5 najlepszych aplikacji do zarządzania spotkaniami w 2022 r., które usprawnią komunikację w zespole

W dzisiejszym świecie korporacyjnym spotkania są koniecznością, ponieważ umożliwiają stały przepływ komunikacji. Każdego tygodnia w Stanach Zjednoczonych odbywa się około 60 milionów spotkań. Ponad jedna czwarta czasu spędzanego przez typowego amerykańskiego pracownika w firmie spędzana jest na spotkaniach. W poniższej sekcji omówimy 5 najlepszych aplikacji do zarządzania spotkaniami, których będziesz chciał używać w 2022 r., a które sprawią, że Twoje dni robocze będą nieco prostsze.

W jaki sposób oprogramowanie do zarządzania spotkaniami różni się od tradycyjnych metod?

Rozwiązania do zarządzania spotkaniami pomagają w ustalaniu warunków planowania i przeprowadzania spotkań, organizowania komunikacji w zespołach, zarządzania odpowiednimi danymi i udostępniania informacji.

5 najlepszych aplikacji do zarządzania spotkaniami

Korzystając z oprogramowania do zarządzania spotkaniami, pracownicy mogą otwarcie wyrażać swoje myśli, mieć jasne wzajemne zrozumienie i dyskutować na aktualne tematy.

1. BeeNote

Beenote to rozwiązanie do zarządzania spotkaniami dla zarządu i komitetów. Tryb SaaS wskazuje, że platforma Beenote zarządza Twoimi spotkaniami. Płacisz za potrzebne usługi za pomocą SaaS. Beenote to doskonała alternatywa dla przygotowania posiedzenia Zarządu lub komitetu. Możesz szybko i sprawnie obsługiwać wszystkie spotkania, oszczędzając czas i pieniądze.

Co sprawia, że ​​Beenote jest idealnym towarzyszem spotkań? Łączy kluczowe funkcjonalności różnych aplikacji w jeden przyjazny dla użytkownika program. Umożliwia rejestrowanie, dokumentowanie i rozpowszechnianie protokołów ze spotkań dowolnej osobie w Twojej organizacji. Możesz również podzielić się tymi uwagami z innymi, w tym innymi członkami zespołu lub firmami. Zalety Beenote są liczne. Pozwala organizować efektywniejsze spotkania, zwiększać produktywność zespołu i promować wymianę wiedzy.

Beenote ułatwia zarządzanie spotkaniami. Jego proste funkcje pozwalają określić, co chcesz omówić i kto ma być obecny na spotkaniu. Możesz wybrać tematy, uczestników i cele, a także jak długo chcesz o nich rozmawiać. Współdziała z kalendarzem biznesowym, umożliwiając uchwycenie krytycznych momentów ze spotkań. Umożliwi to dzielenie się agendą i protokołami z innymi, co może pomóc w zamknięciu większej liczby transakcji i zadowoleniu większej liczby klientów.

Przeczytaj także – 9 najlepszych narzędzi Scrum do zarządzania projektami w 2022 r.

2. Spotkanie Google

Google Meet to doskonałe narzędzie do organizowania wirtualnych spotkań. Gdy do kogoś zadzwonisz, natychmiast dołączy do Twojego spotkania po odebraniu telefonu. Kiedy zadzwonisz do poszczególnych osób, zobaczą ich imiona i przyjdą na spotkanie. Możesz zmienić kilka parametrów, aby zwiększyć wydajność. Możesz także pokazać aktualnego mówcę i prezentację oraz uczestników, w zależności od celu spotkania.

Google Meet umożliwia także wyświetlenie ekranu przed rozpoczęciem spotkania, co jest przydatne, jeśli chcesz dostosować kamerę lub mikrofon przed spotkaniem. Możesz także sprawdzić uczestników i zmienić aranżację programu. Możesz nawet wyciszyć, usunąć lub przypiąć osoby, aby skoncentrować się na spotkaniu. A także udostępnij link do nagrania innym uczestnikom, aby mogli je później zobaczyć. Świetnie nadaje się nie tylko na spotkania, ale jest również wygodny dla odległych pracowników.

Google Meet to fantastyczne narzędzie do organizowania spotkań, jeśli prowadzisz firmę. Możesz prowadzić spotkania dla maksymalnie 30 osób. Usługa jest dostępna za pośrednictwem komputera i urządzeń mobilnych. Aby dołączyć do spotkania, musisz wysłać uczestnikom link. Jeśli chcesz zachować prywatność dialogu, możesz użyć szarego tła, aby zasłonić tło. Możesz usunąć połączenie po zakończeniu spotkania.

Przeczytaj także: Darmowe oprogramowanie do wideokonferencji

3. HubSpot

Oprogramowanie do zarządzania spotkaniami HubSpot to doskonała opcja, jeśli chcesz zarządzać wszystkimi spotkaniami w jednym miejscu. To fantastyczne narzędzie do planowania spotkań i wysyłania kolejnych e-maili. Jest prosty w obsłudze i ma wiele funkcji, a oprócz planowania spotkań może pomóc w śledzeniu potencjalnych klientów. Dostępne są różne narzędzia ułatwiające konfigurowanie oprogramowania do zarządzania spotkaniami, w tym połączenie kalendarza.

Aby przenieść strony planowania z jednego użytkownika na drugiego, musisz połączyć kalendarze każdej osoby. Jeśli masz wielu użytkowników, stwórz po jednym dla każdej osoby uczestniczącej w spotkaniach. Sprawdź, czy osoba odpowiedzialna za kalendarze ma płatne miejsce w Centrum sprzedaży lub Centrum usług. Podobnie usunięcie użytkownika spowoduje usunięcie jego stron harmonogramu. W związku z tym przed usunięciem użytkownika należy przenieść własność.

Narzędzie do spotkań HubSpot jest proste w użyciu. Aby korzystać z tego narzędzia do spotkań, musisz mieć połączenie z kalendarzem. Następnie zdecyduj, czy chcesz, aby Twoje spotkania były zaplanowane na pulpicie harmonogramu HubSpot, czy w Kalendarzu Google. Następnie możesz wybrać, czy każdy użytkownik powinien mieć możliwość umawiania spotkań z różnymi członkami. Można również tworzyć indywidualne strony planowania spotkań. Możesz zagwarantować, że każdy potencjalny klient ma dostęp do oprogramowania do zarządzania spotkaniami, synchronizując swoje kalendarze.

4. Zespoły Microsoft

Korzystanie z oprogramowania Microsoft Teams do zarządzania spotkaniami w celu uproszczenia spotkań firmowych to wspaniały sposób na zaoszczędzenie czasu. Program posiada łatwy w obsłudze interfejs i umożliwia użytkownikom tworzenie i modyfikowanie elementów spotkań. Mogą również zawierać daty rozpoczęcia i zakończenia, komentarze do dyskusji oraz linki do kluczowych zadań. Użytkownicy mogą przydzielać zadania członkom zespołu podczas planowania spotkań. Jednocześnie mogą delegować zadania innym członkom zespołu i śledzić ich postępy. Dzięki temu zarządzanie przepływem pracy jest proste dla zespołów.

Użytkownicy mogą organizować spotkania i konferencje wideo/audio za pomocą Microsoft Teams, a nawet używać programu do prowadzenia webinariów. Program zawiera również funkcje robienia notatek, udostępniania ekranu i przekazywania załączników. Program umożliwia wszystkim uczestnikom udział w podejmowaniu decyzji, niezależnie od tego, czy są na spotkaniu, czy online. Jest bezpłatny z planem podstawowym, ale musisz przejść na subskrypcję Microsoft 365, jeśli potrzebujesz bardziej zaawansowanych funkcji.

Dzięki licznym możliwościom oprogramowanie do zarządzania spotkaniami Microsoft Teams może być niezwykle cenne dla Twojej organizacji. Oprócz pomocy w organizacji spotkania, ten program pomaga również komunikować się z zespołem. Możesz wysyłać e-maile, udostępniać udostępnianie ekranu i tworzyć ankiety za pomocą przyjaznego dla użytkownika interfejsu. Można również śledzić indywidualne uczestnictwo w ankietach i uwzględniać unikalne cechy. Jedną z najlepszych cech tego narzędzia jest to, że można go łatwo włączyć do programu Microsoft Outlook.

Przeczytaj także: 5 najlepszych alternatyw Microsoft Teams

5. Zoom - aplikacja do zarządzania spotkaniami

Kalendarz spotkań ułatwia planowanie spotkań i zapraszanie uczestników. Posiada również funkcje, takie jak udostępnianie ekranu i oddzielny obszar komentarzy. Jego wszechstronne funkcje umożliwiają członkom zespołu współpracę i komunikację, a także łączy się z aplikacjami innych firm, takimi jak Dokumenty Google, Trello i Slack. Ponadto możesz dodać do spotkań określone właściwości, takie jak temat spotkania lub uczestnicy. Pomoże to przyspieszyć całą procedurę.

Jeśli masz zespół, który spotyka się często, możesz skorzystać z oprogramowania Zoom Meeting Management, aby spełnić swoje wymagania. Integruje się z kalendarzem Google i pozwala planować spotkania z dowolnego miejsca na świecie. Przechwytuje spotkania i generuje przeszukiwalne transkrypcje dla Twoich rekordów. Możesz także użyć narzędzia do komentowania i udostępniania ekranu w czasie rzeczywistym. Możesz także tworzyć prywatne i publiczne grupy oraz komunikować się ze swoim zespołem, aby mieć pewność, że omawiane są tylko istotne informacje.

Chociaż istnieje kilka rozwiązań oprogramowania do zarządzania spotkaniami, Zoom oferuje najlepszą integrację. Na przykład: Spotkanie z Hive można łatwo rozpocząć, wpisując po prostu „/zoom” w polu czatu. Może być również zintegrowany z innymi programami, takimi jak Coda, aby przyspieszyć spotkania biznesowe. Poza tym połączenie Zoomu i Cody jest wygodne i umożliwia oglądanie tego samego ekranu, co inni gracze.

Wniosek

Lista oprogramowania do zarządzania spotkaniami dobiegła końca. Mając wszystkie te informacje pod ręką, jesteśmy pewni, że możesz podjąć świadomą decyzję, która opcja jest dla Ciebie najlepsza. Wymienione powyżej narzędzia do zarządzania spotkaniami to doskonały wybór. Jesteśmy pewni, że za pomocą każdego z tych narzędzi będziesz w stanie sprawnie poprowadzić i zarządzać swoim spotkaniem.

Ciekawe lektury:

Czy UX Twojej firmy jest aktualny?

Najlepsze wtyczki do wydarzeń WordPress

Jak stworzyć biznesową wiadomość e-mail?