Jak zarządzać ryzykiem w zarządzaniu projektami: skuteczne wskazówki dotyczące sukcesu projektu

Żyjemy w świecie, w którym ryzyko jest nieuniknioną częścią każdego projektu. Im więcej podejmuje się ryzyka, tym większe są szanse na sukces. Jednakże, jeśli nie jest właściwie zarządzane, ryzyko może również prowadzić do niepowodzenia projektu. Wielu kierowników projektów jest świadomych ryzyka związanego z ich projektami, ale mogą nie wykorzystywać wszystkich dostępnych zasobów do minimalizowania ryzyka lub zarządzania nim w zarządzaniu projektami.

Zarządzanie projektami to złożony proces, który wymaga skutecznego planowania i realizacji, aby zapewnić pomyślne zakończenie. Aby jednak skutecznie zarządzać projektem, należy również minimalizować związane z nim ryzyko. W tym artykule omówimy, czym jest zarządzanie ryzykiem i jakie jest jego znaczenie. Ponadto kroki zarządzania ryzykiem w zarządzaniu projektami oraz sposoby skutecznego zmniejszania ryzyka projektowego.

Zanurzmy się więc i zacznijmy od bardzo podstawowego…

Czym jest proces zarządzania ryzykiem w zarządzaniu projektami

W prawdziwym świecie zarządzanie ryzykiem jest procesem, który pomaga identyfikować i zarządzać ryzykiem, które może mieć wpływ na powodzenie projektu. Innymi słowy, kluczowy proces identyfikacji i zarządzania ryzykiem, które może wpłynąć na powodzenie wszystkich projektów w Twoim portfelu.

Co więcej, jest to coś, co musisz wykonywać codziennie. Jako kierownik projektu jesteś odpowiedzialny za wszystko, co dzieje się w projekcie. Oznacza to, że ponosisz odpowiedzialność za zarządzanie wszelkimi zidentyfikowanymi ryzykami.

Kiedy układasz plan projektu, musisz spojrzeć na wszystko, co może pójść nie tak. Następnie musisz rozważyć, co zamierzasz zrobić, aby poradzić sobie z każdym z tych problemów. Uwzględnij proponowane działania w planie projektu. Dzięki temu każdy może zobaczyć, co robisz, aby zarządzać ryzykiem. Należy również przedstawić potencjalny wpływ każdego problemu i prawdopodobieństwo jego wystąpienia.

Ryzyka, które mogą potencjalnie wpłynąć na Twój projekt

Istnieje wiele zagrożeń, które mogą potencjalnie wpłynąć na Twój projekt, niektóre bardziej poważne niż inne. Oto siedem najczęstszych, o których należy pamiętać:

1. Opóźnienia czasowe: jeśli nie docenisz, ile czasu zajmie ukończenie projektu, możesz napotkać ograniczenia czasowe, które mogą zakłócić Twój harmonogram i prowadzić do dodatkowych kosztów.

2. Niespełnienie oczekiwań: jeśli ludzie, od których oczekiwano pomocy przy projekcie, nie pojawiają się lub nie wykonują należycie swojej pracy, możesz otrzymać produkt lub usługę, która nie jest na poziomie.

3. Błędy w komunikacji: Miejsce pracy może być trudnym środowiskiem. Przy tak wielu ludziach pracujących razem nieuniknione jest, że wystąpią pewne nieporozumienia. Ale kiedy w miejscu pracy dochodzi do nieporozumień, mogą one mieć poważne konsekwencje.

4. Nieprzewidziane wydatki: Jeśli nie zaplanujesz odpowiednio i nie zaplanujesz nieprzewidzianych wydatków, możesz skończyć z projektem, który przekroczy budżet i opóźni się w harmonogramie.

5. Słaba komunikacja: brak komunikacji z członkami zespołu może prowadzić do nieporozumień i nieporozumień, które mogą skutkować opóźnieniami, a nawet problemami finansowymi.

6. Nieporozumienia: Jeśli nie masz jasnych oczekiwań co do tego, co będzie potrzebne od twoich podwładnych lub członków zespołu, może to prowadzić do nieporozumień, które prowadzą do ryzyka, że ​​projekt nie zostanie wykonany prawidłowo.

7. Nieprawidłowe specyfikacje: Jeśli specyfikacje zadania są nieprawidłowe, możesz otrzymać produkt lub usługę, która nie działa zgodnie z oczekiwaniami, co prowadzi do ryzyka projektu.

Przeczytaj także: 11 sposobów na zwiększenie efektywności zarządzania projektami

6 skutecznych kroków do zarządzania ryzykiem w zarządzaniu projektami

Wszyscy wiemy już, że zarządzanie ryzykiem jest proaktywnym procesem, który wymaga identyfikacji, oceny i ustalania priorytetów ryzyka projektowego. Aby skutecznie zarządzać ryzykiem w każdym projekcie, należy wykonać kilka kluczowych kroków.

Po pierwsze, należy stworzyć jasny i zwięzły zakres projektu. Pomoże to zidentyfikować wszystkie potencjalne ryzyka i zagrożenia, które mogą mieć wpływ na projekt, a także potencjalny wpływ każdego z nich. Po drugie, należy wprowadzić odpowiednie środki łagodzące, aby zminimalizować prawdopodobieństwo wystąpienia jakichkolwiek potencjalnych katastrof. Po wykonaniu tych kroków możesz skutecznie zarządzać ryzykiem w zarządzaniu projektami.

Oto szczegółowo omówione kluczowe kroki zarządzania ryzykiem w zarządzaniu projektami:

Krok 1: Zidentyfikuj ryzyko

Istnieje wiele zagrożeń, które mogą wpłynąć na Twój projekt. Istnieje ryzyko techniczne, istnieje ryzyko związane z projektem, istnieje ryzyko związane z ludźmi, a nawet ryzyko, o którym nawet nie można pomyśleć. Wczesna identyfikacja tych ryzyk jest ważna, aby móc później wykonać plan zarządzania ryzykiem.

Krok 2: Przypisz własność zidentyfikowanego ryzyka

Przypisz własność każdego zidentyfikowanego ryzyka członkowi zespołu, który będzie odpowiedzialny za ocenę i ograniczenie tego konkretnego ryzyka lub wykorzystanie tej konkretnej okazji. W niektórych przypadkach kierownicy projektów mogą preferować przypisanie identyfikatora po przeanalizowaniu ryzyka i ustaleniu priorytetów. Ale w innych przypadkach wczesne podjęcie tego kroku może pomóc lepiej przygotować się do łagodzenia ryzyka lub skuteczniej wykorzystywać szanse.

Krok 3: Przeanalizuj potencjalne skutki i czynniki ryzyka

Następnym krokiem jest rozważenie każdego ryzyka w celu określenia jego przyczyny, zakresu i potencjalnego wpływu. Zastanów się nad możliwym ryzykiem związanym z każdym etapem Twojego projektu. Pamiętaj, aby nadać priorytet zagrożeniom zgodnie z ich siłą i zakresem, aby w pełni zrozumieć konsekwencje każdego ryzyka.

Krok 4: Nadaj priorytet ryzyku, z którym musisz sobie poradzić

Określ główne zagrożenia projektu zgodnie z tym, jak pilne mogą być i jak mogą wpłynąć na projekt.

Krok 5: Odpowiednio zareaguj na ryzyko

Przestrzegaj strategii reagowania określonej w procesie zarządzania ryzykiem zgodnie z rodzajem ryzyka, próbując wyeliminować ryzyko lub zmniejszyć jego wpływ, jeśli wystąpi. Ta metoda powinna obejmować budowanie odpowiedzi i podejmowanie kroków w celu jej wdrożenia.

Krok 6: Obserwuj i wprowadzaj zmiany zgodnie z wymaganiami:

Monitoruj i przeglądaj swoją strategię zarządzania ryzykiem i wprowadzaj niezbędne zmiany. Innymi słowy, bądź na bieżąco ze swoją strategią zarządzania ryzykiem, aby wprowadzić wymagane modyfikacje.

Przeczytaj także: Zarządzanie procesami biznesowymi dla małych firm

Wskazówki dotyczące zarządzania ryzykiem i minimalizacji, aby zapewnić powodzenie projektu

Proces zarządzania ryzykiem zapewnia mapę drogową radzenia sobie z zagrożeniami, zanim one wystąpią. Firmy podejmują duże ryzyko, zwłaszcza gdy nie mają żadnej formy planu awaryjnego. Istnieją cztery popularne sposoby minimalizowania ryzyka. Takie jak: Unikaj, Akceptuj, Zmniejsz i Przenieś, ale tylko Ty możesz zdecydować, co jest najlepsze w Twojej sytuacji. Aby pomóc Ci w podejmowaniu decyzji i zmniejszeniu ryzyka związanego z projektem, oto pięć środków ograniczających ryzyko, nad którymi warto się zastanowić, aby projekt odniósł sukces.

Sporządź konkretny plan zarządzania ryzykiem

W świecie zarządzania projektami nie można przecenić znaczenia solidnego planu projektu. Plany te określają podstawową metodologię stosowaną przez osoby zaangażowane w dany projekt od początku do końca, w tym plan zarządzania ryzykiem.

Interesującym faktem dotyczącym roli zarządzania ryzykiem w ułatwianiu projektów jest to, że nawet ryzyko, które zostało określone jako niemożliwe, może się pojawić w dowolnym momencie. Najlepszym sposobem, aby zapobiec nieprzygotowaniu zespołu do radzenia sobie z istniejącymi zagrożeniami, jest upewnienie się, że masz odpowiednią infrastrukturę lub plan wokół swojej organizacji, aby mieć pewność, że będziesz w stanie rozwiązywać problemy, które mogą się pojawić, a następnie zająć się nimi odpowiednio, zanim staną się zbyt dużym problemem dla wszystkich zaangażowanych stron.

Czasami opracowanie tak kompleksowego planu zajmuje dużo czasu i wysiłku. Ale inwestycja zazwyczaj się opłaca, służąc jako mapa drogowa. Prowadzi to Twój zespół przez wszystkie fazy projektu.

Zarejestruj ryzyko i aktualizuj je

W życiu różne rzeczy się zdarzają. I najczęściej nie możesz ich przewidzieć! Tworząc rejestr ryzyka w celu uzupełnienia planu zarządzania ryzykiem, masz nieocenione narzędzie do kontrolowania ryzyka w miarę jego pojawiania się. Dokumenty należy aktualizować. Aby za kilka miesięcy łatwo było sprawdzić-

• co się stało i kiedy
• jak zareagował twój zespół i
• jakie pojawiły się nowe zagrożenia, które wcześniej nie zostały wykryte.

Korzystaj z rejestru ryzyka, aby śledzić, jakie zagrożenia wystąpiły i jak potoczyły się reakcje — może coś podobnego do raportu o incydencie — wraz z wszelkimi nowymi pojawiającymi się problemami! Ponadto bądź zawsze na bieżąco z tym dokumentem. Miej oko na zmiany i upewnij się, że jesteś zsynchronizowany z innymi wynikami planowania. Ułatwi to Tobie i członkom Twojego zespołu śledzenie statusu projektu.

Zrozum i dotrzyj do sedna zdarzenia związanego z ryzykiem

Częstym błędem w zarządzaniu ryzykiem jest identyfikowanie samego wpływu ryzyka na rzeczywiste ryzyko. Na przykład można uznać „przekroczenie terminu” za główne ryzyko związane z ich projektem. Technicznie rzecz biorąc, jest to prawda – jednak przekroczenie terminu jest jedynie wynikiem braku zarządzania i ograniczania tego konkretnego ryzyka.

Aby uniknąć tej pułapki, sugerujemy myślenie o każdym zidentyfikowanym ryzyku w kategoriach tego, co może spowodować (wpływ) poprzez powiązane potencjalne zdarzenia, które mogą prowadzić do takich konsekwencji, a nie tylko o tym, jaki negatywny wpływ może mieć dany wynik.

Dlatego dotarcie do sedna zidentyfikowanego zdarzenia ryzyka pomoże ci określić, co tak naprawdę dotyczy cię najbardziej w ramach wspomnianych zagrożeń. I jak najlepiej zapobiegawczo odpowiednio nimi zarządzać; w ten sposób pracując nad zapobieganiem niektórym potencjalnym nieszczęściom, zanim jeszcze się zaczną!

Podnieś swoje umiejętności w zarządzaniu projektami

Jeśli chodzi o skuteczne zarządzanie i pokonywanie ryzyka, które może być związane z każdym projektem, nie można zaprzeczyć, że posiadanie solidnych podstaw umiejętności zarządzania projektami jest niezbędne. Odbycie formalnego szkolenia w zakresie zarządzania projektami pozwoli Ci zminimalizować ryzyko, które może powstać w wyniku tego, a także pomoże lepiej zaplanować problemy projektowe, które w innym przypadku mogłyby zostać przeoczone, gdybyś nie był odpowiednio wyedukowany w zakresie potrzeb związanych z Twoim konkretnym typem projektu. praca.

Istnieje wiele sposobów rozwijania tych umiejętności, aby upewnić się, że radzisz sobie z projektami tak dobrze, jak to tylko możliwe. Jednym z moich ulubionych sposobów jest częste ćwiczenie i upewnianie się, że jesteś zawsze poinformowany o najnowszych trendach w tej dziedzinie. A jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, gorąco polecam udział w konferencjach lub warsztatach z innymi profesjonalistami w celu dalszego rozwoju kariery.

Bądź mniej reaktywny i bardziej proaktywny

Wielu kierowników projektów woli radzić sobie z kryzysami w miarę ich pojawiania się, zamiast planować i aktywnie przeciwdziałać tego typu wydarzeniom. Jednak jeśli chodzi o zapobieganie sytuacji, w której takie problemy staną się problemami krytycznymi, ważne jest, aby pracować nad znalezieniem sposobu na całkowite uniknięcie kryzysu. Wzywa ich do proaktywnego działania zamiast zbytniej reaktywności w rozwiązywaniu problemów.

Zamiast czekać, aż wydarzy się coś złego, a następnie wymyślać rozwiązanie, poświęć więcej czasu na etapach planowania projektu. Zidentyfikuj zagrożenia związane z Twoim projektem i całkowicie zredukuj szanse ich wystąpienia, podejmując działania zapobiegawcze.

Przeczytaj także: Najlepsze wskazówki dotyczące produktywności w pracy, aby zachować większą proaktywność

Oceń ryzyko swojego projektu, aby móc go lepiej unikać

Zarządzanie projektami to trudny i ciągle zmieniający się zawód. Dzięki zwiększonej odpowiedzialności więcej projektów jest obecnie obarczonych większym ryzykiem. Musimy zrozumieć, że ryzyko jest częścią każdego projektu. Ale może to być szczególnie trudne w projektach wysokiego ryzyka. Menedżerowie muszą oceniać i rozumieć ryzyko związane z ich projektami oraz sposoby ich ograniczania. Muszą również stworzyć plan radzenia sobie z potencjalnymi problemami, które mogą się pojawić.

Aby to zrobić, po pierwsze, powinni zrozumieć różne rodzaje ryzyka i sposób, w jaki mogą one wpłynąć na ich projekt. Następnie powinni zidentyfikować i ocenić potencjalne ryzyka związane z projektem. Wreszcie, powinny wdrożyć procesy zarządzania ryzykiem, aby złagodzić potencjalne skutki ryzyka. Postępując zgodnie z tymi krokami, każdy kierownik projektu może łatwo ocenić ryzyko. I upewnij się, że ich projekt zakończy się sukcesem i pozwoli uniknąć niepotrzebnego ryzyka.

Innym skutecznym sposobem uniknięcia lub zminimalizowania ryzyka może być wykorzystanie kompleksowego narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak WP Project Manager, do lepszego zarządzania, analizowania raportów i organizowania projektów. Pozwala to kierownikom projektów i członkom zespołu uniknąć typowych błędów w zarządzaniu projektami. Zmniejsza ryzyko wystąpienia ryzyka projektowego i zmniejsza prawdopodobieństwo niepowodzenia zarządzania projektem.