Jak utworzyć formularz zatwierdzenia wydatku (z szablonami)

Szukasz prostego sposobu na utworzenie formularza zatwierdzania wydatków na swojej stronie WordPress?

Formularze zatwierdzania wydatków zapewniają, że wszystkie wnioski finansowe są systematycznie przeglądane pod kątem polityki korporacyjnej i prognoz finansowych.

Utwórz teraz formularz zatwierdzenia wydatków

W tym artykule pokażemy najprostszy sposób utworzenia formularza zatwierdzania wydatków za pomocą WPForms w celu usprawnienia procesu zatwierdzania.

Jak utworzyć formularz zatwierdzenia wydatku

Możesz polegać na łatwości obsługi i funkcjonalności WPForms przy projektowaniu formularza zatwierdzania wydatków w WordPress. Aby rozpocząć, wykonaj poniższe czynności:

1. Subskrybuj i zainstaluj WPForms Pro

WPForms to najlepsza wtyczka do tworzenia formularzy, która umożliwia dodawanie niestandardowych formularzy do WordPress. Za jego pomocą możesz utworzyć dowolny typ formularza WordPress i łatwo opublikować go na swojej stronie. Zawiera nawet ponad 900 szablonów formularzy, w tym formularze wniosków o wydatki.

Ponieważ w tym przewodniku będziemy używać dodatku Zapisz i wznów oraz podpisy, musisz subskrybować WPForms Pro, aby uzyskać dostęp do integracji premium, dodatków i dodatkowych funkcji, takich jak logika warunkowa.

Po zakupie subskrypcji WPForms Pro czas zainstalować i aktywować wtyczkę na swojej stronie WordPress.

2. Pobierz dodatki do zapisywania i wznawiania oraz do podpisywania

Z panelu administracyjnego WordPress przejdź do WPForms i kliknij Dodatki na liście opcji.

Teraz wyszukaj dodatek Zapisz i wznów, wpisując jego nazwę w polu Wyszukaj dodatki. Następnie kliknij Zainstaluj dodatek .

Po pomyślnym zainstalowaniu dodatku naciśnij ponownie ten sam przycisk, aby go aktywować . Powtórz ten sam proces dla dodatku Signature.

Jak dotąd świetna robota! Teraz przeprowadzimy Cię przez proste kroki tworzenia formularza zatwierdzenia wydatków za pomocą istniejącego szablonu WPForms Pro.

3. Skorzystaj z szablonu formularza zatwierdzenia wydatków

Z panelu administracyjnego WordPress przejdź do WPForms i kliknij Dodaj nowy na liście opcji.

Nazwij swój formularz , a następnie użyj pola wyszukiwania, aby znaleźć szablon formularza zatwierdzenia wydatków. Gdy się pojawi, kliknij przycisk Użyj szablonu .

Zostaniesz teraz przekierowany do ekranu Pola , gdzie w lewym panelu pojawią się dostępne pola. To, do których masz dostęp, będzie zależeć od poziomu Twojej licencji.

W prawym panelu zobaczysz edytowalny podgląd formularza. Ponieważ używamy szablonu, pola zostaną już dodane.

Zauważysz, że ten szablon zawiera pola, które automatyzują przechwytywanie informacji o osobie żądającej, szczegółów wydatków i zatwierdzenia za pomocą podpisu.

W razie potrzeby możesz użyć intuicyjnego narzędzia do tworzenia formularzy WPForms, aby łatwo dodawać, modyfikować i porządkować pola, aby dostosować formularz do własnych upodobań.

4. Skonfiguruj ustawienia zapisywania i wznawiania

Przejdź do Ustawienia » Zapisz i wznów w kreatorze formularzy. Aby włączyć funkcję zapisywania i wznawiania, włącz opcję Włącz zapisywanie i wznawianie .

Po włączeniu funkcji Zapisz i wznów będziesz mieć możliwość zmiany wielu ustawień. Wyjaśniliśmy każdy z nich poniżej.

Dostosuj Zapisz i wznów tekst łącza

Na początek możesz spersonalizować treść linku, który użytkownicy będą klikać, aby zapisać swoje postępy w formularzu.

Możesz zmienić tekst w wyświetlonym polu. Domyślnie jest napisane „Zapisz i wznów później”, ale możesz to zmienić na cokolwiek chcesz.

Link ten wyświetli się w interfejsie Twojej witryny, u dołu formularza, obok przycisku Prześlij .

Włącz stronę z zastrzeżeniami

Możesz dodać opcjonalną stronę z zastrzeżeniem, która będzie wyświetlana, gdy osoba żądająca kliknie link Zapisz i wznów. Aby to zrobić, włącz opcję Włącz stronę z zastrzeżeniami .

Spowoduje to wyświetlenie edytora tekstu, za pomocą którego możesz zmodyfikować treść strony z zastrzeżeniami po jej ujawnieniu.

Gdy użytkownik kliknie łącze Zapisz i wznów w formularzu wniosku o wydatek, wyświetli się strona z zastrzeżeniami. Dzięki temu mają oni świadomość warunków związanych z zapisywaniem swoich postępów.

Po zapoznaniu się z zastrzeżeniem użytkownicy mają dwie możliwości. Mogą potwierdzić swoją decyzję o zapisaniu swoich postępów i opuścić formularz, klikając przycisk Kontynuuj . Alternatywnie mogą kliknąć łącze Wróć , aby powrócić do formularza.

Dostosuj stronę potwierdzenia zapisania i wznowienia

Gdy osoba prosząca o formularz zatwierdzenia wydatków zapisze swoje postępy, wyświetli się Strona potwierdzenia .

Wiadomość tę można dostosować, aby pomóc im zrozumieć kolejny etap procesu zatwierdzania wydatków.

Dla tych, którzy wolą bardziej praktyczne podejście, można również porozmawiać o opcji ręcznego skopiowania i udostępnienia linku.

Można to zrobić, włączając opcję Włącz łącze do wznowienia pod komunikatem wyświetlanym na stronie potwierdzenia.

Może również poinstruować osobę składającą wniosek o podanie adresu e-mail osoby odpowiedzialnej za zatwierdzanie wydatków, aby wysłać bezpośrednio do niej link do CV.

Aby wysyłać powiadomienia e-mail do osób zatwierdzających z łączami umożliwiającymi wznowienie formularza i wyrażenie zgody, włącz ustawienie Włącz powiadamianie e-mailem .

Niezależnie od tego, w jaki sposób zdecydujesz się na zapisywanie i wznawianie udostępniania linków użytkowników, te adresy URL przestaną działać po 30 dniach.

Sugerujemy, aby było to jasne dla użytkowników podczas dostosowywania wiadomości dotyczących zapisywania i wznawiania, aby zmniejszyć ryzyko utraty pracy z powodu braku aktywności.

Dostosuj wiadomość z powiadomieniem e-mail

Po włączeniu opcji Włącz powiadamianie e-mailem pojawi się edytor tekstu, w którym możesz dostosować wiadomość e-mail z powiadomieniem.

Chociaż możesz zmienić domyślną wiadomość na dowolną, upewnij się, że powiadomienie e-mail zawiera tag inteligentny {resume_link}.

Ten tag inteligentny będzie zawierał łącze do formularza, który został jedynie częściowo wypełniony, umożliwiając osobie zatwierdzającej kontynuację i zatwierdzenie wniosku o wydatek.

5. Dostosuj pole podpisu w formularzu

Aby zapewnić autentyczność wniosków o zatwierdzenie wydatków, szablon formularza, którego używamy, zawiera pola podpisu zarówno osoby żądającej, jak i osoby zatwierdzającej.

Kliknij jedno z pól podpisu w obszarze kreatora formularzy, aby edytować jego etykietę, opis lub kolor pisma, albo oznacz je jako pole wymagane .

W sekcji Zaawansowane masz także możliwość zmiany koloru atramentu używanego do podpisu elektronicznego.

Po zakończeniu konfigurowania tych ustawień pamiętaj o zapisaniu formularza przed opuszczeniem narzędzia do tworzenia formularzy.

6. Włącz powiadomienia i potwierdzenia w formularzu

Bardzo ważne jest skonfigurowanie komunikatów i powiadomień, które będą pojawiać się po wypełnieniu i przesłaniu formularza przez użytkownika.

Jest to łatwe do zrobienia. Z ekranu Kreatora formularzy przejdź do karty Ustawienia i wybierz Powiadomienia .

Administratorzy będą otrzymywać powiadomienia automatycznie. W razie potrzeby można jednak zmodyfikować tytuł, treść i listę odbiorców wiadomości e-mail.

Następnie w zakładce Ustawienia wybierz Potwierdzenia , aby zmodyfikować wiadomość, jaką otrzymają decydenci po wyrażeniu zgody i wypełnieniu formularza.

Możesz także użyć ustawienia Typ potwierdzenia w WPForms, aby wyświetlić wiadomość, link do innej strony lub przekierować użytkownika.

Po skonfigurowaniu ustawień powiadomień e-mail i potwierdzeń naciśnij ponownie przycisk Zapisz , aby zapisać bieżący postęp.

7. Opublikuj formularz zatwierdzenia wydatków

Teraz, gdy masz już formularz zatwierdzania wydatków za pomocą szablonu, możesz dodać go do swojej witryny WordPress i nadać mu dalszy styl za pomocą edytora bloków.

Utwórz nową stronę/post lub po prostu zaktualizuj istniejącą. Następnie kliknij przycisk Dodaj blok i wybierz ikonę WPForms .

Następnie wybierz formularz wstępnego zatwierdzenia wydatku z menu rozwijanego w widżecie WPForms, aby dołączyć go do swojej strony/postu.

Jeśli wygląd formularza jest zadowalający, naciśnij przycisk Aktualizuj lub Publikuj , a formularz zostanie opublikowany.

Teraz wystarczy przetestować osadzony formularz po opublikowaniu, aby upewnić się, że działa zgodnie z oczekiwaniami i uniknąć problemów.

Często zadawane pytania dotyczące formularzy zatwierdzania wydatków

Formularze zatwierdzania wydatków są popularnym tematem zainteresowania naszych czytelników. Oto odpowiedzi na niektóre często zadawane pytania na ten temat.

Co to jest formularz zatwierdzenia wydatków?

Formularz zatwierdzenia wydatków to dokument, który pracownicy składają w celu uzyskania zwrotu wydatków służbowych. Wyszczególnia wydatki związane z pracą, które pracownicy płacą z własnej kieszeni i wymaga dokumentacji uzupełniającej, takiej jak rachunki.

Dlaczego firmy korzystają z formularzy zatwierdzania wydatków?

Firmy korzystają ze standardowych formularzy wydatków, aby kontrolować wydatki i zapewnić zgodność wydatków z polityką. Proces zatwierdzania umożliwia nadzór i uzasadnianie wydatków pracowników. Formularze tworzą możliwy do kontrolowania cyfrowy ślad dla raportowania finansowego.

Jakie informacje są wymagane w formularzu zatwierdzenia wydatku?

Typowe szczegóły obejmują nazwisko pracownika, dział, datę żądania wydatku, dostawcę, opis, cel biznesowy, kody projektu, kwotę, kopię paragonu i podpisy zatwierdzeń. Polityka firmy określa wymagane kopie zapasowe i szczegółowe informacje.

Kto musi podpisać/zatwierdzić formularz zatwierdzenia wydatków?

Formularze wydatków przechodzą przez łańcuch zatwierdzeń, który różni się w zależności od firmy. Typowymi osobami zatwierdzającymi są pracownik, menedżer, kierownik działu księgowości, menedżer zasobów ludzkich, kontroler lub dyrektor finansowy.

Następnie sprawdź więcej szablonów związanych z wydatkami

Jeśli szukasz bardziej kreatywnych sposobów tworzenia formularzy związanych z wydatkami i finansami dla swojej firmy, to dobry moment, aby zapoznać się z tymi prezentacjami szablonów:

• Prosty formularz wydatków
• Formularz zamówienia
• Formularz zwrotu pieniędzy
• Formularz zwrotu kosztów
• Formularz zatwierdzenia wydatków inwestycyjnych

Utwórz teraz formularz zatwierdzenia wydatków

Gotowy do zbudowania formularza? Zacznij już dziś od najłatwiejszej wtyczki do tworzenia formularzy WordPress. WPForms Pro zawiera wiele bezpłatnych szablonów i oferuje 14-dniową gwarancję zwrotu pieniędzy.

Jeśli ten artykuł Ci pomógł, śledź nas na Facebooku i Twitterze, aby uzyskać więcej bezpłatnych samouczków i przewodników WordPress.