Jak radzić sobie z typowymi problemami z wysyłką świąteczną

Jeśli prowadzisz sklep internetowy, wysyłka jest jedynym obszarem, w którym wszystko, co robisz, staje się namacalne dla Twojego klienta. W żadnym momencie nie jest to bardziej krytyczne dla pozytywnego doświadczenia klienta niż święta, kiedy produkt, którego dotyka klient, może być prezentem od przyjaciela lub członka rodziny.

Ale są przeszkody. Jeśli się nie przygotujesz, możesz zrujnować komuś urlop spóźnioną lub uszkodzoną przesyłką. Święta dają możliwość budowania marki, zwiększania lojalności klientów i pozyskiwania nowych… ale oferują również korzyści, które poprawią wyniki finansowe.

Najlepszym sposobem na sukces firmy jest nauczenie się, jak przygotować się na niektóre z najczęstszych problemów z wysyłką w okresie świątecznym . W tym poście omówimy, jak przygotować się na wszystko, od zagubionych przesyłek, przez opóźnienia pogodowe, po ogólny pośpiech spowodowany wzrostem liczby paczek.

Postępowanie w przypadku zagubionych lub uszkodzonych przesyłek

Wyobraź sobie: przeżywasz największą burzę w roku i starasz się jak najlepiej zrealizować wszystkie swoje zamówienia. Niestety oblodzone drogi i słaba komunikacja z przewoźnikami prowadzą do zagubienia paczki. Klient kontaktował się z Tobą wielokrotnie, ale nie możesz uzyskać wystarczających informacji, aby określić miejsce pobytu tego pakietu.

W obliczu decyzji o wysłaniu zastępcy lub poczekaniu na więcej informacji od przewoźnika, decydujesz się poczekać. Ale kiedy to robisz, klient pisze zjadliwą recenzję. Inny klient widzi komentarz i również pisze negatywną recenzję. Stamtąd kolejne 10 recenzji, które otrzymujesz, jest negatywnych — auu!

To najgorszy scenariusz, ale się zdarza. Najlepiej przygotować się na najgorsze , aby Twoja firma i klienci byli objęci ochroną bez względu na to, co się stanie lub kto jest winien. Proaktywne ubezpieczenie i śledzenie przesyłek może ograniczyć, a nawet wyeliminować niespodzianki w dostawie.

Ubezpieczenie przesyłek

Jeśli robisz zakupy przez Internet, istnieje duże prawdopodobieństwo, że Twoja przesyłka została uszkodzona, zgubiona lub skradziona podczas transportu. W zeszłym roku SmallBiz Trends poinformował, że 20 procent konsumentów zwróciło produkty, ponieważ otrzymali uszkodzone produkty. Jest to jeszcze bardziej prawdopodobne podczas pracowitego sezonu wakacyjnego i zimą.

Ubezpieczenie może zapewnić spokój i ochronę Tobie i Twoim klientom. Decydując, co zaoferować ubezpieczenie, weź pod uwagę wartość każdego produktu i ryzyko jego zgubienia, uszkodzenia lub kradzieży podczas transportu. Są to te same atrybuty, które Twoi klienci będą brać pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o zakupie ubezpieczenia.

Przy wyższym ryzyku uszkodzenia i utraty , ubezpieczenie zapewni pokrycie kosztów. Aby uzyskać więcej informacji na temat tego, czy ubezpieczać, czy nie, spójrz na ten podział.

Pamiętaj, aby zaoferować śledzenie swoich przesyłek

Śledzenie to jeden z najłatwiejszych sposobów spełnienia oczekiwań klientów . Większość rozwiązań wysyłkowych umożliwia wysyłanie dostosowywalnych szablonów wiadomości e-mail do klientów z informacjami o przewoźniku i śledzeniu. Dzięki tym informacjom klient jest mniej skłonny do skontaktowania się z Tobą w celu znalezienia miejsca pobytu paczki.

Najlepszym sposobem na przygotowanie się do śledzenia w okresie świątecznym jest znalezienie rozwiązania wysyłkowego, które pozwoli Ci zintegrować wszystkie Twoje rynki i wyświetlić status wysyłki dla wszystkich Twoich zamówień. Dzięki temu Twoja firma będzie proaktywna, a nie reaktywna, jeśli chodzi o problemy z zagubionymi lub uszkodzonymi przesyłkami.

Przewoźnicy również zaczęli budować na swojej technologii śledzenia. Starając się zwiększyć swoje wysiłki związane z wysyłką przesyłek e-commerce, United States Postal Service wdrożyło aplikację, która pomaga właścicielom sklepów i klientom w lokalizowaniu zagubionych lub opóźnionych przesyłek: Missing Mail.

Ta aplikacja zapewnia okresowe aktualizacje produktów, które nie dotrą na czas do miejsca docelowego. W przypadku zagubienia przesyłki możesz otrzymywać powiadomienia o procesie wyszukiwania do momentu nawiązania ostatniego połączenia — albo paczka zostanie odnaleziona i doręczona, albo uznana za zagubioną. Jeśli używasz USPS do wysyłki, to narzędzie jest z pewnością warte uwagi.

Jak radzić sobie z opóźnieniami pogodowymi

Opóźnienia pogodowe są nieuniknione w czasie wakacji — zwłaszcza w obszarach geograficznych na całym świecie, które są bardziej podatne na niepogodę — ale istnieją sposoby na przygotowanie do nich zarówno sklepu, jak i klientów.

Najpierw zastanów się, w jaki sposób chcesz informować o ostatecznych terminach składania zamówień świątecznych . Przewoźnicy publikują swoje graniczne terminy dla przesyłek, a dodając do nich przewidywane czasy realizacji zamówień, zapewniasz wystarczająco dużo czasu na dotrzymanie terminów. W przypadku opóźnienia pogodowego czas wyściełany zapewnia bufor, dając więcej czasu na działanie.

Kolejna wskazówka: jeśli wiesz, że na niektórych obszarach występują (lub wkrótce) niekorzystne warunki pogodowe, użyj filtrów w aplikacji wysyłkowej, aby posortować zamówienia według miejsca docelowego. W ten sposób możesz priorytetyzować przetwarzanie tych zamówień, które mogą mieć dłuższy czas transportu, i nadal starać się dostarczyć je klientom na czas.

Radzenie sobie ze zwrotami

Zwroty się zdarzają, ale nie muszą być skomplikowane. Najważniejsza rzecz, jaką można uzyskać na święta: Twoje polisy. Jasne zasady zwrotów podane na Twojej stronie pomogą Ci uniknąć zamieszania i niezadowolenia klientów.

Bezpłatne, łatwe, bez zadawania pytań zwroty stają się normą w e-commerce i nie bez powodu: 58 procent klientów twierdzi, że chce „bezproblemowej” polityki zwrotów, a 67 procent kupujących sprawdza ją przed dokonanie zakupu. Biorąc to pod uwagę, oferowanie łatwych zwrotów może się opłacić. 92 procent konsumentów kupi ponownie, jeśli proces zwrotu będzie dla nich łatwy.

Oczywiście bezpłatne zwroty wiążą się z dodatkowymi kosztami. Nadszedł czas, aby przyjrzeć się swoim danym zwrotów i ustalić, czy istnieje uzasadnienie biznesowe, aby je oferować. Jeśli nie jesteś gotowy na wszystko , możesz zaproponować zryczałtowaną wysyłkę zwrotną, bezpłatne zwroty wybranych produktów lub bezpłatny zwrot do lokalizacji stacjonarnej, jeśli taką posiadasz.

Więcej przydatnych wskazówek znajdziesz w tym przewodniku po recenzjach wakacyjnych.

Wiadomości prezentowe i jak ich nie zapomnieć

To naprawdę krępujące dawać prezent ukochanej osobie z wciąż dołączoną ceną. Co gorsza: wysyłka prezentu z listem przewozowym wskazującym cenę i bez dodawania wiadomości o prezencie, której chciał klient.

Rozwiązania takie jak ShippingEasy przywołują zamówienia na prezenty, wyświetlając obok zamówienia pudełko upominkowe. Zapewnia to zastosowanie odpowiednich listów przewozowych i opcji pakowania.

Aby pójść o krok dalej, możesz utworzyć reguły w swoim rozwiązaniu wysyłkowym, aby zautomatyzować procesy, które robisz ręcznie, takie jak niestandardowe dokumenty dostawy. Reguły mogą kategoryzować zamówienia na prezenty lub automatycznie dołączać listy przewozowe do wiadomości prezentowych, aby zmniejszyć liczbę błędów . Bądź bohaterem świątecznym dla swoich klientów, a nie Grinch.

Rozważ potrzebę zwiększenia przestrzeni

Jeszcze coś do przemyślenia: ile miejsca potrzebujesz na przechowywanie planowanego wzrostu zapasów? Ponadto, ile miejsca potrzebujesz, aby pomieścić personel, sprzęt, pudła i zapasy?

Zwiększone zapotrzebowanie na przestrzeń można często zaspokoić, uważnie przyglądając się swojej obecnej okolicy. Jeśli po prostu nie ma miejsca, aby poradzić sobie z wyższymi poziomami zapasów świątecznych, może być konieczne znalezienie dodatkowej powierzchni do wynajęcia lub – jeśli jest to wykonalne – tymczasowych rozwiązań, takich jak przenośne magazyny.

Zapewnienie miejsca na wszystkie zasoby reklamowe jest tak samo ważne, jak zdolność witryny do obsługi ruchu świątecznego. Przy wzroście zamówień przychodzących łatwo przeoczyć ten szczegół.

Przestrzeń nie jest jedyną kwestią, jeśli chodzi o zapasy. Ostatnią rzeczą, z którą chciałbyś mieć do czynienia w najbardziej ruchliwym i najważniejszym okresie w roku, jest niedokładna inwentaryzacja. Rozwiązanie do zarządzania zapasami pomaga zachować dokładność, usuwając ręczne elementy z zapasów, łącząc sklep i rynki w jednym miejscu. Możesz również rozważyć dodanie „zapasów bezpieczeństwa” i alertów o niskim stanie zapasów, aby upewnić się, że nie zabraknie Ci przypadkowo produktu w pośpiechu.

Weź pod uwagę swój sprzęt, ludzi i przepływ pracy

Te ostatnie trzy rzeczy są ze sobą powiązane. Zapytaj siebie:

1. Czy Twój sprzęt jest odpowiedni do obsługi zwiększonej przepustowości niezbędnej do zaspokojenia wakacyjnego zapotrzebowania?
2. Czy możesz dostosować proces lub układ swojego obszaru, aby zwiększyć wydajność?
3. Jak zatrudnienie większej liczby osób wpływa na sprzęt i przepływ pracy?
4. Czy potrzebujesz więcej sprzętu, takiego jak wagi lub drukarki, aby wszystko było w ruchu?

Najczęściej potrzebnym elementem wyposażenia jest dodatkowa waga do ważenia dodatkowych opakowań. Jeśli przewidujesz, że będziesz potrzebować większej liczby osób, zdecydowanie nadszedł czas, aby określić, w jaki sposób wpasują się w przepływ pracy, i upewnij się, że masz czas na ich zatrudnienie i przeszkolenie.

Podsumowanie świątecznych przygotowań do wysyłki

Nasza ostatnia rada: upewnij się, że Twoje rozwiązanie dotyczące wysyłki i inwentaryzacji sprosta zadaniu. Czy możesz skorzystać na korzystaniu z zaawansowanych funkcji, takich jak reguły wysyłki, analiza predykcyjna i automatyzacja? Jeśli obawiasz się, że Twoje rozwiązanie wysyłkowe może wspierać Twoje operacje, teraz może być odpowiednia pora na zbadanie innych rozwiązań.

Święta to stresujący czas. Przygotowując się na zagubione lub uszkodzone przesyłki, opóźnienia pogodowe, zwroty i logistykę operacyjną, możesz uniknąć świątecznych bólów głowy, które znosi wiele firm. Sfinalizuj teraz wszelkie zmiany w swoim przepływie pracy, aby mieć radosny sezon.

Masz pytania dotyczące radzenia sobie z wyzwaniami związanymi z wysyłką w tym sezonie? Zostaw komentarz, a chętnie pomożemy.

Ten post został dostarczony przez Roba z ShippingEasy. ShippingEasy to najłatwiejsza na rynku platforma do wysyłki, zarządzania zapasami i marketingu klientów oparta na chmurze. Oszczędzaj pieniądze dzięki obniżonym cenom wysyłki, łatwo drukuj etykiety, przetwarzaj zamówienia i nie tylko. Posłuchajmy, co Rob ma do powiedzenia na temat łatwiejszej wysyłki w tym okresie świątecznym.