Jak wysłać fakturę klienta w WooCommerce

Chcesz dowiedzieć się jak wysyłać faktury do klientów ze Sklepu WooCommerce? Jesteś we właściwym miejscu!

Wysyłanie oficjalnych dokumentów transakcyjnych jest kluczowe zarówno dla właścicieli sklepów, jak i klientów pod względem księgowym i podatkowym. Jako właściciel sklepu eCommerce możesz mieć problemy z fakturowaniem i uważać je za codzienny kłopot.

Na szczęście WooCommerce zapewnia domyślną funkcję wysyłania faktur do klientów, gdy kupują online. Ale funkcja faktury WooCommerce jest prosta, prosta i jednoznaczna. Nie znajdziesz łatwego sposobu na ręczne ponowne wysłanie wiadomości e-mail. Ponadto nie ma opcji PDF do pobrania lub wydrukowania faktury.

Dlatego w tym artykule przeprowadzimy Cię przez samouczek krok po kroku, jak wysyłać faktury do klientów w WooCommerce. Dzisiaj omówimy 2 różne metody fakturowania WooCommerce:

• Metoda 1 : Wysyłanie faktur przy użyciu domyślnej funkcji WooCommerce
• Metoda 2 : Wysyłanie faktur wraz z załącznikiem PDF

Jako bonus pokażemy Ci również, jak utworzyć funkcję fakturowania dla Twojego rynku wielu dostawców.

Weź kawę i zacznij robić notatki. Zaczniemy od odpowiedzi na jedno z najczęściej zadawanych pytań –

Dlaczego fakturowanie jest tak ważne dla Twojego eCommerce

Faktura to rachunek, który wyszczególnia i rejestruje transakcję między kupującym a sprzedającym

Firmy muszą tworzyć faktury, aby otrzymywać zapłatę, to takie proste. Ta faktura nie tylko działa jako umowa finansowa między firmą a klientami, ale także chroni obie strony w przypadku jakiegokolwiek sporu. Mamy nadzieję, że to się nigdy nie wydarzy, ale z powyższych linijek można zrozumieć, jak ważne są faktury.

Oto kilka innych powodów, dla których warto wysyłać faktury swoim klientom, ponieważ:

• Działa jako prawny dowód umowy finansowej
• Prowadzi dokumentację finansową z obu stron
• Podnosi jakość obsługi klienta
• Poprawia widoczność i tożsamość marki
• Oszczędza pieniądze i czas

Posiadanie faktur nie tylko pomaga śledzić dokumentację finansową, ale także pomaga w podejmowaniu właściwych decyzji.

Do następnej części.

Jak wysłać fakturę klienta w WooCommerce — łatwy sposób

Poniżej przedstawiamy dwie różne metody wysyłania faktur do kupujących online:

Metoda 1: Wysyłanie faktury przy użyciu domyślnej funkcji WooCommerce

Jak powiedzieliśmy wcześniej, WooCommerce ma domyślną funkcję wysyłania faktur do klientów. Wszystko, co musisz zrobić, to wykonać te kroki, a będziesz mógł również wysyłać faktury.

Zakładamy, że masz już skonfigurowany sklep WooCommerce i jesteś gotowy do sprzedaży.

Krok 1: Skonfiguruj fakturę klienta WooCommerce / e-mail ze szczegółami zamówienia

Najpierw musisz przejść do WooCommerce–> Ustawienia–> E-maile . Tam wybierz e-mail Faktura dla klienta/Szczegóły zamówienia . Ten e-mail służy do wysyłania faktur do klientów.

Kliknij przycisk Zarządzaj-

Krok 2: Dodaj niezbędne szczegóły, aby skonfigurować wiadomość e-mail

Chociaż wszystkie szczegóły (temat, nagłówek e-maila itp.) są już ustawione w polach tekstowych jako element zastępczy, nadal możesz wprowadzać zmiany. Możesz dodać dodatkowe uwagi w polu „ Dodatkowa treść ” i zmienić typ e-maila z HTML na zwykły lub wieloczęściowy (obejmuje zarówno e-maile zwykłe, jak i HTML).

Krok 3: Wybierz opcję faktury e-mail z menu akcji zamówienia

Po skonfigurowaniu szczegółów e-maila, teraz musisz skonfigurować działania związane z zamówieniem. Wybierz dowolne zamówienie z WooCommerce–> Zamówienia . W prawym górnym rogu strony znajdziesz opcję o nazwie Czynności porządkowe. Z rozwijanego menu wybierz opcję Wyślij fakturę/Szczegóły zamówienia do klienta .

Następnie Twoi klienci otrzymają fakturę ze szczegółami zamówienia. I to jest standardowy e-mail, który WooCommerce wysyła do klientów. To jest e-mail z fakturą.

Oto jak wysyłać faktury do klientów w WooCommerce w 3 prostych krokach.

Ale e-mail wygląda bardzo prosto i przejrzyście, prawda? Ponadto nie ma wersji PDF faktury. E-mail może się zgubić pośród tysięcy e-maili, ale plik PDF można pobrać i zapisać na dysku twardym lub na dowolnym urządzeniu.

Nie martw się, pokażemy Ci, jak dołączyć wersję PDF faktury do wiadomości e-mail.

Metoda 2: Jak wysłać fakturę WooCommerce z załącznikiem PDF

Aby dołączyć wersję PDF faktury do poczty z fakturami, będziesz potrzebować pomocy wtyczki „WooCommerce Faktury PDF i listy przewozowe”. To świetna wtyczka, która oferuje wiele funkcji, które pomogą Ci dostosować regularne wiadomości e-mail z fakturami.

Oto kroki, aby skonfigurować tę wtyczkę dla Twojego sklepu WooCommerce.

Krok 1: Zainstaluj wtyczkę na swojej stronie WooCommerce

Przede wszystkim musisz zainstalować wtyczkę na swojej stronie WooCommerce. Jeśli już to wiesz, możesz pominąć ten krok.

W przypadku innych zaloguj się do pulpitu nawigacyjnego WordPress, przejdź do Wtyczki–>Dodaj nowy . Tam wpisz nazwę wtyczki, zainstaluj i aktywuj wtyczkę.

Krok 2: Dodaj dane swojej firmy (adres, logo, nazwa)

Po zainstalowaniu wtyczki otrzymasz Kreator instalacji, w którym musisz dodać dane swojej firmy. Możesz też dodać je do pulpitu nawigacyjnego. Wszystkie opcje znajdziesz w zakładce Ogólne. Możesz także wybrać sposób, w jaki Twoi klienci będą przeglądać plik PDF, rozmiar papieru i szablony.

Krok 3: Wybierz wiadomości e-mail, które mają zawierać załącznik PDF

Następnie musisz wybrać, w których e-mailach chcesz załączyć plik PDF. W e-mailach wysyłanych przez WooCommerce żaden z nich nie ma dołączonej do pobrania faktury w formacie PDF. Więc musisz je wybrać.

Możesz wybrać spośród,

• Nowe zamówienie (e-mail administratora)
• Anulowane zamówienie
• Nieudane zamówienie
• Zamówienie wstrzymane
• Przetwarzanie zamówienia
• Zrealizowane zamówienie
• Zwrócone zamówienie
• Faktura dla klienta / szczegóły zamówienia (ręczny e-mail)
• Uwaga klienta

Uwaga: jednym z ważniejszych pól do wyboru jest pole Faktura dla klienta / Szczegóły zamówienia (ręczny e-mail) , ponieważ jest to jeden z najłatwiejszych sposobów ręcznego wysyłania faktur PDF.

Jeśli uważasz, że będziesz musiał regularnie wysyłać faktury ręcznie, zdecydowanie powinieneś włączyć opcję Pokaż przycisk akcji .

Krok 4: Zmień akcje zamówienia na wysyłanie faktur e-mail

Po skonfigurowaniu faktur pojawiają się dwie rzeczy:

1. Wtyczka automatycznie dołączy faktury PDF do wszystkich wybranych automatycznych wiadomości e-mail z zamówieniami
2. Wtyczka doda nowe opcje do interfejsu zarządzania zamówieniami WooCommerce, aby umożliwić ręczne wysyłanie faktur w razie potrzeby.

Teraz możesz spać spokojnie, wiedząc, że do wszystkich wybranych przez Ciebie wiadomości e-mail są dołączone faktury w formacie PDF.

Ale jeśli chcesz, możesz ponownie wysłać te e-maile i dostosować działania zamówienia z dołączonymi fakturami PDF. Po prostu otwórz dowolne zamówienie z WooCommerce–> Orders i wykonaj następujące czynności zamówienia,

• Wyślij e-mailem szczegóły faktury/zamówienia do klienta
• Wyślij ponownie powiadomienie o nowym zamówieniu
• Wygeneruj ponownie uprawnienia do pobierania

Na przykład wybranie jednej z dwóch pierwszych opcji to świetny sposób na ponowne wysłanie lub ręczne wysłanie e-maila z zamówieniem z fakturą.

E-mail WooCommerce trafia jak zwykle do skrzynki odbiorczej klienta, ale na dole otrzymuje on również fakturę w formacie PDF.

W ten sposób możesz dodawać pliki PDF do wiadomości e-mail z fakturami WooCommerce.

Jeśli chcesz, możesz utworzyć fakturę PDF lub list przewozowy do pobrania. Po prostu kliknij Fakturę PDF lub List przewozowy w opcji Utwórz PDF .

Możesz także dodać dodatkowe notatki do dokumentu PDF. Znajdź dane dokumentu PDF w sekcji zamówienia i dodaj tam swoje notatki.

Bonus: Jak utworzyć funkcję faktury PDF dla Twojego rynku wielu dostawców Powered by Dokan

Teraz tworzymy załączniki z fakturami i PDF tylko dla sklepów WoOCommerce. Ale pozostaje pytanie, w jaki sposób możesz stworzyć tę samą funkcję dla swojego rynku wielu dostawców. Jeśli używasz Dokan, jednej z najpopularniejszych wtyczek marketplace dla wielu dostawców, do stworzenia swojego marketplace, masz szczęście.

Wśród wszystkich innych niesamowitych funkcji Dokan ma również bezpłatną wtyczkę, która pomaga użytkownikom dodawać funkcję faktury PDF do pulpitu dostawcy. Tak, za pomocą darmowej wtyczki Dokan Invoice możesz wysyłać e-maile z fakturami z załączonym plikiem PDF. Zasadniczo dodaje wszystkie podstawowe funkcje wtyczki Faktury PDF i dokumenty dostawy WooCommerce do pulpitu dostawcy.

Aby użyć tej wtyczki, upewnij się, że masz zainstalowaną,

1. WooCommerce
2. Wtyczka Dokan
3. Faktury PDF i listy przewozowe WooCommerce.

Krok 1: Zainstaluj wtyczkę Dokan Invoice

Przejdź do zaplecza WordPress, przejdź do Wtyczki> Dodaj nowy i wyszukaj wtyczkę Dokan Invoice. Zainstaluj i aktywuj wtyczkę.

Krok 2: Odwiedź panel dostawcy i przetestuj tę funkcję

Jesteś prawie gotowy. Teraz odwiedź pulpit nawigacyjny dostawcy i przejdź do Zamówienia. Tam zobaczysz opcje Faktura i List przewozowy.

Otóż ​​to. Oto, jak łatwo możesz dodać funkcję fakturowania do swojego rynku wielu dostawców.

Często zadawane pytania dotyczące wysyłania faktur WooCommerce do klientów

Zacznij tworzyć i wysyłać faktury WooCommerce już dziś!

Jesteśmy na końcu naszego artykułu i mam nadzieję, że wiesz już, jak wysyłać faktury do klientów w WooCommerce. Również, jeśli masz pojęcie, dlaczego wysyłanie faktur jest ważne.

Co więcej, pokazaliśmy również, jak utworzyć funkcję fakturowania dla Twojego rynku wielu dostawców.

Tworzenie i wysyłanie faktur może poprawić jakość obsługi klienta. Może również zaoszczędzić czas, pieniądze, a nawet środowisko, co oznacza, że ​​Twoja firma może dobrze współpracować z innymi aspektami sprzedaży online.

Jeśli nasz samouczek okazał się pomocny, podziel się nim z innymi osobami, które również szukają tego rozwiązania. A jeśli masz jakieś pytania, zostaw komentarz w sekcji komentarzy. Dzięki!