Jak wystawić, wysłać e-mailem i wydrukować fakturę proforma WooCommerce?

Faktura sprzedaży w WooCommerce to po prostu dokument określający warunki sprzedaży między dwiema stronami. Faktura proforma WooCommerce jest również jednym z takich dokumentów, które zawierają wiele podobnych informacji, ale nie mogą być używane zamiennie z normalnymi fakturami. Mówiąc prościej, faktury mogą być kilku rodzajów, a faktura proforma WooCommerce jest jednym z nich.

Faktura proforma WooCommerce często pełni rolę dokumentu umowy między kupującym a sprzedającym. Faktury proforma określają uzgodnione warunki, w tym między innymi szacowany termin dostawy, cenę, ilość i inne.

WooCommerce nie oferuje domyślnego mechanizmu, za pomocą którego można generować faktury proforma. Jednak zewnętrzni programiści WooCommerce, tacy jak WebToffee, zaoferowali rozwiązania (wtyczki), które pomogą Ci skonfigurować faktury proforma. W tym artykule szczegółowo omówimy wystawianie faktur proforma WooCommerce za pomocą wtyczki faktury proforma WebToffee WooCommerce.

Faktura proforma WooCommerce to dokument, który przekazuje ostateczne szczegóły zakupu uzgodnionego przez kupującego i sprzedającego. W przeciwieństwie do zwykłych faktur, faktury proforma nie są prawnie wiążące. Wynika to z faktu, że faktury proforma mogą ulec zmianie. Warunki sprzedaży mogą ulec zmianie w miarę postępu negocjacji w sprawie zakupu.

Ponadto faktura proforma może nie mieć numeru faktury, ponieważ ostateczne szczegóły sprzedaży nie są potwierdzone. Dokument daje tylko wgląd w to, czego można się spodziewać pod względem ceny i dostawy.

Faktura proforma zostanie wysłana przed fakturą, gdy ostatnie pociągnięcia zakupu nie zostaną jeszcze potwierdzone. Dowiedz się więcej o tym, jak, kiedy i dlaczego są faktury proforma WooCommerce, korzystając z połączonego artykułu.

Faktura WooCommerce i faktura proforma wyglądają podobnie w środku i są ważnym elementem handlu międzynarodowego, ale różnią się przeznaczeniem – po co jest wysyłane?

Przyjrzyjmy się teraz dobrze tym różnicom.

Do czego jest potrzebne : faktury proforma dają kupującym wyobrażenie o tym, czego mogą się spodziewać w procesie sprzedaży. Ponieważ nie jest to sfinalizowana faktura, pozostawia pole do negocjacji. Natomiast faktura sprzedaży jest wysyłana jako wezwanie do zapłaty lub jako dowód zakupu.

Kiedy zostanie wystawiona : Faktury proforma WooCommerce zostaną wygenerowane i wysłane przed potwierdzeniem sprzedaży. Natomiast faktura zostanie wystawiona po wysyłce lub dostarczeniu towaru.

Stan prawny dokumentów : Ponieważ nic o zakupie nie zostanie potwierdzone podczas wysyłania faktury proforma WooCommerce, nie ma ona żadnej mocy prawnej, a klienci nie są zobowiązani do jej przestrzegania. Jednak faktury zostaną wysłane po wysłaniu produktów, więc jest to uważane za legalny zapis transakcji.

Czy może być używany do celów księgowych : Faktura może być używana do celów księgowych, podczas gdy faktura proforma nie powinna.

Jak wspomniano wcześniej, będziesz potrzebować zewnętrznej wtyczki, takiej jak faktura proforma, aby WooCommerce wystawiała faktury proforma dla twoich zamówień.

Wtyczka oferuje gotową obsługę faktur proforma. Oznacza to, że dokumenty będą generowane automatycznie zgodnie z domyślnymi konfiguracjami wtyczki bez żadnych dostosowań.

Zwróć uwagę, że wtyczka faktury proforma działa jako rozszerzenie bezpłatnej wtyczki faktury PDF i listów przewozowych WooCommerce. Najpierw musisz zainstalować i aktywować obie wtyczki w swoim sklepie WordPress, aby generować faktury proforma.

Aby generować lub wystawiać faktury proforma dla zamówień WooCommerce, najpierw zainstalujmy wtyczkę.

1. Zaloguj się do konsoli administracyjnej WordPress i przejdź do Wtyczki > Dodaj nowy .
2. Wyszukaj wtyczkę WooCommerce do faktur PDF i listów przewozowych i zidentyfikuj wtyczkę WebToffee.

3. Kliknij Zainstaluj teraz , a następnie Aktywuj odpowiadającą tej wtyczce.
4. Po zakończeniu aktywacji kliknij przycisk Prześlij wtyczkę znajdujący się u góry strony.
5. Prześlij plik zip wtyczki faktury proforma WooCommerce otrzymanej po jej zakupie.
6. Po zakończeniu przesyłania kliknij Zainstaluj teraz , a następnie Aktywuj wtyczkę .

Spowoduje to dodanie obu wtyczek do konsoli WordPress. Od teraz faktury proforma będą generowane automatycznie.

Aby jednak w pełni dostosować czas i sposób tworzenia faktur proforma, przejdź do Faktura/Pakowanie > Faktura proforma . Znajdziesz tam wszystkie opcje personalizacji faktur. Zapoznaj się z tym artykułem na temat dostosowywania faktur proforma WooCommerce, aby dowiedzieć się więcej.

Faktury proforma generowane w Twoim sklepie mogą być automatycznie wysyłane do Twoich klientów wraz z domyślnymi wiadomościami e-mail dotyczącymi statusu zamówienia WooCommerce. Aby to ustawić,

1. Przejdź do Faktura/Opakowanie > Faktura proforma > Ogólne .
2. W opcji Ogólne wybierz, kiedy automatycznie tworzyć faktury proforma. Na przykład, jeśli wybierzesz Wstrzymane, faktura proforma zostanie wygenerowana automatycznie, gdy status zamówienia zmieni się na „Wstrzymane”
3. Teraz zaznacz pole odpowiadające opcji Dołącz plik PDF z fakturą do wiadomości e-mail z zamówieniem . Automatyzuje to proces dołączania dokumentu PDF faktury proforma WooCommerce do wiadomości e-mail dla statusu zamówienia wybranego we wcześniejszym kroku. Na przykład faktura proforma w formacie PDF zostanie dołączona do wiadomości e-mail z zamówieniem wstrzymanym.
4. Kliknij Aktualizuj ustawienia , aby zaktualizować wprowadzone zmiany.

Faktury proforma wygenerowane dla WooCommerce mogą być drukowane przez Ciebie, administratora WordPress lub Twojego klienta.

Aby samodzielnie wydrukować fakturę proforma,

1. Przejdź do WooCommerce > Zamówienia i kliknij zamówienie, dla którego chcesz wygenerować faktury proforma.
2. Po prawej stronie zobaczysz widżet o nazwie Faktura/Pakowanie .
3. Kliknij przycisk drukowania lub pobierania odpowiadający znajdującej się tam fakturze Proforma .

Należy pamiętać, że faktury proforma mogą być w ten sposób generowane ręcznie dla zamówień o wszystkich statusach.

Aby umożliwić Twoim klientom drukowanie faktur proforma,

1. Przejdź do zakładki Faktura/Opakowanie > Faktury proforma > Ogólne .
2. Zaznacz wymagane pola odpowiadające opcji Pokaż przycisk wydruku faktury dla klientów .
   • Moje konto — strona Listy zamówień : dodaje przycisk drukowania do strony Moje konta > Zamówienia klienta.
   • Moje konto — strona Szczegóły zamówienia : Dodaje przycisk drukowania do strony szczegółów zamówienia dla poszczególnych zamówień.
   • E-mail zamówienia : dodaje przycisk drukowania do wiadomości e-mail dotyczącej stanu zamówienia, do której dołączona jest faktura proforma.
3. Kliknij Aktualizuj ustawienia .

Tak wyglądałby przycisk drukowania na stronie szczegółów zamówienia klienta.

Faktura proforma w WooCommerce zapewnia przejrzystość procesu zakupowego i buduje zaufanie między Tobą a Twoimi klientami. Chociaż dokument nie jest prawnie wiążący, oferowanie faktur proforma WooCommerce może sprawić, że proces pozyskiwania danych i produktów będzie płynny, nawet podczas transakcji międzynarodowych.

Możesz dostosowywać, wystawiać, wysyłać e-mailem i drukować faktury proforma WooCommerce za pomocą wtyczki faktury proforma WebToffee. Wtyczka oferuje szeroki zakres funkcji i jest w pełni kompatybilna z wielojęzycznymi wtyczkami, takimi jak WPML. Jego integracja z darmowym dodatkiem mPDF do faktur WooCommerce dodaje obsługę RTL i Unicode do platformy.

Czy ten artykuł był pomocny? Zachęcamy do podzielenia się z nami swoimi przemyśleniami na ten temat.