Kompletny przewodnik po hotelowaniu przestrzeni biurowej

Podczas gdy wielu z nas od lat pracuje w domu lub zna już hybrydowe aranżacje biur (przyjdź, idź, zostań, wyjdź, usiądź, stój…), pojęcie nietradycyjnych miejsc pracy naprawdę nabrało tempa podczas pandemii. I nawet teraz, gdy wiele firm wraca do normalności – lub do nowej normy – wyciągnięto z tego lekcję, która się utrzymuje: alternatywne miejsca pracy przynoszą korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Oczywiście są też wady. Przeanalizujmy to wszystko, koncentrując się na hotelowych powierzchniach biurowych.

Co to jest hybrydowe miejsce pracy?

Obraz za pośrednictwem GoodStudio / shutterstock.com

Biuro hybrydowe to takie, w którym występuje mieszanka pracowników biurowych i pracowników zdalnych. Ci pracownicy w biurze i pracownicy zdalni również mogą się zmienić, co oznacza, że ​​pracownicy biurowi mogą decydować się na pracę z domu lub w drodze w niektóre dni i vice versa. Ponadto nawet tam, gdzie pracownicy w biurze pracują, mogą się zmieniać z dnia na dzień w zależności od dostępności biurka i potrzeb pracownika (np. prywatne biuro do organizowania spotkań lub sala posiedzeń do pracy nad projektem zespołowym). Aby sklasyfikować i stworzyć procesy odpowiadające tym zmieniającym się potrzebom, pojawiły się dwa style hybrydowych miejsc pracy: hot desking i desk hoteling. Oba są alternatywą dla przydzielonego biurka, przy którym siedzisz na co dzień.

Hybrydowe miejsca pracy

• Bardziej efektywne wykorzystanie nieruchomości sprawia, że ​​hybrydowe miejsca pracy są opłacalne.
• Biurka nie są spersonalizowane, dzięki czemu są uporządkowane i minimalistyczne, co zapewnia przyjemną prezentację.
• Pracownicy pracujący w domu mogą przyjść za kilka dni i skorzystać z dedykowanej przestrzeni roboczej.

Wady hybrydowego miejsca pracy

• Pracownicy nie mogą personalizować swojej przestrzeni lub zawsze mieć ustawione biurko dokładnie tak, jak im się podoba.
• Tak wiele osób korzystających z tego samego biurka może prowadzić do wymiany zarazków.
• Pracownicy nie zawsze będą mogli siedzieć w pobliżu kolegów, z którymi muszą rozmawiać w celach zawodowych.

Tryb pracy "gorące biurka

Źródło: ClassicVector przez Shutterstock

W miejscu pracy z hot deską pracownik przychodzi do pracy i siada tam, gdzie jest dostępne biurko. Jeśli dostępnych jest kilka stanowisk, pracownik może wybrać, z którego chce korzystać, o ile nie jest on zarezerwowany. Zwykle pracownik korzysta z oprogramowania po przybyciu do biura, aby sprawdzić, które biurka są wolne i odebrać jedno. Następnie mogą sprawdzić, kiedy skończą, aby inni pracownicy zobaczyli, że obszar roboczy jest ponownie dostępny.

Hot desking sprawdza się w dwóch rodzajach biur. Jeśli masz małe biuro z ograniczoną liczbą pracowników, wybór biurka przez wszystkich przy wejściu nie będzie zbyt drażniący. Jest to również rozsądny system, jeśli większość twoich pracowników nie przebywa w biurze przez większość dni i przychodzi tylko w rzadkie dni, kiedy nie są w terenie. W takim przypadku prawdopodobnie nie przyzwyczaili się do żadnego jednego biurka i potrzebują tylko absolutnego minimum do obsługi administratora na cały dzień.

Plusy i minusy Hot Desking

Plusy

• Pracownicy siedzą w pobliżu ludzi, z którymi zwykle nie mają kontaktu. Może to wzmocnić relacje zawodowe i zachęcić do współpracy.
• Kierownictwo nie musi się martwić, kto gdzie usiądzie, jeśli niespodziewanie pojawi się wielu pracowników (zakładając, że biurek wystarczy dla wszystkich).
• Pracownicy cenią sobie autonomię w wyborze miejsca, w którym siedzą na co dzień, bez konieczności wcześniejszego planowania.

Cons

• Niektórzy pracownicy mogą odczuwać niepokój, gdy nie wiedzą, gdzie będą siedzieć każdego dnia lub czy w ogóle będzie dostępne biurko.
• Wpływa to na wydajność, gdy nie ma wolnych biurek, a pracownik musi zdecydować, czy poczekać, czy wrócić do domu.
• Pracownicy mogą czuć, że gdyby byli ważni dla firmy, mieliby przynajmniej przestrzeń do pracy na co dzień.

Biurko hotelowe

Źródło: Iryna Alex za pośrednictwem Shutterstock

Desk hoteling to bardziej metodyczne podejście do biura hybrydowego. Pracownicy rezerwują swoje biurka lub stanowiska pracy z wyprzedzeniem. System jest podobny do rezerwacji pokoju hotelowego online. Jest jednak jeszcze bardziej zaawansowany. Możesz zobaczyć takie rzeczy, jak gdzie jest biurko, kto ma wokół niego zastrzeżenia i jakie udogodnienia zawiera.

Źródło: Wysłannik

Dzięki systemowi rezerwacji pracownicy mogą zobaczyć, które biurka są dostępne w dniach i godzinach, w których planują przebywać w biurze. Jeśli nie są zadowoleni z wyboru, mogą w te dni pracować z domu, a w inne dni, kiedy ich preferowane biurko jest bezpłatne. Podobnie jak w przypadku hot deskingu, gdy pracownik przychodzi do pracy, zamelduje się w swoim miejscu pracy i wymelduje się, gdy wyjdzie.

Biurko hotelowe jest idealne dla biur, które borykają się z wykorzystaniem przestrzeni. Gdy nie ma wystarczającej liczby biurek dla wszystkich pracowników, potrzebujesz sposobu na zarządzanie przestrzenią bez przerywania codziennego przepływu pracy. Jest to również przydatne w biurach, w których zmieniających się jest kilku zdalnych pracowników, ponieważ kierownictwo zawsze będzie wiedziało, gdzie są pracownicy i jak do nich dotrzeć.

Plusy i minusy biurka hotelowego

Plusy

• Pracownicy mogą zaprojektować swoje tygodnie pracy z wyprzedzeniem, co poprawia wydajność i zmniejsza wypalenie.
• Dokonaj rezerwacji na bloki całodniowe, półdniowe lub nawet godzinowe.
• Ten system działa na każdą skalę, niezależnie od tego, czy masz małe biuro z 10 biurkami, czy kilka pięter w swoim biurowcu – czy nawet kilka budynków.

Cons

• Organizacja biurka hotelowego może być zbyt dużym problemem dla małych biur, które nie mają do rozwiązania problemów z miejscem lub miejscami do siedzenia.
• Każdy będzie trenował, jak korzystać z oprogramowania do rezerwacji, a niektórzy pracownicy mogą mieć ciężką krzywą uczenia się.
• Ustalenia biurowe staną się mylące, jeśli oprogramowanie ma usterkę i nie będzie działać przez pewien czas.

Jak mają się do siebie Hot Desking, Desk Hoteling i tradycyjne miejsca pracy

W najczystszym sensie ani hot desking, ani hotelarstwo typu desk hoteling nie pozwalają pracownikowi na stałe zawłaszczenie krzesła, biurka lub miejsca pracy jako swojego. Jednak oba rodzaje miejsc pracy opierają się na oprogramowaniu do rezerwacji, aby utrzymać pracę biura w sensowny sposób, nawet gdy ludzie szukają otwartego biurka. Oprogramowanie to będzie czasami zawierało funkcje, które pozwalają pracodawcom lub pracownikom przydzielić określoną przestrzeń roboczą do określonych pracowników lub zarezerwować tę samą przestrzeń roboczą w sposób powtarzalny lub długoterminowy. W takich przypadkach niektóre elementy hot deskingu i desk hoteling są bardziej tradycyjne niż inne.

Należy również pamiętać, że żadna z tych konfiguracji hybrydowych nie jest taka sama jak rezerwacja sali konferencyjnej. Nawet najbardziej tradycyjne biura zazwyczaj posiadają system rezerwacji sal konferencyjnych. Jeśli zdecydujesz się korzystać z oprogramowania do rezerwacji w biurze hybrydowym, funkcje mogą obejmować rezerwację sal konferencyjnych (i rezerwacje w innych obszarach biura).

Jak stworzyć przestrzeń biurową w hotelu?

Hot desking jest o wiele bardziej ograniczony niż hotelarstwo na biurku, a niektóre konfiguracje powierzchni biurowych mogą zawierać trochę hot deskingu, gdy ma to sens. Dla naszych celów skupimy się na tym, jak zorganizować ustawienie hotelu przy biurku, ponieważ jest to opcja, którą wybierze większość pracodawców. Mając to na uwadze, oto 9 wskazówek, jak stworzyć hotelową przestrzeń biurową dla Twojej firmy:

1. Upewnij się, że to właściwa decyzja dla Twojego biura

Nie wskakuj na hybrydową modę biurową tylko dlatego, że jest modna. Rozważ następujące:

• Czy większość Twoich pracowników jest w biurze na co dzień? I czy są z tego zadowoleni? Jeśli bardzo niewielu pracowników będzie pracować zdalnie, to będzie więcej kłopotów, niż warto urządzić biuro hotelowe.
• Ilu Twoich pracowników obsługuje poufne informacje? Czy zawsze będą potrzebować bardziej prywatnego biurka, a jeśli tak, czy możesz przypisać im stałe miejsce lub zawsze zapewnić, że będą mogli je zarezerwować?
• Czy masz wystarczająco dużo miejsca, aby wyznaczyć ciche miejsca? Kiedy mylisz się, kto siedzi obok kogo, hałas może stać się problemem, zwłaszcza jeśli niektórzy pracownicy muszą spędzać dużo czasu na telefonie.
• Czy będziesz w stanie zapewnić sprzęt biurowy i sprzęt? Bez przydzielonych stanowisk roboczych potrzebujesz rozwiązania, dzięki któremu pracownicy będą mogli mieć to, czego potrzebują, bez konieczności codziennego przynoszenia tego do biura.

Aby było to opłacalne, Twoje biuro musi dobrze pasować do biurka hotelowego.

2. Przewiduj sceptycyzm podczas wyjaśniania wizji pracownikom

Pracownicy, którzy nigdy nie brali udziału w hotelarstwie biurkowym, ani nawet o nim nie słyszeli, będą sceptycznie podchodzić do Twoich planów. Mogą czuć się zdenerwowani rezygnacją z ukochanego biurka, zwłaszcza jeśli pracują tam od lat. Niektórzy mogą obawiać się o czystość, prywatność lub o to, jak wpłynie to na społeczny aspekt pracy. Po prostu wiedząc, że nadchodzą wątpliwości, możesz mieć gotowe odpowiedzi i rozwiązania.

Mądrym podejściem jest wyjaśnienie swojej wizji pracownikom, zamiast po prostu mówić im, że rzeczy się zmieniają i muszą to zaakceptować. Kiedy określasz zmiany jako sposób na osiągnięcie celów firmy i poprawę doświadczenia swoich pracowników, jest bardziej prawdopodobne, że się do tego dostosują. Docenianie pracowników i angażowanie ich wzbudza lojalność.

3. Oceń przestrzeń, z którą pracujesz

Tak wiele z tego sprowadza się do nieruchomości. Rozważ następujące:

• Czy masz/chcesz wystarczająco dużo miejsca dla wszystkich, jeśli każdy pracownik przyszedł tego samego dnia?
• Czy starasz się zachęcić pewien procent pracowników do pracy z domu, aby ograniczyć ilość potrzebnych nieruchomości?
• Czy chcesz zachować dystans między biurkami?
• Czy niektóre biurka powinny być bardzo blisko do celów współpracy?

Ogólnie zadaj sobie pytanie, na co masz wystarczająco dużo miejsca i co chcesz z tą przestrzenią zrobić.

4. Twórz strefy dla różnych rodzajów pracy

Tworzenie stref do różnych rodzajów pracy jest kluczem do tego, aby przestrzeń biurowa w hotelu była korzystna dla wszystkich. Niektóre obszary mogą być przeznaczone do głośniejszej pracy, na przykład dla zespołów, które muszą dużo rozmawiać podczas współpracy lub sprzedawców, którzy spędzają większość dnia na telefonie. Wtedy mogą istnieć strefy ciszy dla pracowników, którzy potrzebują ciszy, aby się skoncentrować. Możesz także ograniczyć dostęp do niektórych przestrzeni – na przykład stażyści nigdy nie mogą siedzieć w pobliżu zespołów kreatywnych lub marketingowych wysokiego szczebla, aby zachować prywatność strategii.

5. Włóż wysiłek w ustawienie atrakcyjnych biurek

Teraz, gdy pracownicy nie będą otaczać ich ulubionymi przedmiotami, musisz jakoś uatrakcyjnić to wolne miejsce na biurku. Dodawanie grafiki, roślin i elementów interaktywnych – takich jak mini ogrody zen – jest przyjemne, ale nie przytłaczające ani nie rozpraszające. Upewnij się również, że wszyscy wiedzą, że muszą całkowicie opuścić dom, kiedy wychodzą na cały dzień – nie zostawiaj rzeczy osobistych ani niedokończonej pracy.

Co najważniejsze, utrzymuj biurka w czystości. Jeśli nie możesz zatrudnić ekipy sprzątającej do dezynfekcji biurek między użytkownikami, zapewnij pracownikom środki czystości i stwórz listę kontrolną, którą należy wykonać, gdy skończą swoją zmianę.

6. Wybierz oprogramowanie, które standaryzuje proces

Źródło: OfficeSpace

Aby usprawnić proces hotelowania przestrzeni biurowej, oprogramowanie do zarządzania miejscem pracy może pomóc w organizacji. Kupując najlepsze oprogramowanie do powierzchni biurowej w hotelach, upewnij się, że obejmuje ono podstawy w nieskomplikowany sposób:

• Pracownik sprawdza dostępność na określony dzień i przedział czasowy, a następnie rezerwuje biurko.
• Szczegóły rezerwacji przesyłane są pracownikowi drogą mailową, potwierdzającą rezerwację.
• System natychmiast aktualizuje się, aby odzwierciedlić nowe informacje, zapewniając, że inni przypadkowo nie dokonają podwójnej rezerwacji.
• Przypomnienie jest wysyłane do pracownika e-mailem przed jego wizytą.
• Kiedy pracownik przyjeżdża do biura o zaplanowanej godzinie, odprawia się i znajduje swoje zarezerwowane biurko.
• Pod koniec zmiany pracownik się wymeldowuje.

Oprócz tych podstaw oprogramowanie, z którego korzystasz, może obsłużyć inne potrzeby. Co prowadzi nas do następnego punktu…

7. Pomyśl o konkretnych funkcjach, których potrzebujesz

Każde biuro ma swój własny zestaw unikalnych potrzeb. Rozważ swoje, a następnie znajdź odpowiednie oprogramowanie. Na przykład:

• Rezerwacja dodatkowych stanowisk pracy, takich jak stojące biurka, strefy wypoczynkowe lub duże stoły dla zespołów.
• Rezerwacja dla miejsc niestanowiących pracy, takich jak parking, windy serwisowe i sprzęt.
• Integracje kalendarza z usługami takimi jak Google czy Outlook.
• Okresy karencji i automatyczne anulowanie w przypadku nieodebranych rezerwacji.
• Integracja z systemem HVAC w celu dostosowania temperatury w zależności od tego, czy przestrzeń jest używana.
• Reguły zarządzania dostępem do określonych obszarów roboczych.
• Czujniki na biurkach, które aktualizują oprogramowanie o stany w użyciu/dostępności w czasie rzeczywistym.
• Odprawy dla gości, aby mieć oko na każdego, kto jest w biurze.

Nawet jeśli wybrane oprogramowanie nie ma funkcji, których potrzebujesz po wyjęciu z pudełka, zapytaj, czy możesz je dostosować do swoich potrzeb.

8. Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną

Dobrym pomysłem jest wyznaczenie jednej osoby odpowiedzialnej – możesz nawet zatrudnić kogoś do obsadzenia tego nowego stanowiska. Twoi pracownicy z pewnością będą mieć pytania, a Ty również będziesz chciał mieć oko na to, co dzieje się w Twoim biurze. Osoba na tym stanowisku powinna rozumieć powody, dla których wybrałeś hotelarstwo przy biurku, a także powinna posiadać specjalistyczną wiedzę na temat oprogramowania. Ponadto powinni mieć zapamiętany układ biura, aby mogli kierować ludzi do swoich biurek lub znaleźć pracownika, gdy zajdzie taka potrzeba.

9. Ucz się na podstawie procesu

Potrzeba trochę prób i błędów, zanim twoja powierzchnia biurowa w hotelu zacznie gładko pracować. Hotelowanie przy biurku będzie miało duży wpływ na Twoich pracowników, dlatego ważne jest, aby być otwartym na ich opinie. Słuchając, w jaki sposób zmiany wpływają na nich zarówno pozytywnie, jak i negatywnie, dowiesz się, gdzie należy ulepszyć system.

Zagłęb się również w dane, które gromadzi oprogramowanie. Będziesz mógł zobaczyć trendy użytkowania, aby określić, jak dobrze działa hotelarstwo biurkowe i jak jest wykorzystywane. Będziesz także w stanie przewidzieć przyszłe potrzeby i przygotować się na czasy, kiedy biuro będzie bardziej puste lub bardziej zajęte niż zwykle.

Zawijanie

Desk hoteling to ciekawy sposób na prowadzenie biura. W zależności od kultury Twojej firmy, potrzeb Twoich pracowników i ilości miejsca do pracy, może to być idealny wybór dla Twojej firmy. Lub może powodować więcej bólów głowy niż leczyć. Jeśli uważasz, że hotelowanie przy biurku może być dla Ciebie odpowiednie, rozważ jego powolne wdrażanie, wydzielenie części biura na eksperyment i poproszenie pracowników o opinie.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak hotelowanie przy biurku, zapoznaj się z naszym postem na temat tego, jak hotelarstwo przy biurku może poprawić Twoje biuro.

Jeśli szukasz pomocy z oprogramowaniem, sprawdź te najlepsze systemy rezerwacji hoteli i rezerwacji

Czy w swojej firmie miałeś do czynienia z biurkiem hotelowym? Daj nam znać swoje przemyślenia w komentarzach!

Polecany obraz za pośrednictwem Ramcreative / shutterstock.com