Jak Legion Amerykański w Arizonie wykorzystuje WPForms do usprawnienia operacji

Organizacje non-profit często borykają się z codziennymi zadaniami, które zabierają czas od ich głównych celów. Zarządzanie członkami, organizowanie wydarzeń i obsługa dokumentów może być prawdziwym wyzwaniem. Kwestie te mogą zająć czas i zasoby, które pozwolą im osiągnąć podstawowe cele, jakimi są służenie społecznościom i wprowadzanie pozytywnych zmian.

W tej Historii klienta przyglądamy się, jak American Legion Arizona, grupa wsparcia dla weteranów, rozwiązała te problemy. Wykorzystali WPForms, aby uczynić swoją pracę łatwiejszą i bardziej efektywną.

Pokażemy Ci, jak ten mały, sześcioosobowy zespół zaoszczędził godziny pracy tygodniowo, skuteczniej nawiązał kontakt ze swoimi członkami i ułatwił im zapisywanie się na wydarzenia i dzielenie się wiadomościami.

Ich historia pokazuje, jak organizacje non-profit mogą wykorzystywać formularze internetowe do pokonywania typowych przeszkód. Pracując mądrzej, mogą bardziej skoncentrować się na tym, co naprawdę ważne – pomaganiu osobom, które wspierają.

Profil klienta

American Legion Arizona jest stanowym oddziałem organizacji National American Legion, której celem jest wspieranie weteranów, członków czynnej służby i ich rodzin. Stanowią platformę dla ponad 120 stanowisk w Arizonie, umożliwiającą wymianę informacji i współpracę, wspierając społeczność z ponad 100-letnią historią usług.

Wyzwanie

Kiedy Legion Amerykański w Arizonie zaczął aktualizować swoją witrynę internetową, odkrył kilka problemów w działaniu:

1. Uzyskiwanie opinii użytkowników: ich stary sposób proszenia członków o opinie nie działał dobrze. Niewiele osób odpowiedziało. Potrzebowali łatwiejszego sposobu, aby dowiedzieć się, co członkowie myślą o ich usługach i programach.
2. Pomaganie członkom: Odpowiadanie na pytania i pomaganie członkom zajmowało zbyt dużo czasu. Zespół miał problemy z szybką reakcją, co powodowało pogorszenie komfortu użytkowania.
3. Organizowanie wydarzeń: Organizacja co roku organizuje wiele wydarzeń, takich jak spotkania i zbiórki pieniędzy. Ich stary sposób zapisywania ludzi na te wydarzenia był powolny, często zawierał błędy, a zarządzanie nim zajmowało dużo czasu pracownikom.
4. Rejestracja nowych członków: Proces dołączania nowych członków i płacenia za członkostwo był czasochłonny i trudny dla obu stron.
5. Zbieranie informacji: uzyskiwanie różnego rodzaju informacji, takich jak raporty z lokalnych postów i artykuły do ​​biuletynu, było chaotyczne i powolne.

Organizacja wiedziała, że ​​musi rozwiązać te problemy, aby lepiej pracować i bardziej pomagać weteranom. Chcieli znaleźć narzędzie do tworzenia formularzy, które mogłoby:

1. Dobrze współpracuj z ich witryną WordPress i innymi narzędziami, których używają
2. Twórz wiele różnych formularzy , od prostych ankiet po złożone zapisy na wydarzenia
3. Obsługuj płatności za członkostwo i opłaty za wydarzenia
4. Korzystaj z inteligentnych funkcji, takich jak logika warunkowa, aby tworzyć formularze zmieniające się w zależności od odpowiedzi
5. Bądź wystarczająco łatwy w użyciu dla małego zespołu, bez konieczności bycia ekspertem technicznym

Ich głównym celem było przyspieszenie i ułatwienie pracy, aby zespół mógł poświęcić więcej czasu na to, co naprawdę ważne – pomoc weteranom i ich rodzinom.

Jak WPForms dostarczyło rozwiązania

Legion Amerykański w Arizonie zwrócił się do WPForms, aby stawić czoła swoim wyzwaniom.

Po odkryciu wtyczki poprzez wyszukiwanie wtyczek do tworzenia formularzy w WordPressie byli pod wrażeniem jej możliwości i łatwości obsługi, szczególnie w przypadku pobierania płatności.

Dzięki WPForms utworzyli ponad 50 formularzy do różnych celów, w tym:

• Rejestracja członkostwa z płatnością: Uproszczono proces dołączania nowych członków i płacenia online.
• Rejestracja na konferencję z płatnością: Usprawniona rejestracja wydarzeń i pobieranie płatności, oszczędzająca czas zarówno członków, jak i personelu.
• Sprawozdania roczne: Poczty mogą teraz przesyłać swoje roczne raporty online, co znacznie ułatwia zbieranie i organizowanie danych.
• Przesyłanie wydarzeń: Członkowie mogą teraz przesyłać szczegóły swoich wydarzeń, dzięki czemu można je łatwo dodać do kalendarza i aktualizować go bez wykonywania dużej dodatkowej pracy dla personelu.
• Przesyłanie artykułów do biuletynu: umożliwia członkom przesyłanie artykułów do biuletynu, dzięki czemu gromadzenie treści i zarządzanie nimi jest szybsze i łatwiejsze
• Rejestracja do programu: Uczniowie mogą zapisywać się do różnych programów online, co pomaga usprawnić rejestracje w różnych inicjatywach, takich jak Boys State i zarządzać nimi.
• Raportowanie funkcjonariuszy: w postach można łatwo przesyłać dane funkcjonariuszy i aktualizacje online. Ta automatyzacja zapewnia, że ​​informacje o przywództwie pozostają dokładne i aktualne, pomagając w skutecznej komunikacji i koordynacji w organizacji.
• Formularze zamówień produktów: Członkowie mogą zamawiać i płacić za spersonalizowane markowe towary, takie jak koszulki polo, aby pokazać swoje przynależność i wsparcie dla programu.

Używając WPForms do wszystkich tych zadań, Legion Amerykański w Arizonie był w stanie rozwiązać wiele ze swoich pierwotnych problemów. Mogli teraz znacznie wydajniej zbierać opinie, zarządzać rejestracjami i zbierać informacje.

WPForms było wystarczająco elastyczne, aby obsłużyć tak szeroki zakres różnych zadań, a formularze były łatwe do utworzenia dla ich małego zespołu, nawet przy ograniczonym doświadczeniu technicznym.

Członkowie uznali, że formularze są łatwe w użyciu, co zwiększyło uczestnictwo, a WPForms dobrze integruje się z ich istniejącą witryną, co oznacza, że ​​nie było potrzeby przechodzenia na nową platformę ani uczenia się nowych systemów.

Ulubione funkcje i dodatki WPForms

Legion Amerykański w Arizonie uznał kilka funkcji WPForms za szczególnie przydatne. Oto bliższe spojrzenie na ich ulubieńców:

Obliczenia: ta funkcja umożliwiła im automatyczne sumowanie kosztów wydarzeń lub członkostwa. Na przykład, jeśli ktoś zarejestrował się na wiele wydarzeń lub dodał dodatkowe elementy do swojej rejestracji, formularz automatycznie obliczy całkowity koszt.

Integracja z Stripe: Ułatwiło to bezpieczne odbieranie płatności online. Członkowie mogą płacić za składki lub rejestrację na wydarzenia bezpośrednio w formularzu, bez konieczności odsyłania na inną stronę internetową.

Podpisy cyfrowe: w przypadku formularzy wymagających podpisu, np. zrzeczeń dotyczących wydarzeń, ta funkcja umożliwiała użytkownikom złożenie cyfrowego podpisu bezpośrednio na formularzu. Pozwoliło to zaoszczędzić czas i papier w porównaniu z drukowaniem i skanowaniem podpisanych dokumentów.

Pola powtarzalne: ta funkcja umożliwia użytkownikom zarejestrowanie wielu osób w jednym przesłaniu formularza. Na przykład, jeśli ktoś chciał zarejestrować grupę na konferencję, mógł dodać dowolną liczbę uczestników bez konieczności wypełniania osobnych formularzy dla każdej osoby, oszczędzając czas zarówno rejestrującym, jak i personelowi przetwarzającemu rejestracje.

Logika warunkowa: Ta funkcja sprawia, że ​​formularze są mądrzejsze i bardziej przyjazne dla użytkownika. Formularze mogą się dynamicznie zmieniać w zależności od tego, co wprowadził użytkownik. Na przykład, jeśli użytkownik wskaże, że potrzebuje specjalnego zakwaterowania na wydarzenie, formularz wyświetli pytania dotyczące tego, jakiego rodzaju zakwaterowania potrzebuje. Dzięki temu formularze są krótsze i mniej mylące dla użytkowników, ponieważ widzą tylko pytania, które ich dotyczą. Pomaga także w zbieraniu bardziej szczegółowych informacji, gdy są potrzebne, bez zaśmiecania formularza dla wszystkich.

Wyniki

Wdrożenie WPForms przyniosło znaczące ulepszenia w Legionie Amerykańskim w Arizonie:

Oszczędność czasu

Automatyzacja procesów, które wcześniej odbywały się ręcznie, takich jak rejestracja członków, rejestracja na wydarzenia i przesyłanie raportów, pozwoliła zespołowi zaoszczędzić niezliczoną ilość godzin tygodniowo.

Pracownicy, którzy kiedyś spędzali znaczną część dnia na zadaniach administracyjnych, mają teraz swobodę przeznaczania większej ilości energii na podstawowe inicjatywy, takie jak pomoc dla weteranów i programy wsparcia społeczności.

Zwiększona wydajność

Przejście na formularze online usprawniło wszystkie operacje. Wyeliminowanie formularzy papierowych drastycznie zmniejszyło potrzebę drukowania, wysyłki i ręcznego wprowadzania danych.

Lepsze wrażenia użytkownika

Członkowie mogą teraz cieszyć się płynną i przyjazną dla użytkownika interakcją z organizacją.

Intuicyjne formularze ułatwiają rejestrację na wydarzenia, przesyłanie artykułów do newslettera, dokonywanie płatności i przekazywanie cennych informacji zwrotnych.

To ulepszone doświadczenie sprzyja większemu zaangażowaniu i uczestnictwu społeczności weteranów, wzmacniając więź organizacji z jej członkami.

Chwila sukcesu

Szczególnym sukcesem był program Boys State, inicjatywa Legionu Amerykańskiego, która rozpoczęła się w latach trzydziestych XX wieku.

W przeszłości zarządzanie rejestracjami i zbieranie niezbędnych informacji na potrzeby tego programu było uciążliwym procesem obejmującym formularze papierowe i ręczne wprowadzanie danych.

Jednak wraz z wdrożeniem WPForms cały proces uległ transformacji. Tylko w zeszłym roku ponad 150 uczestników bezproblemowo zarejestrowało się online, podając nie tylko podstawowe dane rejestracyjne, ale także najważniejsze dane medyczne i informacje dotyczące płatności – a wszystko to bez ani jednego błędu.

Na tym wzrost wydajności się nie skończył. WPForms umożliwiło także wprowadzenie w programie nowych formularzy dla uczestników z list oczekujących i doradców zawodowych w szkołach średnich, którzy poszukują dalszych informacji.

Formularze te, płynnie zintegrowane z systemami poczty elektronicznej organizacji, zapewniły szybką komunikację i usprawnioną obsługę wszystkim zaangażowanym osobom.

Sukces programu Boys State jest przykładem tego, jak WPForms może umożliwić organizacjom modernizację nawet najbardziej ugruntowanych inicjatyw, poprawiając wydajność, poprawiając doświadczenie użytkownika i ostatecznie umożliwiając im skupienie się na tym, co naprawdę ważne.

Wskazówki dla użytkowników WPForms

„Wykorzystaj w pełni bazę wiedzy WPForms. Zawiera mnóstwo informacji, które pomogą Ci rozwiązać większość problemów bez konieczności kontaktowania się z pomocą techniczną. I nie wahaj się poznać różnych dostępnych dodatków – mogą one znacznie rozszerzyć funkcjonalność Twoich formularzy.

-Frank Hirrill, webmaster w American Legion w Arizonie

Patrząc w przyszłość

Legion Amerykański w Arizonie odkrył, że tworzenie formularzy i zarządzanie nimi może być niezwykle proste i wydajne dzięki WPForms. Łatwość obsługi i zaawansowane funkcje, takie jak logika warunkowa, pobieranie płatności i rozbudowane integracje były nieocenione.

Zespół może teraz szybko tworzyć wiele formularzy, zapewniając bezpieczeństwo danych użytkowników i usprawnienie procesów.

WPForms znacznie usprawniło swoje działania i bada dodatkowe dodatki i integracje, aby usprawnić procesy i wspierać rozwój.

Wpływ ich sukcesu wykracza poza Arizonę. Centrala Krajowa odnotowała ich osiągnięcia, dostrzegając potencjał formularzy internetowych w usprawnianiu operacji w całej organizacji. Zespół koncentruje się nie tylko na własnym rozwoju, ale także na dzieleniu się swoją wiedzą i doświadczeniem, aby umożliwić innym oddziałom stanowym przyjęcie podobnych rozwiązań cyfrowych.

Kluczowe dania na wynos

Sukces American Legion Arizona dzięki WPForms oferuje cenne lekcje zarówno organizacjom non-profit, jak i firmom:

• Automatyzuj i usprawniaj: Identyfikuj ręczne, czasochłonne zadania, które można zautomatyzować za pomocą dobrze zaprojektowanych formularzy online. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na kluczowych celach swojej misji i zyskać cenny czas.
• Popraw doświadczenie użytkownika: wdrażaj przyjazne dla użytkownika formularze, aby uprościć procesy, takie jak rejestracja na wydarzenia, zbieranie opinii i przesyłanie informacji. Poprawia to zaangażowanie i satysfakcję wśród członków i sympatyków.
• Optymalizuj gromadzenie danych i zarządzanie nimi: Wykorzystaj formularze online do wydajnego gromadzenia i organizowania danych, eliminując potrzebę stosowania formularzy papierowych i ręcznego wprowadzania danych. Oszczędza to czas i zmniejsza liczbę błędów.
• Wykorzystaj integracje: wybierz rozwiązanie do tworzenia formularzy, które bezproblemowo integruje się z istniejącymi narzędziami i systemami, takimi jak platformy marketingu e-mailowego i bramki płatnicze, aby usprawnić przepływ pracy i zmaksymalizować wydajność.

Wdrażając te strategie, organizacje mogą zoptymalizować swoje działania, poprawić doświadczenia użytkowników i osiągnąć większy sukces w wypełnianiu swojej misji.

Utwórz teraz formularz WordPress

Następnie dowiedz się więcej o tym, jak organizacje non-profit mogą korzystać z WPForms

Jeśli pracujesz dla organizacji non-profit i czujesz inspirację tym, jak WPForms zmieniło działalność Legionu Amerykańskiego w Arizonie, mamy o wiele więcej zasobów, które mogą Cię zainteresować.

Zacznij od zapoznania się z naszym przewodnikiem po tym, jak organizacje non-profit mogą używać WPForms do rozwijania swojej witryny internetowej. Możesz być także zainteresowany tym, jak możesz promować swoją sprawę podczas Giving Tuesday.

Gotowy do zbudowania formularza? Zacznij już dziś od najłatwiejszej wtyczki do tworzenia formularzy WordPress. WPForms Pro zawiera wiele bezpłatnych szablonów i oferuje 14-dniową gwarancję zwrotu pieniędzy.

Jeśli ten artykuł Ci pomógł, śledź nas na Facebooku i Twitterze, aby uzyskać więcej bezpłatnych samouczków i przewodników WordPress.