Życie i praca podczas epidemii koronawirusa – część 1

W części 1 naszej serii „Życie i praca podczas epidemii koronawirusa” przyjrzymy się, jak zdalne zespoły mogą komunikować się i współpracować ze sobą. W szczególności przyjrzymy się kilku narzędziom, których można używać do utrzymywania kontaktu z zespołem, a nawet klientami.

Nie tak dawno większość komunikacji między członkami zespołu odbywała się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Ale e-mail szybko wymknął się spod kontroli! Ilu z was przeczytało artykuł „Skrzynka odbiorcza do zera” i żałował, że skrzynka pocztowa nie jest całkowicie przepełniona? Na pewno nie jesteś sam!

Poczta e-mail jest łatwa do opanowania, gdy tylko komunikujesz się z inną osobą, ale w chwili, gdy musisz kogoś wysłać, a wątek e-mail zaczyna się komplikować, prowadzenie spójnej rozmowy staje się prawie niemożliwe. Wrzuć trochę załączników, a wszyscy bardzo szybko stracą chęć do radzenia sobie!

Tak więc, ponieważ wielu z nas pracuje w domu w najbliższej przyszłości, jest to świetna okazja do unowocześnienia sposobu komunikowania się ze współpracownikami i śledzenia wszystkich zadań do wykonania. Oznacza to odejście od poczty e-mail i arkuszy kalkulacyjnych z listą zadań, które są udostępniane na serwerze wewnętrznym, i korzystanie z nowej generacji technologii komunikacyjnych. Przyjrzyjmy się niektórym opcjom.

Komunikacja zespołowa

Mamy trzy produkty, które mogą całkowicie zrewolucjonizować sposób, w jaki pracujesz. Poznaj Slack, Twist i Zoom.

Luźny

Slack został nazwany „zabójcą poczty”. Jest to usługa online, która umożliwia członkom zespołu komunikowanie się za pomocą kombinacji wiadomości bezpośrednich i czatów grupowych. Pomyśl o tym prawie jak o Whatsapp dla firm. Zamiast niechlujnych wątków e-mail, które giną w ciągu kilku dni, Slack zapewnia miejsce na wszystkie rozmowy biznesowe.

Aby rozpocząć, zarejestruj konto dla swojej firmy i zarejestruj wszystkich członków swojego zespołu. Zobaczysz listę członków zespołu z poziomu swojego konta i masz dwie możliwości. Albo komunikuj się bezpośrednio za pomocą „Wiadomości bezpośredniej” lub skonfiguruj „Kanał Slack”. Kanały są zaprojektowane tak, aby członkowie zespołu mogli współpracować w czasie rzeczywistym i w sposób, który pozwala wszystkim pozostać na bieżąco.

Możesz skonfigurować wiele kanałów i po prostu dołączyć do tych, których potrzebujesz. Więc możesz mieć zespół marketingowy. Skonfiguruj kanał marketingowy i po prostu przypisz członków zespołu do tego kanału. Teraz, zamiast masy e-maili przepływających między zespołem marketingowym, wszyscy widzą nawzajem swoje wiadomości na pierwszy rzut oka. Co więcej, możesz przesyłać pliki do Slacka ORAZ wszystkie rozmowy w obu kanałach i wiadomości bezpośrednie są zachowywane. Oznacza to, że możesz po prostu przewinąć wstecz, aby zobaczyć, co zostało powiedziane w poprzednim dniu i godzinie. To fantastyczna funkcja (kto nie spędził godzin na szukaniu nieuchwytnego e-maila zawierającego kilka krytycznych informacji?!). Z Slackiem te czasy minęły.

Potrzebujesz prywatnej rozmowy z członkiem zespołu? Następnie bezpośrednia wiadomość daje taką możliwość.

Wreszcie Slack umożliwia prowadzenie zarówno połączeń głosowych, jak i wideo z poziomu platformy. Mogą to być czaty grupowe z maksymalnie 15 uczestnikami. Tak więc, gdy pisanie wiadomości po prostu nie wystarczy, po prostu otwórz połączenie (audio lub wideo) i odejdź. Nie są potrzebne żadne dodatkowe subskrypcje ani aplikacje.

Cena akcji Slacka wzrosła od czasu wybuchu koronawirusa ze względu na jego popularność. Jeśli masz ochotę wypróbować to dla swojego zespołu, udaj się na slack.com, aby spróbować.

Skręcać

Twist został zaprojektowany tak, aby osiągnąć bardzo podobny wynik do Slacka; mianowicie umożliwienie zespołom komunikowania się bez poczty elektronicznej. I robi to naprawdę dobrze.

Twist jednak faktycznie sprzedaje się jako alternatywa dla tych, którzy uważają Slack za zbyt rozpraszający.

Jedną z powszechnych skarg na Slacka jest to, że jest „zawsze włączony”. Ponieważ wiadomości są natychmiastowe, a w niektórych firmach możesz przynależeć do wielu różnych kanałów, Slack może czasami wydawać się przytłaczający.

Twist ma na celu zlikwidowanie tego, kładąc mniejszy nacisk na natychmiastowość komunikacji w ramach Slacka. Pozwala użytkownikom „nie spieszyć się” na przeglądanie wiadomości, a przydatna funkcja skrzynki odbiorczej oznacza, że ​​możesz mieć pewność, że niczego nie przegapiłeś.

To świetny produkt. Zaprojektowany przez tych samych ludzi, którzy również opracowują Todoist (aplikację z listą zadań), możesz mieć pewność, że będzie dobrze utrzymany i będzie oferować solidną funkcjonalność, której potrzebuje Twoja firma. Bardzo dobrze integruje się również z Todoist jako dodatkowy bonus, co czyni go idealnym wyborem, jeśli obecnie tego używasz.

Twist nie oferuje jednak połączeń w aplikacji ani wideokonferencji, co oznacza, że ​​musisz korzystać z aplikacji innej firmy, takiej jak Zoom.

Pomimo pozornych ograniczeń Twist jest prosty z założenia. Wykonuje jedną pracę, utrzymując jasne linie komunikacji między członkami zespołu i robi to naprawdę dobrze. Zajrzyj na twist.com

Powiększenie

Wreszcie na naszej liście narzędzi komunikacyjnych znajduje się kolejna „gorąca” aplikacja o nazwie Zoom. Zoom, podobnie jak Slack, doświadczył ogromnego wzrostu zainteresowania dzięki potrzebie zdalnego komunikowania się ludzi. Jest to narzędzie do wideokonferencji, które pozwala od dwóch do setek uczestników na nawiązanie zdalnej rozmowy wideo za pośrednictwem jednej z wielu ich aplikacji (np. Desktop, iPhone itp.).

Istnieje wiele produktów oferujących wideokonferencje (jak wspomniano, możesz skonfigurować wideokonferencję dla maksymalnie 15 uczestników z poziomu Slacka), ale ze względu na czystą zręczność Zoom jest trudny do pokonania. Fakt, że może obsłużyć setki uczestników, czyni go również idealnym wyborem dla tych, którzy chcą organizować seminaria lub warsztaty.

Jeśli więc potrzebujesz przeprowadzić rozmowę wideo z grupą współpracowników, Zoom oferuje łatwy i niedrogi sposób na zrobienie tego. Sprawdź to na zoom.us

Zadania zespołowe

Komunikowanie się ze swoim zespołem to jedno, a śledzenie, kto robi, co robi, to zupełnie co innego! W jakiś sposób, kiedy możesz wpaść do biura kolegi na pogawędkę lub spędzić porę dnia przy lunchu, łatwiej jest być na bieżąco z tym, co się dzieje, co musisz zrobić i co zostało oddelegowane gdzie indziej. Od wspaniałej izolacji domowego biura, choć dużo łatwiej jest prześlizgnąć się przez szczeliny.

Aby tego uniknąć, musisz skorzystać z menedżera zadań zespołowych. Jakiś czas temu napisaliśmy szczegółowy artykuł o trzech najlepszych, Asanie, Trello i Todoist. Więc zamiast wdawać się w zbyt wiele szczegółów, przejdź do tego artykułu, aby się przyjrzeć.

Chociaż korzystanie z Menedżera zadań może początkowo wydawać się trochę zniechęcające, uwierz nam, to robi różnicę. Plus to; bardzo satysfakcjonujące, gdy zadania są odliczane, a także daje zaskakującą jasność umysłu, gdy wiesz, że nie zapomniałeś (lub nie zapomnisz) wykonać ważnego zadania. Kiedy przyzwyczaisz się do dodawania zadań do menedżera zadań, szybko stanie się on regularną częścią Twojego codziennego administratora i sprawi, że Ty i Twój zespół będziecie bardziej wydajni.

Jutro przyjrzymy się sposobom zdalnego udostępniania informacji, w tym komunikowaniu pomysłów na ekranie, gdy nie możesz tego zrobić twarzą w twarz.

W międzyczasie od nas wszystkich w Team Pressidium, bądźcie zdrowi!