Jak automatyzacja w zarządzaniu projektami może pomóc Twojej firmie w szybszym rozwoju

Automatyzacja w zarządzaniu projektami wchodzi na najnowszy poziom efektywności.

Firmy na całym świecie przyjmują go głównie z dwóch powodów. Po pierwsze, automatyzacja oszczędza dużo czasu. Po drugie, usprawnia Twoje zadania i proces ich realizacji.

W rezultacie ponad 90% organizacji uważa, że ​​automatyzacja ma kluczowe znaczenie dla transformacji biznesowej. Jednak tylko 67% z nich było w stanie go pomyślnie wdrożyć.

Ochota jest. Ale co powoduje, że kierownicy projektów zastanawiają się dwa razy, zanim wdrożą automatyzację? Możliwa odpowiedź leży w zrozumieniu całości.

A my jesteśmy tutaj, aby pomóc. Na tym blogu pokażemy, czym jest automatyzacja zarządzania projektami, jakie jest jej znaczenie i jak ją zastosować w swoim projekcie, a także porady ekspertów.

Zacznijmy najpierw od definicji –

Czym jest automatyzacja w zarządzaniu projektami

Automatyzacja to proces roboczy, w którym wkład człowieka w zadanie jest zminimalizowany, a mechanizacja jest improwizowana.

Oznacza to, że automatyzacja pomaga ludziom zmniejszyć obciążenie pracą i wykonać zadanie automatycznie, no cóż, w jak największym stopniu. Nawet kompletny proces automatyzacji wymaga przewodnictwa człowieka.

Dlatego zautomatyzowane oprogramowanie do zarządzania projektami może automatycznie wykonywać podstawowe zadania projektu i działać zgodnie z Twoimi poleceniami wstępnymi.

Na przykład, jeśli masz oprogramowanie do automatycznego zarządzania projektami, możesz ustawić proces, aby monitorował postępy określonego zadania zespołu.

Możesz zobaczyć, kto co robi i jakie postępy zrobił Twój zespół w danym czasie. Za każdym razem, gdy zadanie podrzędne zostanie wykonane, oprogramowanie poinformuje Cię o tym lub wyśle ​​również aktualizację wiadomości.

Celem automatyzacji w zarządzaniu projektami jest uniknięcie powtarzalnych zadań administracyjnych i skupienie się na bardziej wartościowych rzeczach, aby ulepszyć projekt jako menedżera.

Dlaczego automatyzacja jest ważna w zarządzaniu projektami

Projekty mają terminy, budżety i zestaw osiągalnych celów. Menedżer musi robić wszystkie rzeczy we właściwy sposób, utrzymywać wszystko w porządku i odpowiednio rozdzielać i wyznaczać wytyczne dotyczące realizacji.

Jednym z podstawowych zadań kierownika projektu jest przydzielanie członków zespołu do różnych podzadań i obserwowanie postępów. A następnie rozwiązuj problemy i wprowadzaj dalsze ulepszenia, aż cel zostanie osiągnięty.

Gdzie w tym spontanicznym procesie stoi automatyzacja? Stanowi pomost między menedżerami a prostszymi, ale kluczowymi zadaniami, takimi jak śledzenie czasu, planowanie, raportowanie, monitorowanie postępów itp.

Tak więc głównymi powodami przejścia na automatyzację zarządzania projektami są:

• Oszczędność czasu na większe wyzwania i satysfakcjonujące doświadczenie w zarządzaniu projektami
• Lepsze przejścia między etapami przepływów pracy
• Zmniejsza liczbę zadań ręcznych i możliwości popełnienia błędów w prostszych zadaniach
• Dokładnie generuj raporty i status postępów

Cóż, przejdźmy do sytuacji, które mogą skłonić Cię do przyjęcia automatyzacji w Twoim projekcie.

Kiedy adaptować automatyzację w zarządzaniu projektami

Zanim zdecydujesz się na oprogramowanie do automatyzacji zarządzania projektem, musisz znaleźć odpowiedź na pewne pytania. Sprawdź je poniżej –

• Jakie zadania wymagają od członków zespołu powtarzalnego wysiłku
• Czy znasz najbardziej czasochłonne i ręczne zadania w swoim projekcie?
• Czy Twój proces pracy jest dobrze udokumentowany i zmapowany
• Jeśli proces zarządzania projektami nie jest usprawniony, jak to przezwyciężyć

Po ustaleniu odpowiedzi na te pytania z łatwością zrozumiesz, czy potrzebujesz automatyzacji w zarządzaniu projektami, czy nie.

Rola zautomatyzowanego oprogramowania nie zastępuje ludzkiego wysiłku, aż do teraz. Ma na celu wzmocnienie twoich postępów i zmniejszenie obciążenia pracą.

6 korzyści z automatyzacji w oprogramowaniu do zarządzania projektami

Cóż, jeśli wdrożysz automatyzację w zarządzaniu projektami, jakie główne korzyści uzyskasz? Rozwiązaliśmy to dla Ciebie. Spójrz -

1. Większa produktywność

Czy automatyzacja zwiększa ogólną produktywność? To częste pytanie, które możesz chcieć zadać.

Odpowiedź jest również prosta. Tak. Gdy wdrożysz automatyzację, Twój czas pracy będzie bardziej efektywny, nie będziesz musiał martwić się o zadanie, które jest ustawione na zautomatyzowaną akcję, dopóki nie sprawdzisz postępów.

Mając oprogramowanie do automatycznego zarządzania projektami, nie będziesz potrzebować żadnych dodatkowych zasobów. Proces będzie bardziej zwinny i usprawniony, a członek Twojego zespołu będzie mógł zrobić więcej w krótszym czasie, będzie też czas na refleksję i naprawienie błędu.

2. Odciąż swoje rutynowe zadanie

Załóżmy, że każdego dnia musisz pukać każdego z członków zespołu o postęp prac. Ale to będzie rutynowe zadanie, nudne i czasochłonne. Automation jest przeznaczony do odciążenia tych nudnych zadań za Ciebie.

Zautomatyzowane oprogramowanie do zarządzania projektami może być bardzo pomocną dłonią w przypadku powtarzających się zadań i problemów administracyjnych. Niektórzy z nich są -

• Przypominaj ludziom o terminach
• Sprawdzanie postępu zadań
• Wysyłanie raportów projektowych do przypisanych członków itp.

Odciążenie rutynowych zadań zaoszczędzi dużo czasu i pracy. Pozwala to na bardziej efektywną pracę.

3. Usprawniona komunikacja

Ponad 30% projektów kończy się niepowodzeniem z powodu złej komunikacji w zespole. Jeśli nie możesz ustanowić nieprzerwanego projektu komunikacyjnego, wiele aspektów i możliwości twojego projektu nie może zostać zmaterializowanych.

W tym przypadku automatyzacja w zarządzaniu projektami byłaby świetnym rozwiązaniem. Jeśli masz zautomatyzowanego kierownika projektu, oprogramowanie powinno umożliwiać komunikację wewnętrzną za pośrednictwem powiadomień, wiadomości, komentarzy i automatycznych usług e-mail.

Na przykład, jeśli masz WP Project Manager, platforma może z łatwością umożliwić wysyłanie wiadomości i automatycznych powiadomień do zespołów, kanałów i projektów.

4. Wsparcie integracji

Większość zautomatyzowanego oprogramowania do zarządzania projektami obsługuje integracje innych firm. Potrzebujesz tych integracji, aby wzmocnić swoje projekty i osiągnąć cel.

Oznacza to, że automatyzacja w zarządzaniu projektami może przekształcić proces zarządzania projektami w silny mechanizm różnych zestawów narzędzi, które współpracują ze sobą na rzecz Twojego sukcesu.

Menedżer projektów WP obsługuje wiele integracji i modułów ułatwiających zarządzanie projektami. Możesz użyć narzędzia do śledzenia czasu, wykresu Gantta lub menedżera zadań podrzędnych, aby przyspieszyć proces.

5. Śledź swój projekt i przeglądaj go, aby podejmować lepsze decyzje

Gdy wszystkie Twoje zadania i podzadania zostaną rozdzielone, poprowadzone i ukończone w jednym miejscu, łatwiej będzie wygenerować szczegółowy raport. Automatyzacja pozwala zaoszczędzić dużo czasu na ręcznym tworzeniu arkuszy raportów, nie mówiąc już o procesie analizy.

Możesz więc łatwo dowiedzieć się, jak radzą sobie członkowie Twojego zespołu, czy podzadania i projekty dotrzymały terminów, a także przeanalizować raport wzrostu, aby podjąć bardziej opłacalną decyzję.

Ponadto możesz śledzić każdego członka zespołu i jego postępy. Jeśli zauważysz jakiś problem, łatwiej będzie go rozwiązać i skonsultować się z członkami zespołu zgodnie z harmonogramem lub natychmiast.

6. Popraw jakość zadań, aby osiągnąć cele

Wreszcie, automatyzacja zarządzania projektami po prostu poprawia jakość Twojego projektu. Ponieważ po wdrożeniu zautomatyzowanego oprogramowania przejmuje ono wszystkie mikrozadania w jednym miejscu, zachowuje spójność i zapewnia jednoczesne aktualizacje projektu i raporty.

Ogólnie rzecz biorąc, możesz zobaczyć duży obraz z pulpitu nawigacyjnego i zastanowić się, jak dalej ulepszyć. Kiedy wszystkie Twoje drobne zadania i powtarzające się zadania byłyby dobrze zarządzane z jednej platformy z niezbędnymi integracjami, możesz pozwolić sobie na bardziej znaczące zadania.

Dzięki temu możesz robić więcej z wydajnością i osiągać więcej na koniec dnia. Dobrze kontrolowane zarządzanie projektami jest tym, czego potrzebujesz, aby osiągnąć swoje cele biznesowe.

Zdobądź oprogramowanie do wdrożenia automatyzacji w zarządzaniu projektami

Automatyzacja ułatwia codzienne zarządzanie projektami. Jeśli chcesz wdrożyć narzędzie do zarządzania projektami w celu zautomatyzowania procesu, musisz wziąć pod uwagę następujące rzeczy:

• Budżet i zakres: Musisz wybrać oprogramowanie do automatyzacji zarządzania projektami, które ma odpowiednie funkcje, których potrzebujesz, a także dobrze pasuje do Twojego budżetu i zakresu.
• Dobry interfejs użytkownika: dobry interfejs użytkownika jest koniecznością, aby pomóc użytkownikom w jak największym stopniu.
• Łatwe planowanie i planowanie zadań : Zautomatyzowane zarządzanie projektami wymaga prostego przydzielania zadań, tworzenia harmonogramów i funkcji planowania.
• Menedżer zadań: Twoje zautomatyzowane narzędzie niezbędne do tworzenia zadań, przydzielania członków, wybierania terminów i śledzenia postępów.
• Komunikacja: Komunikacja w aplikacji to świetna rzecz dla zautomatyzowanego kierownika projektu. Wzmacnia proces komunikacji, aby osiągnąć więcej.
• Zarządzanie dokumentami i udostępnianie plików : automatyzacja w zarządzaniu projektami powinna umożliwiać użytkownikom dołączanie plików do pobrania i wysyłanie plików za pośrednictwem wiadomości wewnątrz zespołu.
• Świetna obsługa klienta: oprogramowanie jest podatne na błędy i usterki techniczne. Niezawodne narzędzie musi mieć całodobową pomoc techniczną, aby rozwiązać Twoje problemy.

Dlatego możesz wybrać WP Project Manager Pro, ponieważ ma wszystkie niezbędne zalety i arsenał potrzebny do osiągnięcia celów projektu.

Często zadawane pytania dotyczące automatyzacji zarządzania projektami

Zamykanie

Najlepsze zarządzanie projektami łączy technologię i umiejętności. Innymi słowy, technologia intensyfikuje twoje umiejętności, aby osiągnąć więcej.

Nie ma więc wątpliwości, że automatyzacja zarządzania projektami jest koniecznością zdobycia kompetencji w zarządzaniu firmą. Pozostaje tylko pytanie, jak jasno można podjąć o tym decyzję?

Wierzymy, że masz już pojęcie o automatyzacji w zarządzaniu projektami i masz jasny pomysł, jak sprawić, by działała ona w Twoim projekcie.