Wskazówki dotyczące planowania wydarzeń, które pomogą Ci zorganizować najlepsze wydarzenie

Planiści wydarzeń muszą być dobrze zorganizowani, aby koordynować każdy krok w procesie planowania. Bez skutecznej strategii napięty harmonogram może łatwo zmienić się w chaotyczny i wkrótce stracisz kontrolę nad planem, który ma na celu uruchomienie wydarzenia. Ponieważ musisz zarządzać kilkoma dostawcami jednocześnie, współpracować z interesariuszami i dokonywać płatności na czas, ważne jest, aby dopracować swój plan działania i zorganizować się.

Świetnym sposobem na to jest zastosowanie praktycznych wskazówek i technik, które poprawią Twoje umiejętności organizacyjne i sprawią, że Twoje wydarzenie odniesie sukces.

Mimo że każde wydarzenie jest inne na swój sposób, ten post ma na celu udostępnienie ogólnych informacji wewnętrznych, których możesz użyć podczas organizowania następnego wydarzenia, bez względu na jego cel.

Poniżej znajduje się zestaw podstawowych wskazówek dotyczących planowania wydarzeń, które możesz zastosować, przygotowując kolejne niezapomniane wydarzenie.

Zacznij jak najwcześniej

Pierwszym krokiem w procesie planowania wydarzenia jest określenie jasnego celu, niezależnie od tego, czy jest to spotkanie towarzyskie, rekolekcje firmowe, czy zbiórka pieniędzy. Łatwiej będzie skupić się na kluczowych aspektach wydarzenia, takich jak lokalizacja, rodzaj miejsca i pozyskiwanie sponsorów, jeśli ustalisz jasny i sprecyzowany zamiar wydarzenia.

Nie zwlekaj, jeśli chodzi o rozpoczęcie planowania wydarzeń. Duże wydarzenie potrzebuje co najmniej czterech do sześciu miesięcy na zorganizowanie rzeczy, podczas gdy wydarzenie na małą skalę potrzebuje najwyżej jednego miesiąca. Ważną wskazówką, o której należy pamiętać, jest upewnienie się, że umowy z dostawcami są sfinalizowane na kilka tygodni przed wydarzeniem, aby zapewnić płynne działanie do wielkiego dnia.

Ustal jasne, wymierne cele

Kiedy chcesz wyznaczyć realistyczne cele i cele, zacznij od kilku pytań:

• Dlaczego planujemy to wydarzenie?
• Co organizatorzy wydarzenia spodziewają się osiągnąć dzięki temu konkretnemu wydarzeniu?

Popraw wskaźnik sukcesu każdego zadania na liście kontrolnej planowania wydarzeń dzięki solidnemu zrozumieniu głównych celów Twojej firmy przed rozpoczęciem planowania. Chcesz zebrać określoną kwotę darowizn na kolejny duży projekt? Chcesz przyjąć 50 czy 500 gości? Być może próbujesz zwrócić uwagę na konkretną przyczynę.

Upewnij się, że wyznaczyłeś sobie cele z kryteriami, które pozwolą Ci mierzyć postępy. Pomoże to Twojemu zespołowi nie tylko wizualizować cele, ale także je realizować. Umiejętny planista wydarzeń weźmie również pod uwagę wynik, gdy cele zostaną osiągnięte, nieodebrane, a nawet przekroczone. Zastanowiliby się, kiedy najlepiej jest zakończyć, i odpowiedni czas na spróbowanie czegoś bardziej urzekającego na następnym wydarzeniu. Kiedy dokładnie wiesz, gdzie chcesz być, wiesz, jak skutecznie tam dotrzeć.

Planuj z przejrzystością

Utrzymuj kluczowych interesariuszy i zespół marketingowy w planowaniu wydarzeń. Poinformuj ich o ustalonym przez siebie harmonogramie i o tym, co dostarczysz, na przykład o swoich celach i zadaniach na wydarzenie. Utrzymując udział interesariuszy zaangażowanych w proces, możesz oznaczyć i połączyć doświadczenie dla wszystkich uczestników wydarzenia.

W przypadku ważnego wydarzenia, informuj uczestników na bieżąco tak często, jak to możliwe, aby upewnić się, że wszystkie szczegóły na osi czasu wydarzenia, od koncepcji po PR w mediach, przebiegają płynnie.

Rozwijanie zawodowych relacji opartych na wzajemnym szacunku

Pamiętaj, że Twój profesjonalizm wiąże się z organizacją udanego wydarzenia . Jedną z kluczowych wskazówek dotyczących planowania wydarzeń, o których należy pamiętać, jest skupienie się na angażowaniu klientów. Postaraj się zidentyfikować klientów, którzy szanują to, co robisz Ty i Twoja firma, i nawiąż z nimi trwałe partnerstwo.

Bądź zdecydowany położyć podwaliny pod dobre relacje biznesowe poprzez docenienie i zachowanie wzajemnego szacunku. Wykorzystaj swoje mocne strony, a stworzysz optymalne wrażenia dla swoich gości.

Zostań najlepszymi przyjaciółmi z danymi

Opracuj sposób mierzenia i uczenia się na podstawie wyników swoich umiejętności planowania wydarzeń oraz zbieraj dane, aby określić skutki swoich decyzji podczas procesu planowania.

Jak możesz upewnić się, że Twój proces ma uzasadniony wpływ? Możesz na przykład przeprowadzać obiektywne ankiety i mierzyć NPS.

Posiadanie wysokiej jakości danych nie tylko pomaga ulepszyć planowanie przyszłych wydarzeń, ale także wspiera Twoją sprawę, gdy klienci wciskają pomysły, które mogą się nie powieść.

Zidentyfikuj swoją grupę docelową

Ważną częścią planowania jest zdefiniowanie grupy docelowej:

• Miejscowi?
• Partnerzy biznesowi czy kadra kierownicza?
• Kierownictwo?
• Obecni czy potencjalni klienci?
• Połączenie tych grup?

Kluczem do udanego wydarzenia jest dotarcie do zamierzonej publiczności. Gdy już wiesz kto , możesz popracować nad tym, jak dostosować wydarzenie do jego potrzeb i zainteresowań.

Zbierz wystarczającą ilość danych na temat odbiorców, danych demograficznych, postaw, zainteresowań lub niechęci itp. Polegaj na ich cechach, aby pomóc Ci określić i zdefiniować swoją konkretną grupę odbiorców.

Zatrudnij niesamowity personel

Wskazówki dotyczące planowania wydarzeń podkreślają wartość zatrudniania dobrego personelu w tworzeniu udanego wydarzenia. Wykażą się szacunkiem i profesjonalizmem oraz będą mieli głęboką wiedzę na temat wydarzenia, aby odpowiedzieć na pytania gości.

Niezbędne jest potwierdzenie, jakie doświadczenie wnoszą do pracy pracownicy eventu, dlatego poproś ich o wypełnienie wniosków i dostarczenie referencji, które można zweryfikować. I upewnij się, że ktoś przejrzy szczegóły wydarzenia i zawiąże luźne końce przed rozpoczęciem wydarzenia, aby nie mieć żadnych niechcianych niespodzianek podczas wydarzenia.

Ostrożnie wybierz przestrzeń eventową

Ustaliłeś termin, teraz musisz zarezerwować idealne miejsce. Ważne szczegóły, takie jak lokalizacja i data, muszą zostać sfinalizowane tak szybko, jak to możliwe. Dzięki temu zarządzanie wydarzeniami może wcześnie rozpocząć kampanię marketingową.

Rozważając miejsce, weź pod uwagę następujące kwestie:

• Czy windy i wejścia są łatwo dostępne dla wszystkich? Czy dostępne są toalety dla wszystkich płci? Czy jest wystarczająco dużo miejsca, jeśli potrzebni są tłumacze ustni lub ekran z napisami na żywo?
• Wymagania dotyczące miejsca dla 50 gości różnią się w porównaniu z 500.
• Czy jest spory parking i czy jest łatwy wjazd z dróg publicznych?
• Czy musisz wykupić konkretne ubezpieczenie? Jakie są przepisy dotyczące odpowiedzialności?
• Upewnij się, że jest miejsce na sprzęt AV, w tym wtyczki, przedłużacze itp., jeśli podczas wydarzenia wymagane są głośniki, mikrofony i kamery.

Miej kompleksowy plan wydarzeń

Dokładny plan wydarzenia powinien zawierać listę rzeczy do zrobienia, która obejmuje wszystkie kluczowe aspekty, od celów po logistykę. Ten plan pomoże Ci w utrzymaniu porządku, zaoszczędzi czas i zapewni, że planowanie wydarzeń będzie przebiegać zgodnie z planem. Może być również doskonałym źródłem informacji dla uczestników, członków zespołu i innych osób zaangażowanych w organizację wydarzenia.

Podstawowe elementy, które powinien zawierać obszerny plan, to:

• Miejsce wydarzenia
• Logistyka
• Zarządzanie cateringiem
• Prelegenci/Talent
• Prezenterzy/MC
• Harmonogram/oś czasu
• Zabawa
• Pakiet promocyjny
• Zarządzanie rejestracją
• Plan i zarządzanie sponsoringiem
• Obowiązki wolontariusza

Oznacz swoje wydarzenie

Aktualny motyw, który ujmuje i urzeka, może pomóc Twojemu wydarzeniu wyróżnić się na tle konkurencji. Upewnij się, że nosisz ten motyw w różnych funkcjach wydarzenia, zwłaszcza w nazwie. Zaprezentuj wyróżniające się funkcje i promuj je w mediach online, aby zachęcić ludzi do wzięcia udziału w Twoim wydarzeniu.

Rozważając różne nazwy wydarzeń, zadaj sobie pytanie: czym to wydarzenie różni się od innych organizowanych w Twojej branży? Jakie przesłanie lub ideały chcesz wyrazić poprzez to wydarzenie? Jakie są główne cechy Twojego wydarzenia?

Wygeneruj slogan: Po ustaleniu nazwy wymyśl slogan. Pamiętaj, aby trzymać się tematu i sprawić, by był chwytliwy, ponieważ to wszystko wpływa na markę Twojego wydarzenia.

Narysuj logo: jeśli organizujesz wydarzenie na dużą skalę lub serię wydarzeń, musisz utworzyć logo.

Stwórz tożsamość wizualną: skomponuj tożsamość wizualną, która łączy wszystkie cechy wydarzenia.

Opracuj wielokanałowy plan marketingowy

Planując wydarzenie, korzystaj z mediów społecznościowych, oficjalnej strony internetowej i biuletynów e-mail, aby promować wydarzenie i sprzedawać bilety. Ważne jest, aby poniższe treści marketingowe zawierały szczegółowe informacje na temat wydarzenia, sposobu, w jaki uczestnicy mogą się zarejestrować i czego mogą się spodziewać:

• E-maile wysyłane do członków i gości poprzednich wydarzeń
• Posty na różnych markowych platformach społecznościowych
• Informacje udostępniane na oficjalnej stronie internetowej firmy
• Informacje w rutynowym biuletynie
• Niech prelegenci i znani goście promują szczegóły wydarzenia za pośrednictwem swoich platform mediów społecznościowych
• Uzyskaj i zagwarantuj różnorodne sponsoringi (sporządź listę potencjalnych sponsorów, których chcesz wesprzeć swoje wydarzenie)

Stwórz budżet i trzymaj się go

Ważne jest, aby od samego początku określić dostępny budżet, ponieważ wpłynie to na rodzaj wydarzenia, które możesz zorganizować. Porada firmy Worley dotycząca planowania wydarzeń radzi, abyś obliczyć kwotę, którą chcesz wydać, a następnie zaplanuj wydać 10% więcej początkowego oszacowania.

W każdej chwili mogą pojawić się problemy organizacyjne . Zaplanuj pokrycie wszelkich dodatkowych lub nieprzewidzianych wydatków.

Po ustaleniu budżetu należy określić, które zasoby będą wykorzystywane i gdzie. Na przykład trwonienie budżetu na elementy dekoracyjne zamiast inwestowania w profesjonalną i doświadczoną ekipę AV może spartaczyć imprezę.

Utwórz oś czasu i listę kontrolną

Stały termin gwarantuje, że planowanie wydarzeń będzie przebiegać bez opóźnień. Jest bardziej skuteczny niż ogólna lista rzeczy do zrobienia, ponieważ możesz określić, kiedy należy podjąć określone decyzje i wykonać zadania.

Zwięzła lista kontrolna pomaga rozpoznać zadania, które musisz wykonać, określić terminy do osiągnięcia i zdecydować o potrzebnym dodatkowym wsparciu. Możesz również generować szacunki finansowe i czasowe podczas procesu przygotowania. Sporządzenie listy kontrolnej może również pomóc w ocenie postępów, jakie robisz w przypadku każdego zadania.

Aktualizuj swoją oś czasu i listę kontrolną w miarę zbliżania się dnia wydarzenia, zadając sobie następujące pytania:

• kiedy przybędą sprzedawcy?
• kto jest punktem kontaktowym?
• kiedy będą serwowane posiłki?
• kiedy DJ przejmuje zespół na żywo?

Skutecznie zaprezentuj swoich sponsorów

Niezależnie od tego, czy organizujesz wydarzenia osobiste, czy wirtualne, nie ma potrzeby całkowitego finansowania całej sprawy bez pomocy. Skontaktuj się z potencjalnymi sponsorami, aby opracować możliwości sfinansowania wydarzenia w zamian za wyeksponowanie marki wśród uczestników.

Stwórz plan, w jaki sposób chciałbyś zaprezentować swoich sponsorów. W swoim planowaniu uwzględnij następujące elementy:

• Aplikacja eventowa dla uczestników. Ten zasób pozwoli gościom rozpoznać różnych sponsorów, wysyłać powiadomienia push i łączyć się z przyjazną dla użytkownika trasą.
• Giełda sponsorów. Nadal możesz spełnić wymagania swojego sponsora nawet podczas wydarzenia online.
• Materiały marketingowe. Podnieś jakość doświadczenia swoich sponsorów, podsumowując, co mogą zyskać, przyczyniając się do rozwoju narzędzi marketingowych wydarzenia. Wykorzystaj krzyki podczas wydarzenia, aby stworzyć wśród publiczności świadomość marki sponsorów.

Większość wskazówek dotyczących planowania wydarzeń przypomina o głębokim docenieniu sponsorów od momentu podpisania umowy. Pamiętaj, że zapłacili, aby być widzianym i słyszanym na Twoim wydarzeniu.

Fotografuj wszystko

TechCrunch ma konto Flickr z obrazami z ich wydarzeń.

Upewnij się, że robisz ekscytujące i interesujące zdjęcia, które podkreślają sukces Twojego wydarzenia. Można je następnie udostępniać na różnych platformach marketingowych w mediach społecznościowych, aby generować szum.

Profesjonalny fotograf dobrze zorientuje się, jakie rodzaje zdjęć promują dane wydarzenie i poprosi o szczegółowe informacje. Daj im znać, że potrzebujesz różnych zdjęć, które oddają różnorodność wydarzenia, na przykład branding wydarzenia, tętniącą życiem przestrzeń i dobrą zabawę gości.

Podczas fazy projektowania pamiętaj, aby wziąć pod uwagę wszystkie wizualne aspekty swojego wydarzenia. Co stworzy dynamiczne tło? Jakie kluczowe cechy dobrze by fotografowały i promowały markę lub sponsorów?

Zaplanuj Logistykę Dnia

Zagwarantuj sukces swojego wydarzenia, wskazując, przeglądając i zatrudniając wszystkich niezbędnych specjalistów ds. wydarzeń (techników AV, dekoratorów, fotografów, pracowników ochrony itp.). Należy zarezerwować prelegentów i prezenterów na żywo, wśród których mogą być wpływowi eksperci i osoby mające wpływ na branżę, ponieważ są oni wykwalifikowani do dzielenia się pomysłami, które chcesz zaprezentować na swoim wydarzeniu.

Ważne jest, aby zachować równowagę w harmonogramie wydarzeń swoich gości. Chcesz, aby angażowali się w program tak bardzo, jak to możliwe. Twórz różnorodność w ramach wydarzenia, aby uchwycić i utrzymać ich zainteresowanie.

Ale chcesz również zapewnić wystarczająco dużo czasu i miejsca w programie, aby umożliwić uczestnikom mieszanie się i przetwarzanie wszystkich informacji, które przyjmują. Harmonogram powinien zapewniać margines na wszelkie nieoczekiwane zdarzenia.

Przygotuj plan tworzenia kopii zapasowych na wypadek, gdyby coś poszło nie tak

Musisz sporządzić plan tworzenia kopii zapasowych na wypadek nieoczekiwanych wpadek lub problemów. Kompleksowy plan tworzenia kopii zapasowych zagwarantuje, że Twoje wydarzenie będzie przebiegać sprawnie i odniesie sukces dla wszystkich zaangażowanych. Dlatego upewnij się, że podzielisz się planem z pracownikami, sprzedawcami i osobami odpowiedzialnymi za miejsce. Upewnij się, że są na pokładzie z planem i znają protokół, którego należy przestrzegać w przypadku jakichkolwiek problemów.

Niektóre z tych problemów mogą obejmować posiadanie sprzętu zapasowego (mikrofonów, głośników itp.), listę możliwych scenariuszy, które mogą mieć miejsce, niestawienie się mówcy lub przeniesienie wydarzenia do sieci.

Nie bój się procesu negocjacji

Oto dobra wskazówka dotycząca planowania wydarzeń, o której należy pamiętać w kontaktach z dostawcami: wszystko jest do negocjacji. Nie wzdrygaj się podczas negocjacji cen. Ukryte koszty mogą pojawić się w dowolnym momencie podczas fazy planowania wydarzenia, więc opracuj swój budżet przed kontaktem z dostawcami. Postanawiam negocjować 5-10% niżej niż pierwsza oferta .

Poznaj logistykę innych branż

Znajomość zawiłych szczegółów funkcjonowania innych branż nie jest konieczna, ale ogólne pojęcie o logistyce z pewnością pomoże Ci jako organizatorowi wydarzeń. Komunikuj się z innymi zaangażowanymi organizacjami i dostawcami jak najdokładniej.

Na przykład, możliwość określenia ilości powierzchni potrzebnej do umieszczenia krzeseł, stołów i namiotów, znajomość mocy generatora, BTU klimatyzacji i innych podobnych szczegółów pomoże ci w sprawnym zorganizowaniu wydarzenia.

Zbierz opinie pracowników i uczestników

Po zakończeniu wydarzenia uzyskaj informację zwrotną na temat wyniku. Uzyskanie ważnych informacji zwrotnych zarówno od personelu, jak i uczestników pomoże Ci ocenić, co sprawiło, że był to hit lub flop dla wszystkich zaangażowanych.

Rozumiejąc ważne elementy, które przyczyniły się do sukcesu poprzednich wydarzeń, możesz dążyć do powtórzenia tych zadań podczas planowania następnego wydarzenia. Będziesz także świadomy tego, gdzie możesz poprawić, aby podnieść poprzeczkę nadchodzących wydarzeń. Jeśli wystąpiły przeszkody lub problemy, które pojawiły się podczas procesu planowania wydarzenia lub samego wydarzenia, zanotuj je i upewnij się, że je rozwiązałeś.

W ten sposób zdobędziesz lepsze zrozumienie tego, co powoduje lub przerywa wydarzenie oraz co możesz kontynuować lub pracować nad zmianą podczas planowania kolejnego wydarzenia.

Sukces dzięki wskazówkom dotyczącym planowania wydarzeń

Planowanie wydarzenia może być trudnym i wymagającym zadaniem. Ale 10 wskazówek dotyczących planowania wydarzeń omówionych w tym artykule pomoże ci stworzyć silną i skuteczną strategię planowania wydarzeń.

Dogłębne i szczegółowe zrozumienie grupy docelowej, kim są i czego chcą, ma kluczowe znaczenie dla zagwarantowania sukcesu wydarzenia. Im lepiej wiesz, w jaki sposób możesz zapewnić uczestnikom cenne doświadczenie, tym więcej możliwości stworzysz, aby stworzyć idealne (i udane) wydarzenie. I to jest cel każdego dobrze zorganizowanego event plannera.

Jeśli podobał Ci się ten artykuł o poradach dotyczących planowania wydarzeń, powinieneś przeczytać również te:

• Najlepsze zasoby do planowania wydarzeń, z których powinien korzystać każdy profesjonalista
• Wskazówki, jak zostać samozatrudnionym konsultantem biznesowym
• Jak zarabiać na imprezach hostingowych: przewodnik, którego absolutnie potrzebujesz