Jak sporządzić komunikat prasowy jak profesjonalista

Czy komunikaty prasowe wciąż są czymś? Zapytaj dowolnego PR-owca, a powie Ci „tak, są”. Chociaż w dzisiejszych czasach firmy nie polegają tak bardzo na tradycyjnych mediach informacyjnych, aby rozpowszechniać informacje, połączenie opublikowania komunikatu prasowego i umieszczenia go na platformach społecznościowych, takich jak Facebook, Instagram i Twitter, zapewnia nieograniczony zasięg wiadomości, którymi chcesz się podzielić.

Granice między public relations a marketingiem zatarły się – zwłaszcza w przypadku mediów społecznościowych. Public relations wspiera i reprezentuje ogólną wizję, cele i strukturę marki. Z drugiej strony marketing w mediach społecznościowych polega na wykorzystaniu kanałów mediów społecznościowych do dostarczania wiadomości PR bezpośrednio do odbiorców. Marketing w mediach społecznościowych umożliwia bezpośrednie łączenie się z odbiorcami również za pomocą innych rodzajów wiadomości, takich jak te związane ze sprzedażą lub promocjami. To, które podejście lub kombinacja podejść wybierzesz, zależy od treści wiadomości i Twoich celów (informacyjnych czy promocyjnych) w jej dystrybucji.

Kiedy więc musisz wysłać informację prasową? Premiera nowego produktu. Przeniesienie twojej siedziby. Przyjeżdża z wizytą znany mówca z branży. W Twojej firmie dzieją się różne rzeczy i czasami musisz udostępnić te informacje publicznie. Wtedy musisz wiedzieć, jak napisać komunikat prasowy.

Firmy, które wysyłały komunikaty prasowe (tzw. informacje prasowe) do tradycyjnych mediów w celu zamieszczania ogłoszeń. Ideą było jednoczesne ogłaszanie wiadomości, wzbudzanie zainteresowania i relacji w mediach. Dzwonienie do źródeł w każdym punkcie informacyjnym i powtarzanie tych samych informacji nie było po prostu efektywnym wykorzystaniem czasu.

Informacje prasowe są ważną częścią Twojej strategii public relations, zwłaszcza jako właściciela sklepu e-commerce.

Kiedy wdrożyć informację prasową?

Nie decydujesz się wysłać komunikatu prasowego tylko dlatego, że jest wtorek lub dlatego, że nie wysłałeś go od jakiegoś czasu. Informacja prasowa to strategiczny element treści marketingowych i tak należy ją traktować. Najlepiej, jeśli masz jasno określony powód wysłania komunikatu prasowego. Ten powód zazwyczaj dotyczy wartości wiadomości. Oto kilka przykładów:

• Trafność — pomyśl o swoich odbiorcach i o tym, jak odnoszą się do nich informacje. Czy chcą lub muszą znać informacje? Czy przydaje się im w codziennym życiu? Jeśli tak, to jest to istotne i godne komunikatu prasowego.
• Zainteresowanie — informacja musi być interesująca dla odbiorców, inaczej ją zignorują. Co wpływa na ich życie? Jeśli jest to zmiana w wewnętrznym procesie, prawdopodobnie nie są zainteresowani. Jeśli jest to zmiana w wewnętrznym procesie, która zmieni sposób, w jaki prowadzisz z nimi interesy, ich obchodzi.
• Wpływ — Ile osób jest dotkniętych i jak poważnie? Im większy wpływ, tym większe prawdopodobieństwo, że informacja wzbudzi zainteresowanie na szeroką skalę.
• Konflikt — czy jest jakiś problem? Kiedy coś się pojawia, najpierw komunikuj się z przejrzystością i kontroluj przekaz.
• Prominence — Ludzie dbają o życie wybitnych ludzi. Jeśli odwiedzasz znanego mówcę, Twoi odbiorcy prawdopodobnie chcą o tym wiedzieć, a poinformowanie ich daje siłę Twojej firmie. Wtedy będą też chcieli wiedzieć, co powiedział ten znany gość, kiedy tam byli. To okazja do dwóch komunikatów prasowych!

Pamiętaj, że informacja prasowa powinna dotyczyć pojedynczego wydarzenia lub wydarzenia. Powinieneś napisać swoją informację prasową wyraźnie, aby przeciętna osoba (nie osoba z branży) mogła ją zrozumieć. I zawsze powinien mieć wartość informacyjną.

Jak sporządzić informację prasową

Jak każdy rodzaj treści, komunikaty prasowe zaczynają się od najważniejszych informacji i docierają do najmniej ważnych informacji.

Komunikat prasowy składa się z pięciu części:

• Podsumowanie News Lead — główny temat wydania. Jeśli odbiorcy nie czytają dalej niż te zdania, powinni zrozumieć temat komunikatu prasowego.
• Oświadczenie o korzyściach — informuje czytelnika, dlaczego potencjalny klient jest dla niego istotny lub ważny. Oświadczenie o korzyściach umieszcza ołów w kontekście. Razem odpowiadają kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego.
• Treść — informacje ważne, ale niegodne pierwszych dwóch akapitów. Treść komunikatu zawiera ciekawe fakty/szczegóły związane z ogłoszeniem oraz cytaty z liderów firmy.
• Instrukcja działania — informuje czytelnika, co dalej. To wezwanie do działania. Zastanów się, do kogo zadzwonić, aby uzyskać więcej informacji lub odwiedzić witrynę, aby się na coś zarejestrować.
• Boilerplate — ostatni akapit, który daje krótki przegląd misji i historii Twojej firmy. Napiszesz to jeden raz i udostępnisz na końcu wszystkich swoich wydań.

6 kroków: jak sporządzić informację prasową

Wszystkie części komunikatu prasowego składają się w sześciu prostych krokach.

• Określić News Peg Jaką wartość wiadomości ma temat twojego wydania? Zidentyfikowanie tych informacji pomoże ci skoncentrować się na uwolnieniu.
• Napisz nagłówek. Nagłówek to jedno zdanie podsumowujące informację prasową i jej cel. Nagłówek jest pierwszą rzeczą, jaką widzą czytelnicy i powinien sprawić, że będą chcieli przeczytać Twoje wydanie. Nagłówek powinien być bezpośredni, prosty i zawierać czasownik działania. Napisz w formacie podmiot-czasownik-obiekt, aby uzyskać najprostszą i najbardziej aktywną konstrukcję nagłówka.
• Napisz oświadczenie o potencjalnym kliencie i korzyściach. Te dwie części wydania razem nie powinny zawierać więcej niż kilka akapitów. Przyciągnij czytelnika z tropem, upewnij się, że obie części komunikatu informują o tym, kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego Twoje ogłoszenie.
• Napisz Ciało. W tym miejscu umieszczasz pozostałe informacje, które musisz przekazać odbiorcom, w tym cytaty z liderów firmy. Pracuj od najważniejszego do najmniej ważnego i staraj się, aby informacje były krótkie. Twoja informacja prasowa powinna mieć mniej niż dwie drukowane strony o podwójnych odstępach. Jedna strona naprawdę jest najlepsza.
• Dodaj wezwanie do działania. Nigdy nie kończ informacji prasowej bez wezwania do działania. Co chcesz, żeby czytelnik zrobił, gdy skończy publikację? W przypadku pytań dołącz imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz numer. Pomocne są również strony internetowe zawierające więcej informacji.
• Tack na płycie kotłowej. Zakończ swoją notatkę prasową kim jest Twoja firma i co reprezentuje. Pamiętaj, że możesz wpisać te informacje raz, a następnie skopiować i wkleić je we wszystkich swoich wydaniach.

Informacja prasowa czy promocja w mediach społecznościowych?

Promuj swoją firmę zawsze, gdy jest to możliwe. Jeśli masz dobry powód z punktu widzenia public relations, aby wysłać informację prasową, zrób to. Zamiast tego używaj kanałów mediów społecznościowych, gdy ma to sens dla promocji.

Wydarzenia, które zasługują na informację prasową

• Wprowadzania lub zmiany produktów. Chcesz mieć pewność, że Twoi odbiorcy wiedzą o nowym produkcie i dlaczego powinni go rozważyć. Podaj specyfikacje produktu, ceny, dostępność i powód, dla którego jest oferowany. Twoi odbiorcy chcą również wiedzieć, kiedy zmieniają się ich ulubione produkty. Uwzględnij, czym jest zmiana, dlaczego się dzieje, kiedy ma miejsce i jakie korzyści przyniesie im to.
• Fuzje i przejęcia. Duże zmiany organizacyjne są godne komunikatu prasowego, ponieważ informują interesariuszy o ważnych dla nich informacjach. Dołącz informacje o zaangażowanych organizacjach, przyczynie fuzji lub przejęcia, opis wszelkich znanych zmian w wyniku oraz cytaty z zespołów kierowniczych zaangażowanych organizacji.
• Nagrody i wyróżnienia. Jeśli nie chwalisz się swoją firmą, kto to zrobi? Upewnij się, że Twoja firma i Twoi pracownicy otrzymają uznanie za zdobywanie nagród i wyróżnień. Zawrzyj informacje o firmie, otrzymanej nagrodzie oraz kiedy przyznano lub zostanie przyznane wyróżnienie.
• Przejmowanie wiadomości. Połącz się z innymi wiadomościami dnia, które są związane z Twoją firmą. Upewnij się, że pojawiające się wiadomości są rzeczywiście związane z Twoją firmą lub branżą. Najlepiej też to zrobić, gdy wiadomość jest pozytywna lub gdy Twój produkt/usługa rozwiązuje problem.
• Awanse/Zatrudnianie kadry kierowniczej. Twoi odbiorcy chcą wiedzieć, czy dokonujesz zmian na ważnych stanowiskach w firmie. Dołącz informacje o tym, kto był na stanowisku, dokąd poszedł, kim jest nowa osoba i skąd pochodzi. Zdjęcia głowy zaangażowanych osób są również pomocne, dzięki czemu czytelnik może połączyć twarze z imionami.
• Nowe partnerstwa. Twoi odbiorcy chcą wiedzieć o nowych relacjach biznesowych, które wpływają na sposób, w jaki pracuje dla nich Twoja firma. Dołącz informacje o każdej firmie, przyczynie współpracy i wszelkich zmianach, jakich mogą się spodziewać czytelnicy.
• Powiedz swojej stronie. Czasami musisz opowiedzieć swoją stronę kontrowersji lub uświadomić swoim odbiorcom, co dzieje się w Twojej firmie. Bądź proaktywny i przejrzysty w udostępnianiu tych informacji. Pamiętaj, aby powiedzieć im, co się stało, jak to się stało, na kogo wpłynęło i jakie są twoje plany na najbliższą przyszłość. W razie potrzeby przeproś.

Promocje i wiadomości lepiej dostosowane do promocji w mediach społecznościowych:

,

• Organizowanie wydarzeń. Ogłaszaj wydarzenia, jeśli chcesz je relacjonować i/lub jeśli Twoja publiczność jest zaproszona do wzięcia udziału. Ogłoś wydarzenie wcześniej, informując, kto powinien wziąć udział, kiedy i gdzie będzie się odbywać, ile będzie kosztować uczestnictwo i jak się zarejestrować, jeśli to konieczne. Po wydarzeniu opublikuj ponownie, aby poinformować publiczność o wynikach wydarzenia. Pomyśl, ile osób wzięło udział, ile zebrano pieniędzy itp. Nie przegap tej ważnej okazji do promowania sukcesu Twojej organizacji.
• Obecność lub uczestnictwo w wydarzeniu. Korzystaj z mediów społecznościowych, aby promować duże wydarzenia, w których pracownicy są gospodarzami lub w których biorą udział. Dołącz informacje o wydarzeniu, kto uczestniczy, jak zostali wybrani i czego będą uczyć lub uczyć. Co być może ważniejsze, co Twoi klienci zyskają dzięki tej szansie dla Twoich pracowników?
• Wielkie otwarcia. Ogłoś nową siedzibę lub nowy oddział. Podaj godzinę, datę i miejsce uroczystego otwarcia, kto jest zaproszony, co się tam wydarzy i powód nowej lokalizacji.
• Rocznice. Świętuj przełomową rocznicę swojej organizacji. Dołącz krótką historię swojej organizacji, od początku do teraz. Jeśli będzie obchodzona rocznica, podaj godzinę, datę i miejsce, kto jest zaproszony i co się tam wydarzy.

Kluczowe wnioski: jak napisać komunikat prasowy

Informacje prasowe to świetna okazja do promocji Twojej organizacji i nawiązania lepszych relacji z odbiorcami poprzez content marketing.

Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest zawsze jasno zdefiniowany powód wysłania komunikatu (w oparciu o wartość wiadomości) i upewnienie się, że każda publikacja zawiera wszystkie informacje, których czytelnik potrzebuje do podjęcia działań. Teraz nadszedł czas, aby wskoczyć i pisać. Zaufaj nam, będziesz w tym coraz lepszy z każdym wydaniem.