10 najlepszych narzędzi technicznych, które pomogą Ci stać się produktywnym pracownikiem

Żyjemy w czasach, w których wszystko dzieje się szybko. Przy tak dużej liczbie zadań i obowiązków śledzenie wszystkich spotkań i terminów staje się często niezwykle trudne. W rezultacie większość pracowników szybko czuje się przytłoczona, myśląc, że nigdy nie ma wystarczająco dużo czasu.

Ale w tym dynamicznym świecie nie ma miejsca na wymówki. Odkąd technologie AI weszły na rynek, wiele organizacji zaczęło skupiać się na tym, jak wykonać więcej pracy przy minimalnej liczbie pracowników. Zatem kilkukrotne niedotrzymanie terminów może poważnie zakończyć Twoją karierę.

Widać, że zwalnia się wielu przeciętnych i niskoproduktywnych pracowników. Jednak obecnie dostępnych jest wiele narzędzi technicznych, które mogą znacząco pomóc Ci zachować produktywność przez długi czas i maksymalnie wykorzystać wysiłek. W tym artykule przedstawimy Ci jedne z najlepszych narzędzi technologicznych, które pomogą Ci stać się produktywnym pracownikiem.

Zacznijmy!

Obowiązkowe funkcje narzędzia technologicznego zwiększające produktywność

Wybierając narzędzie, należy dokładnie rozważyć kilka kluczowych funkcji, aby sprawdzić, czy są one dostępne. W przeciwnym razie będzie to po prostu strata czasu i pieniędzy. Poniżej wymieniliśmy obowiązkowe funkcje, które musisz sprawdzić w swoich narzędziach znajdujących się na krótkiej liście.

Panel przeglądu

Panel przeglądu to miejsce, w którym można zobaczyć wszystkie istotne informacje. Wyświetla migawkę wszystkich zadań, terminów, postępów zespołu i kluczowych wskaźników wydajności (KPI) w jednym miejscu. Jeśli jesteś zaangażowany w wiele projektów, panel przeglądu może pomóc w szybkim sprawdzeniu wszystkich statusów.

Śledzenie czasu

Narzędzie do śledzenia czasu pozwala zobaczyć, ile czasu spędzasz na różnych projektach, zadaniach lub zadaniach, w które jesteś zaangażowany. Dzięki temu możesz zachować koncentrację, przestać marnować czas i ukończyć przydzielone projekty w odpowiednim czasie.

Przeczytaj także: Ponad 15 skutecznych strategii i technik zarządzania czasem

Wykres Gantta

Wykres Gantta to diagram cyklu życia projektu. Rozbija zadania i zadania zależne, łącznie z terminami wykonania każdego z nich. Jest to niezwykle pomocne przy dużych projektach. Ponieważ możesz łatwo przeglądać cały przebieg projektu, identyfikować wąskie gardła i eliminować je z wyprzedzeniem.

Tablica Kanbana

Tablica Kanban ma związek z wykresem Gantta. Posiada wizualny pulpit nawigacyjny, który kategoryzuje zadania w kolumnach (Do zrobienia, W toku i Gotowe). Dzięki temu możesz błyskawicznie sprawdzić, które podzadania zostały już zrealizowane, które są w trakcie realizacji, a które powinny wkrótce zostać ukończone.

Kalendarz zadań

Ta funkcja może pomóc Ci zaplanować i zaplanować zadania zgodnie z terminami, priorytetami i dostępnością. Kiedy już wszystko zaplanujesz i zorganizujesz, zapobiegniesz panice wywołanej stresem w ostatniej chwili.

Zarządzaj członkami zespołu

Jeśli jesteś liderem zespołu lub menedżerem, jednym z Twoich KPI powinno być to, jak dobrze potrafisz zarządzać swoimi podwładnymi. Dlatego narzędzie techniczne powinno mieć możliwość dodawania do niego nowych członków, aby można było śledzić ich status i postęp pracy.

Udostępniaj i zapisuj pliki i dokumenty

Zarządzając zespołem, często możesz chcieć dzielić się cennymi zasobami z jego członkami. Na pewno będziesz szukać bezpiecznego kanału, aby to zrobić. W rezultacie poszukaj narzędzia zwiększającego produktywność, które umożliwia przesyłanie, udostępnianie i zapisywanie plików i dokumentów.

Zaawansowane raporty ze spostrzeżeniami

Zaawansowane raporty ze spostrzeżeniami są zazwyczaj przedstawiane statystycznie przy użyciu łatwo zrozumiałych wykresów, wykresów kołowych, wykresów słupkowych itp., dzięki czemu można szybko podejmować decyzje oparte na danych.

Śledzenie kamieni milowych

Rzeczywiście, nie da się zjeść całego słonia na raz, tylko kęs po kęsie. Podobnie duże projekty często wydają się przytłaczające. Stąd właśnie wzięła się idea kamieni milowych. Pozwala rozbić duże projekty na mniejsze i łatwiejsze w zarządzaniu zadania przydzielane w czasie.

Integracja z Przydatnymi Narzędziami

Aby uprościć i zautomatyzować zadania, Twoje narzędzie zwiększające produktywność musi mieć integrację z popularnymi narzędziami. Niektóre z tych narzędzi mogą obejmować Slack, pocztę e-mail, bibliotekę CRM, system komunikacji, media społecznościowe itp.

Najlepsze narzędzia technologiczne, dzięki którym możesz stać się produktywnym pracownikiem

Uzyskanie wszystkich wyżej wymienionych funkcji w jednym narzędziu jest naprawdę trudne. Co więcej, narzędzie oferujące wszystkie te funkcje również będzie kosztować dużo. Jednak w dalszej części tej sekcji przedstawimy Ci najlepsze narzędzia technologiczne, które pomogą Ci stać się produktywnym pracownikiem, wymieniając ich najważniejsze funkcje, abyś mógł wybrać odpowiednie dla siebie.

1. Kierownik Projektu WP

WP Project Manager to wybitne narzędzie do zarządzania projektami oparte na WordPress. Większość powyższych funkcji i wiele dodatkowych znajdziesz w tym narzędziu. Aby rozpocząć korzystanie z wtyczki, musisz ją zainstalować na WordPressie. Pozwala tworzyć zadania, przydzielać je członkom zespołu, wyznaczać terminy i śledzić postępy.

Dzięki przyjaznemu interfejsowi możesz zarządzać tymi zadaniami w zorganizowany sposób, udostępniać pliki i umożliwiać śledzenie czasu. Możesz nawet podzielić zadania na mniejsze części i przydzielić je członkom zespołu, ustalając terminy. WP Project Manager to idealne narzędzie zarówno dla osób indywidualnych, jak i zespołów.

Kluczowe cechy Menedżera Projektów WP:

• Twórz i dodawaj nieograniczone zadania, projekty i zespoły
• Śledź czas poprzez logowanie, zatrzymywanie, pauzę i wprowadzanie niestandardowe
• Wykres Gantta i tablica Kanban
• Interaktywny kalendarz zadań
• Zarządzaj rolami członków zespołu
• Ustaw wzorce i parametry dla zadań cyklicznych
• Umożliwia przeglądanie plików projektu w jednym miejscu
• Osobisty pulpit nawigacyjny dla wszystkich użytkowników
• Zarządzanie priorytetami
• W dyskusji nad projektem
• Zaawansowane raportowanie ze spostrzeżeniami
• Śledzenie kamieni milowych
• Kompatybilny z frontendem
• Integracja z WooCommerce, BuddyPress, Slack, Github i nie tylko

Wtyczka posiada o wiele więcej funkcji i funkcjonalności. Ma wersję bezpłatną i premium. Sprawdź je klikając w przyciski załączone poniżej.

2. Luz

Slack to popularna aplikacja do przesyłania wiadomości i współpracy dla zespołów. Jest to scentralizowane narzędzie do przesyłania wiadomości i udostępniania plików, które umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym. Dzięki przyjaznemu dla użytkownika interfejsowi i zorganizowanej strukturze nawet początkujący mogą efektywnie komunikować się i współpracować za pomocą tego narzędzia.

Jedną z największych cech Slacka jest to, że znacznie upraszcza przepływ pracy dzięki kanałom, bezpośrednim wiadomościom i integracji z innymi narzędziami. Kanały pozwalają podzielić rozmowy na projekty, działy czy tematy, dzięki czemu nikt się nie zgubi i będzie mógł uzyskać wszystkie niezbędne informacje.

Ponadto Slack ma integrację z Dyskiem Google, Trello i Zoom. Dzięki temu możesz udostępniać pliki, dołączać do spotkań i zarządzać zadaniami bez konieczności przełączania się między różnymi platformami.

Kluczowe cechy Slacka:

• Twórz kanały dla zorganizowanej i opartej na projektach komunikacji
• Wysyłaj wiadomości w konwersjach prywatnych
• Udostępniaj pliki i dokumenty
• Integracja z wieloma pomocnymi narzędziami
• Wykonuj połączenia wideo i głosowe
• Ustaw konfigurowalne preferencje powiadomień
• Pokaż aktualizacje statusu reakcji emoji
• Obsługuje aplikacje mobilne i stacjonarne
• Łatwe przeszukiwanie historii wiadomości
• Twórz wątki wiadomości w celu zorganizowanej komunikacji

3. KliknijW górę

ClickUp to dobrze znane i bogate w funkcje narzędzie do zarządzania projektami, które pomaga organizować przepływy pracy i śledzić projekt. Zawiera wiele przydatnych funkcji do zarządzania zadaniami, takich jak konfigurowalne listy zadań, tablice projektowe, osie czasu i inne.

Dzięki nim możesz łatwo monitorować postępy, ustalać priorytety ważnych zadań i przydzielać je do różnych prac z jednego miejsca. Dzięki temu nie musisz polegać na wielu narzędziach. Ma także integrację z innymi popularnymi aplikacjami, takimi jak Slack, Dysk Google, Zoom i wiele innych.

ClickUp jest idealny dla małych zespołów ze względu na swoją elastyczność. Śledzenie czasu, wyznaczanie celów i raporty z postępów jeszcze bardziej ułatwiają zespołom dotrzymywanie harmonogramu.

Najważniejsze cechy ClickUp:

• Konfigurowalne listy zadań i tablice projektów
• Wyświetlaj zadania na liście, tablicy, wykresie Gantta lub kalendarzu
• Ustaw priorytety według zależności zadań i kamieni milowych
• Udostępniaj pliki i dokumenty
• Umożliwia współpracę i komentowanie w czasie rzeczywistym
• Włącz automatyzację powtarzalnych zadań
• Zawiera narzędzia do raportowania i analizy
• Zawiera aplikacje mobilne i stacjonarne
• Łatwe w ustawianiu powiadomienia i przypomnienia
• Projektuj konfigurowalne przepływy pracy i statusy
• Integracja z wieloma popularnymi i pomocnymi narzędziami

4. Zespoły Microsoftu

Microsoft Teams to kompleksowe narzędzie do komunikacji i współpracy dla zespołów. Umożliwia czatowanie, dołączanie do wideokonferencji i udostępnianie plików członkom zespołu. W rezultacie możesz planować rozmowy, spotkania i zadania z jednego miejsca, bez konieczności korzystania z wielu narzędzi/platform.

W ten sposób oszczędza czas na gromadzeniu informacji i lepszym planowaniu za pomocą kalendarzy i list rzeczy do zrobienia. Oprócz integracji z wieloma narzędziami, kontroli projektu i czatu w czasie rzeczywistym, możesz osiągnąć więcej w krótszym czasie.

Kluczowe funkcje Microsoft Teams:

• Czat i wiadomości bezpośrednie
• Łatwe zarządzanie zespołami i organizowanie kanałów
• Udostępniaj pliki i dokumenty w czasie rzeczywistym
• Umożliwia udostępnianie ekranów podczas spotkań
• Skonfiguruj konfigurowalne powiadomienia
• Integracja z wieloma narzędziami innych firm
• Dodaj wirtualne tła do rozmów wideo
• Wsparcie mobilne i stacjonarne
• Bezpieczeństwo i zgodność
• Organizuj zadania za pomocą list rzeczy do zrobienia

5. Przełącz ścieżkę

Toggl Track to dedykowana aplikacja do śledzenia czasu. Dzięki temu możesz śledzić, ile czasu Ty i członkowie Twojego zespołu spędzacie w ciągu dnia pracy. Posiada łatwy w obsłudze interfejs, w którym możesz sprawdzić aktualny stan uruchomionych projektów w czasie rzeczywistym.

Możesz kategoryzować grafiki według projektów i zadań. Niezależnie od tego, czy pracujesz nad projektem klienta, wewnętrznym czy osobistym, aplikacja gwarantuje, że wykorzystasz każdą minutę. Obszerne raporty i analizy umożliwiają natychmiastowe sprawdzenie, czy jakiś projekt lub jego część nie zajmuje niepotrzebnie dodatkowego czasu.

W ten sposób możesz odkryć nieefektywności, aby móc się rozwijać lub poprowadzić członków zespołu, aby byli produktywni. Poza tym możesz także sprawdzić, którzy z Twoich pracowników są porównywalnie bardziej produktywni.

Kluczowe cechy Toggl Track:

• Łatwe w użyciu śledzenie czasu za pomocą timerów start/stop
• Obejmuje śledzenie i monitorowanie w czasie rzeczywistym
• Konfigurowalne tagi do śledzenia czasu
• Zapewnia dzienne i tygodniowe podsumowania czasu
• Panel do przeglądów i analiz
• Łatwe zarządzanie wieloma obszarami roboczymi
• Umożliwia eksport raportów w różnych formatach (CSV, PDF)
• Śledzenie płatnych godzin
• Wsparcie dla urządzeń stacjonarnych i mobilnych

6. Kalendarz Google

Kalendarz Google to bezpłatny, ale popularny kalendarz powszechnie używany do prawidłowego zarządzania harmonogramami zajęć. Dzięki temu możesz wizualnie zaprezentować swoje dzienne, tygodniowe i miesięczne harmonogramy i udostępnić je członkom zespołu. Umożliwia Twojemu zespołowi przygotowanie się przed rozpoczęciem jakichkolwiek krytycznych wydarzeń.

Największą zaletą Kalendarza Google jest to, że możesz wysyłać przypomnienia i alerty dotyczące nadchodzących dat. Zapobiega to przegapianiu przez pracowników terminów i spotkań. Kalendarz Google jest zintegrowany z niezliczoną liczbą dostępnych narzędzi i aplikacji.

Ponieważ korzystanie z niego jest całkowicie bezpłatne, musisz korzystać z Kalendarza Google w codziennym życiu zawodowym, aby być bardziej skoncentrowanym i zorganizowanym.

Najważniejsze funkcje Kalendarza Google:

• Pokazuj wydarzenia w widokach dziennych, tygodniowych i miesięcznych
• Rozróżnij zdarzenia poprzez kodowanie kolorami
• Ustaw konfigurowalne powiadomienia i przypomnienia
• Udostępniaj kalendarze członkom zespołu
• Zdefiniuj strefy czasowe dla zespołów globalnych
• Integracje z niezliczoną liczbą narzędzi i aplikacji
• Wsparcie dla komputerów stacjonarnych i mobilnych
• Umożliwia przeszukiwanie historii zdarzeń

7. Google Workspace

Google Workspace (wcześniej znany jako G Suite) to pakiet rozwiązań zwiększających produktywność w chmurze, ułatwiających zadania i współpracę. Zawiera wiele popularnych aplikacji, takich jak Gmail, Dysk Google, Dokumenty Google, Arkusze Google, Prezentacje Google i Google Meet. Mamy nadzieję, że wiele z nich już znasz.

Jedną z największych możliwości Google Workspace jest uproszczenie członkom zespołu procesu udostępniania i otwierania dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji w czasie rzeczywistym. Integracja z Google Meet i Google Chat umożliwia członkom zespołu rozpoczynanie spotkań wideo w każdej sytuacji awaryjnej.

Ponieważ jest to rozwiązanie oparte na chmurze, pracownicy mogą dołączać z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Nawet jeśli jesteś w trasie, możesz sprawdzić dokumenty swojego zespołu, jeśli masz przynajmniej smartfona i połączenie z Internetem.

Najważniejsze funkcje Google Workspace:

• Obsługa Gmaila do profesjonalnej komunikacji e-mailowej
• Łatwe udostępnianie i przechowywanie plików na Dysku Google
• Dokumenty Google umożliwiają szybką dokumentację
• Arkusz kalkulacyjny Google do prowadzenia obliczeń finansowych
• Integruje Kalendarz Google do planowania wydarzeń
• Niestandardowa obsługa domeny dla firmowej poczty e-mail
• Integruje niezliczone narzędzia innych firm
• Wsparcie dla urządzeń mobilnych i komputerów stacjonarnych
• Zaawansowana opcja wyszukiwania we wszystkich narzędziach

8. Powiększ

Zoom to dobrze znane narzędzie do wideokonferencji, które stało się potężną alternatywą dla pracy zdalnej i wirtualnej współpracy. Umożliwia pracownikom interakcję poprzez rozmowy wideo i audio w dobrej jakości, które można również wykorzystać do spotkań, seminariów internetowych i szkoleń w dowolnym momencie.

Zoom jest prosty w użyciu i dostępny na wielu urządzeniach. Umożliwia udostępnianie ekranu podczas konferencji na żywo w czasie rzeczywistym, prezentowanie plików PPT i dokumentacji oraz dołączanie do wielu osób w celu rozpoczęcia spotkań. Zatem odległość fizyczna nie jest już problemem.

Dziś aplikację Zoom znajdziesz zarówno na urządzeniach mobilnych, jak i na komputerach stacjonarnych. Nawet jeśli jesteś w trasie, możesz natychmiast dołączyć do dowolnego pilnego spotkania, jeśli masz tylko połączenie z Internetem.

Kluczowe cechy Zooma:

• Prowadź wysokiej jakości konferencje audio i wideo
• Ustaw wirtualne tło podczas spotkania
• Nagraj spotkanie w chmurze
• Prowadź seminaria internetowe dla dużej publiczności
• Zintegruj kalendarz w celu planowania spotkań
• Integracja z wieloma narzędziami innych firm
• Funkcja poczekalni
• Umożliwia udostępnianie plików podczas spotkań
• Pozwól uczestnikom podnieść ręce podczas spotkania
• Obejmuje obsługę wielu urządzeń

9. Gramatyka

Pisanie jest dziś istotną częścią niemal każdej pracy. Bez silnej kontroli nad aspektem gramatycznym i tworzeniem zdań nikt nie jest w stanie uniknąć błędów gramatycznych, nawet jeśli jest bardzo ostrożny. Gramatyka może być w tym przypadku realnym wybawieniem.

Gramatyka to Twój ulubiony asystent w pisaniu. Może znacząco pomóc w usprawnieniu komunikacji i tworzeniu tekstów pozbawionych błędów. Natychmiast sprawdza gramatykę, ortografię i interpunkcję, aby pomóc Ci w pisaniu bez błędów. W ten sposób może uchronić Cię przed popełnieniem jakiegokolwiek błędu.

Może poprawić Twoją efektywność poprzez automatyzację edycji i poprawianie błędów pisemnych. Można go łatwo zintegrować z różnymi platformami, w tym przeglądarkami, klientami poczty e-mail i edytorami tekstu.

Kluczowe cechy Gramatyki:

• Wykrywa ton i zapisuje zgodnie z kontekstem
• Sprawdź autentyczność plagiatu
• Sugeruje większą przejrzystość i zwięzłość
• Kompatybilny z różnymi platformami
• Zapewnia informację zwrotną w czasie rzeczywistym podczas pisania
• Może korygować Twoje kopie sprzedażowe i promocyjne
• Poprawia błędy interpunkcyjne
• Sugeruje synonimy

10. CzatGPT

Obecnie żyjemy w świecie, w którym duży wpływ ma sztuczna inteligencja (AI), której nieustannie przybywa. Zatem żaden z nas nie jest w stanie iść do przodu i konkurować z innymi, jeśli nie zastosuje sztucznej inteligencji w swoim codziennym życiu. Ale narzędziem, które udostępniło sztuczną inteligencję wszystkim zwykłym ludziom i sprawiło, że można ją niesamowicie dostosować do wszystkich, jest ChatGPT.

ChatGPT może pisać e-maile, raporty, pomysły, a nawet rozwiązywać złożone problemy za Ciebie, oszczędzając Twój cenny czas. Jest to szczególnie przydatne do celów badawczych, do skracania długich tekstów, dekonstrukcji trudnych tematów i automatyzacji powtarzalnych zadań. Jego największą zaletą jest elastyczność.

Można go używać do generowania pomysłów, tworzenia wstępnych wersji roboczych, a nawet korekty dokumentu. Jeśli jeszcze nie znasz AI, rozpocznij swoją przygodę z ChatGPT.

Kluczowe cechy ChatGPT:

• Dostarcza odpowiedzi na Twoje pytania, korzystając z przetwarzania języka naturalnego
• Może pomóc w pisaniu, generowaniu obrazów, wsparciu niestandardowym, tłumaczeniu i nie tylko
• Łatwe pisanie kodów i wykrywanie błędów we fragmentach kodu
• Pomoc w burzy mózgów i generowaniu pomysłów
• Streszczaj długie teksty i artykuły
• Upraszcza trudne tematy

Zbliżenie: który wybrać

Jak wspomniano wcześniej, dość trudno jest znaleźć wszystkie niezbędne funkcje i funkcjonalności dostępne w jednym narzędziu. Dlatego uważa się, że większość ludzi, zespołów i biur w okolicy korzysta z wielu narzędzi. Poza tym pod uwagę można również wziąć zadania i cele (osoba, zespół, biuro itp.), dla których szukasz narzędzia.

Oto nasza sugestia, która może przyspieszyć proces myślenia przy wyborze najlepszego narzędzia zwiększającego produktywność.

• Poznaj wszystkie bezpłatne narzędzia dostępne w Twoim odpowiednim projekcie osobistym i zespołowym
• Jeśli lubisz uruchamiać aplikacje internetowe, użyj WP Project Manager
• Jeśli większość Twoich projektów jest na WordPressie, rozważ WP Project Managera
• Wykorzystaj Slacka do komunikacji w czasie rzeczywistym i zintegruj z nim Google Meeting
• Zintegruj Kalendarz Google ze swoimi narzędziami do planowania wydarzeń
• Użyj Zoom, jeśli chcesz prowadzić seminaria internetowe, umożliwiając dołączenie do nich wielu osobom

Mamy nadzieję, że te zalecenia pomogą Ci stworzyć listę narzędzi i wybrać te, które będą odpowiednie dla Twoich projektów. Jeśli masz jakieś pytania lub opinie, wspomnij o tym w polu komentarza poniżej.