5 najlepszych systemów rezerwacji i rezerwacji hoteli biurowych

Obecnie nie w każdym miejscu pracy stosuje się tradycyjny styl pracy z przypisanymi miejscami siedzącymi. Hot desking (kiedy pracownicy zjawiają się w pracy i chwytają dostępne biurko) oraz hotelarstwo przy biurku lub biurze (kiedy pracownicy mogą zarezerwować miejsce do pracy z wyprzedzeniem) to dwa rodzaje hybrydowych opcji biurowych, które stosują współcześni pracodawcy. Oprogramowanie do zarządzania miejscem pracy dąży do tego, aby każdy rodzaj alternatywnych obszarów roboczych był zorganizowany i przewidywalny. Istnieje wiele wspaniałych opcji, a my podzielimy się z Tobą kilkoma z naszych ulubionych.

Co to jest oprogramowanie biurowe?

Oprogramowanie biurowe dla hoteli zazwyczaj zawiera szereg funkcji spełniających wszystkie potrzeby związane z zarządzaniem miejscem pracy. Na przykład w przypadku hot desking oprogramowanie zaktualizuje biurka, które są dostępne w porównaniu z używanymi, aby pracownicy mogli łatwiej znaleźć miejsce do pracy. W przypadku hotelowania biurkowego oprogramowanie pozwoli pracownikom rezerwować miejsce z wyprzedzeniem, a nawet na bieżąco. Użytkownicy mogą również rezerwować inne rodzaje przestrzeni, takie jak sale konferencyjne, windy usługowe, salony i inne.

Oprogramowanie do zarządzania miejscem pracy daje również dużą kontrolę przełożonym. Dzięki gromadzeniu danych menedżerowie mogą obserwować trendy użytkowania i prognozować przyszłe potrzeby. Ponadto reguły kontrolują, kto może rezerwować obszary robocze w określonych obszarach i rodzaj dostępu, jaki będą miały te obszary robocze. Ponadto do wyboru są różne widoki, w tym rzut z lotu ptaka na plan piętra oraz szczegóły dotyczące konkretnego miejsca pracy.

5 najlepszych systemów rezerwacji i rezerwacji hoteli biurowych

Ponieważ hybrydowe miejsca pracy zyskują na popularności, zwłaszcza po tym, jak COVID zmienił sposób działania firm, pojawiło się wiele doskonałego oprogramowania. W tym artykule wybraliśmy pięć naszych ulubionych, aby rozpocząć wyszukiwanie.

1. Oprogramowanie EMS do rezerwacji biurka

Oprogramowanie EMS do rezerwacji biurek pozwala pracownikom rezerwować, aktualizować, zmieniać i anulować rezerwacje za pomocą narzędzia internetowego lub aplikacji mobilnej. Filtruj dostępne przestrzenie robocze na podstawie miejsca lub typu przestrzeni, udogodnień i wyposażenia. Zarezerwuj także wszelkiego rodzaju miejsca pracy, od kabin i biur po wspólne stoły, stojące biurka, a nawet siedzenia w salonie, takie jak kanapy.

Twórz wyznaczone dzielnice, aby zespoły lub działy mogły siedzieć blisko siebie. Wyświetl plan piętra w czasie rzeczywistym, aby zobaczyć, jaka przestrzeń jest używana i gdzie wszyscy pracują. Zobacz dane o pustych biurkach i odwołaniach, aby dostosować przestrzeń biurową.

Kluczowe cechy oprogramowania EMS

• Ustaw niestandardowe reguły, aby zarządzać dostępem do określonych obszarów roboczych.
• Kioski w budynkach pozwalają pracownikom zarezerwować miejsce pracy w ostatniej chwili lub zameldować się po przybyciu.
• Aplikacja Room Sign App wyświetla rezerwacje na tablecie, aby pokazać dostępność, a także umożliwia pracownikom dokonanie rezerwacji lub zmianę rezerwacji.
• Integracja kalendarza z Google i Outlookiem pomaga pracownikom zorganizować harmonogram pracy.

Źródło: EMS

Oprogramowanie EMS do zarządzania miejscem pracy jest proste i oferuje wszystkie funkcje potrzebne do kontrolowania sposobu korzystania z biura. Kioski, znaki wyświetlacza i integracje dodają kilka drobiazgów, których może brakować również w innym oprogramowaniu. Zarządzanie gośćmi umożliwia również obserwowanie wszystkich, którzy przychodzą i wychodzą poza zwykły personel.

Oprogramowanie EMS jest dla Ciebie, jeśli…

• Twoja firma jest zdystansowana społecznie i musi ograniczać pojemność pomieszczeń.
• Odwiedzający mają wpływ na zarządzanie przestrzenią w Twoim biurze.
• Chcesz zintegrować oprogramowanie do obsługi hoteli biurkowych z systemem HVAC, aby zautomatyzować ogrzewanie i chłodzenie w zależności od sposobu wykorzystania powierzchni biurowej.

Ceny oprogramowania EMS: Tylko na żądanie | Dowiedz się więcej o oprogramowaniu EMS

2. Wysłannik

Dzięki oprogramowaniu do rezerwacji hot desk Envoy możesz ustawić, które biurka są dostępne, niedostępne lub przypisane na stałe. Przypisując udogodnienia do stacji roboczych, pracownicy mogą zobaczyć, do czego będą mieli dostęp i odpowiednio wybrać. I chociaż oprogramowanie jest nastawione na hot desk, służy również do hotelarstwa biurowego, ponieważ istnieje system rezerwacji z wyprzedzeniem.

Można wyznaczyć członków zespołu i sąsiedztwo, aby pracownicy, którzy muszą być blisko siebie, mogli być. Członków zespołu można przypisywać według funkcji lub projektu, a wbudowana elastyczność pozwala im nadal wybierać swoje miejsca w sąsiedztwie.

Kluczowe cechy Envoy

• Dostęp przez aplikację mobilną pozwala na rezerwację on-the-go.
• Dane o wykorzystaniu biurka pomagają menedżerom lepiej planować w oparciu o przeszłe i bieżące wykorzystanie.
• Włączenie kwestionariusza zdrowia przed umożliwieniem pracownikom rezerwacji biurek zapewnia bezpieczniejsze miejsce pracy.

Źródło: Wysłannik

Aplikacja mobilna, mapy obszaru roboczego i różne opcje rezerwacji ułatwiają zarówno przełożonym, jak i pracownikom korzystanie z usługi Envoy. Oprogramowanie jest idealne dla miejsc pracy o różnych i zmieniających się potrzebach hybrydowych, od hot deskingu i biurka hotelowego po dystanse społeczne i projekty zespołowe.

Wysłannik jest dla Ciebie, jeśli…

• Masz biuro hot desking z niektórymi pracownikami, którzy chcą mieć stałe stanowisko pracy.
• Dystans społeczny nadal jest czynnikiem, a Twoje miejsce pracy musi zmienić dostępność w oparciu o przepisy zdrowotne.
• Chcesz uwzględnić dostawy, odwiedzających i całe pokoje w swoim oprogramowaniu do zarządzania miejscem pracy.

Ceny wysłanników: 3 USD za biurko miesięcznie | Dowiedz się więcej o wysłanniku

3. Oprogramowanie do rezerwacji biurka OfficeSpace

Oprogramowanie do rezerwacji biurek OfficeSpace jest przeznaczone dla różnych typów biur hybrydowych, od tych, które korzystają z hot deskingu, po te, które preferują hotelarstwo przy biurku. Funkcja desk hoteling pozwala pracownikom rezerwować miejsca pracy z wyprzedzeniem i sprawdzać, którzy pracownicy są w biurze. Co więcej, wszystko w biurze można zamienić w przestrzeń, którą można zarezerwować, nie tylko biurka.

Sekcje i miejsca można przydzielać, aby tworzyć sąsiedztwa, dzięki czemu niektóre zespoły mogą znajdować się razem. OfficeSpace działa na komputerach stacjonarnych i mobilnych, a także kioskach z ekranem dotykowym, a także może być zintegrowany z Microsoft Teams i Slack. Nadzorcy mogą przeglądać dane dotyczące rezerwacji historycznych i w czasie rzeczywistym oraz w razie potrzeby zatwierdzać lub odrzucać prośby.

Kluczowe cechy OfficeSpace

• Inteligentne wyszukiwanie umożliwia pracownikom wyszukiwanie obszarów roboczych na podstawie lokalizacji lub funkcji.
• Ustawienia rezerwacji pozwalają menedżerom ograniczać wcześniejsze rezerwacje i włączać rezerwacje wielodniowe i cykliczne.
• Swobodne adresowanie wykorzystuje czujniki do aktualizacji stanu biurek w czasie rzeczywistym.
• Centrum Insights Hub pozwala zobaczyć trendy dotyczące miejsc siedzących, dzięki czemu można dostosować sposób wykorzystania przestrzeni i prognozować popyt.

Źródło: OfficeSpace

Bezpłatne adresowanie jest szczególnie przydatne, jeśli w Twoim miejscu pracy jest używany hot desk. Pracownicy nie muszą rezerwować miejsca z wyprzedzeniem, ale nadal możesz automatycznie monitorować, które biurka są używane. Ogólnie rzecz biorąc, OfficeSpace jest idealny, jeśli Twoje miejsce pracy korzysta z kilku różnych opcji rezerwacji biurka.

OfficeSpace jest dla Ciebie, jeśli…

• Nie tylko biurka i miejsca pracy, które trzeba zarezerwować.
• Twoje miejsce pracy ma kilka rodzajów opcji hybrydowej przestrzeni roboczej.
• Pomocna będzie funkcja hot desking Free Addressing.

Ceny OfficeSpace: Tylko na żądanie | Dowiedz się więcej o OfficeSpace

4. Skedda

Skedda ma wszystkie funkcje zarządzania miejscem pracy, których można oczekiwać, takie jak widoki planów pięter, rezerwacje samoobsługowe i dostęp mobilny. Ale najważniejsza jest zdolność do tworzenia automatycznych reguł i zasad rezerwacji, nawet tych złożonych. Dzięki zarządzaniu uprawnieniami przełożeni mają mikrokontrolę nad tym, co można, a czego nie można zarezerwować.

Ponadto, chociaż może to nie brzmieć poważnie, kolejną zaletą Skeddy jest to, że użytkownicy mogą korzystać z istniejących danych logowania. Oznacza to, że Twoi pracownicy nie będą musieli żonglować kolejną kombinacją loginu i hasła tylko po to, aby zarezerwować biurko. Dzięki tagom użytkownika również po zalogowaniu otrzymają spersonalizowane wrażenia.

Kluczowe cechy Skeddy

• Niestandardowe, interaktywne plany pięter oznaczają łatwiejszą i bardziej zorganizowaną rezerwację dla każdego.
• Oprogramowanie przyjazne dla urządzeń mobilnych, do którego można uzyskać dostęp z dowolnego miejsca.
• Integracja z Google Workspace i Microsoft 365 w celu wszechstronnego zarządzania harmonogramem.

Źródło: Skedda

Skedda to jeden z najlepszych dostępnych systemów zarządzania miejscem pracy, zwłaszcza jeśli aklimatyzujesz się do hybrydowego miejsca pracy. Istnieje kilka funkcji, które sprawiają, że oprogramowanie jest przyjemniejsze w użyciu dla kierownictwa i pracowników poprzez uproszczenie i automatyzację procesów.

Skedda jest dla Ciebie, jeśli…

• Twoja firma ma zaawansowane potrzeby w zakresie rezerwacji i specyficzne wymagania.
• To Twoja pierwsza próba wypróbowania rezerwacji biurka dla Twojego biura.
• W Twoim budynku jest wiele pięter, które wymagają usług rezerwacji na każdym z nich.

Ceny Skeddy: od 50 USD miesięcznie | Dowiedz się więcej o Skedda

5. Tango Reserve autorstwa AgilQuest

Tango Reserve firmy AgilQuest to oparte na chmurze oprogramowanie do rezerwacji biurek z dostępem mobilnym, dzięki czemu można z niego korzystać z dowolnego miejsca. Pracownicy mogą sprawdzać dostępność miejsca do pracy, filtrować według udogodnień i od razu rezerwować biurko, a także mogą korzystać z oprogramowania, aby zobaczyć, kto jest w biurze i zlokalizować współpracowników.

Menedżerowie mogą kontrolować, kto ma dostęp do określonych miejsc i kiedy można je rezerwować. Możesz także ustawić reguły biznesowe – na przykład utworzyć okres karencji dla nieodebranych rezerwacji, a następnie automatycznie anulować po upływie określonego czasu. Analizy i raportowanie pomagają zrozumieć, w jaki sposób wykorzystywana jest przestrzeń, i określić, czy biuro potrzebuje więcej czy mniej miejsca.

Najważniejsze cechy Tango Reserve

• Trzy interfejsy — komputer stacjonarny, aplikacja mobilna lub kiosk w holu — dzięki czemu ludzie mogą dokonywać rezerwacji z domu, w podróży lub po wejściu do budynku.
• Trzy opcje widoku, aby zobaczyć cały plan piętra, wyświetlić listę dostępnych obszarów roboczych lub znaleźć dostępność obszarów roboczych w kalendarzu.
• Ustaw rezerwacje cykliczne bez daty końcowej i skopiuj poprzednie rezerwacje, gdy pracownicy mają preferowane stacje robocze.
• Cyfrowe tabliczki na biurko wyświetlają informacje o tym, kto i kiedy zarezerwował biurko, a także czy miejsce pracy wymaga usług sprzątania.

Źródło: AgileQuest

Tango Reserve priorytetowo traktuje pracę zespołową, dając użytkownikom możliwość tworzenia własnego zespołu, aby nadążyć za tym, co robią najbliżsi. Preferowane i cykliczne opcje rezerwacji są również pomocne w usprawnieniu procesu dla użytkowników. Dodatkowo, dzięki możliwości rezerwacji innych udogodnień, oprogramowanie może zapewnić płynne działanie wszystkiego w biurze.

Tango Reserve jest dla Ciebie, jeśli…

• W miejscu pracy nadal stosujesz dystans społeczny.
• Niektóre działy muszą siedzieć razem i tworzyć sąsiedztwo biurek.
• Należy zarezerwować dodatkowe udogodnienia i usługi, takie jak ustawienia i awarie pokoi, sprzęt, szafki, parking i windy serwisowe.

Cena rezerwowa Tango: należy skontaktować się z firmą | Dowiedz się więcej o Tango Reserve

Ostatnie przemyślenia na temat najlepszego oprogramowania do zarządzania miejscem pracy

Podczas gdy wiele opcji oprogramowania do obsługi hoteli biurowych ma podobne funkcje, to, które wybierzesz dla swojego biura, będzie zależeć od Twoich konkretnych potrzeb i osobistych preferencji. Nawet jeśli każdy pakiet oprogramowania ma te same 10 funkcji, ta wyróżniająca się 11. funkcja może być tą, która skłoni Cię do jej wyboru. Zastanów się dokładnie nad dodatkami, których potrzebujesz lub które sprawią, że Twoje biuro będzie działać płynniej. Jednocześnie nie przepłacaj za oprogramowanie z mnóstwem funkcji, z których nigdy nie będziesz musiał korzystać.

Skoro już o tym mowa, zapoznaj się z naszym artykułem o tym, jak hotelowanie przy biurku może poprawić przestrzeń roboczą w Twoim biurze.

Polecane zdjęcie za pośrednictwem GoodStudio / shutterstock.com