Jak rozwiązywać problemy z wysyłaniem wiadomości e-mail

Czy zauważyłeś, że Twoje e-maile nie są wysyłane prawidłowo? Ten problem może zrujnować Twój przepływ pracy, zmniejszyć produktywność i kosztować ważnych klientów.

Przyczyny tego mogą być tak proste, jak problemy z połączeniem sieciowym i ogromne załączniki do wiadomości e-mail lub coś bardziej złożonego, na przykład nieprawidłowe ustawienia uwierzytelniania SMTP. Na szczęście możesz samodzielnie rozwiązać problemy z wysyłaniem wiadomości e-mail.

5 sposobów rozwiązania problemów z wysyłaniem wiadomości e-mail

Przeskanuj urządzenie w poszukiwaniu złośliwego oprogramowania

Jednym z powodów, dla których Twoje e-maile nie docierają do skrzynki odbiorczej odbiorcy, jest to, że odbiorca zablokował Twój adres IP. Alternatywnie musisz również wziąć pod uwagę możliwość, że Twój adres IP mógł zostać dodany do listy zablokowanych adresów IP.

Listy blokowania adresów IP to metoda filtrowania nielegalnych lub złośliwych adresów IP. Jeśli Twój adres IP jest zablokowany, nie musi to oznaczać, że zrobiłeś coś złego. Zamiast tego Twój dostawca usług internetowych mógł przydzielić Ci wcześniej nadużywany adres IP.

Możliwe jest również, że ktoś może wykorzystywać Twój adres IP do szpiegowania lub infekowania Twojego urządzenia złośliwym oprogramowaniem. Aby to zrobić, haker może włamać się do Twojej sieci i spróbować brutalnie wymusić dostęp do Twojego urządzenia.

Jeśli podejrzewasz, że złośliwe oprogramowanie mogło zagrozić Twojej działalności pocztowej, sprawdź, czy złośliwe oprogramowanie nie naruszyło bezpieczeństwa Twojego urządzenia. Jeśli Twoje urządzenie jest zainfekowane, odwiedzane sieci i strony internetowe mogą uznać Twój adres IP za potencjalnie niebezpieczny. Uruchom pełne skanowanie komputera i sprawdź, czy Twoje programy antywirusowe i zapory sieciowe są aktualne.

Ostatecznie, aby zapewnić bezpieczeństwo systemu, upewnij się, że Twój program antywirusowy jest aktualny i rozważ skorzystanie z usług VPN. VPN może ukryć Twój adres IP i utrudnić hakerom jego wykorzystanie.

Sprawdź limity wysyłania swojego dostawcy poczty

Według Statista w 2020 r. na całym świecie każdego dnia wysyłano i odbierano 306,4 miliarda e-maili, a w nadchodzących latach liczby te z pewnością wzrosną. Istnieją jednak ograniczenia wysyłania wiadomości e-mail, a dostawcy usług poczty e-mail nakładają pewne ograniczenia, aby utrzymać wydajność serwerów pocztowych i zapewnić bezpieczeństwo.

Chociaż sam możesz nie wysyłać tylu wiadomości e-mail dziennie, dostawcy poczty e-mail nadal mają limity wysyłania wiadomości e-mail zarówno dla osób prywatnych, jak i firm, które wysyłają ich dużo.

Dostawcy poczty e-mail określają, ile wiadomości e-mail konto może wysłać w danym okresie, ponieważ serwer może przeciążyć się i stracić produktywność. Ponadto, jeśli przekroczysz limit, Gmail i inne usługi pocztowe mogą podejrzewać, że wysyłasz spam (nawet jeśli tego nie robisz) i zablokować Twój adres IP.

Jeśli przekroczysz ustalony limit dziennych wiadomości e-mail, możesz spodziewać się ostrzeżenia o tym. Na przykład Gmail oficjalnie ogranicza konta próbne Gmaila do 500 wiadomości e-mail na 24 godziny i 500 odbiorców w jednym e-mailu. Na szczęście możesz wysyłać więcej e-maili, przechodząc na płatne konto lub tworząc nowe.

Sprawdź ustawienia uwierzytelniania SMTP

Co by było, gdyby ktoś mógł wysłać e-mail z Twojego konta, ukraść Twoich klientów i skopiować Twoje oryginalne pomysły? Niestety, spamerzy mogą wykorzystywać Twój serwer pocztowy do wysyłania nieautoryzowanych wiadomości e-mail, a nawet nakłaniać odbiorców wiadomości e-mail do ujawnienia poufnych informacji, takich jak numery kart kredytowych.

Na przykład spamerzy mogą podszywać się pod znany bank lub inne zaufane źródło i prosić o podanie danych osobowych. Na szczęście uwierzytelnianie SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) pomaga serwerowi pocztowemu zidentyfikować użytkownika poczty e-mail, który wysyła wiadomość e-mail.

Co więcej, SMTP zapewnia, że ​​tylko legalny użytkownik może wysłać wiadomość e-mail z serwera pocztowego. Jeśli SMTP jest włączone, musisz podać nazwę użytkownika i hasło do serwera. Jeśli poświadczenia są prawidłowe, poczta użytkownika jest akceptowana. Jeśli uwierzytelnianie się nie powiedzie, klient poczty wyświetli komunikat o błędzie.

Jednak niepowodzenie uwierzytelniania niekoniecznie oznacza, że ​​ktoś próbuje uzyskać dostęp do Twojego serwera poczty e-mail. Sprawdź swoje dane uwierzytelniające, włącz uwierzytelnianie SMTP lub skontaktuj się z dostawcą poczty e-mail, jeśli Twój klient poczty nie obsługuje tego typu weryfikacji.

Skonfiguruj rekordy DNS

Dzięki DNS (system nazw domen) możemy użyć prostej nazwy strony internetowej zamiast skomplikowanego ciągu cyfr. Na przykład, gdy wpisujesz google.com, DNS tłumaczy adres IP 142.250.80.14, aby przekierować Cię do witryny. Oprócz łatwiejszego przeglądania rekordy DNS zawierają określone konfiguracje dotyczące bezpieczeństwa poczty e-mail.

Aby zapewnić dostarczanie wiadomości e-mail, musisz skonfigurować swoje publiczne rekordy DNS, aby umożliwić innym serwerom pocztowym ufanie Ci w otrzymywaniu poczty. Na przykład rekordy SPF (Sender Policy Framework) są używane do weryfikacji wiadomości e-mail.

Rekordy SPF sprawdzają, czy przychodząca wiadomość e-mail pochodzi z autoryzowanego adresu IP i filtrują sfałszowane wiadomości e-mail. W przypadku rekordów SPF hakerzy powinni teoretycznie napotkać większe wyzwanie, próbując imitować domenę. W rezultacie SPF może pomóc zmniejszyć ryzyko ataków typu phishing, spamu i podszywania się.

Jeśli chcesz skonfigurować rekordy DNS pod kątem lepszej działalności wysyłkowej, dostawcy usług internetowych mogą zaoferować hosting DNS i pomoc techniczną. Niektóre usługi mogą również zawierać szczegółowe instrukcje dotyczące ręcznego tworzenia rekordów DNS.

Skontaktuj się z dostawcą usług e-mail

Jeśli nie możesz uzyskać dostępu do poczty e-mail lub wysyłać i odbierać wiadomości, najpierw sprawdź połączenie internetowe i poświadczenia konta e-mail. Jeśli te informacje są prawidłowe, a połączenie jest dobre, sprawdź witrynę dostawcy poczty e-mail. Możliwe, że dostawca ma jakieś problemy lub jest w trakcie konserwacji.

Możesz skontaktować się bezpośrednio z dostawcą, aby uzyskać potwierdzenie, że wszystko jest w porządku z jego strony. Zazwyczaj dostawcy usług poczty e-mail podają swoje dane kontaktowe na dole swoich witryn internetowych. Niektórzy dostawcy oferują również aplikacje do rozwiązywania problemów. Na przykład w programie Outlook dostępna jest aplikacja Uzyskaj pomoc, która ułatwia rozwiązywanie ewentualnych problemów.

Jeśli nie możesz samodzielnie rozwiązać problemu z brakiem wysyłania wiadomości e-mail, skontaktuj się z dostawcą usług poczty e-mail. Dostawca, który ma dobry zespół obsługi klienta, zawsze będzie do Twojej dyspozycji, aby zapewnić płynne działanie poczty e-mail. Bez wątpienia dostawca pomoże również w dostosowaniu ustawień poczty e-mail, aby uniknąć frustracji.

Wniosek

Rozwiązanie problemu z brakiem wysyłania wiadomości e-mail, który może pojawić się z wielu różnych powodów, może być trudne.

Najbardziej stresującą i przerażającą z nich jest sytuacja, gdy ktoś próbuje wykorzystać Twój serwer pocztowy do złośliwych działań. Jednak dzięki odpowiednim środkom możesz temu zapobiec.

Dobra wiadomość jest taka, że ​​niektóre z tych e-maili możesz rozwiązać samodzielnie. Nawet jeśli nie możesz lub masz wątpliwości, zawsze możesz skontaktować się z dostawcą usług poczty e-mail lub administratorem systemu w celu uzyskania pomocy.