Dokumentacja wewnętrzna: wszystko, co musisz wiedzieć (wskazówki i samouczek)

Czy Twoja firma potrzebuje wewnętrznej dokumentacji? A czym w ogóle jest dokumentacja wewnętrzna?

Chociaż prawdopodobnie znasz pomysł tworzenia dokumentacji, aby pomóc klientom uzyskać większą wartość z Twoich produktów lub usług, wysokiej jakości dokumentacja może również pomóc Twojej firmie i pracownikom lepiej pracować.

Ten rodzaj dokumentacji skierowanej do wewnątrz nosi nazwę dokumentacji wewnętrznej i można jej używać do zwiększania produktywności, przechowywania i udostępniania wiedzy oraz nie tylko.

W tym przewodniku dowiesz się wszystkiego, co musisz wiedzieć o wewnętrznej dokumentacji, w tym:

• Czym jest dokumentacja wewnętrzna
• Korzyści z dokumentacji wewnętrznej
• Najlepsze praktyki dotyczące dokumentacji wewnętrznej
• Jak stworzyć własne wewnętrzne centrum dokumentacji

Co to jest dokumentacja wewnętrzna?

Dokumentacja wewnętrzna to uporządkowany zbiór procedur, wiedzy, najlepszych praktyk Twojej firmy i tak dalej.

Przez całe życie Twojej firmy Twoja firma zgromadzi mnóstwo wiedzy i doświadczenia. Dokumentacja wewnętrzna pomaga zachować całą tę zbiorową wiedzę w jednym, łatwo dostępnym centrum.

Możesz go używać do zwiększania produktywności, zapobiegania utracie wiedzy, wdrażania nowych pracowników i nie tylko.

Rozłóżmy kilka kluczowych pojęć…

Dokumentacja wewnętrzna a dokumentacja zewnętrzna

Dokumentacja wewnętrzna i zewnętrzna służą tym samym celom dokumentowania procesów, wyjaśniania, jak robić rzeczy, dzielenia się kluczową wiedzą i tak dalej.

Kluczowa różnica polega na tym, kim są docelowi odbiorcy tej dokumentacji:

• Dokumentacja wewnętrzna – grupą docelową są pracownicy Twojej firmy.
• Dokumentacja zewnętrzna – docelowymi odbiorcami są Twoi użytkownicy, klienci, klienci i tak dalej.

Zasadniczo – klienci lub osoby z zewnątrz w ogóle nie powinny widzieć Twojej wewnętrznej dokumentacji, ale Twoi pracownicy prawdopodobnie będą polegać na wewnętrznej dokumentacji, aby wykonać swoją pracę.

Różne rodzaje dokumentacji wewnętrznej

Omówiliśmy to nieco powyżej, ale istnieją różne rodzaje dokumentacji wewnętrznej, z których każdy będzie chciał dostosować do konkretnego celu:

• Dokumentacja procesowa – będziesz chciał udokumentować, jak prawidłowo wykonać określone zadania. Może to obejmować listy kontrolne, samouczki i tak dalej. Na przykład możesz mieć artykuł „Jak stworzyć nowy fragment dokumentacji wewnętrznej”.
• Dokumentacja projektu – będziesz chciał udokumentować szczegóły i postęp każdego projektu. Może to obejmować propozycje, przypadki biznesowe, podsumowania spotkań, harmonogramy i tak dalej.
• Dokumentacja zasad/kadr — warto udokumentować ważne zasady, takie jak wdrażanie pracowników, zasady urlopów, zwolnienia chorobowe, zwolnienia pracowników i tak dalej.
• Dokumentacja zespołu – każdy zespół może tworzyć własną dokumentację wewnętrzną dla wiedzy i zasad dotyczących zespołu. Na przykład zespół ds. treści może udokumentować przewodnik po stylu bloga i zasady dotyczące pracy z plakatami gościnnymi.
• Dokumentacja techniczna — jeśli masz zespół programistów, będzie on chciał stworzyć własną wewnętrzną dokumentację, która wyjaśnia, co dzieje się w kodzie, przewodniki stylistyczne, zasady testowania jakości i tak dalej.

Korzyści z dokumentacji wewnętrznej: dlaczego warto podjąć wysiłek?

Tworzenie wewnętrznej dokumentacji bez wątpienia zajmuje trochę więcej czasu niż „po prostu skręcanie”.

Jakie są więc zalety dokumentacji wewnętrznej? Czyli dlaczego warto zainwestować czas i wysiłek w tworzenie wewnętrznej dokumentacji?

Oto niektóre z największych korzyści związanych z dokumentacją wewnętrzną:

• Promuj dzielenie się wiedzą – możesz zachęcić pracowników do dzielenia się wiedzą. Co więcej, pracownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do wiedzy udostępnionej przez innych pracowników bez konieczności każdorazowej bezpośredniej interakcji z pierwotnym uczestnikiem.
• Zwiększ produktywność — dokumentując ważne procesy i szczegóły, możesz upewnić się, że pracownicy nie utkną niepotrzebnie, co zwiększa ogólną produktywność.
• Wdrażaj nowych pracowników bardziej wydajnie — gdy nowy pracownik dołączy do Twojej firmy, będzie mógł polegać na zgromadzonej przez Ciebie wiedzy wewnętrznej, aby szybko rozpocząć pracę.
• Zachowaj wiedzę – w pewnym momencie kluczowi pracownicy odejdą na stałe lub z powodu urlopu/choroby. Posiadanie wewnętrznej dokumentacji zapewnia, że ​​wiedza tych pracowników jest zachowana i dostępna nawet po ich odejściu.

Najlepsze praktyki tworzenia wysokiej jakości dokumentacji wewnętrznej

Teraz, gdy już wiesz, czym jest dokumentacja wewnętrzna i dlaczego jest ważna, zacznijmy zmieniać biegi w kierunku tworzenia własnego centrum dokumentacji wewnętrznej.

Zaczniemy od kilku ogólnych najlepszych praktyk dotyczących dokumentacji wewnętrznej, a następnie omówimy techniczny proces tworzenia własnego centrum.

• Zaangażuj kluczowych interesariuszy — dokumentacja wewnętrzna nie powinna opierać się wyłącznie na podejściu odgórnym — ważne jest zaangażowanie kluczowych pracowników na każdym poziomie. W końcu ci pracownicy to często ci, którzy mają wiedzę „w okopach”, którą chcesz zachować. Możesz również chcieć wyznaczyć określonych pracowników jako kuratorów treści, aby mieć jasny decydent.
• Zmień przeznaczenie istniejącej dokumentacji – nie musisz budować całej wewnętrznej dokumentacji od zera, ponieważ prawdopodobnie masz już istniejącą zawartość schowaną w różnych miejscach. Spróbuj zmienić przeznaczenie tej zawartości w jedno centralne centrum, aby ułatwić dostęp.
• Ułatw dostęp – mówiąc o łatwości dostępu, chcesz mieć pewność, że Twoje centrum jest łatwe do przeglądania i wyszukiwania. Korzystaj z kategorii i funkcji, takich jak błyskawiczne sugestie wyszukiwania, aby pomóc pracownikom w dotarciu do odpowiednich treści.
• Stwórz przewodnik po stylu, aby zachować spójność – jeśli cała Twoja dokumentacja używa innego formatowania, ludziom będzie trudno uzyskać wartość. Aby tego uniknąć, z góry utwórz przewodnik po stylu i postępuj zgodnie z nim dla każdego elementu treści.
• Dołącz obrazy, filmy i GIF -y – nie polegaj tylko na tekście – w tym obrazy, filmy i inne media, takie jak GIF-y, mogą sprawić, że Twoje treści będą bardziej przydatne. Na przykład, dokumentując pewien proces, możesz dołączyć obrazy lub wideo dokumentujące ten proces.
• Unikaj nadmiernej dokumentacji – chociaż dokumentacja wewnętrzna ma wiele zalet, nadmiarowa dokumentacja może również powodować frustrację i irytację pracowników. Ważne jest, aby zachować równowagę między dokumentowaniem ważnych szczegółów a obciążaniem pracowników ciężką pracą.
• Utrzymuj wszystko na bieżąco — Twoje procesy i wiedza instytucjonalna będą się zmieniać w czasie, dlatego ważne jest, aby aktualizować wewnętrzną dokumentację, aby nadążać za tymi zmianami. Ponownie, pomocne może być wyznaczenie pracowników jako interesariuszy, którzy są odpowiedzialni za aktualizowanie dokumentacji wewnętrznej w czasie.
• Poproś o informację zwrotną od pracowników – pamiętaj, że Twoja wewnętrzna dokumentacja jest po to, aby ułatwić życie pracownikom. Nie bój się prosić pracowników o informację zwrotną, ponieważ mogą mieć świetne pomysły na poszerzenie Twojej wewnętrznej wiedzy.

Jak stworzyć swoje wewnętrzne centrum dokumentacji

A teraz ostatnie pytanie – jak właściwie stworzyć centrum, w którym wszyscy Twoi pracownicy mogą uzyskać dostęp do Twoich wewnętrznych zasobów dokumentacji?

Cóż, masz trzy główne opcje, jeśli chodzi o oprogramowanie bazy wiedzy:

• Korzystaj z oprogramowania typu open source, takiego jak WordPress i HeroThemes.
• Użyj narzędzia SaaS.
• Zakoduj własne rozwiązanie.

Chociaż możemy być nieco stronniczy, uważamy, że podejście open source w WordPressie ma sens z kilku powodów:

• Masz pełne prawo własności i kontrolę nad swoją dokumentacją . Twoja dokumentacja może zawierać poufne informacje, których nie chcesz umieszczać na czyimś serwerze (jak w przypadku narzędzia SaaS). Dzięki WordPress możesz przechowywać wszystkie swoje dane i informacje na własnym serwerze.
• To wciąż bardzo proste . Jeśli korzystasz z wtyczki WordPress, takiej jak Heroic Knowledge Base, możesz zacząć działać w bardzo krótkim czasie, co nie jest prawdopodobne, jeśli opracujesz własne rozwiązanie.
• Jest opłacalny . Podejście WordPress jest na ogół dużo tańsze niż narzędzie SaaS. Amortyzowane przez rok, zazwyczaj płacisz mniej niż 15 USD miesięcznie za nieograniczoną liczbę artykułów i nieograniczoną liczbę użytkowników.

Oto jak stworzyć wewnętrzne centrum dokumentacji za pomocą WordPressa i wtyczki Heroic Knowledge Base.

1. Skonfiguruj instalację WordPress

Na początek zechcesz utworzyć nową instalację WordPressa, która będzie działać jako wewnętrzne centrum wiedzy.

Masz dwie opcje instalacji WordPressa:

1. Możesz utworzyć witrynę intranetową dostępną tylko z sieci lokalnej firmy. Mamy przewodnik dotyczący tworzenia witryny intranetowej WordPress.
2. Możesz utworzyć publiczną witrynę WordPress dostępną z dowolnego miejsca, ale ograniczyć dostęp za pomocą hasła i/lub kont użytkowników dla pracowników. Istnieje wiele wtyczek, które pozwalają tworzyć konta użytkowników lub po prostu ograniczać całą witrynę jednym hasłem, które możesz udostępnić pracownikom.

Ze względu na popularność pracy zdalnej w dzisiejszych czasach prawdopodobnie zechcesz wybrać drugie podejście, aby pracownicy mogli uzyskać dostęp do wewnętrznej dokumentacji, nawet gdy nie ma ich w biurze.

2. Zainstaluj Heroiczną Bazę Wiedzy

Po zainstalowaniu WordPressa możesz dodać wtyczkę Heroic Knowledge Base, aby przekształcić ją w wewnętrzne centrum dokumentacji.

Heroic Knowledge Base to wtyczka WordPress, która dodaje pełną funkcjonalność bazy wiedzy do WordPress. Zawiera szereg funkcji, dzięki którym Twoje wewnętrzne centrum dokumentacji odniesie sukces:

• Natychmiastowe sugestie wyszukiwania prowadzące pracowników do odpowiednich treści.
• Nieograniczone kategorie do organizowania treści według tematu, działu itp.
• Wbudowane narzędzie do opinii, dzięki któremu pracownicy mogą przekazywać opinie na temat artykułów.
• Łatwe zarządzanie wersjami i wersjami za pomocą wbudowanego systemu wersjonowania WordPress. Jest to świetne, aby zobaczyć, jak artykuły zmieniły się w czasie (i cofnąć zmiany, jeśli to konieczne).
• Wbudowana analityka, aby zobaczyć, jaka treść najbardziej interesuje pracowników. Możesz wykorzystać te informacje, aby udoskonalić i zoptymalizować swoją dokumentację.
• Widżet asystenta pomocy to kolejny łatwy sposób na znalezienie przez pracowników odpowiedniej dokumentacji.

Po zakupie Heroic Knowledge Base możesz zainstalować ją tak samo, jak każdą inną wtyczkę WordPress. Otrzymasz łatwy w użyciu obszar ustawień, w którym możesz skonfigurować wszystko, co dotyczy Twojej wewnętrznej bazy wiedzy o dokumentacji:

Alternatywnie możesz również użyć motywu KnowAll, który obsługuje projektowanie centrum dokumentacji, jednocześnie budując wszystkie funkcje wtyczki Heroic Knowledge Base.

3. Dodaj swoje artykuły dokumentacji

Po zainstalowaniu wtyczki Heroic Knowledge Base możesz rozpocząć dodawanie swojej wewnętrznej zawartości.

Dzięki Heroic Knowledge Base możesz to zrobić za pomocą elastycznego edytora bloków WordPress.

Heroic Knowledge Base dodaje również kilka dedykowanych bloków, które pomogą ci ulepszyć twoją dokumentację. Na przykład możesz łatwo dodać objaśnienia lub ostrzeżenia, aby podkreślić kluczowe informacje lub problemy, których należy unikać:

Możesz także dodać nieograniczoną liczbę kategorii, aby uporządkować zawartość.

Aby zmienić kolejność artykułów i/lub kategorii, otrzymasz specjalne interfejsy typu „przeciągnij i upuść”. Możesz uzyskać do nich dostęp, przechodząc do Heroic KB → Order Ordering lub Heroic KB → Category Ordering :

Stwórz swoją wewnętrzną bazę wiedzy już dziś

Chociaż tworzenie dokumentacji wewnętrznej wymaga zaangażowania czasu w tworzenie treści, inwestycja ta zwróci się, gdy będziesz w stanie zachować i dzielić się wiedzą, zwiększyć produktywność i wydajniej wdrażać nowych pracowników.

Aby najłatwiej skonfigurować wewnętrzne centrum dokumentacji, możesz użyć oprogramowania WordPress o otwartym kodzie źródłowym i wtyczki Heroic Knowledge Base.

Korzystając z WordPress i Heroicznej Bazy Wiedzy, uzyskasz następujące korzyści:

• Pełna własność i kontrola nad danymi Twojej firmy, ponieważ wszystko pozostaje na Twoich serwerach.
• Niższe koszty, ponieważ płacisz jeden niski zryczałtowany koszt za nieograniczone użytkowanie.
• Prostota, ponieważ Heroic Knowledge Base oferuje wszystkie funkcje, których potrzebujesz, co eliminuje potrzebę kodowania niestandardowego rozwiązania od podstaw.

Skonfiguruj swoje wewnętrzne centrum treści już dziś, a odniesiesz korzyści w mgnieniu oka.