecich lub innych firm.

Dołącz wszystkie informacje o spotkaniu: datę, godzinę i miejsce

Każda wiadomość potwierdzająca wizytę ma ten sam cel: przypominać klientom o miejscu, godzinie i dacie wizyty . Chociaż było to z pewnością określone w momencie rezerwacji, nie wiemy, czy dana osoba zachowała wszystkie dane. Dlatego warto zawrzeć przynajmniej tę informację o zbliżającym się spotkaniu. Poniższy przykład mówi sam za siebie:

"Cześć John. Ma to na celu przypomnienie o wizycie jutro o godzinie 14 u doktora Hopesona w Szpitalu Ogólnym, mieszczącym się przy 1267 24th Street, drugie piętro.

Potwierdź ważne szczegóły

W tym momencie musisz być ostrożny. Nie chcesz obciążać klientów zbędnymi szczegółami, ale musisz podać im podstawowe informacje.

Na przykład poinformuj ich, czy muszą przybyć 10 minut wcześniej , jeśli muszą zarejestrować się w recepcji lub jeśli muszą zabrać ze sobą ważne dokumenty .

Upewnij się, że przypomnienia SMS o spotkaniach są zwięzłe, ale zawierają wiele informacji.

Zachęć swoich klientów do potwierdzania wizyt

Oprócz opcji potwierdzenia klienci powinni mieć możliwość łatwego anulowania lub zmiany terminu . Dodaj link, aby mogli to zrobić bez kłopotów, unikając męczących rozmów telefonicznych i e-maili.

Obchodząc się w ten sposób ze zmianą harmonogramu, oszczędzasz dużo zasobów. Wiadomości tekstowe są łatwiejsze w obsłudze dla pracowników niż przypomnienia o połączeniach telefonicznych, ponieważ nie muszą być natychmiast pod ręką, aby na nie odpowiedzieć.

Dzięki SMS-om z przypomnieniami recepcjonistki mogą obsłużyć o wiele więcej wniosków na raz, gdy przyjdą.

Oto przykład wiadomości tekstowej przypominającej o spotkaniu:

„Droga Mary, ta wiadomość ma potwierdzić twoją wizytę na masaż w środę 8 czerwca w naszym oddziale w Hartford. Aby anulować lub zmienić termin, kliknij tutaj. W przeciwnym razie naciśnij „A”, aby potwierdzić.”

Dołącz przycisk anulowania subskrypcji

Chociaż przypomnienia tekstowe są przydatne, nie wszyscy preferują tę metodę. Upewnij się, że klienci mają możliwość rezygnacji z subskrypcji, jeśli nie chcą otrzymywać więcej przypomnień SMS o spotkaniach.

Uwzględnij kontakty z obsługą klienta

Nie zapomnij podać numeru telefonu do obsługi klienta. Nawet jeśli mogą odpowiedzieć na SMS-a, niektórzy klienci mogą czuć się bardziej komfortowo, mając do kogoś , do kogo można zadzwonić, jeśli potrzebują pomocy . Poniższy przykład dobrze to ilustruje.

„Droga Mary, masz spotkanie w środę, 8 czerwca, w oddziale „Zdrowi i Szczęśliwi” w Hartford. Odpowiedz, aby odpowiedzieć lub zmienić termin, dzwoniąc do naszego biura: (111) 456-7890.”

Użyj najlepszej wtyczki do rezerwacji dla swojej witryny

Utrzymanie porządku nigdy nie było łatwiejsze.

Możesz teraz zarządzać swoją firmą i rozwijać swoją markę dzięki jednej, potężnej wtyczce do rezerwacji WordPress, która utrzymuje wszystkie twoje spotkania w porządku, twoi klienci są zorganizowani, a twoja firma kwitnie.

Amelia jest idealna dla właścicieli firm, którzy chcą usprawnić proces rezerwacji zarówno dla swoich pracowników, jak i klientów.

Amelia zrobi wszystko za Ciebie.

Możesz nawet otrzymywać powiadomienia e-mail i powiadomienia SMS, aby nikt nie zapomniał o umówionej wizycie.

Aby umówić się na spotkanie, pełna interakcja z użytkownikiem wymaga kilku kliknięć dzięki tej wtyczce WordPress. Co więcej, dzięki niemu możesz akceptować płatności przez PayPal i Stripe, idealne dla tych, którzy chcą zapłacić z góry, aby umówić się na wizytę.

Jako właściciel firmy możesz monitorować KPI w panelu WordPress i analizować inne ważne dane, aby mieć puls na swojej firmie. Amelia to prosta, bezsensowna wtyczka do kalendarza rezerwacji i niesamowita opcja dla tych, którzy chcą mieć całodobowe rozwiązanie dla swojej witryny WordPress.

Chcieć wiedzieć więcej? Sprawdź niesamowite funkcje Amelii, aby zobaczyć, czego Ci brakuje.

Przykłady tekstu przypomnienia o spotkaniu

W tej sekcji znajdziesz przykłady tekstów potwierdzających umówione spotkania dla różnych branż.

Praktyka medyczna _ _

“ Cześć, Julianie. Ta wiadomość ma przypominać o wizycie 9 czerwca o godzinie 14.00. Konsultacja jest zarezerwowana specjalnie dla Ciebie i dr Hopesona. Jeśli chcesz anulować, zrób to z 48-godzinnym wyprzedzeniem , wysyłając SMS-a lub dzwoniąc pod ten numer”.

„Cześć Mary. Zostałeś zaproszony na rozmowę kwalifikacyjną w naszym centrum „Zdrowi i Szczęśliwi” przy 350024th Street. W przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt pod numerem (1111) 567-890. Patrycja."

"Cześć Susan. Proszę pamiętać o wizycie u doktora Hopesona w Memorial Hospital 10 czerwca o godzinie 14.00 Wyślij SMS-a POTWIERDŹ lub ANULUJ i ZATRZYMAJ, aby zakończyć . ”

„ Proszę pamiętać o wizycie u dr. [nazwisko] w dniu [data i godzina] w [miejsce]. Daj nam znać z wyprzedzeniem, jeśli chcesz anulować lub zmienić termin. [Nazwa firmy i dane kontaktowe].”

„Tu [imię recepcjonistki] z [nazwa kliniki], aby przypomnieć ci o wizycie na [procedurę] z dr [nazwisko] w [data i godzina] pod [adres]”.

„Twoja wizyta u dr [nazwisko] jest jutro o [godzina]. Prosimy o przybycie 10 minut wcześniej. Zmień termin lub anuluj, wysyłając SMS-a [słowo kluczowe/cyfra] ”.

Dentyści

“ Cześć, Sarah! Twoja wizyta u naszego higienistki stomatologicznej odbędzie się jutro o godzinie 14 w naszym oddziale Woodbury Lane. Aby zmienić termin, po prostu kliknij tutaj [link]”.

„Droga Mary, gratulujemy wyboru białego i promiennego uśmiechu na ten sezon! Spodziewamy się 15 czerwca o godzinie 15:00 w naszym oddziale Rangerly przy 3500 24th Street. Możesz odwołać lub przełożyć wizytę, dzwoniąc lub wysyłając SMS-a pod ten numer.”

„Droga Mary Johnson. Masz wizytę w Lincoln Dentist Center na zabieg wybielania. Czekamy na Ciebie 13 czerwca o godzinie 14.00. Jeśli nie możesz tego zrobić, zadzwoń do nas pod numer (111) 567-890, aby zmienić datę i godzinę wizyty.”

Salony piękności _

“ Cześć Julio! To jest Tiffany z centrum Beauty for the Soul. Otrzymałam Twoją prośbę o masaż 10 czerwca o godzinie 17:00. Nie możemy się doczekać Twojej wizyty! Aby uniknąć opłat za niestawienie się, daj nam znać, jeśli musisz zmienić termin . Zadzwoń pod ten numer, aby zmienić termin lub anulować”.

„Cześć, Josephine. Masz rezerwację na strzyżenie w salonie Beauty for the Soul 14 czerwca o godzinie 10:00. Chcesz zmienić termin? Zadzwoń pod numer (111) 567-890 i poinformuj nas o bardziej odpowiedniej porze!”

„Natalio, dziękujemy za zarezerwowanie fryzury w naszym salonie Beauty for the Soul. Jesteś zaplanowany na 06.06.22 o 14:00 T ekt ANULUJ lub POTWIERDŹ . Aby zmienić termin, zadzwoń do naszego biura pod numer (111) 555-55555. Wyślij wiadomość o treści STOP, aby zakończyć”.

„Czy jesteś gotowy, aby wyglądać ładniej? Jesteś umówiony na sesję depilacji laserowej jutro o 15:00. Do zobaczenia jutro!”

„Dzień dobry, Kate Miller. To Sarah Michelle z salonu Beauty for the Soul. Umów się na strzyżenie z Natalią Coleman 16 czerwca o godzinie 15:00. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tej wizyty, odpowiedz na tę wiadomość.”

Weterynarze

“ Drogi [imię], [imię zwierzaka] ma zaplanowane spotkanie z dr [nazwisko] w dniu [data i godzina] pod adresem [adres]. Proszę potwierdzić swoją obecność!"

"Cześć! [Imię zwierzaka] jest zaplanowane na wizytę operacyjną [jego/jej] jutro o 14.00. Zobaczymy się tam. Zadzwoń, jeśli chcesz zmienić termin i uniknąć kar za niepojawienie się!”

„Cookie ma wizytę chirurgiczną w Willbourg Veterinarians 10 czerwca o godzinie 10:00 Odpowiedz Tak, aby potwierdzić lub POMOC, aby uzyskać więcej opcji ”.

“ Cześć, Sarah! Spodziewamy się jutro z Frido na kąpiel! Wizyta o godzinie 11:00. Czy trzeba wprowadzić jakieś zmiany? Zadzwoń do nas pod numer (111) 444-4444. Do zobaczenia jutro!”

Banki

„ Panie Brooks, to jest wiadomość dotycząca pańskiej wizyty w Banku Centralnym 1 lipca o 9 rano. Jeśli chce Pan przełożyć lub odwołać spotkanie, proszę zadzwonić pod ten numer. Wpisz STOP, aby zakończyć”.

„Dzień dobry, Katherine! To jest szybkie przypomnienie twoich konsultacji finansowych w Banku Centralnym przy 3478 24th Street. Twoja wizyta odbędzie się 1 lipca o godzinie 10:00 Wyślij wiadomość TAK, aby potwierdzić, lub zadzwoń pod ten numer, aby zmienić termin”.

„Cześć, Jasonie. Umów się na spotkanie z naszym doradcą inwestycyjnym, Johnem Smithem, 24 czerwca o godz. Odpowiedz, aby przełożyć lub anulować”.

„Dzień dobry, [imię]! Masz spotkanie w dniu [data i godzina] w naszym [nazwa oddziału] pod adresem [adres]. Wyślij SMS o treści TAK, aby potwierdzić, lub zadzwoń pod ten numer, aby zmienić termin”.

Wchodzi Fitness C

“ Witam, [imię]! To szybkie przypomnienie Twojej dwugodzinnej sesji treningowej zaplanowanej na jutro o 17:00 Zadzwoń, jeśli masz jakieś pytania! [imię i nazwisko trenera osobistego]”.

„Cześć, [imię], to jest [imię i nazwisko osobistego trenera] w [nazwa siłowni]. Wyślij wiadomość o treści TAK, aby potwierdzić wizytę w dniu [data i godzina]. Do zobaczenia!"

Różnorodny

“ Witaj, [nazwa klienta]. Wyślij wiadomość o treści TAK, aby potwierdzić termin lekcji jazdy w dniu [data i godzina]. Aby anulować, odpowiedz NIE. Aby zmienić termin , kliknij [link] ”.

„ [Nazwa firmy] otrzymała Twoją prośbę o pełną konserwację pojazdu. Konserwacja potrwa [czas trwania] i jest zaplanowana na [data i godzina] pod adresem [adres]. Odpowiedz POTWIERDŹ, jeśli możesz wziąć udział w tym spotkaniu lub POMOC, jeśli musisz zmienić termin”.

„Cześć, Sophio! Umówiliśmy się na wycenę nieruchomości 2 lipca o godzinie 13:00. Napisz TAK, aby potwierdzić. Telefon: (111) 444-4444. Julia Thompson.

„Witam, [imię], Twoja wizyta w [nazwa firmy] w dniu [data i godzina] została potwierdzona pod numerem [numer rejestracyjny]. Możesz odwołać tę wizytę za pośrednictwem naszej strony internetowej. Wyślij wiadomość o treści STOP, aby anulować subskrypcję”.

Edukacja

“ Cześć, Kevin. Odpowiedz TAK, aby potwierdzić sesje doradztwa zawodowego w dniu [data i godzina] w [nazwa firmy] . Jeśli potrzebujesz pomocy, odpowiedz na tę wiadomość”.

„Dzień dobry, [imię]. Masz lekcję gry na gitarze [czas trwania] z [imię i nazwisko nauczyciela] w dniu [data i godzina]. Nauczyciel będzie Cię oczekiwał w [nazwa oddziału]. Odpowiedz OK, aby potwierdzić, lub odpowiedz na tę wiadomość, aby zmienić termin”.

„Numer sali prób [numer sali] jest zarezerwowany dla [imię i nazwisko] w dniu [data i godzina]. Aby uniknąć ewentualnych kar, prosimy o przestrzeganie zasad umieszczonych na tablicy i pozostawienie miejsca schludnego i czystego.”

Firmy detaliczne _

“ Hej, Lauro! Otrzymaliśmy Twoje potwierdzenie uznania za naszą dużą wyprzedaż 18 czerwca o godzinie 17:00 . m . w naszym głównym oddziale! Mamy nadzieję, że znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz i do zobaczenia!”

„Mary Rivero ma przymierzyć suknię z [nazwa firmy] w dniu [data i godzina]. Oczekujemy Cię w naszym głównym oddziale pod adresem [adres]. Proszę nie zostawiaj nas wiszących! Odpowiedz na tę wiadomość w przypadku jakichkolwiek zmian w rezerwacji.”

Podsumowanie: jaki jest najlepszy tekst potwierdzenia wizyty?

Możesz użyć dowolnego z tych szablonów lub napisać własny tekst potwierdzenia spotkania. Ważne jest, aby zawsze mieć na uwadze cel: ograniczyć niepojawienia się.

Ważne jest, aby pamiętać, że wysyłanie przypomnień o spotkaniach nie gwarantuje 100% frekwencji, ale z pewnością obniża stawki absencji.

Pisząc SMS-y potwierdzające nadchodzące spotkanie, optymalizujesz przepływ pracy i lepiej wykorzystujesz swoje zasoby. Ponadto teksty przypominające są doskonałym sposobem na utrzymanie zainteresowania odbiorców Twoją marką.

Jeśli podobało Ci się czytanie tego artykułu o wskazówkach i przykładach dotyczących tekstu potwierdzenia spotkania, powinieneś również przeczytać te:

• Jak radzić sobie z odwołanymi spotkaniami i ograniczać niepojawienie się?
• Najlepsza książka o wizytach w salonie dla Ciebie? Sprawdź te opcje
• Wizyty z podwójną rezerwacją? Oto jak tego uniknąć