Rozwiązania ERP: jak skutecznie zarządzać zapasami za jego pomocą

Był czas, kiedy zadanie śledzenia inwentarza odbywało się za pomocą pióra i papieru. Firmy miały kiedyś gigantyczne szafki na akta z tysiącami przegródek w całej swojej siedzibie. Proces archiwizacji był złożony i czasochłonny, ponieważ pracownicy musieli organizować akta według różnych kategorii (data wydania, dział, kierownicy, status priorytetu itp.). Był też inny ból głowy. Gdy szafki przekraczają pojemność, niektóre pliki trzeba przenieść lub zrzucić, aby zrobić miejsce na nowe. To wtedy musisz wiedzieć, jak skutecznie zarządzać zapasami.

Ta nieefektywność ustąpiła, a podatne na błędy procesy biznesowe w końcu zostały zatrzymane. To zasługa rozwiązań ERP i automatyzacji, które zaczęły rozwiązywać zarówno zwykłe, jak i krytyczne problemy biznesowe. Rozwiązania te nie tylko rozwiązały problemy, ale także zapewniły organizacjom dokładność i mobilność.

Funkcje i specyfikacje różnych rozwiązań ERP mogą się różnić. Ale dobre rozwiązanie ERP dla zapasów zapewnia pewne minimalne korzyści dla Twojej organizacji. W tym artykule omówimy te aspekty i damy kilka cennych wskazówek, jak lepiej zarządzać zapasami.

Co to jest zarządzanie zapasami

Zarządzanie zapasami to praktyka, która pomaga firmom wiedzieć, jakie, kiedy i ile będą miały w tym czasie zapasów. System ten śledzi wszystkie informacje o stanie magazynowym od zakupów ekonomicznych, zarządzania zamówieniami, aż do ich realizacji.

Ta praktyka pomaga również w identyfikowaniu trendów, dzięki czemu nie napotykasz żadnych zaległych zamówień ani nadmiernych zapasów, ponieważ będzie to kosztować Twoją firmę pieniądze, więc powinieneś być w pełni świadomy tego, co się dzieje.

Znaczenie i zalety zarządzania zapasami

Istnieje wiele powodów, dla których zarządzanie zapasami jest ważne. Być może najważniejszym powodem jest to, że może pomóc w zapobieganiu brakom zapasów. Gdy poziom zapasów jest niski, firmy mogą napotkać problem braku zapasów, co może prowadzić do utraty sprzedaży i niezadowolenia klientów. Ponadto efektywne zarządzanie zapasami może pomóc firmom zaoszczędzić pieniądze poprzez zmniejszenie nadmiaru zapasów i zapobieganie ich kurczeniu.

Tak więc, gdy istnieje efektywne zarządzanie zapasami, firmy mogą uniknąć wyczerpania zapasów, co może prowadzić do wzrostu sprzedaży i zadowolenia klientów. Dlatego, gdy masz firmę, która zajmuje się produktami i klientami, właściwe zarządzanie zapasami staje się nieodzowną częścią ich działalności.

Kluczowe korzyści związane z zarządzaniem zapasami obejmują:

• Firmy mogące z wyprzedzeniem śledzić poziom zapasów, co prowadzi je do unikania braków i strat.
• Popraw przepływ środków pieniężnych dzięki regularnej sprzedaży z zapasów, ponieważ gotówka w biznesie stale się przemieszcza.
• Zadowolenie klienta z powodu braku konieczności czekania na produkty, które chcą zamówić.

Tajniki i tajniki efektywnego zarządzania zapasami dzięki rozwiązaniom ERP

Jak już wiemy, zarządzanie zapasami jest ważne dla firm, ponieważ pomaga zapewnić, że poziomy zapasów są utrzymywane na poziomie, który spełnia wymagania klientów. Ale w każdej firmie ten proces zarządzania zapasami można przeprowadzić bardziej efektywnie dzięki rozwiązaniom ERP, a oto powody, dla których:

Wyeliminuj powtarzające się i niedokładne wprowadzanie danych

System ERP eliminuje konieczność wprowadzania danych w każdym punkcie łańcucha biznesowego. Zróbmy to dla ciebie. Jeśli wszystko robisz ręcznie, Twój pracownik na magazynie musi policzyć produkty i zanotować.

Następnie zostanie przekazany zespołowi danych, aby wprowadzić te liczby w pakiecie biurowym. W przypadku, gdy menedżerowie używają dedykowanego rozwiązania do analizy wzorca danych, będą musieli ponownie przesłać zestaw danych ze swojego punktu.

W tym uciążliwym procesie istnieje duże prawdopodobieństwo niedokładności danych. Rozwiązanie ERP może zapewnić wyjście z tego problemu. Nie musisz ręcznie wprowadzać danych inwentaryzacyjnych na każdym etapie, ponieważ zapewni to wielowarstwowe zintegrowane oprogramowanie wspierające Twoją działalność.

Śledź swoje produkty bez wysiłku

Śledzenie produktów stanowi główną część wyzwań związanych z zarządzaniem zapasami. Właściciele firm i menedżerowie zapasów są odpowiedzialni za każdy ruch w magazynie. W wielu firmach liczba jednostek magazynowych przekracza setki.

Zrozumiałe jest, że produkty te mają różne rozmiary, kształty i style wymiany. Niektóre z nich mogą być produktami w butelkach, podczas gdy inne mogą być solidnymi wyrobami piekarniczymi. Moduł dystrybucji z pewnością zmieni się zgodnie z tymi właściwościami.

W takiej sytuacji system ERP może uchronić Cię przed mnóstwem kłopotów. Może pozwolić Ci śledzić ich ruchy wszystkich Twoich produktów na pulpicie nawigacyjnym.

Lepsze prognozowanie z danymi historycznymi

Przechowywanie danych w systemie w sposób ciągły to jeden z największych atutów firmy. Pomaga w znalezieniu przydatnych trendów i wzorców w asortymencie produktów.

Na tej podstawie możesz podjąć główną decyzję opartą na danych dla każdego produktu SKU, który jest przechowywany w Twoich zasobach. Na przykład możesz przestudiować dane historyczne produktu, aby zrozumieć jego sezonowe zapotrzebowanie i odpowiednio zaprojektować przyszłe strategie.

Niektóre z najlepszych rozwiązań ERP zapewniają pulpit analityczny z funkcjami prognozowania. Możesz też wyeksportować dane do formatu .csv i stworzyć własny model prognozowania za pomocą Microsoft Excel lub innych rozwiązań statystycznych.

Zapewnij koordynację między zaopatrzeniem a sprzedażą

Jednym z głównych wyzwań związanych z zarządzaniem zapasami jest podejmowanie decyzji związanych z pozyskiwaniem i sprzedażą towarów. Musi istnieć równowaga między tymi dwoma, w przeciwnym razie znacznie wpłynie to na rentowność. Na przykład musisz wiedzieć, w którym momencie dnia możesz pozwolić sobie na posiadanie określonej liczby produktów w ekwipunku.

W przypadku niezgodności możesz stracić sprzedaż lub spowodować przestarzałe zapasy. Żaden z nich nie jest korzystnym scenariuszem dla przedsiębiorcy.

Zintegruj swój moduł księgowy w czasie rzeczywistym

Solidne rozwiązanie ERP powinno pozwolić na zintegrowanie systemu inwentaryzacji z modułem księgowym. Główną korzyścią jest to, że za każdym razem, gdy występuje ruch w zapasach, odzwierciedla się to również bezpośrednio w księdze rachunkowej. W ten sposób możesz lepiej kontrolować swój łańcuch wartości i podejmować decyzje w oparciu o całościowy obraz swojej firmy.

Wraz z rosnącą prędkością Internetu i przesyłania danych, firmy technologiczne coraz bardziej interesują się rozwiązaniami czasu rzeczywistego. Zwiększa mobilność wewnątrz organizacji, dzięki czemu pracownicy mogą wykonywać niektóre zadania zdalnie.

Efektywnie zarządzaj zapasami dzięki odpowiednim rozwiązaniom ERP

Oto niektóre z szerokich obszarów, które rozwiązanie ERP pomoże Ci wykonać. Ale Ty, jako właściciel-kierownik firmy, powinieneś podejmować decyzje taktownie. Istnieją pewne czynniki, które będą miały wpływ na to, jak podchodzisz do adaptacji ERP w Twojej firmie.

Budżet finansowy, zasoby ludzkie, kultura organizacyjna, procesy biznesowe, infrastruktura – to tylko niektóre z tych czynników. To zależy od organizacji, to prawda. Ale oto kilka sprytnych pytań, które powinieneś zadać (niezależnie od Twojej firmy), aby ocenić, jak efektywnie zarządzasz zapasami.

• Jaki rodzaj systemu raportowania jest używany w Twoim inwentarzu? Czy dostarcza przydatne dane w czasie rzeczywistym?
• Jak zarządzanie zamówieniami jest obsługiwane przez dostawcę/sprzedawcę?
• Jaki jest Twój średni dzienny przestarzały zapas i ile Cię to kosztuje?
• Jaki jest twój proces usuwania przestarzałych/złych zapasów?
• Czy masz systematyczne podejście do prognozowania popytu/zapotrzebowania na zapasy w określonym czasie?
• Jak dostosować ilość zapasów do pojemności magazynu?
• Czy istnieje zorganizowany proces zapewniający bezpieczeństwo procesu zarządzania zapasami i danych?

Więc nie spiesz się, aby odpowiedzieć na te pytania. Następnie podejmij decyzje na podstawie wyników. Utoruje drogę do rentowności i doskonałości operacyjnej w Twojej organizacji.

W międzyczasie sprawdź moduł inwentaryzacji WP ERP – darmowego i wyzwolonego ERP na WordPress. Wiemy, czego potrzebujesz do zarządzania zapasami i zaprojektowaliśmy go tak, aby spełniał wszystkie Twoje potrzeby!