Podpis elektroniczny a podpis odręczny: jaka jest różnica?

Jesteś więc właścicielem małej firmy lub menedżerem witryny i często zbierasz podpisy od klientów, klientów i użytkowników witryny.

Kiedy jednak należy zastosować podpis elektroniczny, a kiedy bardziej odpowiedni będzie odręczny „John Hancock”? Czy podpisy cyfrowe są prawnie wiążące? Czy możesz używać tych podpisów elektronicznych na swojej stronie internetowej? Nie martw się, mamy odpowiedzi!

Przyjrzyjmy się obu typom podpisów i odkryjmy, co je wyróżnia.

Podpis elektroniczny a podpis odręczny: jaka jest różnica?

Podpisy odręczne: przegląd

Podpis odręczny to imię i nazwisko osoby lub znak reprezentujący jej imię i nazwisko, napisany jej własnym pismem. Jest to tradycyjny sposób podpisywania dokumentów, używany od wieków do uwierzytelniania umów, kontraktów i różnych innych form dokumentów.

Historia i tradycja

Podpisy odręczne mają bogatą historię, sięgającą czasów starożytnych. Używano ich do wszystkiego, od dekretów królewskich po listy osobiste. Z biegiem czasu stały się powszechnie uznaną metodą weryfikacji tożsamości i zamiarów.

Legalność

W wielu obszarach i jurysdykcjach podpisy odręczne są prawnie wiążące. Często są one wymagane w przypadku dokumentów urzędowych, takich jak testamenty, umowy i akty. Ich akceptacja jest powszechna i mają silną pozycję prawną.

Plusy

• Osobisty charakter : odręczny podpis nadaje dokumentom osobisty charakter, sprawiając, że wydają się bardziej autentyczne i autentyczne.
• Powszechnie uznawane : prawie każdy rozpoznaje i akceptuje podpisy odręczne, co czyni je niezawodnym wyborem.

Cons

• Łatwe do sfałszowania : niestety podpisy odręczne można łatwo sfałszować, co może prowadzić do potencjalnego oszustwa.
• Wymaga fizycznej obecności : ręczne podpisywanie dokumentów często wymaga fizycznej obecności podpisującego, co może być niewygodne.
• Wyzwania związane z przechowywaniem i wyszukiwaniem : Zarządzanie dokumentami papierowymi może być uciążliwe, wymagać fizycznej przestrzeni do przechowywania i sprawiać, że ich wyszukiwanie jest czasochłonne.

Dodaj podpisy do swoich formularzy już teraz

Podpisy elektroniczne: przegląd

Podpis elektroniczny, inaczej e-podpis, to cyfrowa wersja podpisu odręcznego. Można go utworzyć na różne sposoby, np. wpisując swoje imię i nazwisko, rysując podpis na ekranie dotykowym lub korzystając ze specjalnego oprogramowania do podpisu cyfrowego.

Jak oni pracują

Podpisy elektroniczne wykorzystują różne technologie w celu uwierzytelnienia podpisującego i zapewnienia integralności dokumentu. Może to obejmować szyfrowanie, certyfikaty cyfrowe i bezpieczne platformy oprogramowania.

Legalność

Podpisy elektroniczne są prawnie uznawane w wielu krajach, w tym w Stanach Zjednoczonych (w ramach ustawy o podpisach elektronicznych) i Unii Europejskiej (w ramach eIDAS). Mają taką samą moc prawną jak podpisy odręczne, pod warunkiem spełnienia określonych warunków.

Przeczytaj więcej : Jak zawrzeć umowę cyfrową w WordPress [z podpisem]

Plusy

• Wygoda : podpisywanie dokumentów w dowolnym miejscu i czasie, bez konieczności fizycznej obecności.
• Większe bezpieczeństwo : zaawansowane podpisy elektroniczne oferują solidne funkcje bezpieczeństwa, zmniejszając ryzyko fałszerstwa.
• Łatwe przechowywanie i odzyskiwanie : Dokumenty cyfrowe można łatwo przechowywać, organizować i odzyskiwać, oszczędzając czas i miejsce.
• Oszczędność : zmniejsza zapotrzebowanie na papier, drukowanie i koszty wysyłki.

Cons

• Wymaga technologii : zarówno osoba podpisująca, jak i odbiorca potrzebują dostępu do niezbędnej technologii.
• Potencjalne zagrożenia dla cyberbezpieczeństwa : choć podpisy elektroniczne są bezpieczne, mogą być podatne na włamania i inne zagrożenia cyberbezpieczeństwa.
• Mogą nie być akceptowane wszędzie : niektóre organizacje i jurysdykcje mogą nadal wymagać odręcznych podpisów w przypadku niektórych dokumentów.

Porównanie podpisów odręcznych i elektronicznych

Teraz, gdy omówiliśmy podstawy podpisów odręcznych i podpisów elektronicznych, przyjrzyjmy się porównaniu tych dwóch podpisów w kategoriach kluczowych dla Twojej firmy lub witryny internetowej.

Legalne użycie

Zarówno podpisy odręczne, jak i elektroniczne są prawnie uznawane w wielu jurysdykcjach. Jednakże akceptacja podpisów elektronicznych może się różnić w zależności od kraju i rodzaju danego dokumentu. Dlatego ważne jest, aby sprawdzić szczegółowe wymagania prawne obowiązujące na Twoim obszarze.

Bezpieczeństwo

Jeśli chodzi o bezpieczeństwo, podpisy elektroniczne mają przewagę. Zaawansowane podpisy elektroniczne wykorzystują szyfrowanie i certyfikaty cyfrowe do weryfikacji tożsamości osoby podpisującej, co utrudnia ich sfałszowanie. Z drugiej strony podpisy odręczne można łatwo skopiować lub sfałszować.

Wygoda

Podpisy elektroniczne wygrywają bez dwóch zdań (przestanę, obiecuję) pod względem wygody. Dokumenty możesz podpisywać z dowolnego miejsca na świecie, w dowolnym czasie, bez konieczności drukowania, skanowania czy wysyłania pocztą. Podpisy odręczne wymagają fizycznej obecności, co może być kłopotliwe.

Wpływ środowiska

Drodzy miłośnicy drzew, radujcie się! Podpisy elektroniczne są bardziej przyjazne dla środowiska. Zmniejszają zapotrzebowanie na papier, drukowanie i transport, co prowadzi do mniejszego śladu węglowego. Jednak odręczne podpisy przyczyniają się do marnowania papieru i innych skutków dla środowiska związanych z fizyczną obsługą dokumentów.

Koszt

Podpisy elektroniczne pozwalają zaoszczędzić pieniądze, zmniejszając zapotrzebowanie na papier, drukowanie i opłaty pocztowe. Podpisy odręczne, choć nie są z natury kosztowne, mogą wiązać się z dodatkowymi wydatkami, biorąc pod uwagę czas i zasoby potrzebne do drukowania, podpisywania i przechowywania dokumentów fizycznych.

Przechowywanie i zarządzanie

Zarządzanie podpisami elektronicznymi jest prostsze w porównaniu z podpisami odręcznymi. Dokumenty cyfrowe można przechowywać — no cóż, cyfrowo — dzięki czemu można je łatwo porządkować i szybko odzyskiwać w razie potrzeby. Dokumenty pisane odręcznie wymagają fizycznej przestrzeni do przechowywania, która może być uciążliwa i podatna na uszkodzenie lub utratę.

Przypadki użycia i przykłady

Aby dokładniej zbadać porównanie podpisu odręcznego i podpisu cyfrowego, rozważmy kilka przypadków użycia i przykłady każdego typu.

Przypadki użycia podpisu odręcznego

Oto niektóre przypadki, w których idealnym rozwiązaniem byłby podpis odręczny:

• Dokumenty prawne : testamenty, akty prawne i niektóre umowy często wymagają odręcznych podpisów w celu sprawdzenia ich autentyczności.
• Personalizacja osobista : preferowane są podpisy odręczne w przypadku listów osobistych, kart okolicznościowych i innych form komunikacji osobistej.
• Tradycyjne branże : niektóre branże, takie jak obsługa nieruchomości i usługi prawne, w niektórych transakcjach nadal w dużym stopniu opierają się na odręcznych podpisach.

Przypadki użycia podpisu elektronicznego

Oto kilka obszarów, w których można się spodziewać wykorzystania podpisów elektronicznych:

• Transakcje biznesowe : umowy, faktury i umowy można szybko podpisywać i zwracać za pomocą podpisów elektronicznych.
• Praca zdalna : wraz ze wzrostem liczby pracy zdalnej podpisy elektroniczne umożliwiają pracownikom podpisywanie dokumentów bez konieczności fizycznej obecności.
• Opieka zdrowotna : Formularze zgody pacjenta i inne dokumenty medyczne można podpisywać elektronicznie, co usprawnia proces administracyjny.
• Handel elektroniczny : podpisy elektroniczne ułatwiają transakcje online, od podpisywania warunków świadczenia usług po autoryzację płatności.

Przykłady specyficzne dla branży

Branże te to tylko niektóre z wielu, w których można również spotkać podpisy cyfrowe:

• Nieruchomości : Podpisy elektroniczne przyspieszają proces podpisywania umów zakupu i umów najmu, ułatwiając agentom i klientom finalizowanie transakcji.
• Informacje prawne : Kancelarie prawne korzystają z podpisów elektronicznych, aby skutecznie obsługiwać umowy z klientami, pisma sądowe i inne dokumenty prawne.
• Opieka zdrowotna : szpitale i kliniki używają podpisów elektronicznych w formularzach przyjmowania pacjentów, formularzach zgody i dokumentacji medycznej, usprawniając przepływ pracy i zmniejszając zużycie papieru.

Potrzebujesz szablonu? Przejrzyj setki oferowanych przez nas szablonów formularzy z polami podpisu.

Wybór właściwej opcji dla Twojej firmy

Decydując się między podpisem odręcznym a elektronicznym, weź pod uwagę charakter swojej firmy, bazę klientów i konkretne wymagania prawne, które musisz spełnić. Zapytaj siebie:

• Czy muszę często podpisywać dokumenty?
• Czy moi klienci czują się komfortowo korzystając z podpisów elektronicznych?
• Jakie są wymagania prawne dla mojej branży?

W niektórych przypadkach najlepszym rozwiązaniem może być podejście hybrydowe. Możesz używać podpisów elektronicznych w przypadku większości dokumentów i zapisywać podpisy odręczne w sytuacjach, gdy są one szczególnie wymagane lub preferowane.

Kilka narzędzi może pomóc we wdrażaniu podpisów elektronicznych w Twojej firmie - oczywiście jak WPForms. Dzięki naszemu dodatkowi Podpisy i gotowym szablonom formularzy ułatwiamy zbieranie podpisów elektronicznych na Twojej stronie WordPress.

Gdzie więc będziesz używać podpisów? Daj nam znać w komentarzach!

Dodaj podpisy do swoich formularzy już teraz

Następnie umożliwia użytkownikom podpisywanie formularzy online

Skoro już wiesz, gdzie i dlaczego można zastosować podpis elektroniczny, czas dowiedzieć się, jak to zrobić. Zapoznaj się z naszym samouczkiem krok po kroku, aby dowiedzieć się, jak dodać opcję podpisu elektronicznego do formularzy online.

Gotowy do zbudowania formularza? Zacznij już dziś od najłatwiejszej wtyczki do tworzenia formularzy WordPress. WPForms Pro zawiera wiele bezpłatnych szablonów i oferuje 14-dniową gwarancję zwrotu pieniędzy.

Jeśli ten artykuł Ci pomógł, śledź nas na Facebooku i Twitterze, aby uzyskać więcej bezpłatnych samouczków i przewodników WordPress.