Czym jest metoda zarządzania projektami MOCHA: wskazówki i narzędzia, jak z niej skorzystać

Projekt angażuje wiele osób. Jako kierownik projektu Twoim celem jest nie tylko monitorowanie postępu i procesu. Trzeba patrzeć na ludzi odpowiedzialnych za te zadania i osiągnięcia.

Aby zdefiniować lub wyjaśnić różne role w projekcie, MOCHA jest dobrze znaną metodą i popularną wśród kierowników projektów.

W tym artykule pokażemy Ci, czym jest zarządzanie projektami MOCHA, jak to działa i jak wdrożyć je w swoim projekcie za pomocą narzędzia takiego jak WP Project Manager.

Czym jest zarządzanie projektami MOCHA

MOCHA to metoda zarządzania projektami, która służy do identyfikacji lub wyjaśnienia ról różnych osób pracujących nad danym projektem.

Szablon zarządzania projektami MOCHA składa się z 5 części – Menedżera, Właściciela, Konsultanta, Pomocnika i Osoby Zatwierdzającej.

Menedżer: Osoba odpowiedzialna za codzienne funkcjonowanie projektu. Mówiąc najprościej, on prowadzi projekt. Przydziela zadania i zarządza wszystkimi członkami zespołu.

Właściciel: Każdy projekt potrzebuje właściciela, osoby, która ponosi odpowiedzialność za niepowodzenie lub sukces projektu.

Konsultant: Osoba odpowiedzialna za opiniowanie różnych aspektów projektu. Potrafi dostrzec najmniejszą część i duży obraz oraz udzielić niezbędnych porad i sugestii, aby poprawić postęp projektu.

Pomocnik: Członkowie zespołu przydzieleni do wykonania zadań niezbędnych do osiągnięcia celu projektu. Są motorem danego projektu.

Osoba zatwierdzająca: Osoba zatwierdzająca zatwierdza projekt, sprawdzając, czy wszystko jest w porządku. Zwykle osobą zatwierdzającą może być członek zarządu/przewodniczący lub sam kierownik projektu, który może podpisywać/wyłączać część projektu i podejmować decyzje.

Jakie korzyści uzyskasz stosując metodę MOCHA

Czy MOCHA jest na dzień dzisiejszy aktualna w zarządzaniu Twoim projektem? W jaki sposób pomoże to Twojemu projektowi osiągnąć więcej? Cóż, oto kilka kluczowych rzeczy, które warto rozważyć w związku z wyżej wymienionymi pytaniami:

1. Kompleksowe spojrzenie na Twój projekt

Metoda MOCHA pomaga usprawnić różne aspekty projektu. Jeśli jesteś kierownikiem projektu i chcesz przypisać predefiniowane role, musisz zebrać wszystkie swoje zasoby w jednym miejscu i przejrzeć takie elementy, jak misja, zwinność, kultura firmy, cele itp.

Jeśli utrzymasz wszystkie te rzeczy w ryzach, Twoja skuteczność może mieć dobry wpływ na zarządzanie projektami.

2. Podejście dostosowane do indywidualnych potrzeb

Każdy projekt może być inny i może mieć inne ograniczenia i dynamikę zespołu.

Metoda MOCHA może zapewnić ustrukturyzowane podejście i pomóc w dostosowaniu unikalnych potrzeb projektu, zwiększając szansę na lepszy wynik.

3. Zapewnij przejrzystość procesu

Kiedy przypiszesz z góry określoną rolę swojemu zespołowi i interesariuszom, zakres odpowiedzialności będzie dobrze ustalony.

Każda osoba odpowiedzialna za dany projekt wie i rozumie, co ma osiągnąć. Dzięki temu możesz z większą przejrzystością kontaktować się z nimi i rozwiązywać bieżące problemy szybciej niż zwykle.

4. Konsekwencja w dążeniu do celu

Metoda MOCHA zazwyczaj dostarcza zestawu najlepszych praktyk, szablonów i wytycznych dotyczących zarządzania projektami. Ta spójność danych może prowadzić do bardziej przewidywalnych wyników, mniejszego ryzyka i lepszej kontroli nad zmiennymi projektu.

5. Popraw zdolność adaptacji

Zdolność do adaptacji jest kluczowym czynnikiem w zarządzaniu projektami. Otwarta i dobrze zdefiniowana kultura PM podkreśla, że ​​każdy zna swoją pracę, a Ty masz odpowiedni sposób monitorowania ich postępów.

Doprowadziło to do procesu, w którym można z łatwością zająć się bieżącymi problemami i znaleźć lepsze rozwiązania szybciej niż kiedykolwiek. Pomaga to również członkom zespołu i interesariuszom dostosować się do stale zmieniającej się sytuacji w trwającym projekcie.

Jak używać MOCHA w prawdziwym projekcie

Scenariusz 1. Dla kampanii marketingowej

Na przykład jesteś menedżerem projektu nadchodzącej wrześniowej kampanii sprzedaży. Jak zdefiniować różne role podczas wdrażania mokki? Oto jak to się dzieje –

Ty: Kierownik Projektu (M)

Szef marketingu: Właściciel projektu (O)

Menedżer reklam płatnych, strateg marketingowy i menedżer mediów społecznościowych: Konsultant (C)

Copywriter, projektant graficzny i dyrektor ds. marketingu: Pomocnik (H)

Dyrektor kreatywny/menedżer ds. rozwoju: osoba zatwierdzająca

Scenariusz 2. Dla programisty

Cóż, w projekcie rozwoju oprogramowania wdrożenie MOCHA może różnić się od prowadzenia kampanii marketingowej. Jeśli jesteś programistą i menedżerem projektu, możesz zdefiniować role członków swojego zespołu w następujący sposób:

Ty: Nadzorca projektu

Klient: Właściciel

Projektant oprogramowania/Architekt: Konsultant

Zespół wsparcia technicznego, inżynier oprogramowania: pomocnik

Zespół ds. pytań i odpowiedzi (zapewnienia jakości): Osoba zatwierdzająca

Teraz możesz zobaczyć, że jeśli rozdzielisz zadania pomiędzy różne osoby w celu realizacji jednego projektu, zadania będą dobrze zdefiniowane, usprawnione i łatwiej osiągalne w tym samym czasie.

Kiedy wdrożyć zarządzanie projektami MOCHA – przypadki użycia

To może być częste pytanie za rogiem. Podoba Ci się sposób działania MOCHA, ale kiedy go wdrożyć, aby osiągnąć cel projektu? Dowiedzieliśmy się, z jakimi sytuacjami regularnie spotykał się każdy kierownik projektu –

1. Członkowie zespołu tracą koncentrację i tracą przy tym szczegóły

Jest to częsta rzecz w działającym projekcie. Członkom zespołu kończy się paliwo i energia twórcza oraz czują presję terminu. Dlatego kopiują się nawzajem, aby połączyć kropki, co ostatecznie powoduje opóźnienie projektu.

Na przykład jesteś kierownikiem marki zajmującej się badaniem rynku i wybierasz się na wycieczkę terenową, aby przeprowadzić ankietę w supersklepie. Poleciłeś członkowi swojego zespołu, aby przeprowadził ankietę z konkretnym pytaniem do różnych klientów i na koniec porozmawiał z menadżerem sklepu.

Wszyscy członkowie zespołu dobrze poradzili sobie z ankietą, ale nie mogli zdecydować, kogo wysłać na rozmowę z kierownikiem supersklepu. Zapomnieli także o przesłaniu raportu dziennego, ponieważ nie mogli dojść do porozumienia w sprawie procesu raportowania.

Jeśli zastosujesz metodę MOCHA, możesz łatwo zdefiniować role do realizacji tego projektu. Jeśli masz pięcioosobowy zespół, łatwo podziel role i wyślij dwie osoby, aby przygotowały zestaw pytań, przydziel jedną z nich do wzięcia udziału w rozmowie kwalifikacyjnej z kierownikiem sklepu, a drugą do stworzenia raportu. Ponadto, jeśli masz osobę zatwierdzającą, może ona z łatwością sporządzić konkretny plan osiągnięcia pożądanego celu.

2. Projekt się rozrósł i Twoi pomocnicy potrzebują większej pomocy

Załóżmy, że wyznaczyłeś dwóch menedżerów juniorów do zbierania danych lokalnych na określonym obszarze. Ale obszar jest zbyt duży i ma zróżnicowaną lokalizację. Po prostu nie rozumieją, od czego zacząć. I tak opóźniaj projekt, a postęp utknie.

Kiedy projekt staje się skomplikowany, a zespół nie ma wytycznych, jak sobie z tym poradzić, MOCHA może być bardzo skuteczna. Ponieważ będziesz mieć plan działania dla członków swojego zespołu, aby strategicznie wykonać zadanie.

Istnieje wiele różnych scenariuszy, w których MOCHA może być bardzo niezawodną metodą zarządzania projektami.

Centrum Zarządzania przedstawiło poniższą tabelę przedstawiającą sposób obsługi projektu pozyskiwania funduszy przy użyciu tej metody –

Najlepsze praktyki metody MOCHA, które powinni znać kierownicy projektów

Czy jesteś już gotowy na rozpoczęcie studiów MOCHA w zarządzaniu projektami? Jeśli tak, powinieneś wcześniej zapoznać się z poniższymi najlepszymi praktykami –

1. Wyznacz cele i zadania: Pierwszym zadaniem jest ustalenie celu i zadań projektu. Reszta zadania pójdzie zgodnie z planem.

2. Zdefiniowanie ról: Jako kierownik projektu Twoim celem jest wyjaśnienie ról członkom zespołu. Wybór najlepszych specjalistów do określonej roli w projekcie zależy od Twoich umiejętności.

3. Wdróż/Zastosuj narzędzia, które wzmocnią Twój projekt: Jako współczesny kierownik projektu powinieneś być o krok do przodu, wdrażając nowe technologie. Oprogramowanie takie jak WP Project Manager Pro może po prostu usprawnić proces projektu, obsługiwać wiele zadań i członków zespołu oraz monitorować postęp.

4. Informacje zwrotne i komunikacja: MOCHA potrzebuje stabilnej komunikacji i synchronizacji między członkami zespołu, a możesz to osiągnąć dzięki WP Project Manager Pro. Posiada wbudowany system przesyłania wiadomości i opcję komentarzy, dzięki którym możesz być na bieżąco i informować innych o wszystkim, co chcesz w ramach trwającego projektu.

5. Krótkie spotkania statusowe mające na celu ocenę postępu: Trwa debata na temat wpływu spotkań. Jednak powinieneś dołączać do wcześniej zaplanowanych spotkań, aby zobaczyć postęp i sprawdzić, czy wszystkie cele zostały zrealizowane. Spotkanie bez odpowiedniego programu nie jest w żaden sposób opłacalne.

6. Kontynuuj małe świętowanie: jeśli uda się osiągnąć chociaż niewielką część, nie zapomnij docenić członków swojego zespołu i interesariuszy. Zarówno sukcesy, jak i porażki pozwalają na ponowną ocenę procesu zarządzania.

7. Plan tworzenia kopii zapasowych: Zachowaj plan tworzenia kopii zapasowych. Obejmuje alternatywne metody zarządzania projektami i zasoby, które napędzają Twój projekt.

Jak korzystać z WP Project Manager Pro dla metody MOCHA

Jeśli jesteś użytkownikiem WordPressa, WP Project Manager może z łatwością pomóc Ci we wdrożeniu zarządzania projektami MOCHA.

Aby wdrożyć skuteczną metodę zarządzania projektami, potrzebujesz dashboardu śledzącego, na którym możesz zobaczyć postęp projektu wśród członków zespołu. WP Project Manager jest wyposażony w takie funkcje, jak wykres Gantta, tablica Kanban i interaktywny kalendarz zadań do zarządzania wszystkimi wyżej wymienionymi zadaniami potrzebnymi w MOCHA.

Jest także wyposażony w funkcję śledzenia czasu, która pozwala oszacować i śledzić czas do zakończenia dowolnych zadań. W dowolnym momencie możesz kontrolować możliwości zespołu i definiować/przedefiniowywać role członków zespołu.

Możesz także utworzyć bazę danych w sekcji „Menedżer plików” z odpowiednimi zasobami projektu, takimi jak arkusze Excel, dokumenty, obrazy i inne pliki itp.

Ogólnie rzecz biorąc, inteligentny pulpit nawigacyjny i funkcja dyskusji w projekcie umożliwiają płynną realizację projektu aż do jego zakończenia.

Często zadawane pytania dotyczące metody zarządzania projektami MOCHA

Końcowe przemyślenia

Zarządzanie projektem wymaga skupienia, strategii i lepszej realizacji. MOCHA to jedna z dobrze praktykowanych metod zarządzania projektami, która pozwala zachować porządek, wyjaśnić złożoność i sprawić, że wszyscy będą odpowiedzialni.

Powiedz nam, co o tym myślisz w sekcji komentarzy.