Skuteczna lista kontrolna dotycząca zakupu oprogramowania do zarządzania projektami

Oprogramowanie do zarządzania projektami jest obowiązkowe, jeśli prowadzisz już działalność gospodarczą. Pomoże Ci w zarządzaniu projektem na każdym etapie, od podziału zadań po ustalenie terminów.

Aby szybciej rozpocząć i zakończyć projekt w zorganizowany sposób, nie ma alternatywy dla posiadania oprogramowania do zarządzania projektami.

Niezależnie od tego, czy zamierzasz kupić oprogramowanie do zarządzania projektami, czy aktualizujesz istniejące, przed podjęciem ostatecznego kroku potrzebujesz listy kontrolnej. Jak wiesz, lista kontrolna jest kluczowa, niezależnie od tego, jakiego rodzaju menedżera projektu wybierzesz.

Kiedy będziesz już gotowy do zakupu oprogramowania do zarządzania projektami , nie przegapisz żadnych funkcji po jego zakupie.

Przyjrzyjmy się zatem liście kontrolnej, którą dla Ciebie przygotowaliśmy.

Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami

Zanim przejdę do listy kontrolnej wymagań dotyczących oprogramowania do zarządzania projektami, pozwól, że poinformuję Cię, w jaki sposób oprogramowanie do zarządzania projektami może Ci pomóc na wiele sposobów. Poniżej opisano niektóre kluczowe punkty, aby ułatwić ich zrozumienie.

Łatwa współpraca zespołowa: zarządzając dużym projektem, ważne jest, aby rozwijać komunikację ze wszystkimi osobami związanymi z projektem, aby uzyskać lepsze wyniki. Narzędzie do zarządzania projektami pomaga we współpracy międzyfunkcyjnej i upraszcza pracę zespołu. Za pomocą tego narzędzia możesz komunikować się z właściwymi osobami w odpowiednim projekcie.

Dystrybucja zadań: Po zainstalowaniu tego oprogramowania będziesz mógł łatwo rozdzielić wszystkie zadania pomiędzy każdego członka zespołu. Każdemu członkowi możesz przypisać określone zadanie. Jeśli ktoś nie jest pewien swoich obowiązków, może sprawdzić listę zadań, co i kiedy należy zrobić. Umożliwia także wskazanie, które kroki mają charakter sekwencyjny, a które są od siebie zależne.

Właściwe planowanie: Bez odpowiedniego planowania nic nie można osiągnąć. Jak wiadomo, proces planowania projektu zajmuje dużo czasu na zaplanowanie wszystkich ważnych kroków. Oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia łatwe ustalenie hierarchii zadań w celu ich skutecznej i wydajnej realizacji.

Śledzenie projektu: Kolejnym doskonałym powodem, dla którego warto polegać na narzędziach do zarządzania projektami, jest możliwość śledzenia projektu. Śledzenie postępu projektu ma ogromną wartość. Pozwala zbierać dane o członkach zespołu, aby poznać ich tempo pracy. Korzystając z tych danych, lider zespołu będzie mógł później dokładniej oszacować czas. Zapewnia to lepszą wydajność i szybsze rezultaty.

Udostępnianie dokumentów: oprogramowanie do zarządzania projektami tworzy scentralizowaną platformę przechowywania, na której członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp do wszystkich niezbędnych plików i dokumentów. W ten sposób można zmniejszyć wzajemną zależność. Każdy może wykonywać swoje zadania bez konieczności przekładania tysięcy e-maili w poszukiwaniu potrzebnych informacji.

Przeczytaj także 11 najlepszych sposobów na zwiększenie efektywności zarządzania projektami dzięki zautomatyzowanemu menedżerowi zadań.

Przygotuj listę kontrolną wymagań oprogramowania do zarządzania projektami przed zakupem narzędzia do zarządzania projektami

Chyba każdemu z nas zdarzyło się kiedyś wrócić do domu bez kupienia czegoś, co mieliśmy kupić tylko dlatego, że nie zrobiliśmy listy. Nie powtarzaj tego samego błędu kupując oprogramowanie do zarządzania projektami dla swojej firmy.

Kiedy jesteś zdecydowany na zakup narzędzia do zarządzania projektami, musisz mieć listę kontrolną. Twoja lista kontrolna powinna zawierać poniższe tematy.

• Łatwość użycia
• Możliwość planowania projektu
• Możliwość śledzenia czasu
• Możliwość zarządzania zadaniami
• Możliwość oszczędzania czasu
• cennik

Przyjrzyjmy się szczegółowo wymaganiom systemu zarządzania projektami-

Łatwość użycia

Łatwość obsługi powinna być Twoim priorytetem. Upewnij się, że oprogramowanie, w które inwestujesz, jest łatwe w obsłudze. Niektóre renomowane narzędzia są bardzo skomplikowane w użyciu, a użytkownicy wymagają kilkudniowego szkolenia. Powinieneś unikać tych narzędzi, ponieważ nie będziesz szkolić każdego członka zespołu osobno.

Najlepszym produktem dla Ciebie będzie produkt, który uznasz za łatwy w użyciu i który będzie idealnie pasował do Twojego zespołu. Bez obaw; wiele narzędzi oferuje bezpłatne wersje próbne, więc przed podjęciem ostatecznej decyzji o zakupie będziesz miał okazję zobaczyć, jak to działa.

Możliwość planowania projektu

Główną rolą oprogramowania do zarządzania projektami jest umożliwienie użytkownikom efektywnego tworzenia planów projektów. Jeśli jesteś produktywnym kierownikiem projektu, musisz rozpocząć projekt od stworzenia planów od zera. Wybierz narzędzie, które pozwoli Ci wykonać określone zadania, np.

• Data rozpoczęcia projektu
• Termin ostateczny
• Szacowany czas zakończenia projektu
• Osoby zaangażowane w projekt
• Specjalne etykiety
• Priorytet

Kiedy już pomyślnie zaplanujesz te rzeczy, Twój projekt zostanie ukończony w najszybszym możliwym czasie, nie tracąc żadnych terminów.

Możliwość śledzenia czasu

Jako kierownik projektu musisz znać aktualny stan każdego realizowanego projektu. Funkcje śledzenia czasu i postępu oprogramowania do zarządzania projektami mogą naprawdę pomóc w tej sytuacji. Funkcja śledzenia czasu pomaga kierownikom projektów śledzić pracę kontraktową, godziny pracy pracowników i rozliczany czas spędzony nad projektami.

Dzięki rozwiązaniom do raportowania projektów w czasie rzeczywistym będziesz mógł pobierać dane z różnych obszarów oprogramowania do zarządzania projektami. Następnie możesz błyskawicznie wykorzystać go do generowania raportów o aktualnym statusie projektu. Dzięki niemu możesz na bieżąco śledzić postępy pracy członków swojego zespołu.

Możliwość zarządzania zadaniami

Najlepszą strategią wykonania zadania jest podzielenie go na wiele podzadań. To psychologicznie motywuje członków zespołu do osiągnięcia celu, a jednocześnie minimalizuje ostateczną presję. Wybrane przez Ciebie oprogramowanie powinno umożliwiać;

• Ustaw zależności w zadaniu
• Twórz podzadania i zarządzaj nimi na podstawie większych zadań
• Ustaw zadanie, które ma się powtarzać lub powtarzać o określonej godzinie lub dacie
• Przypisz więcej niż jednego użytkownika do zadania
• Zaimportuj listę zadań z pliku zewnętrznego

Możliwość oszczędzania czasu

Wybierz taki program do zarządzania projektami, który pozwoli Ci zaoszczędzić czas na dużą skalę. Jedną rzeczą, której nienawidzi każdy człowiek, jest powtarzanie w kółko tego samego zadania. To powtórzenie utrudni dotrzymanie terminu. Jednak niektóre zadania wymagają powtórzeń, np. tworzenia zadania na początku każdego miesiąca lub tygodnia.

W tej sytuacji pomocne mogą być funkcje takie jak powtarzające się zadania oprogramowania do zarządzania projektami. Ta funkcja utworzy zadanie na początku każdego miesiąca, bez konieczności pamiętania o jego wykonaniu. Nie każde oprogramowanie do zarządzania projektami ma tę funkcję. Wybieraj więc mądrze.

cennik

Cena jest dużym „czynnikiem X” przy zakupie czegokolwiek. Naturalnie każdy startup lub mała firma chce zaoszczędzić pieniądze na swoim oprogramowaniu, prowadząc działalność przy ograniczonym budżecie. Ogólnie rzecz biorąc, narzędzia z większą liczbą funkcji kosztują więcej pieniędzy. Nie ma jednak gwarancji, że każda z tych funkcji będzie odpowiednia dla Twojej firmy.

Wybierz więc oprogramowanie do zarządzania projektami, które spełnia wszystkie Twoje wymagania. Najpierw jednak ustal, ile pieniędzy jesteś gotowy wydać na zakup wymaganego narzędzia.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami w 2024 r

Nikt nie chce iść na kompromis, aby zapewnić swojemu przedsiębiorstwu najlepszy produkt lub usługę. Dlaczego więc to robisz?

Wybór tego właściwego jest czasem trudny. Jeśli jednak będziesz mieć pewność, czego szukasz, możesz łatwo znaleźć najlepsze rozwiązanie.

Jednak w tym akapicie dowiemy się o niektórych z najlepszych programów do zarządzania projektami w ostatnim czasie. Wszystkie te elementy zostały starannie wybrane, aby pomóc Ci-

• Kierownik projektu WP
• Trello
• JIRA
• Pod prąd
• Panorama

Wybierz więc najlepszy, który spełnia większość Twoich wymagań.

Kierownik projektu WP

WP Project Manager to jedno z najlepszych dotychczas programów do zarządzania projektami, charakteryzujące się niezwykle łatwą w użyciu funkcjonalnością. Występuje zarówno w wersji bezpłatnej, jak i premium. Ponad 10 000 firm aktywnie korzysta z bezpłatnej wersji WP Project Manager. Daje możliwość tworzenia projektów, przydzielania zadań pracownikom, wyznaczania kamieni milowych i wiele więcej.

Wersja WP Project Manager pro zawiera więcej niesamowitych funkcji, takich jak śledzenie czasu, faktura, tablica Kanban, wykres Gantta i bramka paskowa. Przed zakupem możesz wypróbować wersję demo za darmo. Co więcej, jest wyposażony w wiele planów cenowych. Moja sugestia, jeśli cenisz swoje pieniądze, wybierz Menedżera Projektu WP.

Kluczowe cechy Menedżera projektów WP

• Wykres Gantta, który pomoże Ci poznać postęp projektu
• Tablica Kanban do zarządzania zadaniami
• Zaawansowany moduł śledzenia czasu do śledzenia czasu
• System automatycznego generowania raportów
• 3 rodzaje kamieni milowych – nadchodzące, ukończone i późne
• Zautomatyzowane zarządzanie zadaniami cyklicznymi w celu uniknięcia redundancji
• Zintegrowany sklep WooCommerce i BuddyPress
• Dostosuj uprawnienia do kontrolowania wydajności zespołu

Trello

Trello jest jak dotąd najbardziej znanym oprogramowaniem do zarządzania projektami. Ludzie uwielbiają nazywać to tablicą Trello, a nie menedżerem projektu Trello. W Trello każdy projekt nazywany jest tablicą. Plansza ta jest podzielona na „Listy” i „Karty”. Karty można przeciągać. Postęp projektu możesz łatwo śledzić poprzez Trello.

W przeciwieństwie do innych alternatyw Trello, Trello reaguje na urządzenia mobilne, dzięki czemu możesz płynnie przełączać się między urządzeniami stacjonarnymi i mobilnymi. Bezpłatna wersja Trello musi zasługiwać na wypróbowanie.

Kluczowe funkcje Trello

• Opcja dostosowywania koszyka zadań z dodatkowymi akcjami
• Łatwa metoda „przeciągnij i upuść”.
• Widok kalendarza
• Opcja komentowania zadania
• Szybkie zadanie zarządzania listą kontrolną
• Przypomnienie z powiadomieniem e-mailowym.

JIRA

Jira to kolejne popularne oprogramowanie do zarządzania projektami. Umożliwia tworzenie planów działania projektów w celu rozplanowania wszystkich projektów w toku. Zapewnia interfejs „przeciągnij i upuść”, który pozwala kierownikowi projektu zarządzać każdym szczegółem projektu. System oferuje funkcjonalność umożliwiającą tworzenie historii i problemów użytkowników, planowanie sprintów i rozdzielanie zadań pomiędzy zespół.

Jira ma wersję mobilną dla użytkowników Androida i iOS, która nie jest dostępna dla większości alternatyw Jira. Chociaż Jira koncentruje się głównie na firmach na poziomie przedsiębiorstwa, możesz wypróbować ją jako startup.

Kluczowe cechy JIRA

• Dostosowane tablice Scrum.
• Udostępnia tablice Kanban umożliwiające identyfikację postępu zadań.
• Konfigurowalny panel projektu.
• Mapy drogowe planowania prac projektowych.
• Potężne narzędzie do śledzenia błędów i problemów.
• Konfigurowalne przepływy pracy.
• Niestandardowe filtry wyszukiwania, aby zobaczyć, co jest ważne.
• Liczne raporty Agile do śledzenia wydajności.

Pod prąd

Upstream to wtyczka do zarządzania projektami, która pozwala łatwo zarządzać dowolnym typem projektu bezpośrednio z poziomu witryny WordPress. Twoi klienci mogą śledzić postęp swojego projektu poprzez widok projektu front-end.

Chociaż nie zyskał jeszcze takiego poziomu popularności, jest w stanie pomóc Ci w zorganizowaniu projektu. Będziesz mieć możliwość dostosowania swoich projektów, zadań, błędów, much i kamieni milowych. Warto wypróbować bezpłatną wersję Upstream.

Kluczowe cechy Upstream

• Konfigurowalne szablony front-endu
• Piękne kalendarze i wykresy Gantta
• Narzędzie do śledzenia kamieni milowych umożliwiające mierzenie postępów
• Śledzenie błędów i raportowanie problemów
• W pełni konfigurowalny
• Przyjazny dla programistów
• Temat dyskusji o projekcie

Panorama

Panorama to ostatnia, ale nie najmniej starannie wybrana pozycja na naszej liście najlepszych programów do zarządzania projektami. Posiada łatwą w użyciu funkcjonalność i przyjazny dla użytkownika pulpit nawigacyjny. Do tej pory ma ponad 1000 aktywnych instalacji. Idealnie pasuje do każdej małej firmy.

Panorama pozwala na natychmiastową wizualizację statusu projektu dla klientów i członków zespołu. Każdy użytkownik otrzyma własny pulpit nawigacyjny, na którym będzie mógł przeglądać swoją pracę w toku. Można go również dostosować. Ponadto otrzymasz unikalną stronę dla każdego projektu. Daje możliwość przechowywania wszystkich informacji, takich jak dokumenty, kamienie milowe, fazy i zadania, w jednym miejscu.

Kluczowe cechy Panoramy

• Dyskusja nad projektem i komentarz do zadania
• Powiadomienia e-mailowe
• Zaawansowany moduł śledzenia zarządzania zadaniami
• Wbudowany kalendarz zadań
• Dostępne szablony projektów
• Indywidualny panel klienta

Wykonaj mądry ruch przed podjęciem ostatecznej decyzji

Teraz znasz znaczenie korzystania z oprogramowania do zarządzania projektami i znasz listę kontrolną dotyczącą jego zakupu. Znasz także niektóre z wiodących narzędzi w tej branży. Teraz powinieneś być gotowy do podjęcia ostatecznej akcji.

Czekać! Załóżmy, że jesteś przygotowany na to, że chcesz kupić „X – oprogramowanie do zarządzania projektami”. Następnie nadszedł czas, aby porównać preferowane narzędzie z innymi wiodącymi narzędziami, aby określić, czy otrzymasz najlepsze, czy nie.

Szczegółowe porównanie funkcji, ceny i funkcjonalności może wyjaśnić, co otrzymasz, jeśli kupisz narzędzie do zarządzania projektami. Zatem dokonaj porównania i upewnij się, że nie pożałujesz zakupu swojego ulubionego oprogramowania do zarządzania projektami.

Podsumowanie

Jako właściciel firmy lub kierownik projektu nie możesz zaprzeczyć, jak ważne jest posiadanie oprogramowania do zarządzania projektami, które przyspiesza i ułatwia realizację projektów. Postępuj zgodnie z naszym przewodnikiem i upewnij się, że przed zakupem przygotowałeś listę kontrolną.

Podziel się z nami swoją opinią na temat naszej listy kontrolnej. Nie zapomnij nas poinformować, jeśli pominęliśmy coś ważnego, o czym warto tutaj wspomnieć.