Jak przejść bez papieru w 7 krokach

Szukasz sposobów na pozbycie się papieru?

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, prawdopodobnie zbierasz informacje od klientów, prosząc ich o wypełnienie różnego rodzaju dokumentów.

Ale zajmowanie się dokumentacją papierową może być bałaganem i dezorganizacją, zebrane informacje mogą być niedokładne, a cały proces może stać się czasochłonny. Tak jednak nie musi być.

W tym poście podzielimy się kilkoma ważnymi wskazówkami, jak zrezygnować z papieru i zwiększyć wydajność firmy.

Przejdź bez papieru dzięki WPForms teraz

Dlaczego moja mała firma powinna zrezygnować z papieru?

Rezygnacja z dokumentów papierowych jest nie tylko dobra dla Twojej firmy, ale jest również zrównoważoną praktyką, za którą mogą przejść zarówno współpracownicy, jak i klienci.

Przejście dokumentacji i archiwizacji do procesu cyfrowego pozwala zaoszczędzić czas, stres i pieniądze zarówno Tobie, jak i Twoim klientom. A dzięki formularzom cyfrowym, takim jak te utworzone za pomocą WPForms, możesz mieć pewność, że informacje są dokładnie gromadzone i bezpiecznie przechowywane.

Ponadto WPForms oferuje setki gotowych szablonów, które łatwo zastępują formularze papierowe, a wszystkie formularze są bezpiecznie zapisywane w jednym miejscu.

Dzięki WPForms rezygnacja z papieru w małej firmie jest teraz prostsza niż kiedykolwiek.

Jak przejść bez papieru w 7 krokach

1. Korzystaj z formularzy i ankiet online

Korzystanie z formularzy w firmie to świetny sposób na pobieranie informacji zarówno z zewnątrz, jak i z wewnątrz. A WPForms sprawia, że ​​tworzenie i udostępnianie formularzy drogą elektroniczną jest niezwykle łatwe.

Ponadto, czy wiesz, że możesz nawet przeprowadzać ankiety online? Proces zbierania odpowiedzi na ankietę online jest szczególnie wygodny i wydajny oraz pozwala uniknąć ręcznej pracy z danymi ankiety.

Aby zrezygnować z papieru, rozważ użycie łatwego w użyciu narzędzia do tworzenia formularzy z WPForms do tworzenia formularzy używanych w Twojej firmie. Masz możliwość zbudowania od podstaw własnej cyfrowej dokumentacji przy użyciu pustego formularza lub możesz skorzystać z jednego z ponad 500 gotowych szablonów formularzy, aby jeszcze bardziej ułatwić sobie pracę.

WPForms oferuje konfigurowalne formularze i wybór szablonów dla praktycznie każdej potrzeby małej firmy.

Ale najpierw musisz zainstalować i aktywować wtyczkę WPForms . Możesz pobrać wtyczkę tutaj na WPForms lub możesz dodać ją jako wtyczkę z pulpitu nawigacyjnego WordPress.

2. Wykorzystaj szablony dokumentów i formularzy biznesowych

Rezygnując z papieru w swojej firmie, usprawniasz wiele operacji, przenosząc je do trybu online. Jednym ze sposobów zwiększenia wydajności Twojej firmy jest użycie gotowych szablonów używanych formularzy.

WPForms ma bogatą bibliotekę szablonów formularzy, która pomaga szybko i łatwo tworzyć nowe formularze, ze wszystkimi potrzebnymi polami informacyjnymi.

Te szablony formularzy znacznie przyspieszają proces tworzenia formularzy, pozwalając zaoszczędzić cenny czas, który niepotrzebnie spędzasz na ręcznych formularzach i papierkowej robocie.

3. Przechowuj wpisy w formularzach elektronicznie

Jednym z największych udogodnień, jakie oferują formularze cyfrowe, jest możliwość elektronicznego zbierania odpowiedzi i zapisywania wpisów w formularzach.

Dzięki WPForms Pro możesz przechowywać wpisy formularzy bezpośrednio w WordPress, więc nie musisz się martwić o sortowanie i wypełnianie dokumentów.

W przypadku formularzy fizycznych przeglądanie wpisów i zarządzanie nimi może być niezwykle czasochłonne. Ale rezygnacja z papieru dzięki WPForms zapewnia doskonałą elastyczność, umożliwiając zapisywanie formularzy na swojej stronie lub wydarzeniu w arkuszu kalkulacyjnym.

4. Wysyłaj potwierdzenia zamówień i powiadomienia o odbiorze online

Ponieważ korzystasz z formularzy elektronicznych do zbierania danych od osób wchodzących w interakcje z Twoją firmą, musisz również elektronicznie powiadomić użytkowników o przesłaniu ich danych.

WPForms oferuje przydatną funkcję powiadomień, która natychmiast wysyła wiadomość na adres e-mail użytkownika, potwierdzającą wysłanie formularza.

Ta funkcja doskonale nadaje się do powiadamiania użytkowników o potwierdzeniach zamówień, wysyłaniu potwierdzeń i wielu innych.

Rzeczywistą treść wiadomości e-mail można również w pełni dostosować, dzięki czemu możesz mieć pewność, że Twoi klienci otrzymają dokładnie takie powiadomienie, jakiego potrzebujesz.

5. Zbieraj podpisy cyfrowo

Innym konkretnym elementem, który być może trzeba będzie wziąć pod uwagę, rezygnując z papieru w małej firmie, jest sposób zbierania podpisów osobistych na formularzach cyfrowych.

WPForms pozwala to zrobić dzięki przydatnemu dodatkowi Signature Addon.

Dodając opcję podpisu cyfrowego do formularzy online, wyeliminowałeś potrzebę zajmowania się zarówno przez Ciebie, jak i Twoich klientów dodatkowymi formalnościami związanymi z podpisem. Dodatek Signature sprawia, że ​​zbieranie umów, porozumień, płatności i nie tylko jest dziecinnie proste dla właścicieli małych firm.

Aby zapoznać się z pełnym samouczkiem, sprawdź, jak dodać podpis elektroniczny do formularza.

6. Korzystaj z integracji i zaawansowanych funkcji WPForms

Tworząc małą firmę bez papieru, weź pod uwagę wiele innych przydatnych dodatków dostępnych w WPForms.

Dzięki dodatkom WPForms możesz jeszcze bardziej dostosować swoje formularze cyfrowe dzięki dodatkowym integracjom, takim jak Stripe, PayPal, Arkusze Google, i uzyskać zaawansowane funkcje dzięki dodatkom Porzucanie formularzy, Zapisywanie i wznawianie oraz Śledzenie podróży użytkownika.

Dodatki Stripe i PayPal świetnie nadają się do wyeliminowania papieru w małej firmie, ponieważ umożliwiają zbieranie płatności, darowizn i zamówień online bezpośrednio w formularzach Twojej witryny.

Ponadto dodatek do porzucania formularzy jest pomocnym narzędziem pomagającym zmienić zainteresowanych potencjalnych klientów w lojalnych klientów. A dla małych firm, które wykorzystują produkty Google do wielu swoich potrzeb bez użycia papieru, dodatek do arkuszy Google jest przydatnym dodatkiem do niestandardowych formularzy.

7. Udostępnij wszystkie dokumenty i komunikację online

Ponieważ wszystkie ważne dokumenty są tworzone i przechowywane w formie elektronicznej, Twoja mała firma powinna również udostępniać te dokumenty i komunikację wewnętrzną drogą elektroniczną. Na szczęście w dzisiejszych czasach udostępnianie i komunikowanie się online jest dość łatwe.

Dokumenty są wygodnie udostępniane współpracownikom na Dysku Google, a wiele firm używa Google również do innej komunikacji. W przypadku spotkań pracowników rozważ porzucenie papierowych notatek i drukowanych programów spotkań i zamiast tego udostępnij dokument Google w całej firmie. Prezentacje Google i PowerPoint to również bardzo przydatne programy do prowadzenia spotkań online.

Możesz także zachęcić pracowników do udostępniania notatek w formatach cyfrowych oraz korzystania z aplikacji do spotkań i przesyłania wiadomości online. Do wyboru jest wiele programów do spotkań, takich jak Google Meet, Zoom i Microsoft Teams. Ponadto coraz więcej małych firm korzysta z aplikacji takich jak Slack do bezpośredniej komunikacji między współpracownikami.

Następnie zobacz tę listę kontrolną testowania formularza

Dzięki wszystkim dostępnym teraz produktom cyfrowym, w tym produktom oferowanym przez WPForms, łatwiej niż kiedykolwiek możesz zabrać swoją firmę i formularze bez użycia papieru.

I chociaż jesteśmy dumni z prostoty naszych konfigurowalnych formularzy i łatwego w obsłudze narzędzia do tworzenia formularzy w WPForms, przygotowaliśmy listę profesjonalnych wskazówek, które pomogą Ci zapobiec błędom lub utracie danych w formularzach online. Zapoznaj się z naszą kompletną listą kontrolną do testowania formularzy.

Przejdź bez papieru dzięki WPForms teraz

Gotowy do zbudowania formy? Zacznij już dziś z najłatwiejszą wtyczką do tworzenia formularzy WordPress. WPForms Pro zawiera wiele bezpłatnych szablonów i oferuje 14-dniową gwarancję zwrotu pieniędzy.