Jak stworzyć zwycięską politykę prywatności dla witryny WordPress

Czy prywatność w Internecie istnieje i ma już jakiekolwiek znaczenie? W epoce, w której Twoje dane i informacje są gromadzone częściej niż kiedykolwiek wcześniej, często może się wydawać, że odpowiedź na to pytanie brzmi „nie”. W rzeczywistości odpowiedź brzmi: tak. Dla większości ludzi zapewnienie jakiejś formy ochrony ich prywatności jest ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej.

Ludzie zwykle uważają, że prywatność w Internecie jest najważniejsza, jeśli chodzi o sposób przeglądania stron internetowych i interakcji z nimi. Dostępnych jest ponad 1,5 miliarda witryn internetowych. Zdumiewające jest, że około 455 milionów z nich działa na platformie WordPress.

Zdjęcie pochodzi z searchlogistics.com

Ponieważ około jedna trzecia wszystkich stron internetowych to witryny oparte na WordPressie, oznacza to, że posiadanie dobrej polityki prywatności dla witryny opartej na WordPressie powinno stanowić ważną część planów każdego właściciela witryny.

Czym jest polityka prywatności? Od czego zacząć tworzenie polityki prywatności dla swojej witryny WordPress i co powinna ona zawierać? Jeśli planujesz założyć nową witrynę internetową i zdecydujesz się korzystać z WordPressa, posiadanie solidnej polityki prywatności będzie podstawą, na której możesz budować zaufanie i relacje.

Co to jest polityka prywatności?

Tworząc listę kontrolną witryny WordPress, możesz pomyśleć o swojej polityce prywatności jako oświadczeniu woli, które przekazuje potencjalnym klientom i użytkownikom witryny różne informacje związane z danymi.

Przede wszystkim informujesz ludzi o następujących czynnikach:

• W jaki sposób zamierzasz zbierać dane z ich interakcji z Twoją witryną i organizacją.
• Jakie dane będziesz zbierać.
• Jak będziesz przechowywać i chronić ich dane.
• Wszelkie obowiązujące przepisy i regulacje, których należy przestrzegać.
• Wszelkie okoliczności, w których możesz ujawnić lub udostępnić te informacje.

Rodzaje danych, które firma może gromadzić, mogą się różnić w zależności od organizacji, ale niektóre z najpopularniejszych typów danych osobowych obejmują:

• Nazwa
• Data urodzenia
• Dane kontaktowe, w tym adres fizyczny, adres e-mail, numer(y) telefonu i inne określone sposoby skontaktowania się z nimi.
• Poprzednia historia – łącznie z transakcjami – z Twoją firmą.

Inne dane mogą zostać zachowane w zależności od opcji oferowanych klientowi i rodzaju prowadzonej działalności. Może to obejmować:

• Informacje bankowe, które mogą obejmować dane karty kredytowej lub debetowej.
• Historia medyczna.
• Dane finansowe i status kredytowy.

Duży problem z politykami prywatności polega na tym, że wiele osób po prostu ich nie czyta i po prostu zaznacza pole, aby zaakceptować ich treść. Jeśli się nad tym zastanowić, ile razy właśnie zaznaczyłeś pole zawierające warunki korzystania z aplikacji lub coś podobnego?

Planując witrynę WordPress, musisz uwzględnić politykę prywatności i chcesz, aby ludzie przeczytali wszystkie zawarte w niej szczegóły.

Kolejną rzeczą, na którą warto zwrócić uwagę, jest to, że polityka prywatności często odzwierciedla konkretne przepisy i regulacje, które mogą mieć zastosowanie nie tylko tam, gdzie Twoja firma ma swoją siedzibę, ale także tam, gdzie prowadzi działalność. Na przykład, jeśli prowadzisz działalność handlową na terenie UE, musisz upewnić się, że przestrzegasz RODO.

Dlaczego potrzebujesz polityki prywatności dla swojej witryny WordPress?

Zdjęcie pochodzi z truelist.co

Niezależnie od tego, czy prowadzisz witrynę komercyjną, czy niekomercyjną, jeśli witryna gromadzi wszelkiego rodzaju dane osobowe osób odwiedzających Twoją witrynę, potrzebujesz polityki prywatności. Możesz myśleć, że nie zbierasz danych, ale każda witryna internetowa zbiera dane w takiej czy innej formie. Ergo, zdecydowanie potrzebujesz jakiegoś rodzaju polityki prywatności.

Ponieważ ludzie są teraz świadomi, jak inwazyjne może być gromadzenie danych (choć nie zawsze tak jest), niektórzy po prostu nie chcą, aby te dane były gromadzone, przechowywane lub wykorzystywane. Zapewniając jasną i zrozumiałą politykę prywatności, umożliwiasz osobom odwiedzającym Twoją witrynę podjęcie świadomej decyzji dotyczącej gromadzenia danych.

Chociaż istnieją standardowe klauzule, które warto uwzględnić w każdej polityce prywatności, mogą również istnieć jej aspekty regulowane przez szczególne czynniki.

Mogą one obejmować takie kwestie, jak sektor, w którym działasz, główna lokalizacja Twojej firmy i jurysdykcje, w których prowadzisz działalność. Na przykład, jeśli Twoja witryna internetowa oferowała klientom system telefoniczny w chmurze, być może będziesz musiał przyjrzeć się przepisom telekomunikacyjnym, a także innym typowym czynnikom.

Inną rzeczą do rozważenia – jeśli prowadzisz witrynę e-commerce – są wymagania, jakich mogą wymagać aplikacje innych firm.

Jeśli chcesz używać niezwykle przydatnej aplikacji innej firmy, takiej jak Google Analytics, do śledzenia wskaźników, wymaga ona, aby każdy użytkownik miał jasno określoną politykę prywatności. Musisz zatem rozważyć wszystkie wymagania pod każdym kątem, które mogą mieć wpływ na ostateczną politykę prywatności.

Jak możesz zbierać dane?

Jedną z ważnych rzeczy, o których należy poinformować klientów, są różne sposoby, w jakie Twoja organizacja może gromadzić ich dane i dane osobowe.

Uświadomienie im tych różnych sposobów pozwala im dokonać bardziej świadomego wyboru w zakresie sposobu interakcji z Tobą i tego, jakie informacje chcą ujawnić. Metody te mogą obejmować:

• Zapisanie się na listę e-mailową lub newsletterową oraz podanie swojego imienia i adresu e-mail.
• Pozostawianie swojego imienia i adresu e-mail w komentarzach (na przykład na swoich blogach).
• Rejestracja jako klient (informacje w tej sekcji mogą się różnić w zależności od firmy).
• Informacje, które możesz gromadzić za pośrednictwem powiązanych platform mediów społecznościowych. Może to obejmować nawet polubienie jednego z Twoich postów na Facebooku.
• Wszelkie śledzenie i analizy, które mogą być wykorzystywane przez różne wtyczki WordPress.
• Śledzenie przez GA (Google Analytics).
• Formularze kontaktowe, gdy klient ma zapytanie.
• Korzystanie przez Ciebie z programów reklamowych takich jak Google Ads, które śledzą określone informacje o kliencie.

Jak widać, istnieje wiele sposobów gromadzenia informacji o klientach, dlatego upewnienie się, że są oni w pełni świadomi tych metod, może mieć kluczowe znaczenie dla zapewnienia wszystkim klientom dobrej prywatności i ochrony.

O czym należy pamiętać planując politykę prywatności witryny WordPress

Obraz pochodzi z gitnux.com

Kiedy jesteś na etapie planowania swojej witryny WordPress, będziesz miał wiele różnych rzeczy do przemyślenia. Jedną z zalet jest to, że WordPress jest stosunkowo łatwy w użyciu. Oprócz samej treści są jeszcze dwie inne rzeczy, o których powinieneś pomyśleć; długość i czytelność.

Chociaż może nie być określonej długości, polityka prywatności powinna być możliwie zwięzła. Jeśli jest za długi, ludzie mogą zaliczyć się do kategorii „nieczytających”.

Podobnie pomyśl o czytelności swojej polisy. Wyjaśnij terminy techniczne, o których ludzie mogą nie wiedzieć. Na przykład, jeśli omawiasz kontrole SOX, wyjaśnij, do czego służą i jaki mogą mieć wpływ na Twoich klientów.

Co powinieneś uwzględnić w polityce prywatności swojej witryny WordPress?

Podobnie jak w przypadku wszystkiego, co jest związane z Twoją firmą, dobra polityka prywatności powinna być dobrze przemyślana i zaplanowana. Powinieneś sporządzić obszerną listę tego, co musi zostać uwzględnione w Twojej polisie. Jedna rzecz, o której powinieneś pamiętać; niniejsza polityka prywatności jest zarówno wymogiem prawnym, jak i prawnie wiążącym. Jeśli Twoja polisa nie jest zgodna z odpowiednimi przepisami i regulacjami, możesz zostać nałożony na karę.

Oczywiście polityka prywatności może wyglądać zupełnie inaczej w przypadku jednej firmy niż w przypadku innej. Na przykład, jeśli zdecydujesz się na prowadzenie witryny internetowej z brytyjską nazwą domeny, będzie ona musiała być zgodna z brytyjską ustawą o ochronie danych z 2018 r., a także wszelkimi innymi odpowiednimi przepisami.

Może to wydawać się proste, ale uwzględnienie wszystkich baz jest istotną częścią planowania i ostatecznej polityki prywatności.

1. Kim jesteś

Musisz poinformować innych, kogo dokładnie reprezentuje polityka prywatności. Może to oznaczać podanie nazwy Twojej firmy (plus wszelkie informacje „handlowe jako”), nazwy i adresu URL odpowiedniej witryny internetowej, a także fizycznego adresu Twojej firmy (może to być adres siedziby głównej, jeśli prowadzisz wiele lokalizacji).

Nie ma znaczenia, czy jesteś firmą oferującą wirtualną centralę PBX, czy stronę internetową do gier, wymagana jest dobra polityka prywatności.

2. Szczegóły danych

Ponownie, informacje te mogą się różnić w zależności od organizacji, ale ważne jest, aby ludzie wiedzieli, jakie dane planujesz gromadzić.

Może to być tak proste, jak imię i nazwisko oraz adres (lub adres e-mail w celach marketingowych), ale może również zawierać bardziej istotne dane, takie jak adres IP, informacje bankowe i inne.

3. Gromadzenie danych

Jak wspomniano wcześniej, istnieje wiele sposobów gromadzenia informacji o klientach. Ważne jest, aby Twoi klienci wiedzieli nie tylko, jakie dane od nich zbierasz, ale także skąd je zbierasz.

Poinformowanie ich o każdym punkcie kontaktu, który działa również jako moduł gromadzący dane, ma kluczowe znaczenie dla każdej polityki prywatności witryn WordPress.

4. Przechowywanie i ochrona

Jest to być może najważniejszy aspekt Twojej polityki prywatności. W większości przypadków klienci akceptują fakt, że będziesz zarówno gromadzić, jak i przechowywać dane. Chcą jednak wiedzieć, że wszelkie dane są bezpiecznie przechowywane i że stosujesz solidne środki bezpieczeństwa.

Może to obejmować takie szczegóły, jak przechowywanie w chmurze lub poza siedzibą firmy. Będą także chcieli wiedzieć, czy istnieją jakiekolwiek okoliczności, w których udostępniasz lub ujawniasz dane, i kim mogą być osoby trzecie.

5. Odpowiednie przepisy i regulacje

Klienci mogą być spokojni, wiedząc, że nie tylko Ty chronisz ich dane, ale także, że wszelka ochrona jest objęta odpowiednimi przepisami prawa i regulacjami.

Mogą one obejmować wspomniane wyżej RODO i ustawę o ochronie danych, a także przepisy skupiające się na USA, takie jak kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów z 2018 r. Istnieją również specjalistyczne przepisy i regulacje, takie jak ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych z 1996 r. (HIPAA) oraz Ustawa o modernizacji finansowej z 1999 r.

6. Dlaczego

Ludzie chcą także wiedzieć, dlaczego zbierasz ich dane. Powody gromadzenia informacji mogą być również różne.

W niektórych przypadkach może to mieć na celu poprawę wydajności witryny, aby ułatwić podróż klienta. W innych przypadkach może to mieć charakter wyłącznie marketingowy. Bez względu na powód, zapewnienie klientom przejrzystości może pozwolić im na podejmowanie świadomych decyzji, jeśli chodzi o udostępnianie Ci informacji.

7. Rezygnacja

Nie każdy zgodzi się na udostępnienie informacji lub przynajmniej na udostępnienie informacji, które mogą uznać za wrażliwe. Oznacza to, że Twoja polityka prywatności musi zapewniać jasną ścieżkę rezygnacji z niektórych lub wszystkich metod gromadzenia lub przechowywania danych.

Oferowanie opcji rezygnacji w dowolnym odpowiednim momencie podróży klienta sprawia, że ​​cała organizacja jest bardziej przejrzysta i godna zaufania.

A co z polityką prywatności dla osób poniżej 18 roku życia?

Jedną rzeczą, którą musisz rozważyć, jest to, czy Twoja witryna będzie przyciągać znaczną liczbę osób poniżej 18. roku życia, a nawet poniżej 13. roku życia. Jeśli z jakiegoś powodu uważasz, że tak się stanie, musisz opracować politykę prywatności uwzględniającą te dwie grupy. Może to być dość skomplikowany obszar, którym należy się odpowiednio zająć.

Obraz pochodzi z digitalinformationworld,com

Teraz możesz myśleć, że dzieci nie będą korzystać z Twoich usług. Jeśli jednak oferujesz usługi przesyłania strumieniowego muzyki lub aplikacje do gier, istnieje duża szansa, że ​​osoby poniżej 18 roku życia będą korzystać z tych usług. Nawet jeśli za jakąkolwiek usługę nie pobiera się bezpośredniego wynagrodzenia, istnieje bardzo duża szansa, że ​​sfinansujesz te usługi za pośrednictwem jakiejś formy reklamy.

Jeśli zatem z Twojej witryny w jakikolwiek sposób korzystają osoby poniżej 18 roku życia, będziesz zbierać dane od tej grupy użytkowników i musisz rozważyć odrębne zasady dotyczące tych dzieci. Aby opracować dobrze napisaną politykę, należy również zapoznać się z przepisami i regulacjami dotyczącymi gromadzenia danych i zgody.

Na przykład RODO stanowi, że jedynie dzieci w wieku 13 lat i starsze mogą potwierdzić zgodę na gromadzenie i wykorzystywanie ich danych. Jeśli nie mają ukończonych 13 lat, zgodę musi wyrazić osoba dorosła, która sprawuje władzę rodzicielską nad dzieckiem. Należy także dołożyć wszelkich starań, aby potwierdzić, że osoba wyrażająca zgodę faktycznie sprawuje władzę rodzicielską.

Po sprawdzeniu, jakie są Twoje szczególne obowiązki w odniesieniu do tych grup wiekowych, możesz przystąpić do tworzenia polityki prywatności dla swojej witryny WordPress, która będzie ich dostatecznie uwzględniać.

Jak się zapewne domyślacie, jeszcze ważniejsza jest tutaj potrzeba przejrzystości i zrozumiałego języka. Pisząc tę ​​politykę prywatności dostosowaną do wieku, należy wziąć pod uwagę kilka rzeczy:

• Pisz prostym i dostosowanym do wieku językiem . Może to być nieco niejednoznaczne, ponieważ nie ma jasno określonego przewodnika wiekowego. Jeśli jednak kierujesz swoją ofertę do osób w wieku 13–18 lat, powinieneś upewnić się, że Twoja polityka prywatności jest czytelna dla przeciętnego 14-latka.
• Przedstaw informacje w sposób „przyjazny dziecku” . Nie ma większego sensu przedstawianie osobom poniżej 18 roku życia długiej, tekstowej polityki prywatności. Aby skuteczniej przekazywać informacje, używaj odpowiednich do wieku kreskówek, diagramów, ikon i symboli.
• Korzystaj z filmów . Filmy mogą być świetnym sposobem na wyjaśnienie dzieciom, dlaczego gromadzisz dane i co planujesz z nimi zrobić. Dzieci mogą chętniej wysłuchać wyjaśnień nagranych na wideo, niż przeczytać całą politykę, niezależnie od tego, jak dostosowany jest do ich wieku język.
• Dwa plany polityczne . Jeśli szukasz zgody rodziców na korzystanie przez dziecko z Twojej witryny, powinieneś mieć dwie oddzielne polityki prywatności; jedno skierowane do osoby sprawującej władzę rodzicielską, a drugie skierowane do samego dziecka.
• Wyjaśnij wszystko . Chociaż oferujesz bardziej uproszczoną politykę prywatności, nadal powinieneś wyjaśnić wszystko, co wiąże się z procesem przetwarzania danych, od sposobu gromadzenia danych po sposób ich wykorzystania i, co być może najważniejsze, w jaki sposób będziesz przechowywać i chronić te dane.
• Prawa . Jedną z rzeczy, które musisz uwzględnić w swojej polityce prywatności, jest jasne wyjaśnienie, jakie są prawa użytkownika. Może to obejmować obowiązujące przepisy prawa i regulacje dotyczące korzystania z Twojej witryny.
• Zrezygnuj . Podobnie jak w przypadku polityki prywatności skierowanej do dorosłych, polityka dotycząca dzieci powinna zawierać bardzo jasne wskazówki dotyczące tego, w jaki sposób mogą zrezygnować z przetwarzania danych osobowych teraz lub w przyszłości.

Ile będzie Cię kosztować stworzenie polityki prywatności?

Oczywiście, jeśli chodzi o dodanie czegokolwiek do swojej witryny, od aplikacji innej firmy po narzędzie śledzące, będziesz chciał wiedzieć, ile to będzie kosztować. Dobra wiadomość jest taka, że ​​może być bezpłatna, jeśli masz wewnętrzny zespół prawny lub korzystasz z bezpłatnych szablonów online do stworzenia solidnej polityki prywatności.

Jeśli jednak musisz zlecić napisanie polityki prywatności wyspecjalizowanemu prawnikowi zajmującemu się umowami, koszty mogą się różnić w zależności od lokalizacji, długości umowy i jej złożoności. Jeśli zatrudnisz prawnika zajmującego się umowami, upewnij się, że ma on wiedzę i doświadczenie w tej dziedzinie, ponieważ błędy w Twojej polityce prywatności mogą okazać się kosztowne.

Upewnij się, że są na bieżąco z przepisami i regulacjami regulującymi procesy cyfrowe. Przepisy dotyczące prywatności cyfrowej mogą obowiązywać na poziomie stanowym lub krajowym, regionalnym (jak w przypadku unijnego RODO) lub globalnym.

Zapytaj potencjalnego prawnika kontraktowego, jaką posiada wiedzę w tej dziedzinie. Zawsze pamiętaj, że jeśli handlujesz na arenie międzynarodowej lub globalnie, ważna będzie znajomość przepisów obowiązujących w obszarach, w których prowadzisz handel.

Jeśli masz odpowiednio napisaną politykę prywatności, masz podstawy w przypadku wszelkich sporów ze strony klienta.

Jeśli pojawią się w nim błędy, możesz liczyć się z kosztownym procesem sądowym, który może również zaszkodzić reputacji Twojej marki. Chociaż nie ma ostatecznych danych dotyczących kosztów korzystania z pomocy zewnętrznego prawnika w zakresie polityki prywatności, średni koszt wynosi około 980 USD.

Czy potrzebujesz informacji prawnych do swojej polityki prywatności WordPress?

To nie jest proste pytanie typu „tak” lub „nie”. To, czy będziesz chciał skonsultować się z prawnikiem, będzie zależeć od wielu czynników.

Większe organizacje mogą chcieć bardziej złożonych polityk prywatności, które w pełni chronią je przed wszelkimi możliwymi sporami. Jednak większe przedsiębiorstwa częściej korzystają z wewnętrznego doradcy prawnego lub korzystają z usług zewnętrznej kancelarii prawnej.

Można również pomyśleć o trzech odrębnych częściach procesu tworzenia polityki prywatności, które mogą wymagać pewnych działań prawnych:

1. Opracowanie polityki prywatności witryny WordPress

Należy tutaj zauważyć, że polityka prywatności jest niezbędnym dokumentem, który prawidłowo sporządzony zapewnia ochronę Tobie i Twoim klientom. Może także pomóc Twojej organizacji uniknąć w przyszłości potencjalnie kosztownych procesów sądowych.

To powiedziawszy, mniejsze firmy mogą chcieć uniknąć kosztów i skorzystać z różnych przewodników (takich jak ten) i bezpłatnych szablonów dostępnych w Internecie.

2. Przeglądanie Twojej polityki prywatności

Chociaż korzystanie z przewodników i bezpłatnych szablonów może zapewnić podstawową politykę prywatności, musisz mieć pewność, że spełnia ona wszystkie wymagane pola.

Wskazane może być sprawdzenie polisy przez wyspecjalizowanego prawnika, aby upewnić się, że rzeczywiście spełnia ona wszystkie wymagane wymogi prawne.

Jeśli szukasz najlepszych narzędzi do wydajnego zarządzania wieloma witrynami WordPress, zapewniając jednocześnie zgodność z polityką prywatności, dostępne są wtyczki i usługi innych firm oferujące wszechstronne funkcje, takie jak automatyczne aktualizacje, scentralizowany pulpit nawigacyjny, monitorowanie bezpieczeństwa i inne.

Skorzystaj z tych narzędzi, aby usprawnić zarządzanie, utrzymać spójne wdrażanie polityki prywatności i dostosować praktyki dotyczące danych do wytycznych. Zapewniają również funkcje zarządzania danymi, śledzenia zgody i zarządzania plikami cookie, pomagając w przestrzeganiu przepisów dotyczących prywatności i zwiększając przejrzystość danych. Skutecznie zarządzaj witrynami WordPress, traktując prywatność jako priorytet i wykazując zaangażowanie w ochronę danych użytkowników.

3. Spory dotyczące polityki prywatności

Mamy nadzieję, że nigdy nie spotkasz się z takim scenariuszem, ale jeśli z jakiegokolwiek powodu Twoja polisa nie spełnia wszystkich wymogów prawnych, istnieje ryzyko powstania sporu w pewnym momencie.

Ponieważ mogą one być kosztowne, zarówno w postaci odszkodowań karnych dla użytkownika, jak i kar pieniężnych nałożonych przez odpowiednie organy regulacyjne, powinieneś poszukać fachowej porady prawnej, która pomoże Ci walczyć o swoje.

Przy tworzeniu polityki prywatności dla stron WordPress uwzględnij wszystkie swoje podstawy

Chociaż początkowo podczas uruchamiania witryny WordPress możesz skupić się na treści i wyglądzie witryny, musisz zrozumieć, że solidna polityka prywatności jest integralną częścią sposobu postrzegania Twojej witryny – i firmy.

Dobra polityka prywatności nie tylko budzi zaufanie użytkowników, ale jest wymogiem prawnym, a niezawarcie jej może być kosztownym błędem.

Gromadzi się i wykorzystuje więcej danych na więcej sposobów niż kiedykolwiek wcześniej. Oznacza to, że masz prawny i moralny obowiązek zapewnienia użytkownikom pełnych informacji o tym, w jaki sposób gromadzisz, wykorzystujesz, przechowujesz i chronisz ich dane.

Uzyskanie zgody jest niezwykle istotne, gdyż pozwala na zbieranie i wykorzystywanie odpowiednich danych na różne sposoby.