8 funkcji, których potrzebuje Twoja wewnętrzna firma Wiki

Wewnętrzna wiki firmy to nie tylko wygoda — kwalifikuje i określa ilościowo informacje, które łatwo mogą stać się „wiedzą zinstytucjonalizowaną”. Twoja wewnętrzna wiki firmy musi przyjąć filozofię, że żadna notatka nie jest zbyt trywialna.

Twoja wewnętrzna wiki jest niezbędna i musi być zwięzła, łatwo dostępna i często aktualizowana. Wiki to jedno z najlepszych zdalnych narzędzi, których Twoja firma może użyć do zwiększenia komunikacji i produktywności.

Poniższe osiem funkcji może przekształcić Twoją wewnętrzną firmową wiki z „zapomnianego projektu” w „codzienny zasób” i nie tylko skrócić czas szkolenia pracowników, ale także zapobiec utknięciu pracowników podczas pracy.

1. Potrzebujesz oprogramowania Wiki, aby stworzyć swoją Wiki

Jeśli prowadzisz firmę z dużym zespołem programistów, który ma dużo wolnego czasu (gratulacje), to zakodowanie własnej wiki może być dobrym pomysłem. Jednak ogólnie rzecz biorąc, lepiej dla pracowników poświęcić czas na edycję i utrzymanie zawartości wiki niż na podstawie kodu wiki. Innymi słowy, twój zespół może skoncentrować się na robieniu pizzy, a nie na produkcji piekarnika.

Dzięki hostowanemu rozwiązaniu typu wiki innej firmy Twój zespół nie musi tracić czasu na rozwiązywanie problemów, łatki, aktualizacje i wprowadzanie nowych funkcji. Oto kilka zalecanych pakietów oprogramowania wiki, które mogą okazać się przydatne w Twojej bazie wiedzy:

• Tettra: Tettra to doskonała platforma wymiany wiedzy i współpracy. Integruje się również z dziesiątkami innych usług, więc nie musisz zaczynać od zera całej swojej wewnętrznej dokumentacji. Możesz osadzić Dokumenty Google, udostępniać je z Dropbox lub Zapier, a nawet zintegrować GitHub, Slack, Prezi i Microsoft Teams (by wymienić tylko kilka). Zespoły inżynierskie używają Tettry do śledzenia bazy kodu i specyfikacji produktów, podczas gdy zespoły marketingowe używają jej do śledzenia zarządzania projektami i wprowadzania produktów na rynek.
• Bit.Ai: Bit.Ai to kolejny dobry wybór dla Twojej wewnętrznej firmowej wiki. Twoje pliki wiki można dostosować za pomocą niestandardowych widżetów, takich jak bloki kodu, równania matematyczne i inteligentne tabele. Integruje się również z najpopularniejszymi profesjonalnymi aplikacjami do komunikacji i współpracy.
• ConcourseConnect: ConcourseConnect to bardziej budowanie społeczności, ale świetnie sprawdza się jako wiki i narzędzie do współpracy dla firm. To trochę rozwiązanie typu „wszystko w jednym”, które może być świetne dla Twojej firmy lub może być przesadą, w zależności od aktualnej konfiguracji. Jednak ConcourseConnect może pomóc w skonfigurowaniu i zintegrowaniu blogów, profili pracowników, witryn typu wiki, witryny internetowej oraz współpracy i śledzenia aktywności w jednym miejscu.

Znalezienie oprogramowania wiki to dopiero początek; następnie musisz zadać sobie pytanie, w jaki sposób pliki są przechowywane i udostępniane na wewnętrznej firmowej wiki.

2. Potrzebujesz kompleksowego przechowywania plików i współdzielonego dostępu

Gdzie są przechowywane Twoje pliki wiki i jak pracownicy dodają i edytują te pliki? Jakie uprawnienia masz skonfigurowane — kto może edytować wpisy wiki? Czy naprawdę chcesz, aby osoby nie będące programistami edytowały często zadawane pytania lub strony wiki dotyczące przeglądu kodu lub najlepszych praktyk?

Oto potrzebne funkcje przechowywania plików i dostępu:

• Możliwości załączania plików z wielu źródeł: Obecnie ludzie korzystają ze swoich Dokumentów Google i usług w chmurze. Twoi pracownicy muszą być w stanie przesyłać, dołączać lub w inny sposób integrować pliki ze swoich Evernote lub iCloud, z telefonu, tabletu lub laptopa bezpośrednio do Twojej wiki.
• Duży lub nieskończony limit przesyłania: wewnętrzne wiki firmowe, jeśli są właściwie używane, z czasem stają się bardzo duże i obszerne. Przekroczenie limitów danych sparaliżuje twoją wiki. Zanim zdecydujesz się na długoterminową strategię wiki, upewnij się, że Twoi pracownicy mogą regularnie i bezpiecznie przesyłać pliki multimedialne bez dramatyzmu.
• Konfigurowalne uprawnienia dostępu: Idealne oprogramowanie wiki lub oprogramowanie do współpracy powinno mieć jakiś warstwowy system uprawnień, aby wszyscy nie mieli takiego samego dostępu. Powinieneś mieć co najmniej uprawnienia do przeglądania, uprawnienia do komentowania, uprawnienia do edycji i uprawnienia do tworzenia nowych plików wiki na osobnych poziomach.

Po bezpiecznym przechowywaniu i udostępnianiu plików pracownicy muszą dysponować narzędziami do udostępniania tych plików i wspólnej pracy nad nimi.

3. Twoja wewnętrzna firmowa Wiki potrzebuje potężnych narzędzi do współpracy

Wewnętrzna firmowa wiki z zagmatwanymi lub słabymi funkcjami współpracy jest martwa — cały sens wiki polega na dzieleniu się wiedzą z dużą grupą. Szczególnie zdalne zespoły muszą efektywnie współpracować.

Niezależnie od tego, czy tworzysz wpisy wiki, czy integrujesz pliki i treści z innych aplikacji, wybrane oprogramowanie wiki powinno umożliwiać wykonanie następujących czynności:

• Udostępnianie dokumentów: Oczywiście redaktorzy powinni mieć możliwość udostępniania swoich dokumentów na wiki osobom, które mają odpowiednie uprawnienia.
• Komentarze : wszyscy, którzy mają uprawnienia do przeglądania dokumentu, powinni mieć możliwość dodawania komentarzy.
• Zasugeruj zmiany: podczas zmiany istniejącego tekstu powinna istnieć opcja wyświetlania tekstu jako sugestii. Pozwala to na lepszą edycję zespołową, ponieważ pracownicy mogą zobaczyć procesy myślowe swoich współpracowników i dojść do porozumienia w sprawie ostatecznego tekstu.
• Śledź zmiany: wybrane oprogramowanie wiki powinno być w stanie śledzić zmiany nie tylko w określonym dokumencie, ale także w całej wiki. Powinien rejestrować wprowadzanie zmian, dodawanie nowych plików i stron oraz usuwanie treści. Osoby, którym powierzysz prowadzenie swojej wiki, uznają tę funkcję za nieocenioną.
• Integracja z aplikacjami komunikacyjnymi: Idealne jest oprogramowanie Wiki, które można zintegrować ze Slackiem lub pocztą e-mail. Jeśli zmiany na wiki mogą wysyłać powiadomienia do istniejącego czatu zespołu, tworzysz środowisko odpowiedzialności i przejrzystości. To także zawsze możesz szybciej naprawić błędy.

Następnym krokiem jest ustalenie, co trafia na wiki (i, co ważniejsze, co nie).

4. Musisz stworzyć wytyczne dotyczące tego, co znajduje się na Wiki (a co nie)

Szkolenie i dostęp do zasobów edukacyjnych są tutaj kluczowe: musisz stworzyć jasne wytyczne dotyczące tego, co zasługuje na to, by znaleźć się na wiki.

Wewnętrzne wiki firmowe często zawodzą, ponieważ stają się podartym i mylącym wysypiskiem niepotrzebnych, sprzecznych, zbędnych, starych lub źle sformułowanych informacji. Zamiast tego zdecyduj, co powinno, a czego nie powinno znaleźć się na wiki i rozpowszechniaj te informacje wśród wszystkich pracowników. Uczynienie wytycznych wiki jako strony domowej wiki może być dobrym pomysłem.

Rzeczywiste zasady zależą oczywiście od Ciebie i tego, jak chcesz korzystać ze swojej wiki.

Czy na Twojej wiki chodzi o wdrażanie nowych pracowników? W takim przypadku pliki i wpisy wiki powinny być ograniczone do dokumentów HR, materiałów szkoleniowych i dokumentów dotyczących najlepszych praktyk.

Czy twoja wiki służy do zarządzania projektami? Jeśli tak jest, Twoi pracownicy muszą wiedzieć, że nie na temat wpisy wiki zostaną usunięte — wpis wiki w miejscach na lunch w pobliżu pracy nie byłby odpowiedni.

Czy twoja wiki służy do ujednolicania standardów i najlepszych praktyk? Rozsądne może być wcześniejsze utworzenie schematu z szablonami, zamiast pozwalać na organiczny rozwój wiki. Na przykład, jeśli chcesz, aby wszyscy w Twojej firmie zbudowali samochód dokładnie w ten sam sposób, możesz utworzyć sekcje dla „Opon”, „Ramy”, „Silnika”, „Przekładni” i „Podwozia” i mieć swój główny inżynier wypełnij je.

Jeśli Twoja firma tworzy wiele produktów i usług, wszystkie z pomocą różnych działów, warto rozważyć oddzielne obszary robocze, aby zapobiec bałaganowi.

5. Twoja Wiki potrzebuje oddzielnych przestrzeni roboczych dla zespołów

Nie każda informacja jest przydatna dla każdego członka zespołu, zwłaszcza w firmie zróżnicowanej lub silnie podzielonej na segmenty, dlatego Twoja wiki potrzebuje oddzielnych obszarów roboczych.

Jeśli sprzedawcy muszą przedzierać się przez niekończący się pas programowania artykułów wiki, aby dostać się do informacji CRM, wiki staje się mniej użyteczna (i w konsekwencji mniej używana). To samo dla programistów, którzy muszą przewijać artykuły dotyczące zarządzania klientami, aby znaleźć właściwą procedurę kompilacji.

Oddzielne obszary robocze łagodzą ten zmarnowany wysiłek. Kiedy pracownicy z określonego oddziału, działu lub specjalizacji logują się na wiki, powinni zaparkować ich w sekcji wiki najbardziej odpowiadającej ich potrzebom. Te cyfrowe przestrzenie robocze zapobiegają również zmęczeniu powiadomieniami — pracownicy otrzymują tylko powiadomienia, które są dla nich istotne.

6. Twoja wewnętrzna Wiki potrzebuje działającej funkcji wyszukiwania

Twoja wewnętrzna wiki może mieć najbardziej skrupulatnie skonstruowaną organizację, ale wszyscy naprawdę chcą „wygooglować” swój problem. 43% osób od razu przechodzi do paska wyszukiwania przed wypróbowaniem jakiegokolwiek innego rozwiązania. Twoja wewnętrzna wiki firmy potrzebuje działającego paska wyszukiwania.

Pracownicy umysłowi spędzają 19% swojego czasu na poszukiwaniu informacji potrzebnych do wykonywania swojej pracy. Są również przyzwyczajeni do przeszukiwania swoich telefonów i przeglądarek. Działający pasek wyszukiwania szybciej dostarcza informacje do pracowników.

Nie muszą uczyć się schematu plików wiki i nie potrzebują dodatkowego szkolenia. Ktoś, kto szuka sposobu na zwolnienie z pracy, może po prostu wpisać to w pasek wyszukiwania i być w drodze, zamiast próbować zgadywać, czy artykuł znajduje się w sekcji „Zasoby ludzkie” czy „Orientacja”.

Wyszukiwarki na wiki są trafione lub chybione — nie ma łatwego sposobu, aby od razu stwierdzić, czy ich funkcja wyszukiwania jest dobra. Zalecamy przetestowanie dowolnej platformy wiki przed zakupem lub zatwierdzeniem. Jeśli wiki jest dostępne publicznie (np. Wikidot), wybierz publiczną wiki i wyszukaj popularne terminy dla powiązanej branży. Czy wyniki wyszukiwania pasują do Twojego zapytania?

Jeśli wiki to oprogramowanie współpracujące, porozmawiaj z przedstawicielem o uzyskaniu dostępu do wersji demonstracyjnej. Uruchom ten pasek wyszukiwania w ziemi — eksperymentuj. Czy pasek wyszukiwania radzi sobie z literówkami? Czy spróbuje znaleźć coś zbliżonego do tego, co wpisałeś, czy zwróci zero wyników?

Czy artykuły wiki mają funkcję słów kluczowych? Czy możesz oznaczyć każdy plik odpowiednimi tematami? Wszystkie te funkcje sprawiają, że wyszukiwarki wiki są lepsze, więc miej na nie oko.

7. Twoja Wiki wymaga regularnego czyszczenia i przydzielonych do tego osób

Wiki może szybko stać się plątaniną niedziałających linków, starych informacji i zbędnych stron. Skuteczna i długotrwała wewnętrzna firmowa wiki jest wynikiem czasu i personelu poświęconego na porządkowanie wiki i utrzymywanie jej w doskonałym stanie.

Ten proces jest często nazywany „ogrodnictwem wiki” i musisz przydzielić ogrodników wiki do przycinania starych stron, odcinania uszkodzonych linków i przetwarzania danych treningowych w uporządkowaną i funkcjonalną bazę danych.

Oto kilka wskazówek dotyczących ogrodnictwa wiki:

1. Przypisz co najmniej jedną osobę jako zwykłego ogrodnika wiki. W przypadku większych firm pracę powinny wykonać dwie lub trzy osoby.
2. Ustawiaj recenzje wiki w regularnych odstępach czasu. Raz w tygodniu lub dwa razy w miesiącu ogrodnicy powinni przejrzeć wszystkie zmiany wprowadzone na wiki.
3. Porównaj edycje z wytycznymi wiki, z którymi ogrodnicy wiki powinni być dokładnie zaznajomieni, i wprowadź zmiany, aby zmiany były zgodne ze standardami.
4. Ogrodnicy Wiki powinni być znani pracownikom — jeśli pracownik natknie się na uszkodzony link, starą stronę lub jakiś inny oczywisty błąd, pracownicy powinni wiedzieć, że należy wysłać ten błąd do jednego z ogrodników wiki w celu naprawy.
5. Szukaj starych lub nieistotnych stron. Jeśli produkt lub praktyka zostanie zmieniona lub wyeliminowana, natychmiast poinformuj o tym ogrodników wiki. Mogą szybko wyszukać ten produkt lub praktykę, a następnie wprowadzić niezbędne zmiany.
6. Daj swoim wiki-ogrodnikom dodatkowy czas. W zależności od wielkości wiki Twojej firmy, bycie wiki-ogrodnikiem może być pracą samą w sobie. Upewnij się, że twoi ogrodnicy mają czas, rekompensatę i energię psychiczną na wykonanie tej dodatkowej aktywności.

Kiedy już będziesz mieć czysty dom, będziesz chciał upewnić się, że drzwi są zamknięte. Wewnętrzna wiki firmy bez zabezpieczeń lub kopii zapasowych może być katastrofą, która może się wydarzyć.

8. Twoja Wiki musi mieć zabezpieczenia i kopie zapasowe

Wewnętrzna wiki firmy szybko zapełni się poufnymi i zastrzeżonymi informacjami — i powinno; w przeciwnym razie byłoby bezużyteczne. Jednak oznacza to, że dobra wewnętrzna firmowa wiki musi być zabezpieczona przed złośliwymi włamaniami.

Wiki musi również mieć bezpieczne kopie zapasowe, ponieważ dobra wiki jest (a) cenna i (b) ogromna. Jedna awaria nie może cofnąć całej ciężkiej pracy potrzebnej do stworzenia i utrzymania.

Na szczęście istnieje wiele rozwiązań do zabezpieczania i tworzenia kopii zapasowych Twojej firmowej wiki. Większość platform wiki ma jakiś wariant, ale oto funkcje bezpieczeństwa, których musisz szukać:

• Login użytkownika i informacje o pracownikach muszą być bezpieczne:
  • Filtry IP mogą zapewnić, że wszystkie Twoje loginy pochodzą z lokalnych/zatwierdzonych lokalizacji.
  • Hasła powinny być haszowane i solone.
  • Logowania powinny być zabezpieczone uwierzytelnianiem wieloskładnikowym.
• Dane przychodzące i wychodzące z serwerów Twojej platformy powinny być zaszyfrowane.
• Oprogramowanie powinno być regularnie aktualizowane. Jak często aktualizowana jest usługa lub aplikacja wiki?

Twoja wewnętrzna firmowa wiki również powinna regularnie tworzyć kopie zapasowe. Albo musisz to zrobić sam, albo musisz znaleźć platformę, która to zrobi. Sprawdź swoje potencjalne rozwiązanie wiki pod kątem następujących elementów. Właściwie rozważ zadanie tych pytań bezpośrednio przedstawicielowi:

1. Czy kopie zapasowe są zautomatyzowane? Czy można je dostosować?
2. Jak często tworzona jest kopia zapasowa wiki?
3. Gdzie jest kopia zapasowa? Czy ta lokalizacja jest zaszyfrowana i bezpieczna?
4. Czy podczas przesyłania dane są szyfrowane?
5. Kto ma dostęp do kopii zapasowych?
6. Czy dane kopii zapasowej są przechowywane w wielu rzeczywistych lokalizacjach?
7. Czy kopie zapasowe są zastępowane, czy przechowywanych jest wiele wersji?
   1. Jest to konieczne, aby uniemożliwić trwałe zapisanie uszkodzonej wersji lub złośliwej zmiany na wiki.

Po upewnieniu się, że Twoja wiki jest bezpieczna i zawiera wszystkie potrzebne funkcje, być może nadszedł czas na ostateczne zatwierdzenie i rozpoczęcie budowy wewnętrznej bazy wiedzy.

Wewnętrzna firmowa Wiki utrzymuje wszystkich na tej samej stronie

Nie można przecenić korzyści płynących z wewnętrznej wiki firmy. I nie ogranicza się to nawet do firm: nawet placówki edukacyjne mogą korzystać z internetowych wiki i współpracy. Gdy ważne informacje są łatwo dostępne, łatwe do dostosowania i łatwe do dodania, wszyscy pracownicy odnoszą korzyści.

Wewnętrzne wiki zapobiegają tworzeniu się silosów danych również w Twojej firmie, co sprawia, że ​​Twoja firma jest bardziej elastyczna na zmieniającym się rynku. W końcu wiedza to potęga, jak mówi stare powiedzenie, więc dlaczego nie zapewnić swoim pracownikom i firmie zorganizowanej, aktualnej i przydatnej wiedzy przez cały czas?