Przetwarzanie listy płac: co to jest, jak to zrobić prawidłowo i 5 najlepszych narzędzi

W tym artykule przyjrzymy się podstawom przetwarzania listy płac . Przedstawimy również pięć naszych ulubionych narzędzi do przetwarzania płac, które pomogą Ci znaleźć idealne dopasowanie. Zanurzmy się od razu!

Co to jest przetwarzanie płac?

Jeśli prowadzisz firmę, prawdopodobnie spędzasz dużo czasu na wystawianiu i przetwarzaniu wypłat. Od wspierania finansów osobistych pracowników po upewnienie się, że nikomu przypadkowo nie przepłacisz, możesz mieć trudności z pokryciem wszystkich swoich baz. Tutaj pojawia się przetwarzanie listy płac.

Przetwarzanie płac to systemowe podejście do Twoich finansów. Obejmuje kilka kroków i czeków, które pomogą Ci obliczyć dokładną kwotę gotówki, którą musisz zapłacić. Jest to ważne, jeśli chcesz rozliczać się na przykład z podatków lub odszkodowania z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego.

Jak działa przetwarzanie listy płac?

Podobnie jak w przypadku większości rzeczy, przetwarzanie listy płac będzie prawdopodobnie różnić się w zależności od organizacji. Niemniej jednak istnieją cztery ogólne etapy, z którymi prawdopodobnie będziesz musiał się uporać, zajmując się listą płac:

• Faza pierwsza: Informacje o pracownikach . Najpierw musisz zebrać niezbędne dane od swoich pracowników. Zwykle obejmuje to informacje bankowe, formularze ubezpieczeniowe i odpowiednie formularze podatkowe. Być może będziesz musiał również zebrać informacje o ich godzinach pracy, jeśli odbiegniesz od typowego dwutygodniowego okresu rozliczeniowego.
• Faza druga: odpowiednie zatwierdzenia . Twoja firma może chcieć zweryfikować, czy każdy pracownik przepracował zgłoszone godziny. Może to pochodzić z elektronicznego systemu monitorowania lub gotowych kart czasu pracy.
• Faza trzecia: Podatki i świadczenia . Będziesz wtedy chciał się upewnić, że potrącenia każdego pracownika są rozliczane. Obejmuje to podatki federalne i stanowe, składki na emeryturę i wszelkie inne czynniki, które będą miały wpływ na ostateczną wypłatę.
• Faza czwarta: Rejestrowanie listy płac . Wreszcie pracownicy otrzymają swoje wypłaty. Będziesz musiał zachować zapisy tych informacji na wypadek, gdyby okazało się to konieczne w przyszłości. Możesz również użyć dowolnych danych, aby stworzyć szczegółowe analizy dotyczące Twojego procesu płacowego.

Jak możesz sobie wyobrazić, może to być trudny proces do wykonania ręcznie, zwłaszcza jeśli prowadzisz dużą firmę. Dlatego potężne narzędzie może być twoim najlepszym przyjacielem. Wybór odpowiedniego programu do przetwarzania płac może pomóc w łatwym prowadzeniu dokładnych ewidencji.

Najlepsze narzędzia do obsługi płac w 2022 r.

Oto niektóre z najlepszych narzędzi do przetwarzania płac dostępnych w 2022 roku. Zalecamy skorzystanie z bezpłatnych wersji próbnych, ponieważ może to być łatwy sposób na ustalenie, czy wybrane rozwiązanie jest odpowiednie dla Twojej firmy.

• OnPay
• Payroll4free
• Werwa
• Sprawny
• Falujący

1. Zapłata

OnPay to przyjazna dla użytkownika opcja płac. Nie ma potrzeby zawracania sobie głowy ręcznymi obliczeniami ani sprawdzania korzyści i przepisów w określonej lokalizacji. Ten program automatycznie zajmie się tym wszystkim za Ciebie.

Dzięki OnPay będziesz mieć również dostęp do solidnego wsparcia, które pomoże Ci zacząć i efektywnie przetwarzać płatności. Oprócz łatwości użytkowania i doskonałego wsparcia, OnPay ma inne znakomite funkcje, w tym:

️ Cechy:

• Układy przyjazne dla urządzeń mobilnych, które pomogą Ci dbać o księgowość w podróży
• Skonsolidowany pulpit nawigacyjny zapewniający przejrzysty przegląd Twojej firmy
• Integracja z najlepszym oprogramowaniem biznesowym, takim jak QuickBooks i Xero

Co więcej, OnPay jest skierowany do małych firm. Zapewniają przydatne narzędzia, takie jak przypomnienia o datach i kalkulatory płac dla poszczególnych stanów, aby ułatwić życie zapracowanym właścicielom firm. Dlatego warto przyjrzeć się temu programowi, jeśli Twoja mała firma mogłaby skorzystać z indywidualnego wsparcia.

Ceny: Na koniec spójrzmy na opcje cenowe. Koszty działają na ruchomej skali dzięki OnPay. Zawsze będziesz płacić podstawową opłatę w wysokości 36 USD miesięcznie. Ponadto za każdego pracownika zapłacisz dodatkowe 4 USD miesięcznie.

Na przykład firma składająca się z dziesięciu osób może spodziewać się płacenia 76 USD miesięcznie. W przypadku firmy liczącej 1000 osób zapłacisz 4036 USD miesięcznie. Jeśli interesuje Cię OnPay, sugerujemy wypróbowanie ich miesięcznej bezpłatnej oferty.

2. Payroll4Free

️ Cechy:

• Śledzenie czasu urlopu, aby pomóc w prowadzeniu dokładnych ewidencji płatnego urlopu
• Metody płatności zarówno dla pracowników etatowych, jak i kontrahentów, takich jak programiści WordPress
• Portal pracowniczy, który zapewni Twoim pracownikom prosty sposób na przetworzenie ich listy płac

Jak można się spodziewać, ta bezpłatna usługa ma kilka ograniczeń. Na przykład musisz uruchomić go w systemie operacyjnym Windows. Możesz również uznać reklamy za nieco nachalne. Niemniej jednak nie wpłynie to bezpośrednio na funkcjonalność przetwarzania listy płac. Dlatego możesz wypróbować ten program, jeśli masz napięty budżet i potrzebujesz tylko podstaw.

Ceny: w większości Payroll4Free jest naprawdę za darmo. Istnieje jednak kilka opcji premium, które warto rozważyć.

Jeśli chcesz płacić 15 USD miesięcznie, firma zdeponuje i złoży za Ciebie podatki od wynagrodzeń. Jeśli jesteś gotowy zapłacić kolejne 15 USD miesięcznie, możesz również skorzystać z usługi Payroll4Free, która płaci swoim pracownikom bezpośrednio z ich konta bankowego.

3. Gusto

Wraz z rozwojem małej firmy prawdopodobnie będziesz musiał uaktualnić swoje obecne narzędzia. Może to przyprawiać o ból głowy, dlatego zawsze zalecamy wybieranie usług, które oferują łatwą skalowalność. Jeśli masz plany na większą listę płac, zdecydowanie warto rozważyć Gusto.

Skalowalność nie jest jednak jedyną mocną stroną Gusto. To narzędzie ma wiele funkcji, dzięki którym jest wszechstronnym zwycięzcą dla firm dowolnej wielkości.

️ Cechy:

• Wbudowane śledzenie czasu ułatwiające zbieranie danych pracowników
• Certyfikowany personel wsparcia kadr, który pomoże Ci przyzwyczaić się do systemu
• Rozszerzona funkcjonalność zatrudniania i onboardingu w celu usprawnienia przetwarzania listy płac

Gusto oferuje wiele skalowalnych planów cenowych. Masz nawet opcję nieograniczonych przebiegów płacowych. Dlatego warto wybrać Gusto, jeśli doceniasz elastyczność ich planów.

Dodatkowo Gusto można również uznać za „rozwiązanie premium”. Ceny mogą być nieco wygórowane, ale obiecują również wiele zaawansowanych funkcji, których możesz potrzebować. Jeśli przetwarzanie listy płac jest skomplikowane, może być warte kosztów.

Ceny: Gusto oferuje trzy główne plany cenowe. Plan Core jest odpowiedni dla mniejszych, prostszych organizacji. Zapłacisz podstawową cenę 39 USD miesięcznie plus 6 USD miesięcznej opłaty za każdą osobę.

Jeśli chcesz korzystać z funkcji, takich jak alerty o zgodności i priorytetowe wsparcie, możesz wybrać najwyższy plan Concierge. Kosztuje to 149 USD miesięcznie plus dodatkowe 12 USD miesięcznie na osobę.

4. Pracowity

Łatwość użytkowania jest również dużym czynnikiem w planie Workful. Reklamują prosty, trzyetapowy system płacowy: dodaj pracownika, dołącz jego dane osobowe, a obliczenia wykonają resztę.

️ Cechy:

• Możliwość tworzenia raportów w oparciu o nisze takie jak zobowiązanie podatkowe czy czas wolny
• Bieżące śledzenie zobowiązań podatkowych, aby być na bieżąco, jeśli coś się zmieni
• Rejestrowanie zegara czasu oparte na fizycznej lokalizacji pracownika

Workful może być dobrym wyborem, jeśli nie masz dużo czasu. Intuicyjny projekt programu pomaga wykonać pracę bez żadnych kłopotów.

Ceny: Ta prostota dotyczy planu cenowego. Jedyną opcją płatności jest zapłacenie 25 USD miesięcznie plus dodatkowe 5 USD na pracownika miesięcznie.

Ta stawka umożliwi Ci dostęp do wszelkiego rodzaju funkcji. Będziesz mógł zintegrować QuickBooks, śledzić płatny czas wolny i dostosowywać swoje zasady. Cena wzrośnie tylko wtedy, gdy dodasz więcej pracowników.

5. Falowanie

Rippling stara się ułatwić Ci płatności. Oferuje 90-sekundowy proces kalkulacji bez użycia rąk.

️ Cechy:

• Automatyczne obliczanie podatków, które uwzględnia również pracowników międzynarodowych
• Wysoce konfigurowalne narzędzia do raportowania, dzięki którym możesz dostosować swoje dane do swoich celów
• Wygodna aplikacja mobilna ułatwiająca pracownikom wysyłanie informacji

Jeśli masz międzynarodowych pracowników, Rippling jest prawdopodobnie najlepszą usługą przetwarzania płac. Rachunkowość może być trudnym tematem, ale to oprogramowanie pomaga uprościć złożone kwestie dotyczące danych zagranicznych.

Niemniej jednak Rippling jest również wszechstronnym rozwiązaniem do zarządzania pracownikami. Jeśli prowadzisz dużą firmę, to narzędzie pomoże Ci być na bieżąco. Na przykład możesz go również użyć, aby uważnie obserwować cały dział zasobów ludzkich.

Ceny: Na koniec porozmawiajmy o planach cenowych. Musisz zakupić plan Platforma Zarządzania Pracownikami. Zaczyna się to od 35 USD miesięcznie plus dodatkowe 8 USD na pracownika miesięcznie. Musisz jednak skontaktować się bezpośrednio z Rippling, aby uzyskać cenę dostosowaną do Twoich potrzeb.

Wniosek

Przetwarzanie listy płac jest istotną częścią każdej firmy. Jednak sprostanie temu zadaniu może wydawać się trudnym wyzwaniem. Na szczęście możesz użyć dowolnej liczby zaawansowanych narzędzi, aby zapewnić płynne działanie księgowości.

W tym artykule omówiliśmy wiele różnych programów do rozważenia. Chociaż wszystkie z nich mają swoje mocne strony, my zwracamy szczególną uwagę na jedną: Gusto. To narzędzie ma wystarczającą liczbę funkcji, aby pasować do małej firmy, ale jest również wystarczająco skalowalne, aby rozwijać się wraz z Twoją firmą.

Czy masz pytania dotyczące korzystania z któregokolwiek z tych narzędzi do przetwarzania płac? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej!

Układ i prezentacja autorstwa Chrisa Fitzgeralda i Karola K.