Najlepsze szablony e-maili z terminami, których powinieneś użyć

Zawsze, gdy chcesz zaplanować, potwierdzić, przełożyć, anulować lub po prostu przypomnieć komuś o zbliżającym się spotkaniu, musisz wysłać odpowiedni e-mail dotyczący spotkania. Ponieważ każdy e-mail ma swoje reguły formatowania i zalecenia, najlepiej jest mieć łatwo dostępny szablon e-maila z terminem spotkania, którego można użyć, gdy wymaga tego sytuacja.

W tym artykule znajdziesz najlepsze wskazówki, jak napisać idealny e-mail z zaproszeniem na spotkanie, a także szereg szablonów, które mogą się przydać.

Format wiadomości e-mail z harmonogramem spotkań

W przypadku wezwań na spotkania lub wiadomości e-mail z przypomnieniem o spotkaniu kluczem jest prostota i prosta formalność.

Zawsze zaczynaj od celowego tematu, aby odbiorca od razu wiedział, o co chodzi.

Następnie przekaż swoją wiadomość prostym i uprzejmym tonem. Aby zakończyć e-mail, dodaj wezwanie do działania i dołącz swoje dane kontaktowe wraz z ciepłym, profesjonalnym powitaniem.

Wiersz tematu

Wiersze tematu są często niedoceniane, ale są jednym z najważniejszych elementów wiadomości e-mail. Mając to na uwadze, powinny one zawsze być zwięzłe i zawierać informacje.

Pisząc wiadomość e-mail z zaproszeniem na spotkanie , użyj prostego tematu, takiego jak „ Prośba o spotkanie ” lub „ Prośba o spotkanie ”.

E-maile z przypomnieniami są kluczowe dla zmniejszenia liczby niepojawień. W takim przypadku możesz napisać „ Przypomnienie o spotkaniu na (data/godzina)” lub „ (data/godzina) E-mail z potwierdzeniem spotkania”.

Idealny e-mail z potwierdzeniem wymaga celowego tematu. Jedną z opcji jest „ Potwierdzenie terminu (usługi) w dniu (data/godzina)”. Możesz także użyć „ (data/godzina) wiadomości potwierdzenia spotkania”.

Ciało

E-mail o spotkaniu zawsze zaczynaj od uprzejmego powitania, tak jak w zwykłej rozmowie. Bycie uprzejmym jest najważniejsze, niezależnie od tego, czy piszesz do potencjalnych klientów, nowego klienta czy innej firmy.

Użyj formalnego powitania, takiego jak „ Kochanie ”, po którym następuje imię odbiorcy. Jeśli potrzebujesz mniej formalnego e-maila z zaproszeniem na spotkanie, zacznij od „ Cześć ” lub „ Cześć ”.

Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail z zaproszeniem na spotkanie , krótko się przedstaw i wyjaśnij powód, dla którego się z nimi kontaktujesz. Podaj szczegóły dotyczące daty, godziny i miejsca spotkania.

Ponieważ Twoje harmonogramy mogą się nie zgadzać, dodaj kilka opcji, które osoba może wybrać według własnego uznania. Możesz do tego użyć tabeli lub punktorów.

Inną strategią jest oferowanie odbiorcy możliwości zaproponowania daty i miejsca, które pasują do jego harmonogramu.

Jeśli piszesz wiadomość e-mail z potwierdzeniem , warto również zawrzeć najważniejsze szczegóły spotkania, aby Twoi klienci/klienci/partnerzy biznesowi mieli dostęp do tych informacji w dowolnym momencie.

W e-mailu z przypomnieniem podaj wszystkie szczegóły spotkania i podkreśl, w jaki sposób i kiedy odbiorca może zmienić termin/anulować spotkanie.

Kończąc e-mail

Niezależnie od rodzaju wiadomości e-mail, którą piszesz, Twoim celem jest otrzymanie pozytywnej opinii. W związku z tym należy uwzględnić realne opcje, aby odbiorca wiadomości e-mail mógł się z Tobą skontaktować. Podaj co najmniej firmowy numer telefonu i służbowy adres e-mail.

Dodatkowo poproś o odpowiedź lub potwierdzenie wizyty. W ten sposób zwiększysz swoje szanse na sukces.

Następnie możesz zakończyć wiadomość serdecznym powitaniem i pożegnaniem.

Szablony wiadomości e-mail o spotkaniach, których możesz użyć

• Szablony wiadomości e-mail z harmonogramem spotkań
• Szablony wiadomości e-mail z przypomnieniem o spotkaniu
• Anulowanie lub zmiana harmonogramu szablonów wiadomości e-mail dotyczących spotkań
• Marketing i biznes oferuje szablony wiadomości e-mail
• Szablony wiadomości e-mail z potwierdzeniem spotkania
• Szablony e-maili uzupełniających

Szablony wiadomości e-mail z harmonogramem spotkań

Próbka 1:

Szanowny Panie / Pani. (Nazwisko odbiorcy),

Kontaktuję się z Tobą, aby umówić się na spotkanie w celu zbadania potencjalnej perspektywy biznesowej.

Chciałbym się spotkać (data/godzina) o (zaproponuj miejsce).

Czy pasuje Ci ten czas i miejsce?

Jeśli inny termin i miejsce byłoby lepsze, proszę dać mi znać.

Nie mogę się doczekać spotkania z Tobą.

Dziękuję,

(Twoje imię)

Próbka 2:

Witaj (imię odbiorcy),

Chciałbym umówić się z Panem na (działalność zawodowa tej osoby).

Myślę, że byłaby to doskonała okazja, aby przybliżyć (co omówicie podczas wizyty).

Więcej informacji znajdziesz w załączniku do tego e-maila, z którym możesz się zapoznać przed naszym spotkaniem.

Obecnie moja dostępność jest w następujących dniach i godzinach.

(Podaj daty i godziny).

Czy któryś z nich jest dla Ciebie wygodny?

Z wyrazami szacunku,

(Twoje imię)

Próbka 3:

Cześć (imię odbiorcy),

Nazywam się (twoje imię). Piszę, aby umówić się z Tobą na spotkanie w celu omówienia (temat).

Dyskusja zapewni nam możliwość (doprecyzuj czego oczekujesz od spotkania).

Obecnie jestem w stanie spotykać się w dni i godziny podane poniżej:

(Podaj daty i godziny).

Chętnie przyjadę do Twojej lokalizacji (lub polecę możliwą alternatywę).

Potwierdź otrzymanie tego e-maila i daj mi znać, który termin Ci odpowiada, abym mógł go zarezerwować.

Zamiast tego, jeśli masz na myśli inny dzień lub godzinę, napisz do mnie na adres (dane kontaktowe).

Czekam na wiadomość od ciebie i spotkanie z tobą wkrótce.

(Twoje imię)

Szablony wiadomości e-mail z przypomnieniem o spotkaniu

Próbka 1:

Szanowny Panie / Pani. (Nazwa klienta),

Otrzymujesz tę wiadomość e-mail od (nazwa dostawcy) jako przypomnienie o spotkaniu w (godzina i data).

Aby zmienić termin, odpowiedz na tę wiadomość e-mail lub użyj następującego numeru telefonu: (numer telefonu służbowego).

Nieodebrane spotkania z wyprzedzeniem krótszym niż 24 godziny mogą wiązać się z kosztami do wysokości opłaty (wartości).

Z wyrazami szacunku,

(Twoje imię i nazwisko oraz stanowisko w firmie)

(Nazwa firmy)

(Adres biznesowy)

Próbka 2:

Witaj (nazwa klienta),

Ten e-mail to tylko krótkie przypomnienie o spotkaniu (nazwisko pracownika lub stanowisko) pod adresem (adres) do (zwięzły opis celu wizyty).

Prosimy o zapewnienie (czynności niezbędne do wykonania usługi) przed przybyciem (nazwisko pracownika lub stanowisko).

W przypadku zapytań i zmian prosimy o kontakt z następującymi osobami kontaktowymi: (służbowy numer telefonu i adres e-mail).

Dziękuję i do zobaczenia wkrótce!

(Twoje imię i nazwisko oraz stanowisko w firmie)

(Nazwa firmy)

(Adres biznesowy)

Próbka 3:

Cześć (nazwa klienta),

Ta wiadomość e-mail jest przyjaznym przypomnieniem potwierdzającym spotkanie w dniu (data/godzina).

Aby zabezpieczyć rezerwację, odpowiedz na tę wiadomość e-mail z potwierdzeniem. Alternatywnie możesz zadzwonić (nazwa firmy) na telefon biurowy:(numer telefonu służbowego).

Nie możemy się doczekać spotkania z Państwem wkrótce!

(Nazwa firmy)

(Adres biznesowy)

(Kontakt)

Aby uzyskać więcej inspiracji, zapoznaj się z tym artykułem, który ujawnia jeszcze więcej szablonów przypomnień o spotkaniach i wskazówek dotyczących pisania.

Anulowanie lub zmiana harmonogramu szablonów wiadomości e-mail dotyczących spotkań

Próbka 1:

Szanowny Panie / Pani. (Nazwisko odbiorcy),

Z powodu nieoczekiwanych okoliczności muszę odwołać nasze spotkanie biznesowe w dniu (data/godzina spotkania). Przepraszam, że informuję Cię tak blisko naszego ustalonego terminu i za wszelkie przeszkody, jakie może to spowodować.

Jestem skłonny przełożyć to na inny termin, który może nam obu odpowiadać.

Serdeczne pozdrowienia,

(Twoje imię)

Próbka 2:

Witaj (imię odbiorcy),

Niestety muszę przełożyć nasze spotkanie. Skorzystaj z poniższego linku, aby wybrać inną dogodną dla siebie datę/godzinę.

(Dołącz link do strony internetowej z opcjami zmiany terminu).

Doceniam twoje zrozumienie.

Z poważaniem,

(Twoje imię)

Marketing i biznes oferuje szablony wiadomości e-mail

Próbka 1:

Szanowny Panie / Pani. (Nazwa klienta),

Dziękujemy za zapytanie dotyczące przewodnika po produkcie. Jestem dostępny, aby umówić się na spotkanie, aby omówić wszystkie Twoje pytania.

Kliknij ten link, aby zaplanować datę/godzinę:

(Dołącz link do planowania).

Gorące pozdrowienia,

(Twoje imię)

(Nazwa firmy)

Próbka 2:

Witaj (nazwa klienta),

Mam szczerą nadzieję, że jesteś zadowolony ze swojego produktu!

W (Nazwa firmy) stale poszukujemy nowych sposobów, aby pomóc naszym klientom odnieść sukces.

Oferujemy uaktualnienie Twojego obecnego planu, który moim zdaniem może lepiej spełniać Twoje potrzeby niż ten, z którego korzystasz teraz. Daj mi znać, a chętnie prześlę Ci e-mailem więcej informacji na ten temat.

Jeśli chcesz umówić się na spotkanie w celu osobistego omówienia tej oferty, kliknij poniższy link.

Mam nadzieję, że wkrótce z tobą porozmawiam!

(Twoje imię)

(Kontakt)

Próbka 3:

Cześć (nazwa klienta),

Dziękujemy za skontaktowanie się z nami. Cieszymy się, że możemy z Tobą porozmawiać!

Możesz umówić się na spotkanie demonstracyjne, klikając ten link:

(Dołącz link do strony internetowej).

Czekamy na rozmowę z Tobą wkrótce.

Miłego dnia!

(Twoje imię)

(Nazwa firmy)

Szablony wiadomości e-mail z potwierdzeniem spotkania

Próbka 1:

Szanowny Panie / Pani. (Nazwa klienta),

Wysyłam tę wiadomość e-mail z potwierdzeniem zbliżającego się spotkania w dniu (data/godzina) z (nazwisko członka personelu).

Zapraszam do kontaktu w sprawie zapytań lub zmian.

Serdeczne pozdrowienia,

(Twoje imię)

(Twój kontakt)

(Nazwa firmy)

Próbka 2:

Witaj (nazwa klienta),

Ta wiadomość jest przyjaznym przypomnieniem o wizycie (w serwisie) u (nazwa dostawcy) w (lokalizacja) w dniu (data/godzina).

Odpowiedź na tę wiadomość e-mail potwierdza planowaną godzinę.

Skorzystaj z następującego kontaktu (numer telefonu służbowego) lub adresu e-mail (adres e-mail) w przypadku pytań lub zmian.

Z wyrazami szacunku,

(Twoje imię)

(Nazwa firmy)

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z tym przewodnikiem krok po kroku, jak napisać niesamowitą wiadomość e-mail z potwierdzeniem spotkania.

Szablony e-maili uzupełniających

Próbka 1:

Szanowny Panie / Pani. (Nazwisko odbiorcy),

Jestem (twoje imię i stanowisko) w (nazwa firmy). Powodem, dla którego się z Tobą kontaktuję, jest kontynuacja naszego spotkania i udzielenie odpowiedzi na wszelkie pytania, które możesz mieć (omówiony temat).

Jestem dostępny, aby umówić się na szybkie spotkanie w celu omówienia Twoich planów i zbadania, w jaki sposób (nazwa firmy) może Cię wesprzeć.

Serdeczne pozdrowienia,

(Twoje imię)

(Nazwa firmy)

Próbka 2:

Witaj (imię odbiorcy),

Podobała mi się nasza dzisiejsza rozmowa i chciałbym zasugerować omówienie celów (nazwa firmy) podczas naszego następnego spotkania.

Możesz uzyskać dostęp do moich dostępnych godzin pod poniższym linkiem i zarezerwować dogodny termin i godzinę.

(Dołącz link do strony internetowej).

Wszelkie pytania prosimy kierować wcześniej na ten adres e-mail.

Gorące pozdrowienia,

(Twoje imię)

Jaki jest dla Ciebie najlepszy szablon e-maila z zaproszeniem?

W tym artykule udostępniono 15 przykładów prostych szablonów wiadomości e-mail, których można użyć do wszystkich potrzeb związanych ze spotkaniami, w tym specjalnych próśb i e-maili uzupełniających.

Przyznajemy, że wiadomości e-mail dotyczące planowania spotkań mogą początkowo zniechęcać. Ale kiedy zrozumiesz ich najlepsze praktyki, zobaczysz, dlaczego są cenne dla firm.

A jeszcze bardziej wartościowe może być zautomatyzowanie procesu wysyłania e-maili o spotkaniach.

Amelia to wtyczka rezerwacyjna WordPress, która pozwala w pełni zautomatyzować powiadomienia wysyłane zarówno do klientów, jak i pracowników. Więc bez względu na to, jaki to jest e-mail, Amelia zajmie się tym za Ciebie.

Zobacz, jak łatwo skonfigurować powiadomienia e-mail i wypróbuj sam: