7 bezpłatnych narzędzi do spotkań online: które wybrać dla swojego zespołu i dlaczego

Wraz z rozwojem pracy zdalnej narzędzia do spotkań online stały się istotną częścią współczesnej komunikacji. Narzędzia te umożliwiły zespołom współpracę i komunikację z dowolnego miejsca na świecie.

Jednak przy tak wielu dostępnych opcjach wybór odpowiedniego dla Twojego zespołu może być wyzwaniem.

Na tym blogu przyjrzymy się siedmiu bezpłatnym narzędziom do spotkań online i omówimy ich cechy, zalety i wady, aby pomóc Ci podjąć świadomą decyzję o tym, które narzędzie najlepiej odpowiada potrzebom Twojego zespołu.

Niezależnie od tego, czy szukasz narzędzia do wideokonferencji, udostępniania ekranu czy współpracy zespołowej, mamy coś dla Ciebie. Zanurzmy się więc i znajdźmy idealne narzędzie do spotkań online dla Twojego zespołu!

Podstawowe funkcje, których powinieneś szukać w narzędziu do wideokonferencji

Teraz zdaliśmy sobie sprawę, jak bardzo może nam pomóc narzędzie do wideokonferencji. Kilka narzędzi do wideokonferencji było dostępnych od lat. Ale w tamtym czasie używaliśmy tych narzędzi okazjonalnie. I teraz?…

Dlatego zawsze, gdy chcesz wybrać bezpłatne narzędzie do spotkań online, powinieneś poszukać kilku wspólnych funkcji, które muszą być dostępne w tym narzędziu. Pozwól, że pokażę ci te funkcje:

i) Udostępnianie ekranu

Gdy chcesz przedstawić coś ważnego członkom swojego zespołu na spotkaniu online, nie ma alternatywy bez opcji udostępniania ekranu. Jeśli możesz pokazać członkom zespołu, co jest na ekranie, zaoszczędzisz czas, który w innym przypadku musiałby zostać poświęcony na wyjaśnianie tego, co widzisz.

ii) Nagrywanie spotkania

Możliwość nagrywania konferencji jest bardzo przydatna z wielu powodów. Po zakończeniu spotkania będziesz mógł przejrzeć swoje spotkanie. A jeśli ktoś przegapi spotkanie, zrozumie każdy temat oglądając to nagrane wideo.

iii) Rozmowy tekstowe

Wideo, głos i tekst to kamienie węgielne każdego oprogramowania konferencyjnego. Czat tekstowy jest tak samo ważny jak czat głosowy i wideo, ponieważ umożliwia dzielenie się ważnymi tematami podczas wirtualnego pokoju spotkań z członkami zespołu. Dzięki tej funkcji możesz nawet natychmiast udostępniać linki.

iv) Pomoc mobilna

To kolejna potężna funkcja narzędzia do spotkań online. Załóżmy, że jeden z członków Twojego zespołu jest z dala od swojego komputera i chcesz, aby dołączył do spotkania online. Twoje narzędzie do spotkań online powinno umożliwiać mu dołączenie za pośrednictwem smartfona.

v) Pokaz slajdów

Pokaz slajdów może być świetnym sposobem na uporządkowanie informacji prezentowanych podczas spotkania internetowego. Rozważ użycie szablonu pokazu slajdów, aby uzyskać bardziej profesjonalną prezentację.

vi) Prywatny czat

Prywatny czat to możliwość prywatnej komunikacji kilku członków zespołu podczas głównego spotkania. Może to być przydatne przy odpowiadaniu na pytania.

7 najlepszych darmowych narzędzi do spotkań online do współpracy ze swoim zespołem

Jeśli masz odpowiednie narzędzie do spotkań online, członkowie Twojego zespołu mogą się ze sobą komunikować, a przepływ pracy w Twojej firmie będzie przebiegał płynnie. Od wiadomości zespołowych po udostępnianie ekranu, a nawet wysyłanie ważnego pliku podczas spotkania na żywo — te narzędzia do obsługi spotkań obejmują wszystko.

Wokół Ciebie dostępnych jest kilka narzędzi do spotkań online. Przygotowaliśmy wśród nich starannie dobraną listę, która może spełnić Twoje wymagania.

1. Powiększenie
2. Google Meet
3. Skype'a
4. Iść na spotkanie
5. Cisco Web Ex
6. TeamViewer
7. UberKonferencja

Przyjrzyjmy się liście funkcji każdego wspomnianego narzędzia-

1. Powiększ

Jeśli chodzi o oprogramowanie do wideokonferencji, Zoom jest jedną z najpopularniejszych opcji. Obecnie 50% firm z listy Fortune 500 ma co najmniej jedno konto Zoom.

Istnieje 40-minutowy limit spotkań grupowych, jeśli subskrybujesz bezpłatny abonament. Warto więc przypomnieć, że jeśli będziesz korzystać z oprogramowania do dłuższych spotkań online, rozmowa zostanie automatycznie zakończona po 40 minutach. Wielu uczestników może jednocześnie udostępniać swoje ekrany, co ułatwia zdalną współpracę.

Najważniejsze funkcje Zoomu

• Pozwala podzielić się na aż 50 pokoi do dedykowanych dyskusji
• Głos i dźwięk HD z wieloma opcjami połączeń
• Wspólne adnotacje, udostępnianie ekranu i jednoczesne udostępnianie ekranu
• Dostępne są świetne opcje wiadomości grupowych
• Umożliwia przesyłanie plików PPT, PDF i DOC

Ograniczenia Zoomu

• Trudno dołączyć do spotkania przez przeglądarkę
• Ilość miejsca w chmurze jest niska
• Ograniczony czas spotkania w trybie swobodnym

Kto powinien korzystać z Zooma?

Zoom jest idealny dla każdego, kto pracuje zdalnie lub ma zdalnych członków zespołu. Zoom pozwala na proste, łatwe do skonfigurowania spotkania lub regularne spotkania w osobistym pokoju konferencyjnym. Szybko utwórz i udostępnij link do prywatnego spotkania osobie lub zespołowi oraz połącz zdalnych członków zespołu za pośrednictwem wideo.

2. Google Meet

Google Meet, wcześniej nazywany Google Hangouts Meet, to korporacyjne oprogramowanie do wideokonferencji firmy Google, oferowane jako część G Suite, a także dla bezpłatnych użytkowników Google. Ludzie nazywają Google Meet jako odpowiedź na Zoom od Google. Google Meet pozwoli Ci udostępniać pełny pulpit, pojedynczą kartę Chrome lub pojedyncze okno.

Obsługuje do 250 uczestników i 100 000 widzów transmisji na żywo. Możesz wyłączyć kamerę, wyciszyć mikrofon lub udostępnić ekran — a po prawej stronie ekranu zobaczysz każdego uczestnika rozmowy.

Najważniejsze funkcje Google Meet

• Darmowa wersja obsługuje do 100 uczestników wideo na spotkaniu
• Rozmowy wideo, audio i komunikator jednocześnie
• Obsługuje spotkania wideo lub nagrywanie konferencji
• Dołącz do rozmów za pomocą Kalendarza Google
• Obsługuje udostępnianie ekranu członkom zespołu podczas trwającego spotkania online lub seminarium internetowego

Ograniczenia Google Meet

• Wyczerpuje baterię i uruchamia wentylatory laptopa podczas dłuższych rozmów.
• Nie ma możliwości nagrywania

Kto powinien korzystać z Google Meet?

Google Meet to prosty sposób łączenia się z kontaktami Google (lub osobami spoza Twojej sieci) i może być używany do celów osobistych lub biznesowych. Użyj tego narzędzia do indywidualnych rozmów, spotkań zespołowych i konferencji online.

3. Skype'a

Trudno znaleźć osobę, która nie słyszałaby nazwy Skype. Z ponad milionem użytkowników jest to jedno z największych dostępnych dla nas bezpłatnych narzędzi do spotkań online.

Kluczową zaletą Skype'a są jego możliwości tłumaczenia w czasie rzeczywistym. Tłumacz głosowy obsługuje 10 języków (angielski, hiszpański, francuski, niemiecki, mandaryński, włoski, portugalski, arabski i rosyjski), a tłumacz tekstu obsługuje ponad 60 języków. Dzięki temu wielojęzyczne konferencje są łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej.

Najważniejsze funkcje Skype'a

• Zapewnia funkcję połączeń wideo HD
• Udostępnianie ekranu i nagrywanie wideo
• Interaktywne czaty wideo
• Udostępnianie lokalizacji
• Obsługuje jednocześnie do 50 osób podczas bezpłatnych rozmów wideo

Wady Skype'a

• Dostosowanie profilu użytkownika zajmuje trochę czasu
• Obsługuje mniej osób podczas bezpłatnych rozmów wideo w porównaniu z innymi bezpłatnymi narzędziami do spotkań wideo online

Kto powinien używać Skype'a?

Darmowa wersja Skype dobrze sprawdza się w małych zespołach liczących mniej niż 25 członków. Jest to dobre narzędzie, jeśli potrzebujesz prostego sposobu na czat wideo z komputera, telefonu lub tabletu i zwykle prowadzisz mniejsze spotkania grupowe lub rozmowy 1-1.

4. Przejdź do spotkania

GoToMeeting oferuje również wspaniałe funkcje wideokonferencji. Pochodzi z bezpłatną 14-dniową wersją próbną dla maksymalnie 50 uczestników. Oprócz podstawowych funkcji, takich jak VoIP i konferencje telefoniczne, udostępnianie ekranu i wysyłanie wiadomości tekstowych, GoToMeeting oferuje jeszcze 2 opcje — GoToWebinar i GoToTraining dla innych środowisk konferencyjnych.

Wszystkie 3 produkty są wyposażone w funkcje udostępniania pulpitu i aplikacji, spotkania jednym kliknięciem, nagrywanie jednym kliknięciem, opcję połączenia telefonicznego i osobistą salę konferencyjną, żeby wymienić tylko kilka. Spotkania online możesz rozpoczynać z dowolnego miejsca — z poczty e-mail, komputera Mac lub urządzenia z systemem Android lub dowolnego narzędzia do obsługi wiadomości błyskawicznych.

Najważniejsze funkcje GoToMeeting

• Skonfiguruj osobistą salę konferencyjną z własnym adresem URL
• Umożliwia udostępnianie pulpitu w czasie rzeczywistym
• Nagraj swoje spotkanie i przechowuj je w chmurze
• W bezpłatnej wersji próbnej może brać udział maksymalnie 3 uczestników

Wady GoToMeeting

• Każdy, kto korzysta z bezpłatnej opcji GoToMeeting, jest ograniczony tylko do konferencji audio. Wideokonferencje dedykowane są planom płatnym.

Kto powinien korzystać z GoToMeeting

Darmowa wersja GoToMeeting oferuje 3 osoby na spotkaniu online. Dlatego każdy, kto szuka szybkiego rozwiązania do prowadzenia konferencji internetowych dla małego zespołu, powinien rozważyć to oprogramowanie do konferencji internetowych.

5. Cisco WebEx

Jeśli łatwość użytkowania jest na pierwszym miejscu Twojej listy, pomoże Ci podejście Webex polegające na jak najmniejszej liczbie kliknięć; rozpocznij spotkanie, zmień prezentera i otwórz tablicę bez konieczności marnowania czasu na przeglądanie aplikacji.

Dzięki temu oprogramowaniu do wideokonferencji na żywo możesz korzystać z wielu funkcji, w tym udostępniania ekranu, nagrywania w chmurze, osobistych sal wideokonferencji i nie tylko. Liczba osób, które możesz uwzględnić w spotkaniu internetowym, zależy od poziomu zakupionego pakietu. Na darmowym poziomie startowym możesz dołączyć 50 uczestników.

Najważniejsze funkcje WebEx

• zawiera dodatkowe narzędzia, takie jak ankiety, tablica i inne
• Wykrywanie szumów tła dla mniejszej liczby zakłóceń
• Narzędzia do nagrywania innych firm
• Funkcja Zadzwoń do mnie umożliwia dzwonienie do uczestników, którzy nie mogą dołączyć do spotkania
• Znakomite bezpieczeństwo i szyfrowanie

Wady WebEx

• Brak udostępniania plików w planie darmowym
• 40-minutowy limit czasu w abonamencie darmowym

Kto powinien używać WebEx

Bezpłatny plan WebEx obsługuje 40-minutowy limit czasu na pojedyncze spotkanie. Otrzymasz 1 GB przestrzeni dyskowej w chmurze i możliwość dodania aż 50 uczestników jednocześnie. Tak więc małe i średnie zespoły doskonale nadają się do korzystania z tego bezpłatnego narzędzia do spotkań online.

6. TeamViewer

TeamViewer to w pełni funkcjonalna, korporacyjna aplikacja do zdalnego dostępu i wspólnych spotkań, która działa na wszystkich platformach stacjonarnych i mobilnych, w tym Windows, macOS, Android, iOS, a nawet Chrome OS i BlackBerry OS. Oferuje również prostsze bezpłatne konto do użytku niekomercyjnego.

Najważniejsze funkcje TeamViewer

• Bezpieczeństwo na wielu poziomach
• Elegancko zaprojektowane okno podglądu
• Obsługa wielu monitorów jednocześnie
• Łączy zdalny dostęp i spotkania online w jednej aplikacji
• Darmowa wersja do użytku niekomercyjnego

Wady TeamViewera

• Niektóre opcje są trudne do znalezienia
• Funkcje bezpieczeństwa mogą być denerwujące

Kto może korzystać z TeamViewer?

W przeciwieństwie do innych bezpłatnych narzędzi do spotkań online, dzięki temu narzędziu możesz uzyskać pełny dostęp do komputerów członków zespołu. Tak więc, gdy któryś z członków Twojego zespołu nie jest w stanie rozwiązać problemu, możesz to zrobić samodzielnie zamiast niego na jego komputerze, korzystając z tego bezpłatnego narzędzia do spotkań online.

7. UberKonferencja

Jeśli prowadzisz głównie małe spotkania internetowe i szukasz bezpłatnego oprogramowania do obsługi konferencji internetowych, ta opcja może być dla Ciebie. Darmowa wersja UberConference pozwala mieć do dziesięciu uczestników spotkania. Darmowy poziom obejmuje nawet udostępnianie ekranu i możliwość nagrywania rozmowy. Jest nawet wideo HD. Warto zauważyć, że w wersji darmowej rozmowa jest ograniczona do 45 minut.

Jedną z głównych zalet korzystania z UberConference jest fakt, że jest to całkowicie oparte na przeglądarce rozwiązanie do rozmów wideo. Nie ma potrzeby pobierania żadnego programu, chociaż istnieją aplikacje mobilne dla tych, którzy chcą korzystać z UberConference na swoim smartfonie lub tablecie.

Najważniejsze funkcje UberConference

• Umożliwia konferencje lub spotkania za pośrednictwem aplikacji mobilnej lub przeglądarki
• Zapewnia dźwięk i wideo HD
• Możesz kontynuować UberConference bez pobierania tej aplikacji
• Możliwość nagrywania i odtwarzania konferencji

Wady UberConference

• Limit 10 użytkowników na bezpłatnych konferencjach
• Kody PIN są wymagane, chyba że przejdziesz na plan płatny
• 45-minutowy limit czasu dla bezpłatnych użytkowników

Kto powinien korzystać z UberConference?

Darmowa wersja UberConference jest idealna dla zespołów liczących maksymalnie 10 osób. Darmowa wersja ogranicza czas trwania rozmowy wideo do 45 minut, więc jest idealna na krótsze spotkania.

7 bezpłatnych tabel porównawczych narzędzi do spotkań online — sprawdź wszystkie ważne dane w jednym miejscu

Przygotowaliśmy dla Ciebie tabelę porównawczą 7 bezpłatnych narzędzi online. Mamy nadzieję, że pomoże Ci to zawęzić wybór i ostatecznie wybrać najlepiej dopasowane narzędzie do spotkań dla Twojego zespołu.

Wybierz najlepsze bezpłatne narzędzia do spotkań online, aby zarządzać zdalnym zespołem

Wybór czegokolwiek różni się w zależności od osoby. Kiedy jesteś na rynku na zakupy, kupowanie czegokolwiek zależy od twojego wyboru. W ten sam sposób wybór aplikacji lub usługi dla Twojej firmy powinien zależeć od Twoich wymagań biznesowych.

Załóżmy, że masz zespół złożony z 20 członków. Wtedy oczywiste jest, że nie wybierzesz narzędzia do spotkań online, które obsługuje 10 osób na spotkaniu. Wybierz więc dowolne z bezpłatnych narzędzi do spotkań online, które idealnie spełni wymagania Twojej firmy i zespołu.

Jeśli chcemy umieścić podsumowanie każdego narzędzia do spotkań online, o którym tutaj wspomnieliśmy, możemy to powiedzieć;

• Zoom, Google Meet, UberConference i Cisco WebEx to idealny wybór dla małych i średnich firm, które zatrudniają od 10 do 100 osób w zespole.

• Z drugiej strony Skype i TeamViewer będą niezawodnym wyborem dla zespołu liczącego mniej niż 25 osób.

• Wreszcie, GoToMeeting to najlepsza opcja do rozmów 1-1.

Zasadniczo znalezienie najlepszego narzędzia zależy od konkretnego przypadku użycia. Dlaczego więc nie skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej i przeprowadzić dokładny test?

Możesz sprawdzić kilka innych narzędzi, takich jak Skype, do prowadzenia spotkań online.

Zarządzaj zdalnym zespołem za pomocą niezawodnego oprogramowania do zarządzania projektami

Gdy już wybierzesz narzędzie do spotkań online dla swoich członków, będziesz potrzebować oprogramowania do zarządzania projektami, które może doskonale zarządzać Twoimi projektami w inteligentny sposób.

Kiedy pracujesz jako zespół zdalny, oczekujesz, że członek twojego zespołu nigdy nie przekroczy terminu, będzie utrzymywał komunikację z każdym członkiem, był na dobrej drodze do wykonania swoich rozproszonych zadań i tak dalej. Pominięcie któregokolwiek z tych punktów może spowodować upadek zdalnego zespołu. Aby to zapewnić, wybierz narzędzie do zarządzania projektami, które może ci pomóc w tej sytuacji.

Ponieważ mówimy o narzędziach do spotkań online, które są dostarczane z bezpłatną wersją, polecimy Ci takiego menedżera projektu, który jest również dostarczany z bezpłatną wersją.

W tym miejscu zdecydowanie zalecamy wybranie darmowego Menedżera projektów WP, który zawiera długą listę funkcji. Pozwól, że pokażę Ci, co jeszcze zrobi dla Ciebie WP Project Manager.

• Dodaj indywidualne zadania dla poszczególnych członków zespołu
• Możesz także podzielić to zadanie na liczbę podzadań
• Ustawiaj terminy i śledź czas dla każdego projektu
• Śledź postęp każdego uruchomionego zadania
• Oferuje moduły takie jak WooCommerce Store, Stripe Gateway, BuddyPress, cykliczne zadanie, faktura, wykres Gantta, tablica Kanban i wiele innych
• Automatycznie generowany system raportowania

Są to więc kluczowe funkcje oferowane przez WP Project Manager. Pobierz darmową wersję tego narzędzia i wypróbuj je dokładniej.

Wykorzystaj bezpłatne narzędzie do spotkań online, aby zapewnić bezproblemową komunikację

Nasza codzienność stanęła w miejscu. Tysiące ludzi jest zamkniętych w swoich domach, aby spowolnić rozprzestrzenianie się COVID-19. W tej sytuacji współpraca zespołowa jest o wiele bardziej potrzebna niż kiedykolwiek. Liderzy biznesowi również poszukują najlepszych narzędzi do utrzymania zaangażowania zespołu.

Skorzystaj z bezpłatnego narzędzia do spotkań online, aby synchronizować cele swojej firmy i zespołu. Zaopiekuje się Twoimi spotkaniami i konferencjami online. Abyś mógł pomóc swoim zespołom zachować produktywność podczas pracy z domu.

Wręcz przeciwnie, darmowe narzędzie do zarządzania projektami pomoże Ci płynnie zarządzać projektami. Tego właśnie chcemy jako liderzy zespołów lub właściciele firm, prawda? Krótko mówiąc, posiadanie obu narzędzi może naprawdę uwolnić Cię od tej pandemii.

Co myślisz? Czy masz jakieś lepsze alternatywne pomysły? Podziel się swoim pomysłem w polu komentarza poniżej, aby nas o tym powiadomić.