Jak zautomatyzować procesy biznesowe w celu uzyskania maksymalnej wydajności

Współczesny rynek jest bardzo zatłoczony, a wyprzedzenie konkurencji często oznacza usprawnienie operacji biznesowych. Ręczne i powtarzalne zadania często zmniejszają produktywność i zwiększają koszty — dlatego rozwiązania w zakresie automatyzacji dla przedsiębiorstw są darem niebios dla wielu firm.

Jednak przy tak dużej liczbie rozwiązań dostępnych na rynku, od czego zacząć i jak najlepiej wykorzystać inwestycje w transformację cyfrową? W tym artykule omówiono podstawy automatyzacji procesów biznesowych i przedstawiono sposoby wykorzystania tego potężnego narzędzia.

Identyfikacja możliwości automatyzacji

Zanim zaczniesz korzystać z technologii automatyzacji biznesu, ważne jest, aby cofnąć się o krok i ocenić swoje obecne procesy. Chociaż prawie wszystkie ręczne procesy można zautomatyzować, nie każde zadanie jest na to gotowe. Próba wepchnięcia go tam, gdzie nie pasuje, może spowodować więcej problemów niż rozwiązań.

• Analizuj swoje procesy biznesowe: przeprowadź analizę procesów biznesowych i przeanalizuj swoje codzienne operacje. Które zadania są powtarzalne i czasochłonne? Gdzie widzisz wąskie gardła lub częste błędy? Na przykład wprowadzanie danych, przetwarzanie faktur, zarządzanie zapasami i zapytania dotyczące obsługi klienta to typowe obszary, w których automatyzacja może wywrzeć znaczący wpływ.
• Zaangażuj członków swojego zespołu: Twoi pracownicy są na pierwszej linii frontu i mają cenne informacje na temat tego, które zadania wykonywane ręcznie pochłaniają ich czas i energię. Pomogą Ci zidentyfikować najlepsze możliwości i zyskać poparcie osób, które będą korzystać z nowego systemu.

Należy pamiętać, że celem nie jest tylko ograniczenie błędów ludzkich i oszczędność czasu. Pozwala także uwolnić czas i energię Twojego zespołu na bardziej wartościowe, kreatywne zadania, które wymagają ludzkiego dotyku.

Wybór odpowiednich narzędzi i technologii

Po określeniu potrzeb w zakresie automatyzacji zadań nadszedł czas na zapoznanie się z dostępnymi narzędziami i technologiami, które pozwolą Ci to osiągnąć. Dobra wiadomość jest taka, że ​​istnieje wiele opcji. Wyzwanie polega na znalezieniu odpowiedniego rozwiązania odpowiadającego konkretnym potrzebom i budżetowi.

• Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi, w skrócie BPM, to wszechstronna platforma automatyzacji procesów, która umożliwia organizacjom modelowanie, wdrażanie, wykonywanie, monitorowanie i ciągłe doskonalenie procesów biznesowych w całym przedsiębiorstwie, ułatwiając lepszą koordynację, wydajność i zdolności adaptacyjne w operacjach.
• Ewolucja BPM, zwanego oprogramowaniem do cyfrowej automatyzacji procesów (DPA), często obejmuje sztuczną inteligencję (AI), uczenie maszynowe (ML) i zaawansowaną analitykę w celu usprawnienia procesu decyzyjnego i obsługi klienta.
• Automatyzacja przepływu pracy koncentruje się na sekwencjonowaniu określonych zadań w celu usprawnienia i optymalizacji operacji biznesowych.
• Oprogramowanie BPA obsługuje kompleksowe procesy biznesowe. Przykłady automatyzacji procesów biznesowych obejmują powtarzalne zadania ręczne, takie jak media społecznościowe i marketing e-mailowy, generowanie potencjalnych klientów, wdrażanie nowych członków zespołu, obsługa klienta i tak dalej.
• Zrobotyzowane oprogramowanie do automatyzacji procesów lub oprogramowanie RPA wykorzystuje roboty programowe do naśladowania ludzkich działań w przypadku powtarzalnych zadań opartych na regułach.

Niedawne badanie Statista wykazało, że większość przedsiębiorstw przemysłowych wykorzystuje możliwości automatyzacji sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, analityki predykcyjnej, RPA, automatyzacji testów i przetwarzania języka naturalnego (NLP) w celu usprawnienia swoich procesów biznesowych.

Rozwiązania komercyjne a rozwiązania niestandardowe

Gotowe rozwiązania programowe mogą być doskonałym punktem wyjścia dla wielu małych i średnich firm. Często są one dostarczane z wbudowaną automatyzacją typowych procesów biznesowych i są stosunkowo łatwe do wdrożenia. Poszukaj opcji z funkcjami automatyzacji, które dobrze integrują się z istniejącymi systemami, aby zminimalizować zakłócenia i zmaksymalizować wydajność.

Jeśli masz bardziej złożone lub unikalne potrzeby, rozważ rozwiązania niestandardowe. Chociaż mogą one być droższe na początku, oferują elastyczność w zakresie precyzyjnego dostosowania automatyzacji do procesów biznesowych.

Oceniając różne narzędzia i technologie, pamiętaj, aby wziąć pod uwagę takie czynniki, jak skalowalność, łatwość użycia, przyszłe oszczędności i ciągłe wsparcie. Ostatnią rzeczą, której chcesz, jest inwestowanie w system, z którego Twój zespół ma trudności w obsłudze lub który nie może rozwijać się wraz z Twoją firmą.

Strategiczne wdrażanie automatyzacji

Po zidentyfikowaniu celów i wybraniu narzędzi automatyzacji nadszedł czas na wdrożenie nowych procesów. Przyjmij strategiczne podejście, aby zapewnić płynne przejście i maksymalne wdrożenie.

• Zacznij od małego i zwiększaj skalę. Wybierz pojedynczy proces lub dział, który będzie Twoim projektem pilotażowym — na przykład automatyzującym procesy marketingowe. Dzięki temu możesz rozwiązać wszelkie problemy i zademonstrować korzyści płynące z automatyzacji przed wdrożeniem jej w całej firmie. Daje to także Twojemu zespołowi czas na dostosowanie się do nowych sposobów pracy bez poczucia przytłoczenia.

• Szkolenie jest kluczowe. Oprócz upewnienia się, że Twoi pracownicy wiedzą, jak korzystać z nowego systemu, wyjaśnij, dlaczego jest on wdrażany. Kiedy ludzie zobaczą, jak automatyzacja może uczynić ich pracę łatwiejszą i bardziej satysfakcjonującą, chętniej zaakceptują zmianę.

• Pamiętaj o ustaleniu jasnych wskaźników sukcesu. Jak zmierzysz wpływ swoich wysiłków na rzecz automatyzacji? Może to obejmować śledzenie zaoszczędzonego czasu, zmniejszenie liczby błędów lub poprawę zadowolenia klientów. Posiadanie konkretnych danych pomoże Ci udoskonalić Twoje podejście i uzasadnić dalsze inwestycje w automatyzację.

Co ważniejsze, bądź przygotowany na pewne wyboje na drodze. Żadne większe zmiany nie obejdą się bez kilku czkawek. Zachowaj elastyczność i bądź gotowy na dostosowanie swojego podejścia w oparciu o opinie i spostrzeżenia oparte na danych.

Ciągłe doskonalenie i optymalizacja

Prace optymalizacyjne nigdy się nie kończą i zawsze jest miejsce na ulepszenia. Oto jak najlepiej wykorzystać zautomatyzowane systemy:

• Regularnie przeglądaj swoje procesy. Czy przynoszą oczekiwane korzyści? Czy pomagają osiągnąć Twoje cele biznesowe? Czy pojawiły się nowe wąskie gardła? Technologia stale się rozwija, więc to, co było nowatorskie rok temu, może teraz wymagać aktualizacji. Bądź na bieżąco z nowymi narzędziami i technikami automatyzacji, aby przenieść swoje wysiłki na wyższy poziom.

• Zachęcaj do ciągłego przekazywania informacji zwrotnych od swojego zespołu. Członkowie Twojej załogi często jako pierwsi dostrzegają możliwości ulepszeń. Twórz kanały umożliwiające im łatwe dzielenie się swoimi spostrzeżeniami i sugestiami.

• Nie bój się eksperymentować. Przeznacz zasoby na testowanie nowych pomysłów na automatyzację lub udoskonalanie istniejących procesów. Czasami niewielka zmiana może prowadzić do znacznego wzrostu wydajności.

Ostatecznie celem automatyzacji nie jest tylko szybsze wykonywanie zadań, ale robienie tego lepiej. Poszukaj sposobów wykorzystania danych generowanych przez zautomatyzowane systemy do uzyskania nowego wglądu w swoją firmę. Informacje te mogą pomóc w podejmowaniu decyzji i pomóc Ci wyprzedzić konkurencję.

Zainwestuj w automatyzację procesów biznesowych

Jeśli zostanie wykonana prawidłowo, automatyzacja procesów biznesowych może przynieść znaczące korzyści, których nie mogą zapewnić tradycyjne narzędzia. Jednak wdrożenie takiego rozwiązania wymaga starannego planowania, strategicznego wdrożenia i ciągłego dostrajania. Zwróć uwagę na te spostrzeżenia i odblokuj wyższy poziom produktywności i efektywności biznesowej.