4 wskazówki dotyczące tworzenia treści dla małych zespołów zajmujących się treścią — spojrzenie od środka

Opublikowany: 2022-09-13

Z naszego raportu Content Matters 2022 dowiedzieliśmy się, że większość zespołów ds. treści składa się z 10 osób lub mniej. Niestety, ponieważ tempo publikowania treści wciąż przyspiesza, tym małym zespołom zajmującym się treścią coraz trudniej jest nadążyć za popytem przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiej jakości treści.

Więc… jak możesz zrobić więcej za mniej?

W WordPress VIP i Parse.ly jesteśmy jednym z tych małych (ale potężnych) zespołów zajmujących się treścią. Oczywiście żaden zespół nie jest doskonały, ale jesteśmy dumni z kalibru i częstotliwości tworzonych przez nas treści. Dlatego chcemy podzielić się niektórymi rzeczami, których nauczyliśmy się po drodze.

Jedną z największych rzeczy na wynos — i czymś, co głosimy w Automattic (naszej firmie macierzystej) — jest zwolnienie tempa . Poniżej znajdziesz mnóstwo zasobów, ale nie martw się, że spróbujesz zbyt szybko zużyć i poczujesz się przytłoczony.

Zmiana nie następuje z dnia na dzień. Rozważ dodanie zakładek do późniejszego przeglądu, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Spis treści

Spójrz w lustro
Pracuj mądrzej, nie ciężej
Zatrzymaj się, współpracuj i słuchaj
Dopasuj swoje wartości, strategie i narzędzia

Bez zbędnych ceregieli, oto nasze cztery najważniejsze wskazówki dotyczące tworzenia treści dla małych zespołów.

1. Spójrz w lustro

Pierwszym krokiem do poprawy produkcji treści jest identyfikacja mocnych i słabych stron.

Spójrz zarówno na wskaźniki jakościowe, jak i ilościowe.

Jakościowe: Co twój zespół radzi sobie dobrze? Jak usprawnić procesy? Czy masz spójną komunikację? Jak wygląda Twój kalendarz treści?

Ilościowe: Jak wyglądał ruch w witrynie w ciągu ostatniego miesiąca, sześciu miesięcy lub roku? Czy Twój wskaźnik recyrkulacji wzrasta czy spada? Jakie tematy treści są najskuteczniejsze?

To świetny czas na wykonanie analizy ROT i audytu treści, dzięki czemu możesz uzyskać pełny obraz tego, co robisz dobrze jako zespół i docelowe obszary do poprawy.

„Niedawno dokładnie spojrzeliśmy w lustro, aby dowiedzieć się, jak możemy zacząć produkować treści o jeszcze wyższej wartości dla naszych odbiorców. Wszyscy w naszym zespole byli bardzo otwarci na spojrzenie w głąb siebie, abyśmy mogli dalej starać się być jeszcze lepsi.
— Andrew Butler, specjalista ds. content marketingu

2: Pracuj mądrzej, nie ciężej

Mały zespół oznacza, że musisz jak najlepiej wykorzystać wszystko, co robisz, lub ryzykujesz marnowanie czasu, pieniędzy i zasobów. Oto kilka sprawdzonych metod.

Zmiana przeznaczenia treści

Wyciśnij wszystko, co możesz, z każdej tworzonej treści. Najlepszym sposobem na to jest zmiana przeznaczenia treści. Niezależnie od tego, czy aktualizujesz, zmieniasz formatowanie, czy po prostu ponownie promujesz, zmiana przeznaczenia treści (zwłaszcza tych o wysokiej wydajności) to idealny sposób na maksymalne wykorzystanie czasu i zasobów zespołu bez wymyślania koła na nowo.

Wyjdź ze swojej strefy komfortu — wypróbuj różne rodzaje treści! Możesz być zaskoczony, o ile lepiej dany temat wypada na webinarze zamiast na blogu lub jako blog zamiast e-maila.

„Cały czas zadajemy sobie pytanie: 'Co jeszcze możemy zrobić z tym utworem?' Czasami próbujemy czegoś nowego, oczekując, że będzie dobrze działać, a nie działa, a innym razem jest odwrotnie. Ale zawsze intrygują nas nowe możliwości dzielenia się czymś, co mamy nadzieję, spodoba się naszym odbiorcom, gdy tylko je przedstawimy, w jakimkolwiek formacie”.
— Greg Ogarrio, specjalista ds. marketingu treści

Idź wiecznie zielony

Evergreen content to tylko treść, która jest zawsze aktualna, zawsze interesująca dla Twoich klientów, sezon po sezonie. Jest to doskonałe źródło SEO i ruchu polecającego, pomaga ugruntować swoją markę i budować zaufanie klientów.

Ponadto treści wiecznie zielone to najlepsze treści do ponownego wykorzystania. Więcej tego typu treści da ci później więcej korzyści.

Przyciągnij współtwórców

Tworzenie treści nie musi być wykonywane wyłącznie przez zespół ds. treści. Poproś o pomoc zewnętrznych zespołów, aby zasilić swój kalendarz treści.

Współpracuj z zespołem obsługi klienta, aby zidentyfikować treści, które mogą pomóc w odpowiedzi na często zadawane pytania
Przeprowadzaj wywiady z ekspertami merytorycznymi na tematy techniczne w celu uzyskania treści dotyczących sukcesu klienta
Poproś eksperta w danej dziedzinie, aby napisał bloga gościnnego
Zaproś partnerów do gościnnego bloga lub postów sponsorskich
Przesyłaj blogi od partnerów lub klientów

„Szczerze uwielbiam przeprowadzać wywiady z naszymi ekspertami w danej dziedzinie, aby zebrać treści do blogów i dłuższych artykułów. Nie tylko daje mi to możliwość nawiązania kontaktu z ludźmi z innych działów, ale także dowiaduję się więcej o technicznych aspektach naszych produktów i usług, co pomaga mi również w przyszłych projektach!”

— Kayla Burns, autorka treści

Wkład innych osób pomoże przyspieszyć tworzenie treści przy jednoczesnym budowaniu relacji międzyfunkcjonalnych i międzyorganizacyjnych.

3: Zatrzymaj się, współpracuj i słuchaj

Dobry zespół nie jest kompletny bez zdrowej komunikacji, zespoły ds. treści nie różnią się od siebie. Ale nie mówimy tylko o okazjonalnych spotkaniach lub wiadomościach na Slacku; kultura komunikacji w zespole powinna być otwarta, uczciwa i wrażliwa.

Oto, co robimy, co działa dobrze dla nas:

Podziel wygrywa.

Każdego tygodnia wszyscy są zachęcani przez bota Slacka do podzielenia się czymś dobrym, co im się przydarzyło. Może to być osobiste i/lub zawodowe, ale pozwala nam to świętować te triumfy.

Zapytaj o pomoc.

Małe zespoły polegają na sobie bardziej niż większość. Świętujemy zwycięstwa, ale także opieramy się na sobie w trudnych czasach. Każda osoba w naszym zespole wie, że w dowolnym momencie może skontaktować się z kimkolwiek innym. Zachęcaj wszystkich do pomysłów i sugestii; tylko dlatego, że ktoś nie pełni roli lidera, nie oznacza, że nie ma świetnych pomysłów, które popchną Twoje cele do przodu.

„W naszym przepływie pracy w marketingu treści ewoluowaliśmy do poziomu telepatii. Intuicyjnie znamy swoje mocne strony i wiemy, jak usprawnić swoją pracę — i na jakim etapie rozwoju treści właśnie to zrobić. To ważna dynamika posiadania wydajnej, dobrze naoliwionej maszyny zawierającej treści, zwłaszcza w przypadku napiętych terminów i wysokich oczekiwań”.

— Greg Ogarrio, znany również jako „Skalpel”

Współpracuj wcześnie i często.

Dzielimy się naszymi „nieśmiałymi pierwszymi szkicami” każdego elementu treści w Dokumentach Google, zapraszając wewnętrzne opinie (nawet w przypadku tego elementu!), aby uzyskać dodatkowe spojrzenia na wiadomości, ton i pozycjonowanie. Prosimy również zewnętrznych ekspertów w danej dziedzinie, aby dokładnie sprawdzili dokładność na wczesnym etapie, aby upewnić się, że jesteśmy na dobrej drodze. Współpraca umacnia naszą markę i zapewnia dokładność i dostępność naszych treści.

Upewnij się, że wszyscy są na tej samej stronie.

Organizuj regularne spotkania w celu omówienia nadchodzących kampanii, ustalenia i monitorowania wskaźników KPI, śledzenia postępów w realizacji celów, burzy mózgów i ustalania przyszłych planów dotyczących treści oraz dzielenia się opiniami na temat ogólnej wydajności. Nasz główny zespół ds. treści spotyka się co tydzień, co dwa tygodnie z menedżerami kampanii i co miesiąc z całym zespołem marketingowym. Te formalne spotkania pozwalają nam omówić kluczowe strategie dotyczące treści, a także promować relacje w zespole.

Utrzymuj komunikację publicznie.

Bezpośrednie wiadomości i e-mail mają swoje miejsce, ale zawsze priorytetowo traktujemy komunikację publiczną. Jest to szczególnie ważne dla naszego w pełni rozproszonego DNA firmy. Wierzymy, że otwarta komunikacja sprzyja przejrzystości i tworzy kulturę współpracy.

Jak to wygląda w praktyce? W Automattic używamy motywu WordPress o nazwie P2, który działa jako hybrydowe narzędzie do komunikacji i zarządzania projektami. Bez względu na stanowisko lub zespół, każdy może przeczytać P2 dowolnego innego zespołu lub publiczne kanały Slack, aby znaleźć odpowiedzi na małe lub duże pytania, sprawdzić stan nadchodzących wydań produktów i premier marketingowych oraz zbadać inne problemy.

*Nasza własna Tess Needham, Head of Content, tak bardzo kocha P2, że stworzyła o tym cały komiks!*

4: Dostosuj swoje wartości, strategie i narzędzia

Spójne i kompleksowe podejście do tworzenia treści jest kluczem do uzyskania najlepszej pracy małego zespołu ds. treści. Jak Tess Needham zaprezentowała podczas webinaru na temat wzmacniania zespołów ds. treści, skupiamy się na trzech podstawowych obszarach: wartościach, strategiach i narzędziach.

Wartości

Twoje wartości powinny kierować twoimi strategiami, które następnie powinny być wspierane przez twoje narzędzia. Tess zilustrowała tę koncepcję drzewem: wartości zespołowe to pień, który wspiera resztę drzewa, fundament, na którym powinno być zbudowane wszystko inne.

Nasze cztery główne wartości to zwinność, elastyczność, prostota i własność.

Zwinność pozwala nam się dostosowywać i przezwyciężać. Możemy się obracać w dowolnym momencie i w razie potrzeby podejmować decyzje na bieżąco. Jako grupa kreatywnych ludzi rozumiemy, że czyjś szczyt twórczy lub produktywny może nie być typowym dniem pracy 9-5. Elastyczność daje nam swobodę pracy w wolnym czasie. Wprowadzamy jednak również poprawki i gromadzimy się wokół harmonogramów innych, aby współpracować jako zespół i pracować nad wspólnym celem.

„Podstawowe wartości naszego zespołu są widoczne we wszystkim, co robimy, od komunikacji, przez planowanie, po pisanie. To jedna z moich ulubionych części WordPressa VIP: wszyscy używamy naszych wartości, aby kierować naszymi działaniami, co pozwala nam pracować nad wspólnym celem bez niepotrzebnych tarć po drodze.”
— Kayla Burns, aka „Czarnoksiężnik”

W małym zespole najważniejsza jest prostota . Nie możemy przesadzać ani przesadzać, ponieważ ostatecznie nie spełnimy oczekiwań. Prostota i nieskomplikowanie pomaga nam wykonywać naszą najlepszą pracę w wydajny sposób. Ponadto nasi klienci — wewnętrzni i zewnętrzni — zazwyczaj preferują proste podejście.

Wreszcie, własność daje poczucie wzajemnego wzmocnienia i podstawę zaufania, że każda osoba wykona swoją najlepszą pracę. Ustanów poczucie własności, a każdy członek zespołu zainwestuje w sukces firmy.

Twoje wartości mogą wyglądać inaczej niż nasze i to świetnie! Ale czymkolwiek one są, powinny być najważniejsze podczas ustalania strategii treści.

Strategia

Tworzenie strategii, jeśli chodzi o treść, to zazwyczaj długotrwały proces z ruchomymi celami. Twoje cele, KPI, wskaźniki wydajności itp. nigdy nie będą identyczne z celami innych osób. W porządku.

Co najważniejsze, zaplanuj swoją strategię wokół sposobu myślenia zorientowanego na klienta. Skupienie się na kliencie pomoże Ci tworzyć autentyczne, trafne i kreatywne treści. Dane mistrzów od początku do końca procesu strategicznego. Bez zagłębienia się w analizę treści nie będziesz wiedział, co przemawia do odbiorców.

„Kiedy zaczęliśmy skupiać się na danych, znacznie bardziej dostosowaliśmy się do głosu naszej marki i promocji treści w różnych działach. To dopasowanie, w połączeniu z ciągłą komunikacją, pomaga nam podejmować mądre, terminowe decyzje i dostarczać właściwe treści na ekrany właściwych osób we właściwym czasie”.
— Andrew Butler, znany również jako „Statystyk”

Słuchaj, cały czas rozmawiamy o strategii treści. Nas to pasjonuje. Więc zamiast wędrować, oto pięć naszych ulubionych elementów, które zainspirują twoją własną strategię, odpowiednią dla twojego zespołu.

8 kroków do zdominowania tworzenia treści [z przykładami!]
Strategiczny przewodnik po marketingu treści dla rozwoju firmy
Mierzenie zwrotu z inwestycji w content marketing: jak uzasadnić większy budżet
Decydowanie o tym, co utworzyć i rozwijanie kalendarza treści
Jak wyznaczyć właściwe cele dla content marketingu

Narzędzia

Realizacja udanej strategii treści jest niemożliwa bez odpowiednich narzędzi. Być może jesteś zadowolony ze swojego obecnego stosu technologii marketingowych lub jesteś przytłoczony wyborem, jak wielu zauważyło w naszym raporcie Martech Trends 2022 .

Tak czy inaczej, potrzebujesz stosu martech, który pozwoli ci osiągnąć strategiczną wizję. Jakie są główne narzędzia, które powinieneś wziąć pod uwagę?

Komunikacja. Jak wspomnieliśmy wcześniej, zdrowa komunikacja jest niezbędna. Niezależnie od tego, czy korzystasz z P2s, Slacka, poczty e-mail, czy czegoś zupełnie innego, upewnij się, że Twoje narzędzia komunikacji są uniwersalne, przyjazne dla użytkownika i funkcjonalne. W przypadku firmy rozproszonej wszystkie te elementy są kluczowe dla naszej komunikacji; te narzędzia pozwalają nam działać. W rzeczywistości tak bardzo lubimy się komunikować, że nawet to śledzimy!

Zarządzanie projektami. Śledź każdy projekt treści za pomocą narzędzia do zarządzania projektami. Nasz zespół używa Asany wraz z P2, ale inne zespoły WordPress VIP wolą GitHub lub Trello. Narzędzia te pozwalają przypisywać zadania, monitorować postępy, udostępniać wersje robocze, zbierać opinie i nie tylko, aby usprawnić przepływy pracy.

„Zdefiniowaliśmy role i obowiązki, aby równomiernie podzielić pracę i uniknąć powielania, a wszystko śledzimy za pomocą scentralizowanej platformy zarządzania projektami, aby każdy mógł zobaczyć, jak postępują projekty, kto jest odpowiedzialny za jakie zadanie itp.”
— Tess Needham, aka „The Ringmaster”

Analiza treści. *Zasygnalizuj ciężkie westchnienie.* Niewielu marketerów treści faktycznie lubi analitykę. Ważne dane często pozostają niezauważone, ponieważ mogą być czasochłonne i trudne do zrozumienia. Prawdopodobnie korzystasz z Google Analytics (GA) i chcesz się wyprostować, próbując stworzyć niestandardowy raport, który spełni Twoje potrzeby. Jednak analiza treści ma kluczowe znaczenie dla tworzenia strategii opartej na faktach, a nie uczuciach.

Dobrą wiadomością jest to, że istnieją inne opcje, takie jak Parse.ly. Część WordPress VIP, Parse.ly oferuje łatwą w użyciu i łatwo dostępną platformę, zapewniającą bezpośredni dostęp do potrzebnych metryk treści. W rzeczywistości jest to tak proste, że cały Twój zespół może i powinien używać go do podejmowania decyzji dotyczących tworzenia treści. Jest to szczególnie ważne narzędzie dla małych zespołów zajmujących się treścią, które mogą nie mieć czasu lub zasobów, aby wyodrębnić dane ze starszych narzędzi analitycznych, takich jak GA.

Zarządzanie zawartością. Aby prowadzić biznes z treścią nawet w niepewnych ekonomicznie czasach, jednocześnie demokratyzując tworzenie treści, niezbędny jest zwinny system zarządzania treścią (CMS). WordPress VIP to zwinny CMS. Nasza platforma klasy korporacyjnej została stworzona z myślą o twórcach treści (i programistach treści), dzięki czemu możesz szybciej tworzyć lepsze treści.

Treść jest kluczem do doświadczenia klienta

Twój proces tworzenia treści powinien być unikalny, podobnie jak Twoja firma. Żaden zestaw wskazówek, porad ani procesów nie jest rozwiązaniem uniwersalnym. Ale bez względu na to, jak pójdziesz do przodu, pamiętaj o swoim kliencie na każdym kroku. Są twoją liną ratunkową i łatwo zapomnieć, że są też ludźmi.

„Kluczem jest zorientowanie na klienta. To zawsze powinno być priorytetem. Poświęć czas na poznanie swoich klientów i skup się na rzeczach, których potrzebują.”
— Tess Needham, kierownik ds. treści

Od jednego małego zespołu ds. treści do drugiego: weź głęboki oddech, zwolnij i cenisz swojego klienta ponad wszystko inne. Masz to!