Życie i praca podczas epidemii koronawirusa – część 2

W drugiej części naszego cyklu „Życie i praca podczas epidemii koronawirusa” przyjrzymy się, jak zdalne zespoły mogą udostępniać pliki i lepiej współpracować przy projektach. Przyjrzymy się dostępnym narzędziom, które mogą uczynić ten proces łatwiejszym, bardziej przejrzystym i mniej stresującym!

Usługi udostępniania plików

Od dłuższego czasu wiele firm korzystało z wewnętrznego serwera do udostępniania plików między członkami zespołu. W ciągu ostatnich kilku lat narzędzia do przechowywania i współpracy w chmurze zrobiły krok naprzód, sprawiając, że wewnętrzne serwery należą już do przeszłości.

Obecnie usługi takie jak Dropbox, Box i Google Drive umożliwiają szybkie i łatwe udostępnianie zasobów — od dokumentów Word po pliki PDF, zdjęcia i nie tylko. Usługi te działają bardzo podobnie do wewnętrznego serwera plików, ale oferują wiele dodatkowych korzyści, a najważniejszą z nich jest funkcja umożliwiająca pracownikom dostęp do plików z praktycznie każdego urządzenia w dowolnym miejscu na świecie.

Jest to ogromna poprawa w stosunku do bardziej staromodnych systemów przechowywania i udostępniania plików. Nie tylko sprawia to, że dostęp do plików jest bardzo łatwy, ale te oparte na chmurze systemy oferują również dodatkową warstwę bezpieczeństwa plików biznesowych w postaci kopii zapasowej poza siedzibą firmy.

Łatwość obsługi to kolejny ważny powód, dla którego tak wiele firm korzysta obecnie z usług udostępniania plików innych firm, takich jak Dropbox. Krzywa uczenia się jest niska, podczas gdy kontrola i poziom dostępnych funkcji są wysokie. Na przykład, wystarczy kilka kliknięć, aby zmienić uprawnienia dostępu dla całych folderów, aby umożliwić (lub odmówić) dostęp wyznaczonym pracownikom.

Wersje plików to kolejna świetna funkcja, bez której będziesz się zastanawiać, jak mogłeś żyć… kiedy masz zespół współpracujący nad udostępnionymi plikami, czasami możesz znaleźć się w niefortunnej sytuacji, w której wprowadzane są zmiany, które później uznasz za niepożądane lub być może są nieprawidłowe. Tradycyjnie trudno byłoby wrócić do poprzedniej kopii dokumentu. W przypadku Dropbox lub Box można zobaczyć liczbę wersji plików utworzonych w okresie istnienia dokumentu i powrócić do dowolnej z nich jednym kliknięciem. Czasami ratownik!

Rzućmy okiem na 3 głównych graczy w tym sektorze:

Dropbox

Dropbox przeszedł pewną metamorfozę w ciągu ostatnich kilku lat. Nie tak dawno temu był postrzegany przede wszystkim jako „domowa” aplikacja do przechowywania i udostępniania plików. Jak zmieniły się czasy. Obecnie jest poważnym graczem w sektorze Enterprise, któremu zaufały takie znane marki jak Lonely Planet i Expedia.

Dropbox działa najlepiej, gdy pobierzesz ich aplikację komputerową. Spowoduje to utworzenie dedykowanego folderu Dropbox na Twoim komputerze, do którego możesz przeciągnąć wszystkie pliki, które chcesz przechowywać w Dropbox. W zależności od planu może to być nieograniczona liczba bez żadnych ograniczeń pamięci. Pliki te mogą pozostać na twoim komputerze, co zapewnia łatwy dostęp, jeśli nie masz połączenia z Internetem, ale także bezproblemowo są kopiowane do chmury Dropbox w tle. Dzięki temu możesz przyznać dostęp do tych plików lub folderów innym członkom zespołu. Wersje plików są zachowywane i można je przywrócić jednym kliknięciem, a fakt, że te pliki są bezpiecznie przechowywane przez Dropbox, daje Ci spokój ducha, jeśli Twój komputer lub laptop ulegnie awarii lub zostanie skradziony. W związku z tym Dropbox zapewnia nawet możliwość zdalnego wyczyszczenia komputera w przypadku kradzieży.

Dropbox jest zdecydowanie wart wypróbowania. Proces synchronizacji i przywracania plików jest oszałamiająco szybki i niezawodny, a cały system jest wyjątkowo dobrze zaprojektowany. Sprawdź to na dropbox.com

Główna zaleta : bezproblemowa synchronizacja plików między komputerem a chmurą Dropbox niemal niezależnie od liczby plików, które chcesz przechowywać.

Jeden dysk Microsoft

One Drive prezentuje się jako konkurent Dropbox i jest podstawowym systemem udostępniania i przechowywania plików dla klientów Microsoft 365. Jeśli masz subskrypcję Office 365, która obejmuje pocztę e-mail i dostęp do programów takich jak Word i Excel, prawie na pewno będziesz mieć dostęp do około 1 TB miejsca na jednym dysku.

Idea systemu jest bardzo podobna do Dropbox… umożliwia przechowywanie plików w chmurze Microsoft, co daje możliwość udostępniania i współpracy z zespołem, a także dodatkową korzyść polegającą na tworzeniu kopii zapasowych plików w zdalnej lokalizacji.

Ponieważ stanowi kluczową część oferty produktów Office 365, jest bardzo dobrze zintegrowany z prawie wszystkimi produktami Microsoft (takimi jak Word) i umożliwia szybkie i łatwe zapisywanie w chmurze z poziomu tych aplikacji.

Microsoft ma również aplikację na komputer, która, podobnie jak Dropbox, zamienia folder w połączenie „na żywo” z chmurą One Drive. Pliki w tym miejscu zostaną zsynchronizowane z One Drive, a już zapisane pliki zostaną pobrane na komputer, umożliwiając łatwy dostęp w trybie offline.

Chociaż oferuje dobry stosunek jakości do ceny dzięki uprzejmości dołączenia do subskrypcji Office 365, zgłaszano problemy podczas próby synchronizacji dużej liczby plików. To powiedziawszy, dla mniejszych zespołów, które nie mają dziesiątek tysięcy dokumentów, oferuje realny sposób udostępniania i współpracy z kolegami. Zajrzyj na office.com

Ważna zaleta : Dołączone bezpłatnie do subskrypcji Office 365, co oznacza, że ​​masz o jeden rachunek mniej do zapłacenia.

Skrzynka

Box jest głównym konkurentem Dropbox (i to nie tylko dlatego, że mają podobne nazwy!). Box był oryginalną usługą udostępniania plików dla przedsiębiorstw i do dziś koncentruje swoje wysiłki na dostarczaniu doskonałego narzędzia do udostępniania plików firmom na całym świecie.

Jeśli bezpieczeństwo i zgodność są ważne w Twojej firmie, Box powinien Cię zapewnić. Oferują dość szeroki wachlarz narzędzi bezpieczeństwa i liczą banki oraz innych dostawców usług finansowych, którzy wymagają od swoich klientów przestrzegania standardów branżowych, takich jak FINRA i RODO.

Podobnie jak Dropbox i One Drive, Box umożliwia dostęp do plików za pośrednictwem przeglądarki internetowej, a także synchronizację plików za pośrednictwem aplikacji Box z komputerem. Być może nic dziwnego, że wszystkie usługi udostępniania plików wymienione w tym artykule są również wyposażone w dobre aplikacje na iOS i Androida, co oznacza, że ​​nie musisz być przyklejony do laptopa przez cały dzień. Więcej informacji na box.com

Główna zaleta : Doskonałe funkcje bezpieczeństwa i zgodność z przepisami, zapewniające przydatność dla firm, w których bezpieczeństwo jest najwyższym priorytetem.

Współpraca plików

Omówiliśmy więc trzy wielkie nazwiska w dziedzinie udostępniania i przechowywania plików. Niezależnie od tego, co wybierzesz, myślę, że będziesz mile zaskoczony, jak miło jest mieć zdalny dostęp do plików… minęły czasy, w których musisz pamiętać, aby wysłać do siebie e-mailem dokument, nad którym chcesz pracować w domu! Aspekt tworzenia kopii zapasowych i rewizji plików jest również naprawdę fajną dodatkową premią za korzystanie z takich usług.

Czy są więc jakieś inne korzyści? Z pewnością są, a największym z nich jest bezwysiłkowa współpraca.

Wspomnieliśmy już o aspekcie rewizji plików zapewnianym przez te usługi. Wszystkie trzy systemy umożliwiają powrót do poprzednich kopii dokumentu zgodnie z wymaganiami. Ale co, gdy kilku z was pracuje nad tym samym dokumentem?

Na szczęście Dropbox, One Drive i Box mają szereg funkcji, które sprawiają, że jest to proste. Od powiadomień o tym, że ktoś inny edytuje dokument, aż po możliwość „zablokowania” pliku, aby uniemożliwić innym wprowadzanie zmian — współpraca stanie się przyjemnością. Wszystkie te systemy umożliwiają łatwe komentowanie dokumentów na żywo, a różne funkcje śledzenia pozwalają zobaczyć, jak praca ewoluuje w czasie. W przypadku braku wszystkich osób siedzących przy stole, te cechy sprawiają, że wspólna praca to prawdziwa przyjemność.

Narzędzia do przechwytywania i udostępniania

Ostatni zestaw narzędzi, którym dzisiaj się przyjrzymy, to te, które umożliwiają przechwytywanie ekranu w postaci zrzutu ekranu lub filmu. Czy wiesz, że komunikowanie się za pomocą wypowiadanych słów jest 6 razy szybsze niż pisanie (według Loom, jednej z naszych polecanych aplikacji!).

Kiedy pracujesz zdalnie, próba wyjaśniania drobnych szczegółów za pośrednictwem poczty e-mail (lub Slacka, jeśli czytasz nasz ostatni artykuł!) co dwie minuty, może być frustrująca. Podobnie, czasami chcesz po prostu szybko wskazać coś na ekranie. Zwykle może to wymagać żmudnego e-maila lub rozmowy telefonicznej, ale teraz, dzięki tym trzem aplikacjom, szybciej niż kiedykolwiek możesz przekazać swój punkt widzenia.

Aplikacja w chmurze

CloudApp „przynosi nagrywanie ekranu, zrzuty ekranu i tworzenie GIF-ów do chmury w łatwej w użyciu aplikacji na poziomie korporacyjnym”. Być może jedna z „oryginalnych” usług nagrywania ekranu/udostępniania plików, CloudApp oferuje całkiem zręczne udostępnianie, które pozwala szybko komunikować się za pomocą zrzutu ekranu lub nagranego wideo.

Aby rozpocząć, pobierz ich aplikację komputerową i zainstaluj ją. Po uruchomieniu wystarczy nacisnąć CTRL / ALT i 6 na klawiaturze, aby natychmiast wyświetlić okno nagrywania. Naciśnij „start”, a następnie zademonstruj lub pokaż wszystko, czego potrzebujesz. CloudApp nagra Twój ekran i głos w tle. Gdy skończysz, wyjdź z rejestratora, a kilka chwil później Twój film zostanie automatycznie przesłany na serwery CloudApp. Zostanie wygenerowany unikalny adres URL, który możesz szybko wkleić do wiadomości e-mail, slacka lub innego narzędzia, aby wysłać współpracownikom.

Nie potrzebujesz wideo? CloudApp pozwala zrobić szybki zrzut ekranu, a następnie dodać adnotacje do strzałek, tekstu, pól i nie tylko. Podobnie jak w przypadku filmów, otrzymasz udostępniony adres URL, który możesz następnie przesłać współpracownikom.

Przyzwyczajenie się do korzystania z takiego systemu zajmuje trochę czasu, ale gdy zostanie on zintegrowany z Twoim przepływem pracy, będziesz się zastanawiać, jak sobie bez niego poradziłeś! Pełne szczegóły na getcloudapp.com

Kropla i krosno

A jeśli podoba Ci się pomysł użycia takiego narzędzia, istnieją inne opcje, które możesz chcieć sprawdzić, takie jak Droplr, rywal CloudApp. Podczas gdy ich system działa w systemie Windows, początkowo był bardziej w domu na komputerach Mac… więc jeśli jesteś użytkownikiem Maca, może to być system dla Ciebie.

Wreszcie Loom to „nowy dzieciak na bloku”. Hojny bezpłatny plan jest dostępny podczas epidemii COVID. Funkcjonalność nagrywania wideo jest podobna do CloudApp i Droplr, ale jeśli chcesz robić zrzuty ekranu, Loom nie jest aplikacją dla Ciebie, ponieważ koncentruje się wyłącznie na wideo.

Jutro przyjrzymy się Twojemu środowisku pracy. Praca w domu wiąże się z pewnymi wyjątkowymi wyzwaniami, a zapewnienie optymalnej konfiguracji może mieć ogromny wpływ na wydajność, a także zdrowie.

Od nas wszystkich w Pressidium, trzymaj się dobrze!