Najlepsza struktura zespołu eCommerce: Kompletny przewodnik dla przedsiębiorców eCommerce

Branża eCommerce szybko się rozwija, a liczba nowych konkurentów rośnie każdego dnia. Aby wyprzedzić ten wyścig, posiadanie silnego zespołu jest tak samo ważne, jak posiadanie świetnych produktów do sprzedania. Jednak zastanawianie się, jak zbudować taki zespół, może być nieco przytłaczające, szczególnie jeśli jesteś nowy w grze.

Oznacza to, że wiedza o tym, na jakie stanowiska zatrudniać, kiedy to robić w życiu firmy i gdzie powinni się oni znajdować, jest trudnym zadaniem dla przedsiębiorcy e-commerce.

Przestraszony? Nie bądź!

Dzisiaj podzielimy się z Tobą najlepszą strukturą zespołu eCommerce . Każda firma jest oczywiście inna, ale mamy nadzieję, że przyjęcie tego modelu jako punktu wyjścia będzie pomocne. Czytaj dalej.

Dlaczego potrzebujesz dedykowanego zespołu do swojego biznesu e-commerce

Rozpoczynając działalność w zakresie handlu elektronicznego lub chcąc ulepszyć istniejącą firmę, zawsze ważne jest, aby mieć na miejscu silny zespół. Posiadanie wykwalifikowanego, wszechstronnego zespołu, który obejmuje wszystkie obszary działalności, ma kluczowe znaczenie dla ciągłego rozwoju i sukcesu.

Jeśli wszyscy wspólnie idą do przodu, sukces sam się obroni

Henry Ford

Podobnie, gdy masz gotowy silny zespół z tą samą misją i wizją, nic nie może Cię powstrzymać przed dotarciem do celu.

Oto kilka powodów, dla których potrzebujesz zespołu eCommerce:

• Umiejętności specjalne : w zespole znajdziesz ludzi, którzy są naprawdę dobrzy w różnych obszarach Twojej firmy, takich jak sprzedaż produktów online, promowanie ich lub zarządzanie zamówieniami. Oznacza to, że każda osoba może skupić się na tym, w czym jest najlepsza, dzięki czemu wszystko działa lepiej.
• Razem lepsze pomysły : kiedy ludzie współpracują, wpadają na bardziej kreatywne pomysły. Twój zespół może dzielić się przemyśleniami i rozwiązywać problemy w inteligentny sposób, wzmacniając Twoją firmę.
• Mniejsze ryzyko : jeśli robisz wszystko sam, mogą zdarzyć się błędy, ponieważ możesz przeoczyć coś ważnego. Ale w zespole każdy zwraca uwagę na inne rzeczy, więc jest mniej prawdopodobne, że coś pójdzie nie tak, czego nikt nie zauważy.
• Dostosowanie się do zmian : Świat sprzedaży online zmienia się szybko. Dzięki zespołowi możesz mieć oko na to, co się dzieje i szybko dostosowywać swoją działalność, aby wyprzedzić konkurencję.
• Rozwój w dłuższej perspektywie : budowanie trwałego biznesu oznacza myślenie o przyszłości. Zespół pomaga Ci planować na dłuższą metę, dzięki czemu Twoja firma może stale się rozwijać.
• Równowaga między pracą a życiem : Jeśli robisz wszystko sam, może to być wyczerpujące. Ale pracując w zespole, możesz dzielić się obowiązkami, zyskując więcej czasu na relaks i cieszenie się życiem poza pracą.

Zatem posiadanie zespołu nie polega tylko na ułatwianiu życia, ale na wzmocnieniu Twojej firmy eCommerce i zapewnieniu jej długoterminowego sukcesu.

Przeczytaj także – Jak handel konwersacyjny może zrewolucjonizować branżę eCommerce

Zbuduj najlepszą strukturę zespołu eCommerce w 9 krokach

Jeśli zespół jest koniecznością, jak duży powinien być, aby sklep internetowy działał prawidłowo? Rozumiemy, że na początku przygody z eCommerce konieczna jest szczególna skrupulatność w wydatkach. Dlatego chcemy porozmawiać o kluczowych rolach w zespole eCommerce.

Wiedza o tym, od czego zacząć pełnienie ról w handlu elektronicznym lub jak powiększyć zespół zajmujący się handlem elektronicznym, to trudne zadanie. Dlatego właśnie przedstawiamy najlepszą strukturę zespołu eCommerce do rozpoczęcia działalności eCommerce.

1. Dyrektor/Menedżer
2. Zespół programistów
3. Zespół HR
4. Zespół księgowy
5. Zespół ds. marketingu (wychodzące)
6. Zespół ds. treści (przychodzący)
7. Zespół Operacyjny
8. Zespół obsługi klienta
9. Prawnicy

Budowanie zespołu eCommerce zawsze było trudnym zadaniem zarządczym w każdej dzisiejszej organizacji, ponieważ koncepcja prowadzenia działu eCommerce zawsze była pełna niepewności i decyzji.

Ale aby było to legalne, musimy dostosować się do nowoczesnej i współczesnej struktury zespołu, abyśmy mogli trzymać się wyścigu. Oto nasze dalsze wyjaśnienia dotyczące każdego z wyżej wymienionych punktów, które pomogą Ci utrzymać się na właściwej drodze w wyścigu w branży eCommerce.

01. Dyrektor/Menedżer

Nasz najlepszy przewodnik po strukturze zespołu eCommerce zaczyna się od dyrektora ds. handlu elektronicznego. Możesz zostać dyrektorem swojego biznesu eCommerce. Możesz też zatrudnić do prowadzenia startupu dowolną inną osobę, która ma taką wiedzę specjalistyczną. Pamiętaj jednak, że ta osoba jest odpowiedzialna za nadzorowanie całej operacji eCommerce i upewnianie się, że każdy członek zespołu lub dział wykonuje swoją pracę.

Zadania menedżera eCommerce obejmują nadzorowanie zakupów, sprzedaży internetowej, umów, zarządzanie partnerstwami, raportowanie, przyczynianie się do decyzji strategicznych, budżetowanie i generowanie zestawień zysków i strat.

W przypadku mniejszych firm dyrektor eCommerce jest odpowiedzialny za realizację dodatkowych podstawowych zadań, a nie nadzorowanie innych pracowników. Dodatkowe zadania mogą obejmować aspekty marketingu cyfrowego i administrowania witryną.

Ten człowiek powinien być lojalny, odpowiedzialny, oddany i posiadać umiejętności zarządzania zespołem. Inspiruje innych członków zespołu do przezwyciężania porażek, a jednocześnie przeprowadza wspólne burze mózgów w celu znalezienia rozwiązań.

02. Zespół programistów

Oczywiste jest, że aby rozpocząć działalność eCommerce, potrzebujesz obecności w Internecie. Czy będziesz mieć wewnętrzny zespół internetowy, czy zatrudnisz do pomocy agencję internetową? Może to zależeć od wielkości Twojego sklepu.

Jeśli masz bardzo prosty katalog produktów, możesz potrzebować minimalnego wsparcia. Z drugiej strony, jeśli masz szeroką gamę produktów o różnych rozmiarach, informacjach o dostawie i sklepach, możesz zainwestować w połączenie wewnętrznego zespołu i doświadczonej agencji handlu elektronicznego.

Należy pamiętać, że być może nie będziesz potrzebować wewnętrznego programisty stron internetowych, ale będziesz potrzebować kogoś, kto będzie mógł okazjonalnie wprowadzać zmiany i aktualizacje Twojej witryny.

03. Zespół HR

Zespół HR jest siłą napędową firmy. Śledzą Twoich pracowników, ich wyniki i płace. Oni też o tym informują. Na podstawie ich raportów możesz podejmować decyzje, np. czy Twoja firma robi postępy, czy nie. Możesz łatwo śledzić, który pracownik jest odpowiedzialny za ten postęp lub degradację.

Oto niektóre z godnych uwagi zadań, które powinien wykonać Twój zespół HR, aby nadal rozwijać swój biznes eCommerce.

• Liczba pracowników: Prowadź rejestry całkowitej liczby pracowników, którzy obecnie dla Ciebie pracują. Jeśli ktoś zostanie dodany lub zwolniony, aktualizuje to. Aktualizują także lokalizację pracownika, źródło zatrudnienia, stawkę wynagrodzenia, raportowanie i wiele innych.
• Działy i mianowania : Jeśli zostanie zatrudniony nowy pracownik, dział HR aktualizuje informacje o dziale, do którego go zatrudniają, oraz o jego mianowaniach.
• Najnowsze ogłoszenia: Jeśli ma miejsce jakieś wydarzenie, HR ogłasza je, aby wszyscy zostali powiadomieni.
• Kto jest na wakacjach: Jeśli którykolwiek z członków zespołu jest nieobecny, dział kadr informuje zespół.
• Kalendarz urlopów: Dział kadr zatwierdza wniosek urlopowy, przydziela rządowi. wakacje i zrób z nich kalendarz.
• Widżety obecności: śledzą informacje o zameldowaniu i wymeldowaniu każdego pracownika.
• Zatrudnianie: Zatrudnianie nowych członków prowadzone jest przez dział HR. Przygotowują arkusz pytań (jeśli jest jakakolwiek część pisemna), biorą udział w rozmowach kwalifikacyjnych, przedstawiają krótki opis wdrożenia i witają nowych członków.

Zatrudnianie, wdrażanie, zarządzanie zatrudnieniem, wnioski urlopowe, płace itp. zajmują ogromną ilość czasu, którego po prostu nie masz, prowadząc firmę.

Jeśli masz rosnący zespół eCommerce, powinieneś rozważyć mały zespół z oprogramowaniem do zarządzania zasobami ludzkimi, dzięki czemu nie będziesz musiał martwić się o terminowe płace, ubezpieczenia, rekrutację i tym podobne.

04. Zespół księgowy

Chociaż księgowość jest często uważana za „nudną” część rozwoju biznesu eCommerce, jest niezwykle ważna. Nieefektywne procedury księgowe nie tylko zahamowają Twój rozwój, ale mogą również spowodować szersze i poważniejsze komplikacje prawne.

Przygotuj się więc na współpracę z takim zespołem księgowym, który jest w stanie wykonać poniższe zadania.

• Użytkownicy: Zespół księgowy tworzy profile klientów, dostawców i pracowników, którzy są nowi w Twojej firmie. Na bieżąco aktualizują informacje o każdym użytkowniku.
• Sprzedaż: otrzymują płatności, tworzą lub usuwają faktury i śledzą informacje o sprzedaży na potrzeby raportowania końcowego.
• Wydatki: ten zespół jest odpowiedzialny za zarządzanie wszystkimi najdrobniejszymi wydatkami, takimi jak tworzenie wydatków, tworzenie i opłacanie rachunków i wiele innych. Zasadniczo, gdy kupujesz cokolwiek do swojego ekwipunku, prowadzą oni rejestr.
• Konto bankowe: Obsługują rachunki bankowe w celu otrzymywania pieniędzy od klientów, wydawania pieniędzy u dostawców i przesyłania pieniędzy między kontami drobnej gotówki i kontami oszczędnościowymi.
• Podatek: Jeśli prowadzisz jakąkolwiek dochodową działalność gospodarczą, musisz płacić podatki. Zespół księgowy zajmuje się podatkami, tworząc strefy podatkowe, kategorie podatkowe i komunikując się z organami podatkowymi.
• Raporty: Tworzenie raportów z ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych jest procesem dość czasochłonnym i wyczerpującym. Zespół ten tworzy salda próbne, raporty księgowe, rachunki zysków i strat, podatki od sprzedaży, bilanse i wiele innych.

Zarządzanie wszystkimi tymi wrażliwymi sprawami jest naprawdę czasochłonne i krytyczne, jeśli chcesz obsługiwać je ręcznie. Zamiast tego zapewnij swojemu zespołowi obsługi zautomatyzowane oprogramowanie księgowe, aby mógł sprawnie i inteligentnie wykonywać wszystkie te obowiązki.

05. Zespół marketingowy

Kiedy mówimy o najlepszej strukturze zespołu eCommerce, zespół marketingowy jest jedną z kluczowych jego części. Zasadniczo odgrywają one najważniejszą rolę w rozpowszechnianiu nazwy i funkcji produktu. Wykonują kilka zadań, np.

• Analizuj, syntetyzuj i prezentuj dane w sposób przystępny dla interesariuszy i kadry kierowniczej projektu.
• Komunikuj wyniki biznesowe w handlu elektronicznym za pomocą różnych wskaźników, wskaźników OKR i KPI, w tym udziału w wyszukiwaniach, wydajności strony produktów, zgodności marki w kanałach sprzedaży detalicznej, pozycji sprzedaży i nie tylko.

Zespół marketingowy może być zespołem odpowiedzialnym za ciągły rozwój bazy klientów, dlatego inwestycja w marketing jest inwestycją w przyszły rozwój. Występują także m.in.

• Marketing e-mailowy: Marketing e-mailowy to opłacalny proces marketingowy, który może pomóc w łatwym zaangażowaniu klientów. Użyj go, aby dotrzeć do klientów i poinformować ich o bieżących aktualizacjach, funkcjach, rabatach, kampaniach wyprzedażowych i wielu innych.
• Analiza konkurencji: Twój zespół marketingowy analizuje konkurenta i informuje Cię, co on teraz robi i jak radzi sobie na rynku. Dobrą praktyką jest ciągłe doskonalenie swojego biznesu.
• Marketing społecznościowy: Obecnie marketing społecznościowy ma ogromny wpływ na rozwój sprzedaży w Twojej firmie eCommerce. Możesz śledzić i kierować reklamy do swoich odbiorców w mediach społecznościowych, udostępniając tam swoje produkty.

06. Zespół ds. marketingu treści

Marketing treści to marketing zintegrowany, który obejmuje strategiczne podejście do tworzenia, selekcji, dystrybucji i udostępniania treści. Abyś mógł edukować, angażować, poprawiać widoczność marki, generować leady i osiągać swoje cele marketingowe.

Pomaga w budowaniu tożsamości marki i budowaniu zaufania wśród klientów. Co ważniejsze, jest to jeden z najlepszych sposobów na poprawę wyniku SEO witryny dla startupu eCommerce. Jeśli nie uzyskasz dobrej pozycji w wyszukiwarkach, będziesz cierpieć ze sprzedaży produktów. Do ich najważniejszych obowiązków należy:

• Twórz angażujące treści dla różnych mediów, w tym Internetu, mediów społecznościowych, druku i nie tylko;
• Wykorzystaj silne umiejętności komunikacyjne, aby stworzyć atrakcyjne treści, podkreślając dużą dbałość o szczegóły i wyjątkową gramatykę;
• Doświadczenie z oprogramowaniem do automatyzacji marketingu, takim jak HubSpot, Marketo i ActiveCampaign; I
• Jest na bieżąco z trendami eCommerce, które kierują jego innowacyjnymi i eksperymentalnymi strategiami multimedialnymi.

Uwaga: jeśli masz mały zespół lub planujesz uruchomić startup eCommerce z kilkoma członkami, możesz połączyć swój zespół ds. marketingu i treści w jeden zespół. Powinieneś jednak zachować osobne plany dla obu drużyn na nadchodzące dni.

07. Zespół ds. zarządzania operacjami i zapasami

Twój zespół operacyjny zajmie się większością obsługi i zarządzania Twoimi produktami, więc zapewnienie wydajnych operacji umożliwi Ci szybszą wysyłkę produktów i obsługę większej liczby zamówień.

Dbają o to, aby strona działała bezproblemowo z punktu widzenia kupującego. Do zadań zespołu operacyjnego należy wprowadzanie i monitorowanie SKU (jednostki magazynowej), dbanie o prawidłowe wyświetlanie wszystkich list produktów, weryfikacja funkcjonalności kodów rabatowych i ocena szybkości ładowania.

Monitorują także podróż klienta podczas zakupów cyfrowych, opcje układu testów A/B i inne obowiązki związane z doświadczeniem użytkownika.

Ponadto zespół ten dba o to, aby dane dotyczące sprzedaży na początku odpowiadały księgowaniu zapasów. Natychmiast podejmują działania, jeśli w magazynie brakuje jakiegoś produktu.

08. Zespół obsługi klienta

Obsługa klienta różni się od innych branż tym, że pracownicy handlu elektronicznego zazwyczaj nie spotykają się z klientami twarzą w twarz. Zamiast tego marki eCommerce często zatrudniają pracownika do korzystania z czatu na żywo i odbierania połączeń, a czasami wdrażają chatboty do korespondencji z klientami.

Głównym obowiązkiem, a nawet można powiedzieć misją, agentów obsługi klienta jest pomaganie odwiedzającym sklep internetowy i klientom podczas całej ich podróży zakupowej.

Niezależnie od tego, czy kupujący natknęli się na problem, potrzebują więcej szczegółów na temat asortymentu produktów lub usług firmy, chcą potwierdzić wysyłkę zamówienia lub szukać dalszej pomocy – oczekują, że zespół obsługi klienta szybko odpowie na ich pytania.

Posiadanie zespołu zajmującego się rozzłoszczonymi klientami oznacza, że ​​istnieje większe prawdopodobieństwo, że będziesz zarządzać nimi w pozytywny, uprzejmy i zorganizowany sposób, co oznacza, że ​​znacznie mniej prawdopodobne jest, że stracisz ich zwyczaje.

09. Prawnik (radca prawny)

Jeśli planujesz stworzyć najlepszą strukturę zespołu eCommerce, hrabia jest jej częścią. Udostępnij prawnika, aby chronić swoją firmę przed niechcianymi nielegalnymi działaniami.

Jak wiesz, biznes eCommerce polega na sprzedaży produktów klientom. Zatem niechciane wydarzenie, takie jak złe produkty, może zostać sprzedane w sposób niezamierzony i jest to częsty błąd. Jeśli Twoi klienci podejmą przeciwko Tobie kroki prawne, prawnik może Cię bronić i chronić Twoją reputację przed tego typu scenariuszami.

Oprócz tego zajmują się wszystkimi podatkami i cłami rządowymi i stanowymi. Dbają o wszystkie czynności prawne.

Nie musisz zatrudniać prawnika pracującego 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Zamiast tego zdobądź freelancera lub prawnika kontraktowego, który w razie potrzeby będzie dla Ciebie pracował.

Najlepszy układ struktury zespołu eCommerce

Oto układ całego Twojego zespołu, który właśnie omówiliśmy powyżej. Oto sedno tej długiej dyskusji, które pomoże Ci, gdy się spieszysz i chcesz rzucić okiem.

Jak zatrudnić odpowiednich ludzi do swojego zespołu

Po stworzeniu najlepszej struktury zespołu eCommerce może zaistnieć potrzeba zatrudnienia idealnych ludzi do swojego zespołu. Jak wiesz, proces rekrutacji powinien być dostosowany do wymagań Twojego zespołu. Zła rekrutacja może obniżyć reputację Twojej firmy i rytm zespołu.

Kiedy kogoś zatrudniasz, skup się na kilku kluczowych punktach, takich jak:

• Zrozum, w jaki sposób aspiracje kandydata pasują do stanowiska
• Rozważ strategie ewaluacji wykraczające poza rozmowę twarzą w twarz
• Zwróć uwagę na pytania, jakie zadają
• Priorytetowo traktuj dopasowanie kulturowe
• Zapytaj ich, w czym nie są dobrzy
• Nie spiesz się
• Mów jasno o oczekiwaniach
• Zawsze ufaj swojemu instynktowi

Myślę o zatrudnieniu i proces rekrutacji zostaje zakończony. Rzeczy nie działają w ten sposób. Musisz wykonać kilka kroków.

• Publikuj oferty pracy: Poinformuj innych, że chcesz zatrudnić pracowników.
• Twórz niestandardowe formularze dla poszczególnych ofert pracy: Twórz formularze z polami obowiązkowymi i wykluczaj niepotrzebne, aby uzyskać dokładne informacje, których możesz potrzebować.
• Utwórz kwestionariusz i podejdź do egzaminów: Przygotuj zestaw pytań do egzaminów pisemnych dla kandydatów.
• Generuj raporty: Po zdaniu egzaminu nadszedł czas na sporządzenie raportów z ewolucji.
• Zadzwoń do nich na rozmowę kwalifikacyjną: Na koniec zadzwoń do nich na rozmowę kwalifikacyjną twarzą w twarz.
• Zatrudniaj i importuj dane do swojego systemu HR: Teraz zatrudniaj tych, których chcesz w swoim zespole. Po pomyślnej rekrutacji zaimportuj ich dane do systemu HR w celu dalszego wykorzystania.

Cały proces, od opublikowania oferty pracy do ostatecznego zatrudnienia kogoś, może być dla Ciebie koszmarem, jeśli chcesz wykonać wszystkie te kroki ręcznie.

Zatem jako startup wybierz zautomatyzowany system, który pomoże Ci wykonać to zadanie w możliwie najkrótszym czasie i perfekcyjnie. Możesz użyć najlepszej wtyczki rekrutacyjnej WordPress, aby z łatwością tworzyć i zarządzać postami o pracę.

Bonus: Jak zostać idealnym menedżerem, aby ukształtować strukturę swojego zespołu eCommerce

Załóżmy, że utworzyłeś odpowiedni zespół dla swojego startupu, kierując się tym najlepszym przewodnikiem po strukturze zespołu eCommerce. Ale co, jeśli nie uda Ci się ich płynnie uruchomić? Stań więc przed lustrem i przyjrzyj się sobie, czego Ci brakuje, aby być świetnym liderem.

Bo gdy Twój zespół się powiększa, zarządzanie ludźmi, budowanie kultury firmy i pielęgnowanie relacji staje się coraz bardziej złożone. Nie będąc świetnym menedżerem, nie możesz utrzymać wszystkiego na właściwej drodze. Powiedziawszy, że powinieneś pamiętać, świetni menedżerowie nigdy się nie rodzą, oni się tworzą.

Aby osiągnąć ten poziom, powinieneś mieć odpowiednią konfigurację umysłu i odpowiednie umiejętności. Czego więc potrzeba, aby zostać świetnym menedżerem? Cóż, możemy podsumować następująco:

• Znać zespół lepiej niż inni
• Mając jasny cel i misję w umyśle
• Dobra i regularna komunikacja
• Planowanie z wyprzedzeniem Przewidywanie szerszego obrazu
• Udzielanie kredytu tam, gdzie jest to należne
• Podejmowanie ryzyka z pewnością
• Sprawdzanie wyników w celu zapewnienia właściwego kierunku
• Bycie uczciwym wobec jednego i wszystkich
• Kwestionowanie własnych umiejętności menedżerskich
• Dobra zabawa i dzielenie się lekkimi chwilami

Przygotuj się więc, zanim natkniesz się na jakiekolwiek kłopoty podczas zarządzania zespołem. Tylko świetny menadżer może poprowadzić swój zespół do przodu. I nie pozwól, aby cokolwiek powstrzymywało Cię od bycia świetnym menedżerem.

Najlepsza struktura zespołu eCommerce – notatka na zakończenie

Twoja firma nigdy nie odniesie sukcesu, jeśli najpierw nie będziesz mieć odpowiedniego zespołu. Zespół wykonawczy firmy jest kluczem do wszelkich przyszłych osiągnięć, jakie może ona osiągnąć.

Przygotuj więc swój zespół (przynajmniej przygotuj plan) zgodnie z najlepszym schematem struktury zespołu eCommerce przed uruchomieniem startupu.

Twoja kolej! Jeśli potrzebujesz pomocy w znalezieniu rozwiązania któregokolwiek z powyższych problemów, możemy zaoferować wgląd w naszą wieloletnią specjalizację w handlu elektronicznym – możesz zapytać nas o wszystko w sekcji komentarzy poniżej. Doceniamy Twoje wysiłki.