Jak zaoszczędzić czas i prawidłowo obsługiwać księgowość i inwentaryzację WooCommerce

Według badania amerykańskiego banku z 2018 r. złe zarządzanie przepływami pieniężnymi oraz słabe zrozumienie rachunkowości i finansów są głównymi przeszkodami na drodze do sukcesu biznesowego.

Czujesz, że możesz być częścią tej statystyki? Ten artykuł ma na celu poszerzenie Twojej wiedzy poprzez dostarczenie praktycznych rozwiązań umożliwiających zrozumienie, śledzenie i zarządzanie księgowością firmy — bez poświęcania więcej czasu w ciągu dnia.

WooCommerce zapewnia właścicielom firm fantastyczną platformę do sprzedaży ich produktów, a jej możliwość dostosowania pozwala wspierać i automatyzować procesy biznesowe jak żadne inne. Jednym z najważniejszych z tych procesów jest księgowość.

Bez względu na to, gdzie się znajdujesz i co sprzedajesz, zarządzanie księgowością jest ważną częścią każdego start-upu lub rozwijającej się witryny eCommerce. Platforma księgowa służy nie tylko do celów rocznego podatku dochodowego; pomaga śledzić sprzedaż, rejestry klientów, wydatki i dostawców. Monitoruje również marże na produktach, które sprzedajesz, komu sprzedajesz i od kogo kupujesz.

Platforma księgowa monitoruje przychodzące i wychodzące pieniądze i może pomóc w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji – na przykład, które produkty są najbardziej opłacalne, a nie tylko ile sprzedałeś.

W dzisiejszych czasach śledzenie poboru podatków od sprzedaży i rozliczeń dla Twojego sklepu jest równie ważne. Ponieważ powiązanie podatkowe staje się coraz bardziej rozpowszechnione, ważne jest, aby wiedzieć, ile podatku udało Ci się zebrać, oraz prawidłowo rozliczać i opłacać te kwoty każdego miesiąca.

Dodatkowo platforma księgowa może pomóc kontrolować stany magazynowe, dzięki czemu wiesz, co jest w magazynie i kiedy nadszedł czas na ponowne zamówienie. Wszystko to pomaga w prowadzeniu bardziej wydajnego i dochodowego biznesu dzięki znajomości swoich liczb .

Masz dość zarządzania arkuszami Excela i pofragmentowanymi danymi? Gotowy do przejęcia kontroli nad księgowością firmy? Jeśli tak, czytaj dalej.

Korzystanie z platformy księgowej dla Twojego sklepu WooCommerce

Jedna z największych zalet platform księgowych? Wykorzystanie danych biznesowych w celu zapewnienia możliwości zarządzania i raportowania, które zapewniają:

• Dokładniejszy obraz kondycji Twojej firmy
  
• Możliwość podejmowania bardziej świadomych decyzji
  
• Narzędzia do skalowania firmy bez dodatkowego wysiłku
  

Każdy z nich jest równie cenny — poniżej zobaczysz, w jaki sposób wszystkie one uwzględniają obszary Twojej firmy związane z rachunkowością.

Koszt sprzedanych towarów

Ważnym wskaźnikiem dla sklepu eCommerce jest koszt sprzedanych towarów (COGS) . Jeśli Twoja firma opiera się na produktach, zapasy są prawdopodobnie największym wydatkiem.

Jednak bez dokładnej KWS – wiedząc, że sprzedałeś na przykład 10 widżetów za 500 USD – nie możesz podejmować decyzji, które można podjąć. Gdybyś wiedział, że Twój koszt zakupu wyniósł 20 USD za każdy z tych 10 widżetów, mógłbyś zaplanować, ile ponownie zamówić, jaki będzie Twój zysk netto i w jaki sposób wpłynie to na ogólną marżę.

Znajomość wydatków jest niezbędna do skutecznego planowania biznesowego: pozwala zrozumieć koszty oraz odpowiednio prognozować, planować i budżetować. Twoje marże określają twoją rentowność i nie ma możliwości poznania tych marż, chyba że znasz swoje koszty.

Platforma księgowa robi to bez ciągłej pracy ręcznej. Gdy zapiszesz, ile produktów zostało zakupionych i za jaką cenę, platforma księgowa dokładnie pokaże, ile jest na stanie. Gdy sprzedajesz te produkty, zobaczysz to w dostępnych zasobach reklamowych i będziesz w stanie określić rzeczywisty zysk po uwzględnieniu kosztów związanych z produktem.

Oprócz korzyści związanych z planowaniem biznesowym i analizą zysków płynących ze znajomości KWS, istnieją również korzyści podatkowe. Podatki są obliczane na podstawie zysku brutto, czyli przychodów pomniejszonych o koszty. Monitorowanie wszystkich kosztów zapewnia dokładny końcowy dochód podlegający opodatkowaniu!

Dokładne raportowanie zysków/strat

Zysk i strata to dwa podstawowe wskaźniki kondycji biznesowej. Istnieje wiele sposobów na prowadzenie ogólnej ewidencji ogólnych dochodów i wydatków. Śledzone na platformie księgowej, dane te mogą być wykorzystywane do podejmowania decyzji oraz przeglądania wzorców i historii niedostępnych w ręcznych arkuszach kalkulacyjnych.

Na przykład, w jaki sposób ostatnie sześć miesięcy marketingu odpowiada sprzedaży produktów o najwyższej i najniższej marży? Czy poświęcasz zasoby i pracę na produkt, który przynosi wysokie przychody, ale niskie marże? Czy KWS rosną z biegiem czasu i czy można je zmniejszyć, kupując różne kwoty w różnych okresach?

Śledzenie przychodów i wydatków za pośrednictwem platformy księgowej pozwala na sporządzanie dokładnych raportów. Dokładne rejestrowanie sprzedaży i wydatków wymaga precyzyjnego i kompletnego wprowadzania danych – wiele platform księgowych automatycznie pobiera te dane i może nawet połączyć się z Twoją kartą kredytową lub kontem bankowym w celu zaimportowania tych informacji.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak zautomatyzować tego typu rejestrowanie danych.

Śledzenie zapasów i depozytów zabezpieczających

WooCommerce daje możliwość natywnego śledzenia zapasów w celach sprzedażowych, co pozwala zaoferować klientowi określoną ilość produktu bez nadmiernej sprzedaży lub zaniżania cen.

Platformy księgowe zapewniają różne korzyści w zakresie śledzenia zapasów. Warto zauważyć, że łatwiej — i wydajniej — wprowadzać, dostosowywać i aktualizować stany magazynowe. Spowoduje to również zaktualizowanie powiązanych obszarów księgowych, takich jak konta zasobów magazynowych i KWS.

Na przykład: Możesz otworzyć platformę księgową (taką jak QuickBooks), wprowadzić rachunek za 50 widżetów od swojego dostawcy i nacisnąć Zapisz. Będziesz wtedy mieć rejestr płatności dostawcy, a wydatki na produkty zostaną zarejestrowane. QuickBooks prawidłowo zwiększyłby twoje zapasy o 50, wraz z powiązanymi kontami zasobów magazynowych i KWS — wszystko po wprowadzeniu jednego rachunku.

Uzgodnienia i wyciągi bankowe

Jednym z najlepszych powodów korzystania z platformy księgowej jest fakt, że łączy ona wszystkie Twoje dochody i wydatki, pomagając w ważnym ostatnim kroku, aby upewnić się, że wprowadzone dane są zgodne z transakcjami w świecie rzeczywistym oraz wyciągami bankowymi i kartami kredytowymi. Nazywa się to „pojednaniem”.

Oprócz wyłapywania niezarejestrowanych przychodów lub wydatków, uzgadnianie pomaga wykryć nieoczekiwane transakcje, zwłaszcza w obszarach kradzieży i nieautoryzowanych wydatków lub rachunków.

Rozliczenie odbywa się zwykle co miesiąc lub co kwartał.

Korzystanie z QuickBooks jako platformy księgowej dla Twojego sklepu WooCommerce

QuickBooks, dostępny online (w chmurze) lub na komputerze, jest popularnym wyborem wśród użytkowników WooCommerce.

Dzięki QuickBooks możesz śledzić sprzedaż WooCommerce, wydatki, klientów i dostawców, zyski i straty, koszt sprzedanych towarów, zapasy i wiele więcej — bez bycia księgowym.

Integrując go z codziennym lub cotygodniowym przepływem pracy i nie wprowadzając wszystkich danych na koniec roku, stale monitorujesz i zarządzasz kondycją finansową swojej firmy.

Regularne korzystanie z platformy księgowej, takiej jak QuickBooks, nie wymaga ogromnej inwestycji czasowej. Integracje, takie jak QuickBooks Sync for WooCommerce by MyWorks, mogą synchronizować wszystkie dane sklepu, więc konfiguracja jest bardzo prosta – a ponadto nie musisz ręcznie wprowadzać nowych danych.

Gdy już masz aktywne konto QuickBooks, jest kilka wstępnych kroków, takich jak wprowadzenie daty rozpoczęcia firmy i połączenie kont bankowych. Po zakończeniu możesz śledzić swoje dane księgowe! Można to zrobić ręcznie lub automatycznie.

Manualna instalacja

Musisz najpierw utworzyć swoje produkty w QuickBooks, wprowadzić KWS i informacje o zapasach dla każdego produktu, a następnie przypisać konta przychodów i wydatków.

Następnie wprowadź zamówienia w sklepie WooCommerce. Mogą one obejmować wszystkie przeszłe sprzedaże lub rozpocząć się w wybranym przez Ciebie dniu; najlepiej byłoby wybrać punkt wyjścia i zebrać wszystkie sprzedaże za rok obrotowy razem. Zamówienia można wprowadzać jako faktury – co jest najlepsze, jeśli klienci nie płacą od razu – lub paragony sprzedaży, które są idealne, jeśli przetwarzasz płatności w momencie zakupu.

Po wprowadzeniu zamówień WooCommerce będziesz mógł pobierać raporty księgowe, aby ocenić kondycję finansową swojego sklepu, kontynuując korzystanie z QuickBooks do śledzenia dostawców i bieżących wydatków.

Masz zbyt wiele produktów i zamówień w WooCommerce, aby ręcznie wprowadzić te dane? A może nie masz czasu?

Świetna wiadomość: możesz zintegrować WooCommerce i QuickBooks, aby automatycznie synchronizować wszystkie przeszłe i bieżące dane w czasie rzeczywistym.

Automatyczna konfiguracja

W zależności od potrzeb biznesowych, budżetu i osobistych priorytetów możesz zdecydować się na integrację, która pomoże zautomatyzować ten proces i zaoszczędzić czas.

Chociaż ręczne zarządzanie danymi może wydawać się rozwiązaniem tanim, wymagana inwestycja czasowa może prowadzić do wyższych kosztów alternatywnych. Podobnie jak w przypadku każdego nowego systemu biznesowego, musisz ocenić dostępne rozwiązania i zdecydować, które najlepiej odpowiada Twoim konkretnym potrzebom.

Jako właściciel sklepu WooCommerce masz już do czynienia z dziesiątkami codziennych procesów. Dodawanie ręcznych obowiązków księgowych, takich jak ręczne wprowadzanie klientów i sprzedaży, dodawanie i zarządzanie listami produktów, prawidłowe ewidencjonowanie i rozliczanie podatków od sprzedaży, dodawanie depozytów bankowych, uzgadnianie kont i utrzymywanie aktualnych stanów magazynowych zajmuje dużo czasu.

Na szczęście księgowość nie musi już być zadaniem, które pochłania jej więcej. Integracje mogą automatycznie aktualizować dane księgowe i inwentaryzacyjne. Jedną z takich integracji jest QuickBooks Sync for WooCommerce by MyWorks — możesz nawet zacząć za darmo.