7 najlepszych narzędzi do zarządzania dokumentami do wypróbowania

Dokumenty odgrywają ważną rolę w życiu i codziennej działalności każdego przedsiębiorstwa. Niezwykle ważne jest ich odpowiednie przechowywanie i ochrona. W tym miejscu może wejść do gry jedne z najlepszych programów do zarządzania dokumentami, które pomogą Ci zrozumieć obieg dokumentów w Twojej firmie i upewnić się, że nic nie zostanie utracone w procesie.

Co to jest oprogramowanie do zarządzania dokumentami (DMS)?

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami eliminuje kłopoty z przechowywaniem fizycznych plików i zamiast tego przenosi je wszystkie do chmury. To może być frustrujące spędzać godziny na szukaniu dokumentu tylko po to, by później zdać sobie sprawę, że w ogóle nie istnieje. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami umożliwia łatwe i wygodne organizowanie dokumentów cyfrowych i dokumentacji papierowej.

Jeśli nie masz działającego takiego oprogramowania, odzyskanie ważnego dokumentu może zająć godziny, a nawet dni, co może być ogromną przeszkodą dla całego zespołu.

Najlepsze oprogramowanie sprawi, że praca będzie szybka i płynna. Na rynku dostępnych jest kilka opcji, a jeśli szukasz najlepszego oprogramowania do zarządzania dokumentami, ten przewodnik pomoże Ci podjąć najlepszą decyzję w oparciu o Twoje potrzeby.

Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami?

Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentami dla Twojej firmy jest trudny. Zawsze zwracaj uwagę na następujące funkcje podczas tworzenia krótkiej listy opcji.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami w 2022 r.

Teraz, gdy wiesz dokładnie, jakich funkcji można oczekiwać od najlepszego oprogramowania do zarządzania dokumentami, przyjrzyjmy się najlepszym dostępnym opcjom.

1. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint jest prawdopodobnie jednym z najbardziej znanych takich rozwiązań, a także jednym z najbardziej wszechstronnych systemów zarządzania dokumentami korporacyjnymi, jakie są obecnie dostępne. Oferuje narzędzia dopasowane do potrzeb każdego biznesu. Oprócz możliwości zarządzania dokumentami, SharePoint może służyć jako „inteligentny” intranet Twojej firmy. Dostępne są aplikacje na wszystkie urządzenia oraz dobra funkcja udostępniania, która zapewnia bezproblemową współpracę. Korzystając z OneDrive, możesz także synchronizować swoje pliki między chmurą a lokalnymi dyskami twardymi.

️ Cechy:

• Śledzenie aktywności
• Zarządzanie kalendarzem
• Konfigurowalne szablony
• Zarządzanie dokumentami
• Synchronizacja danych
• Udostępnianie plików
• Szablony dokumentów

Cennik:

• Plan 1: 5 USD za użytkownika miesięcznie z 1 TB przestrzeni dyskowej
• Plan 2: 10 USD/użytkownika/miesiąc
• Office 365 E3: 20 USD/użytkownik/miesiąc

2. Bitrix24

Bitrix24 to oprogramowanie do zarządzania dokumentami, z którego korzystają miliony ludzi na całym świecie. Jest dostępny lokalnie i w chmurze. Oprogramowanie umożliwia synchronizację plików, dostęp mobilny, udostępnianie plików, dysk osobisty i firmowy, edycję wielu użytkowników, edycję offline i wiele innych. Jest dostępny w bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.

️ Najważniejsze cechy:

• Kontrola dostępu
• Pulpit i śledzenie aktywności
• Alerty/powiadomienia
• Generowanie i przechowywanie dokumentów
• Zarządzanie dokumentami

Cennik :

• Podstawowa chmura: 39 USD/mies
• Standardowo: 79 USD/mies
• Profesjonalista: 159 USD/mies
• Dostępny 30-dniowy bezpłatny okres próbny

3. Rubeks

Rubex by eFile Cabinet to oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które oferuje przechowywanie w chmurze i wydajne rozwiązanie do udostępniania plików. Pozwoli to na pozbycie się papieru i sprawną obsługę plików. Rubex jest idealny dla małych i średnich firm i pozwoli Ci udostępniać dokumenty w organizacji, a także skonfigurować przechowywanie dokumentów. Ma dobrą funkcję wyszukiwania, tworzenie szablonów, zautomatyzowane przepływy pracy i udostępnianie plików.

️ Najważniejsze cechy:

• System eFile Cabinet DM
• Bezpieczne udostępnianie plików
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA)
• Dostosowane ustawienia bezpieczeństwa
• Narzędzia zgodności
• Integracja z Microsoft Office
• Dostęp mobilny
• Ścieżka audytu
• Automatyzacja przepływu pracy

Cennik:

• Początkujący: 15 USD/użytkownik/miesiąc za 25 GB miejsca
• Zaleta: 30 USD/użytkownika/miesiąc przy 1 TB przestrzeni dyskowej, ale ograniczonej do trzech użytkowników
• Firma: 55 USD za użytkownika miesięcznie i 5 TB miejsca na dane

4. Pliki M

M-Files jest idealnym rozwiązaniem dla małych i dużych firm z różnych branż. Oparte na chmurze oprogramowanie lokalne obejmuje kluczowe funkcje, takie jak funkcje podpisu elektronicznego, zarządzanie uprawnieniami, zautomatyzowane przepływy pracy i dostęp w trybie offline. Posiada również wyszukiwarkę, która pozwoli Ci łatwo wyszukiwać dokumenty. Możesz także przeszukiwać tekst dokumentu za pomocą narzędzia.

️ Najważniejsze cechy:

• Kontrola dostępu/uprawnienia
• Śledzenie zgodności
• Ścieżka audytu
• Narzędzia współpracy
• Konfigurowalne szablony
• Zarządzanie zawartością
• Klasyfikacja dokumentów
• Zarządzanie zasobami cyfrowymi
• Generowanie dokumentów

Cennik:

• Aby uzyskać wycenę, musisz skontaktować się z M-Files, a także oferuje bezpłatny okres próbny.

5. Zarejestruj się teraz

SignNow oferuje rozwiązanie do podpisu elektronicznego, które umożliwia podpisywanie, wysyłanie i zarządzanie dokumentami na urządzeniu. Oferuje wysoki poziom bezpieczeństwa i jest prosty w użyciu. Pozwala na grupowanie wielu dokumentów w jedną paczkę i wysyłanie jednego dokumentu do kilku osób jednocześnie. SignNow zawiera również ścieżkę audytu i jest oparty na chmurze.

️ Najważniejsze cechy:

• Ścieżka audytu
• Mobilne przechwytywanie podpisów
• Konfigurowalne szablony
• Przypomnienia
• Analiza dokumentów
• Podpisywanie wielostronne
• Śledzenie postępu zadania

Cennik:

• Biznes: 8 USD za użytkownika miesięcznie (płatne co roku)
• Business Premium: 15 USD/użytkownik/miesiąc (płatne rocznie)
• Profesjonalista: 30 USD/użytkownik/miesiąc (płatność roczna)

6. Sterowanie Master

MasterControl to system zarządzania jakością, który w ramach swojego rozwiązania oferuje również oprogramowanie do kontroli dokumentów. To prawdopodobnie położy kres twoim procesom papierowym. MasterControl oferuje wysoką elastyczność i pozwala na wdrożenie systemu zarządzania dokumentami, który działa dla Twojej firmy. Zawiera zestaw modułów.

️ Najważniejsze cechy:

• Automatyczne wyznaczanie tras
• Podpis elektroniczny
• Zarządzanie zgodnością
• Kontrola dostępu
• Kontrola wersji
• Przechowywanie dokumentów
• Konwersja dokumentów
• Podpis elektroniczny
• Konwersja typu pliku
• Wyszukiwanie pełnotekstowe
• Archiwizacja dokumentów
• Kontrola wersji
• Kontrola dostępu/uprawnienia
• Zameldowanie/wymeldowanie dokumentów
• Ścieżka audytu

Cennik:

• Skontaktuj się z MasterControl w sprawie cen

7. DocuWare

DocuWare to bardzo wydajne oprogramowanie, które pomaga kierować twoją papierkową robotą i kierować ją do właściwych przepływów pracy. Możesz śledzić oczekujące zadania i błyskawicznie pobierać rekordy. Jest przeznaczony dla firm każdej wielkości i jest dostępny w 18 językach. DocuWare obsługuje wdrażanie lokalne i chmurę. Obejmuje funkcje takie jak kontrola dostępu, wyszukiwanie tekstu, zarządzanie dokumentami, podpis elektroniczny, formularze elektroniczne, odzyskiwanie plików i inne.

️ Najważniejsze cechy:

• Kontrola dostępu/uprawnienia
• Archiwizacja i przechowywanie
• Narzędzia współpracy
• Konfigurowalne szablony
• Klasyfikacja i zarządzanie dokumentami
• Podpis elektroniczny
• Formularze elektroniczne
• Wyszukiwanie pełnotekstowe
• Odzyskiwanie plików

Cennik:

Skontaktuj się z DocuWare w sprawie cen; dostępna jest bezpłatna wersja próbna

Wniosek dotyczący najlepszego oprogramowania do zarządzania dokumentami

Niektóre rozwiązania z tej listy są bardziej skoncentrowane na przedsiębiorstwach (np. M-Files), podczas gdy inne są bardzo przystępne i można je uruchomić szybko i tanio (np. SignNow). Następnie jest Microsoft SharePoint, który od jakiegoś czasu jest złotym standardem na rynku.

Daj nam znać, co myślisz o tych najlepszych narzędziach do zarządzania dokumentami i który jest Twój wybór.